Zo begin je met projectmanagement: 3 tips van experts
Zoals veel van de beste projectmanagers die ik ken, kwam ik toevallig en bijna per ongeluk in dit beroep terecht. Maar na meer dan tien jaar ervaring in projectmanagement en het beheren van projectbudgetten van miljoenen dollars, denk ik dat het tijd is om de titel expert te claimen.
Ergens in 2013 werd ik betrokken bij vergaderingen voor een zeer groot project dat mijn bedrijf uitvoerde. Het ging om de implementatie van een nieuw CRM-systeem voor een wereldwijd verkoopteam. Ik wist niet veel van projectmanagement of van het managen van verwachtingen van belanghebbenden in zo'n complexe omgeving.
De daaropvolgende jaren waren een kwestie van zinken of zwemmen, maar deze ervaring bevestigde mijn liefde voor projectmanagement echt. Hoewel ik sommige dagen meer zonk dan zwom, kreeg ik voortdurend te horen dat ik behoorlijk goed was in dat projectmanagementgedoe. Ik kon niet wachten om meer te leren en een betere projectmanager te worden.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vandaag de dag help ik mensen die projectmanagement als carrière overwegen graag om te beginnen of in ieder geval op het juiste spoor te komen.
Hoe begin je met projectmanagement?
Hoewel ik je graag zou vertellen dat het zo eenvoudig is als een project kiezen en uitvoeren, is het gewoon niet zo gemakkelijk om een functie in projectmanagement te vinden. Dus als dat het einddoel is, zijn hier een paar dingen die je nu kunt doen om te beginnen met het bemachtigen van je eerste baan als projectmanager.
1. Zoek manieren om projectmanagementvaardigheden in je huidige functie toe te passen
Als je ooit een verjaardagsfeestje hebt gepland, een persoonlijke taakbeheerapplicatie zoals Todoist hebt gekozen of een presentatie hebt samengesteld, heb je aan projectmanagement gedaan. Een project (zoals gedefinieerd door het Project Management Institute) is een tijdelijke inspanning die wordt ondernomen om een uniek product, een unieke dienst of een uniek resultaat te creëren.
Dus als je projectmanager wilt worden, zoek dan naar manieren om projectmanagement in je huidige functie te oefenen.
Als je bijvoorbeeld in de marketing werkt en je team op zoek is naar een nieuwe taakbeheertool, overweeg dan om je hand op te steken en te vragen of jij de leiding mag nemen. Misschien krijg je de kans om vereisten te verzamelen, met belanghebbenden samen te werken om een keuze te maken, de introductie van de nieuwe tool bij het team te plannen en zelfs het budget voor het project te beheren.
Dit kan ook een perfect moment zijn om gratis tools uit te proberen. Deze platforms hebben vaak ruime gratis abonnementen en kunnen jou en je collega's helpen om taken naadloos te organiseren, toe te wijzen en te volgen. Je doet uit eerste hand ervaring op met het beheren van projecten met professionele tools, zonder enige investering vooraf.
Ongeacht wat voor baan je nu hebt, is er waarschijnlijk een mogelijkheid om een project te beheren. Door deze kansen aan te grijpen wanneer ze zich voordoen, kun je vaardigheden ontwikkelen en beoordelen of het carrièrepad van projectmanagement iets voor jou is.
2. Begin met netwerken met succesvolle projectmanagers
Wanneer je begint in projectmanagement, kan het opbouwen van je netwerk nuttig zijn. Begin met het plannen van enkele informatieve gesprekken met succesvolle projectmanagers.
Je verzoek voor een informatief gesprek mag niet langer duren dan 20-30 minuten. Misschien wil je vragen hoe zij in het projectmanagement terecht zijn gekomen, welke soorten projecten zij beheren en welke vaardigheden zij nodig hebben. Je kunt ook vragen om advies of begeleiding bij het toetreden tot dat type projectmanagement.
Weet je niet zeker of je iemand kent? Gebruik LinkedIn om te zoeken naar projectmanagers in de sectoren waarin je misschien wilt werken. Weet je niet zeker welke sectoren bij je passen? Spreek dan projectmanagers in verschillende functies.
Bijna elke sector, van voedingsmiddelen en dranken tot gezondheidszorg, heeft projectmanagers nodig. En omdat wij ons hier richten op digitale projecten, zou ik nalaten te vermelden dat er in bijna elke sector digitale projecten zijn.
Een geweldige manier om andere projectmanagers te ontmoeten is door hen op sociale media te volgen, of via het DPM-lidmaatschap, waar je kunt netwerken met honderden andere projectmanagers, kunt deelnemen aan live-evenementen (of je eigen evenement kunt plannen) en toegang krijgt tot waardevolle educatieve aanbiedingen.
3. Investeer in een opleiding projectmanagement
Deze tip houdt niet in dat je meteen veel geld moet uitgeven aan cursussen projectmanagement of voorbereidingen op certificeringen. Overweeg gratis of goedkope cursussen zoals PMI's Kickoff (gratis), video's die je hier op The DPM vindt, of cursussen via LinkedIn Learning of Udemy.
Deze cursus is bedoeld om je te helpen een basis op te bouwen en ervoor te zorgen dat je enthousiast bent over een toekomstige functie als projectmanager. Naarmate je carrière en ervaring groeien, kun je blijven investeren in aanvullende opleidingen en trainingen of certificeringen in projectmanagement.
De CAPM (Certified Associate in Project Management), PMP (Project Management Professional), Prince2 of certificeringen in agile projectmanagement zijn populair, afhankelijk van je sector en de projectmanagementmethodologie van je bedrijf.
Aangezien voor de meeste van deze certificeringen enige ervaring vereist is, is het niet essentieel om er nu al aan te beginnen. Je kunt altijd deze certificeringen in projectmanagement voor beginners bekijken; voor veel daarvan is geen ervaring vereist.
Kun (of moet) je jezelf projectmanagement aanleren?
Dit is misschien een wat controversiële mening, maar ik geloof dat je jezelf weliswaar kunt bijscholen om projectmanagement te leren, maar dat je dat niet zou moeten doen. Er zijn zoveel projectmanagers met jarenlange ervaring die ondersteuning en cursussen aanbieden aan aspirant-projectmanagers.
Hoewel oefening kunst baart, doe je er goed aan om van professionals te leren. Dat helpt je de leercurve te verkorten en voorkomt dat je enkele beginnersfouten maakt — de fouten die we allemaal hebben gemaakt en die ontzettend pijnlijk zijn.
Toen ik bijvoorbeeld als onervaren projectmanager in mijn eerste functie bij een bureau werkte, hadden we een vergadering met een klant en wijzigden we de projectscope enigszins. Ik realiseerde me niet hoeveel we hadden veranderd, omdat de algemeen directeur van mijn bureau de vergadering leidde.
Wat ik niet had gedaan, was een samenvatting van de vergadering versturen met daarin de volgende stappen en een wijzigingsopdracht ter ondertekening aan de klant voorleggen. Ik kwam uit een interne functie en deze wijzigingen waren voor mij heel normaal, waarbij geen (of in ieder geval veel minder) documentatie nodig was.
Zoals een ervaren projectmanager zou verwachten, verschilden de herinnering van de klant aan het gesprek en die van ons behoorlijk van elkaar. Zonder de juiste documentatie was het lastiger dan nodig om tot een oplossing te komen.
Hoewel je jezelf dus veel aspecten van projectmanagement kunt aanleren en je in de praktijk zult leren, denk ik dat formeel onderwijs en coaching van projectmanagers met jarenlange ervaring de beste aanpak zijn.
Wat je moet doen als je geen ervaring hebt met projectmanagement
Ten eerste: zoals we al hebben besproken, heb je enige ervaring met projectmanagement of op zijn minst een aantal zeer goed overdraagbare vaardigheden als je ooit een verjaardagsfeestje of vakantie hebt gepland. Maar als je geen formele ervaring met projectmanagement hebt in een werkomgeving, kun je met zorgvuldige planning en passie voor het vak nog steeds overstappen naar een functie in projectmanagement.
Als je in je huidige functie niet de kans hebt gehad om vrijwillig de leiding te nemen over projecten, kun je overwegen om bij een non-profitorganisatie te werken. Deze organisaties moeten vaak projectmanagement voor non-profitorganisaties implementeren en zijn mogelijk bereid je een of twee projecten pro bono te laten leiden om je vaardigheden en je portfolio voor projectmanagement op te bouwen.
Als je voor deze route kiest, is het prima om een aanbevelingsbrief of een aanbeveling op LinkedIn te vragen die je kunt delen, zodat potentiële werkgevers kunnen zien hoe je werkt en wat je hebt geleerd.
Een andere manier om projectmanager te worden zonder ervaring is om functies te overwegen die aan projectmanagement grenzen. Zoek naar functietitels zoals projectcoördinator, administratief medewerker of een operationele startersfunctie. Dit advies is gericht op mensen met minder algemene werkervaring, omdat deze functies doorgaans minder betalen dan functies als projectmanager.
Als je het je echter kunt veroorloven om een salarisverlaging te accepteren of momenteel een functie hebt waarin je onderbetaald wordt, kan dit binnen een paar jaar een kortere weg naar een hoger salaris zijn, wanneer je ervaring opdoet en in staat bent om succesvol aan een nieuwe functie in projectmanagement te beginnen.
Zes vaardigheden in projectmanagement om te leren
Als je projectmanager wilt worden, zijn er veel vaardigheden in projectmanagement die je moet beheersen, van het maken van projectplannen en het aansturen van teams tot het rapporteren over de projectstatus en het bewaken van het budget. Als sommige hiervan nieuw voor je zijn, maak je dan geen zorgen; we zijn allemaal ooit beginners geweest.
1. Personeelsmanagement
Projecten worden door mensen voor mensen uitgevoerd. Dus als je projectmanager wilt worden, moet je leren hoe je mensen aanstuurt. En nee, dit gaat niet alleen over het toewijzen van werk en het plannen van evaluaties. Een goede projectmanager komt op voor teamleden, ondersteunt hen en kan belanghebbenden helpen hun verwachtingen te managen.
Als je bijvoorbeeld een projectmanager bent die toezicht houdt op teams die aan meerdere projecten werken (waaronder projecten met andere PM's), merk je misschien af en toe dat een teamlid ongewoon gestrest lijkt. Je gaat wat dieper graven en ontdekt dat deze persoon is toegewezen aan drie van de grootste projecten van het bedrijf en dat ze allemaal volgende week een deadline hebben.
Ze hebben de kaars aan beide kanten laten branden om de creatieve concepten te bedenken die voor elk project nodig zijn, maar je kunt zien dat dit zijn tol eist. Als projectmanager moet je misschien ingrijpen en hen helpen met timemanagementvaardigheden, een deel van het werk opnieuw prioriteren of kijken of je een van de deadlines kunt uitstellen om hen wat meer tijd te geven.
Omgekeerd: als je in een van je projecten een ontwikkelaar hebt die ernstig onder de maat presteert, hebben je klant en het projectteam dit opgemerkt en moet je iets doen om het probleem op te lossen. Je kunt beginnen door dit teamlid apart te nemen en te vragen hoe diegene vanuit zijn of haar perspectief tegen de situatie aankijkt.
Misschien vertelt die persoon dat hij of zij minder ervaring heeft met dit soort werk, of dat het werk op zich goed gaat maar dat het lastig is om met het team en de projectsponsor te communiceren. In beide gevallen moet jij als projectleider je probleemoplossende en leiderschapsvaardigheden inzetten om deze persoon weer op de goede weg te helpen.
2. Taakbeheer
Een belangrijk onderdeel van projectmanagement is het opsplitsen van een hoeveelheid werk in kleinere, beter beheersbare taken en het opstellen van de projectplanning, zodat de teamleden weten waaraan ze moeten werken. Het vergt oefening en vaardigheid om werk op te delen in de juiste taken en subtaken, in de juiste volgorde.
Wanneer je bijvoorbeeld een nieuwe website beheert, moeten de ontwerptaken zo worden opgesplitst dat de klant of belangrijkste belanghebbenden voldoende context hebben om ontwerpen te beoordelen en feedback te geven. Als je een te kleine selectie van ontwerpen presenteert, kan dat later tot extra werk leiden wanneer deze mensen meer context krijgen over hoe hun uiteindelijke website eruit zal zien.
Een andere belangrijke vaardigheid die een projectmanager nodig heeft bij het toewijzen van taken, is het vermogen om projectteamleden voldoende informatie te geven om de taak te voltooien. Voor ons websiteproject kan dit betekenen dat je alle merkrichtlijnen, voorkeurslettertypen en goedgekeurde afbeeldingen verzamelt en samen met het team de definitieve sitestructuur en enkele wireframes opstelt voordat de ontwerpers met hun taken aan de slag kunnen.
3. Budgetbeheer
Ervoor zorgen dat je team zich houdt aan de geschatte uren in het projectplan en rekening houdt met alle licentie-, hardware- en softwarekosten, maakt deel uit van je functieomschrijving als projectmanager. En hoewel het eenvoudig klinkt, kunnen er tijdens projecten vaak onverwachte behoeften ontstaan.
Stel dat je een softwareontwikkelingsproject op maat beheert en je UI-ontwerper een kwart van het project heeft voltooid wanneer die ontslag neemt. Wat doe je dan? Welke invloed heeft dit op je projectbudget?
Als projectmanager wil je met je leidinggevende team (hoofd UI/Operations) samenwerken om de volgende stappen te bepalen. Het is onwaarschijnlijk dat het werk volledig kan worden stilgelegd terwijl je team een vervanger werft.
Je kunt het werk verschuiven naar een andere UI-ontwerper of een contractant inhuren om tijdelijk ondersteuning te bieden (mogelijk via software voor uitzendbureaus). Die laatste optie kan meer gevolgen hebben voor je budget dan de eerste en mogelijk moet je met anderen binnen je organisatie bespreken hoe dat moet worden aangepakt.
4. Risicobeheer
Het is de taak van een projectmanager om na te denken over alles wat er in een project mis kan gaan. In tegenstelling tot sommige harde vaardigheden die we hebben bekeken, kan dit meer een zachte vaardigheid zijn, die zich in de loop der tijd ontwikkelt door regelmatig te oefenen.
Sommige risico's zijn vanaf het begin gemakkelijk te herkennen. Zaken als een te krappe planning, een ontoereikend budget of slecht middelenbeheer zijn misschien zelfs voor een nieuwe, minder ervaren projectmanager duidelijk.
Maar hoe zit het met de subtielere risico's die met een project samenhangen? Denk aan teamleden die over te veel projecten zijn verdeeld. Een overvloed aan technologie en hiaten in de informatie omdat je de voortgang en communicatie van het project in drie verschillende apps bijhoudt. Of een belanghebbende die erom bekendstaat vaak van gedachten te veranderen over werk dat al was goedgekeurd?
Dit zijn allemaal risico's die je tijdens een project kunt tegenkomen. Tijd, ervaring en enkele collega's die bereid zijn als klankbord te fungeren, kunnen je helpen deze risico's te overwinnen of proactiever te zijn bij het beperken of beheren ervan.
5. Documentatie
Goede documentatie bijhouden vormt een groot onderdeel van elke functie in projectmanagement. Een IT-projectmanager kan bijvoorbeeld documentatie bijhouden over de infrastructuur van de website van een bedrijf en de technologie die het gebruikt, zodat er bij updates of upgrades goede documentatie beschikbaar is van wat er is gedaan en wat de vereisten zijn.
In agile projecten, waarin mensen boven processen worden gewaardeerd en documentatie doorgaans wat beknopter wordt gehouden, kan een robuuste productbacklog met duidelijke vereisten de producteigenaar (met ondersteuning van de scrummaster) helpen bij het verfijnen van de backlog en de workflow die gepaard gaat met het opnemen van functies in de volgende sprint tijdens een sprintplanningsbijeenkomst.
Ongeacht wat voor projectmanager je wilt worden, zal documentatie belangrijk voor je zijn om onder de knie te krijgen. Je zult wijzigingen in het budget, de planning of de scope willen documenteren, evenals de huidige status van het project en eventuele volgende stappen of zaken die je van een klant of belangrijke belanghebbende nodig hebt.
Documentatie kan projectmanagers helpen teamleden en belanghebbenden verantwoordelijk te houden en kan het projectteam helpen herinneren welke beslissingen zijn genomen en, minstens zo belangrijk, waarom.
6. Communicatie
Als projectmanager heb je uitstekende communicatieve vaardigheden nodig, zowel schriftelijk als mondeling. Je moet ook weten welke informatie met verschillende niveaus van belanghebbenden moet worden gedeeld.
Hoewel je projectteamleden alle details moeten kennen om taken en projecten te kunnen coördineren en voltooien, hebben de projectsponsor en andere senior leiders meer communicatie op hoog niveau en van strategische aard nodig over het algehele project en de voortgang ervan.
Als het project bijvoorbeeld 27% van het budget heeft verbruikt, maar slechts voor ongeveer 13% is voltooid, moet je dit met je projectteam communiceren om te zien of er iets kan worden aangepast om weer op schema te komen en het project binnen het toegewezen budget af te ronden.
Als het echter om projectbelanghebbenden en de uitvoerende sponsor gaat, zal het gesprek anders moeten verlopen. In dit geval kun je de nadruk leggen op de impact op de organisatie en op wat ertoe heeft geleid dat het budget sneller werd uitgegeven dan het werk werd voltooid.
Je kunt ook met een herzien projectmanagementplan en voorgestelde oplossingen naar dit gesprek komen.
Vier boeken over projectmanagement die je moet lezen
Als je nog steeds onderzoek doet naar een carrière in projectmanagement, zijn hier enkele boeken over projectmanagement voor beginners die je kunt overwegen aan je leeslijst toe te voegen:
- Projectmanagement voor de onofficiële projectmanager: een FranklinCovey-titel: Dit is een uitstekend boek voor iedereen die projectmanagement verkent of die de opdracht heeft gekregen om projecten te managen zonder de titel of certificering van projectmanager.
- PMBOK Guide, 7e editie: Als je overweegt om de CAPM- of PMP-certificering te behalen, moet de PMBOK Guide op je leeslijst staan. Je hebt deze nodig om je op je examen voor te bereiden en de PMI-manier van projecten managen te leren.
- Agile goed uitvoeren: Als je organisatie projecten beheert met behulp van een agile methodologie, of als je daarin geïnteresseerd bent, is dit boek over agile projectmanagement verplichte kost om snel vertrouwd te raken met de ins en outs van goed agile projectmanagement.
- Het projectmanagementtraject: jouw 90-dagenproject van Jeremiah R. Hammon, Jr., PMP: Dit boek over projectmanagement is niet alleen leuk om te lezen, maar: “Het projectmanagementtraject is niet zomaar een boek; het is een transformerende reis die je verandert in een actieve deelnemer aan je eigen succes. Of je nu een beginner bent of je vaardigheden op het gebied van projectmanagement naar een hoger niveau wilt tillen, dit interactieve werkboek met hoge prestaties is je ultieme gids.”
Onze reviewers beoordelen producten onafhankelijk. Klikken kan een commissie opleveren, waarmee onze publicatie wordt ondersteund. Lees hoe we transparant blijven.
Projectmanager worden is hard werken, maar levert geweldige beloningen op
Elke carrièreswitch kan een uitdaging zijn, maar omdat projectmanagement zoveel aspecten van een geheel aan werkzaamheden raakt, van financiële planning tot effectieve communicatie en zelfs strategisch denken, kan het bijzonder uitdagend zijn.
Je zult ook veel tools moeten gebruiken waarmee je misschien nog niet vertrouwd bent, zoals projectmanagementsoftware, schattingsbladen en zelfs statusupdates en verschillende soorten rapportages. Deze kunnen in je tools zijn ingebouwd of afzonderlijk in Excel of Google Drive staan.
Maar dit harde werk zal zijn vruchten afwerpen en je wordt beloond met een carrière met langdurige vooruitzichten en een concurrerende beloning. Ervaren projectmanagers (vooral degenen met geavanceerde diploma's en certificeringen op het gebied van projectmanagement, zoals een masteropleiding in projectmanagement) kunnen in veel delen van de wereld gemakkelijk een zescijferig salaris in projectmanagement verdienen.
