4 superkrachten die projectmanagers niet hebben & wat je echt nodig hebt
De afgelopen 8 jaar geef ik een cursus projectmanagement voor beginners aan een lokale universiteit in het zuidwesten van Ontario.
In de eerste les van elk semester stel ik studenten meestal twee vragen:
- Heb je ervaring met projectmanagement?
- Wat denk je dat een projectmanager doet?
Aangezien de gemiddelde leeftijd van mijn studenten meestal 20-23 jaar is, is het te verwachten dat de meerderheid geen ‘officiële’ ervaring met projectmanagement heeft, maar mogelijk wel onderdelen van projectmanagement heeft uitgevoerd, zoals het opstellen van een dienstrooster voor een bijbaan in een fastfoodrestaurant of het plannen van een fondsenwervend evenement voor een non-profitorganisatie.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
De antwoorden die ik krijg op vraag #2 klinken vaak ongeveer als: “ze managen projecten” of “ze managen ‘dingen’ om projecten af te krijgen’”. Soms zijn studenten eerlijk en antwoorden ze: “Ik weet eigenlijk niet wat een projectmanager doet, maar ik hoop dat in deze les te leren”.
Het feit dat mijn studenten vaak niet weten welke rol een projectmanager in een project heeft, is niet verrassend gezien de fase waarin veel van mijn studenten zich bevinden in hun academische en professionele leven.
Wat enigszins verrassend is, is het incidentele gebrek aan bewustzijn onder belanghebbenden (waaronder soms sponsors en klanten) over de rol van de projectmanager en de vaardigheden die projectmanagers aan een project bijdragen. En dit komt van professionals die waarschijnlijk meer ervaring hebben in deze omgevingen dan mijn universitaire studenten in de bachelorfase.
Als projectmanager heb je misschien geen semester van 12 weken de tijd om je belanghebbenden te coachen over welke vaardigheden een projectmanager zou moeten hebben en wat hun rol is. Mogelijk moet je een meer tactische aanpak hanteren.
In dit artikel bespreek ik enkele vaardigheden die projectmanagers zouden moeten hebben (en waarvan mensen aannemen dat PM’s ze hebben) en waarom het belangrijk is om de waarde van deze vaardigheden met belanghebbenden te delen.
Communicatie Is Essentieel (Gedachten Lezen Wat Minder)
Projectmanagement is geen activiteit die zelfstandig en geïsoleerd wordt uitgevoerd. Volgens Adrienne Watt blijkt zelfs dat “90% van het werk van een projectmanager aan communicatie wordt besteed”.
Communicatie binnen een project kan vele vormen aannemen. Naast het versturen van formele statusupdates en het luisteren naar projectteamleden, moeten projectmanagers mogelijk ook vragen stellen. Deze vragen kunnen soms moeilijk of ongemakkelijk te beantwoorden zijn, maar in de meeste gevallen worden ze gesteld om informatie te verkrijgen die het projectteam helpt om verder te komen.
Het is interessant dat belanghebbenden zich hier niet altijd in herkennen. Ze kunnen de vragen van een projectmanager als opdringerig of vervelend beschouwen. Ze kunnen ook denken: “waarom weet de projectmanager dit niet?”
Helaas kunnen projectmanagers geen gedachten lezen. Soms moet de projectmanager met belanghebbenden communiceren en een gesprek beginnen om de benodigde informatie te verkrijgen.
Vragen stellen en gesprekken aangaan helpt niet alleen bij het verkrijgen van informatie voor het team, maar draagt ook bij aan het opbouwen van relaties tussen belanghebbenden bij het project.
Wat Moet Je Doen
Hoe graag projectmanagers ook de mogelijkheid zouden willen hebben om in een kristallen bol te kijken en de gedachten van belanghebbenden te lezen, helaas is dit een vaardigheid die projectmanagers (of wie dan ook!) simpelweg niet hebben.
Het ontwikkelen van zowel mondelinge als schriftelijke communicatievaardigheden en het oefenen van actief luisteren helpt projectmanagers en teams echter om uitdagingen of belemmeringen het hoofd te bieden.
Geld Groeit Niet Echt Aan Bomen
Toen ik een jong kind was, zeiden mijn ouders altijd tegen me: “Geld groeit niet aan bomen”. Dat advies hielp me al op jonge leeftijd om goede vaardigheden op het gebied van geldbeheer te ontwikkelen.
Hoewel ik het concept van een budget als vijfjarige waarschijnlijk niet begreep, begreep ik wel dat geld geen oneindige, onbeperkte hulpbron was die op magische wijze verschijnt.
Spoel vooruit naar mijn volwassenheid. Ik loop door een plaatselijke supermarkt, waar ze allerlei soorten bloemen en planten in potten hebben staan, en tot mijn verbazing (en grote vreugde) hadden ze een kleine plant die een ‘geldboom’ werd genoemd!
Ik vond de magische ‘geldboom’ zo grappig dat ik er een foto van maakte en die naar mijn ouders stuurde met het bericht: “Volgens mij zijn jullie me een verontschuldiging verschuldigd; blijkbaar groeit geld wel aan bomen!”
Het zette me aan het denken dat stakeholders misschien de indruk hebben dat wanneer het budget van een project gevaar loopt en de financiën krap zijn, een projectmanager gewoon op magische wijze meer geld kan ‘laten groeien’.
Als het budget van een project gevaar loopt en aanpassingen aan de scope en planning geen optie zijn, kan de projectmanager misschien naar zijn ‘geldboom’ gaan om daar wat geld te oogsten?
Wat je moet doen
Hoe graag we allemaal waarschijnlijk ook een geldboom (of een heel bos ervan) zouden willen hebben, dit is natuurlijk geen realiteit. Projectmanagers moeten in staat zijn om de kosten nauwkeurig te ramen, een budget op te stellen en die kosten te bewaken terwijl een team een project uitvoert.
Als blijkt dat het budget van een project het goedgekeurde bedrag zal overschrijden, moeten projectmanagers manieren kunnen vinden om dit aan te pakken zonder een negatieve invloed te hebben op de scope van het project, de kwaliteit of de planning. Mogelijke opties zijn:
- Goedkopere apparatuur, materialen en/of middelen gebruiken
- Nagaan of de kosten kunnen worden gedeeld met andere projecten binnen een programma of portfolio.
Uiteindelijk hadden mijn ouders dus gelijk…. geld groeit niet aan bomen en net als bij je persoonlijke financiën moet geld binnen een project goed worden beheerd.
Sorry, hier kun je geen ruimteschepen door de tijd laten reizen
Ik ben geen groot fan van het sciencefictiongenre, maar ik moet toegeven dat ik wel fan ben van de Britse sciencefictionserie Dr. Who. “The Doctor”, zoals het hoofdpersonage wordt genoemd, kan de tijd manipuleren en terugreizen in de tijd. Dat is een geweldige vaardigheid om te hebben.
Stel je voor dat je aan een project werkt en achterloopt op schema. Zou het niet geweldig zijn als je op de knop ‘pauze’ kon drukken, zodat het team de achterstand kan inhalen en de projectdeadline toch kan halen?
Zou het, in plaats van een Zoomvergadering in te gaan om de planning te bespreken, niet geweldig zijn om gewoon in ons ruimteschip te springen en meer tijd te creëren?
Wat moet je doen?
Helaas hebben wij mensen niet de mogelijkheid om de tijd stil te zetten, terug te gaan in de tijd of meer tijd te ‘creëren’ als onze projecten achterlopen op schema.
Als onze projecten het risico lopen de geplande einddatum niet te halen, moeten projectmanagers overwegen technieken voor het verkorten van de planning toe te passen en manieren te zoeken om de planning te optimaliseren.
Opties zoals het versnellen van activiteiten of het nivelleren van middelen zijn hulpmiddelen die een projectmanager kan inzetten zonder meer tijd te hoeven vragen aan een sponsor of klant (wat misschien niet mogelijk is).
Uiteindelijk is tijd een kostbare hulpbron die we ons niet kunnen veroorloven verkeerd te beheren. In tegenstelling tot een fysieke hulpbron zoals computerhardware kunnen we simpelweg geen extra tijd creëren. Dat betekent echter niet dat een projectmanager niet creatief en innovatief kan zijn in het beheren van de tijd die hij of zij heeft.
Het is altijd goed om tijdens een initiatie en planningsfase van een project realistische verwachtingen te scheppen bij projectstakeholders. Als de planning van een project niet realistisch is, moet een projectmanager dit vroegtijdig communiceren.
Geen ronde middelen in vierkante projectgaten
Weten wie en wat je nodig hebt om je project op te leveren, is een activiteit die doorgaans vroeg in het project wordt uitgevoerd. Of je nu gebruikmaakt van een agileleveringsframework of een watervalmodel, middelenplanning voor de mensen die je voor je project nodig hebt, is erg belangrijk om ervoor te zorgen dat je een team met de juiste vaardigheden en kennis hebt.
Hoe goed we ook proberen te plannen, tijdens een project kan het voorkomen dat je ontdekt dat je niet genoeg middelen of niet het juiste type middelen hebt om de doelen van het project te behalen.
Enkele projecten geleden kwam ik in een situatie terecht waarin we later tijdens een agileproject vaststelden dat we een UX-ontwerper in het team nodig hadden. Op basis van feedback die we tijdens een demo met de klant ontvingen, moest een functie opnieuw worden ontworpen. Oké — geen probleem, toch? We betrekken gewoon onze UX-ontwerper erbij en gaan verder.
Eén klein probleem: op dat moment hadden we geen UX-ontwerper in het projectteam. De ontwerper had eerder in het project slechts voor een paar sprints een contract gehad, toen we ontwerpwerk verwachtten en met de klant samenwerkten aan de gebruikerservaring.
Om de feedback van de klant te verwerken, zouden we een UX-ontwerper van een ander project binnen de organisatie moeten ‘lenen’ of proberen onze contractuele ontwerper opnieuw in te schakelen. Toen de klant deze opties kreeg voorgelegd, vroeg die: “Jullie hebben toch mensen in het team? Kan niet een van hen dit doen?”
Toen ik uitlegde dat het huidige team bestond uit softwareontwikkelaars en QA-testers, vroeg de klant opnieuw: “Nou, kan niet een van hen dit doen? Het is toch allemaal technisch?”
Hoe moet je op zo’n vraag reageren?
Wat je moet doen
Het antwoord zou ongeveer moeten luiden: “Eigenlijk niet. Helaas kan een projectmanager een softwareontwikkelaar niet transformeren of van gedaante laten veranderen in een UX-ontwerper.”
Een projectmanager kan evenmin een technisch schrijver van gedaante laten veranderen en die onmiddellijk transformeren in een contentspecialist voor sociale media of in iemand anders die in een projectteam ontbreekt.
Je kunt geen vierkante pen in een rond gat duwen. Als er hiaten zijn in de vaardigheden binnen een projectteam, kan de projectmanager:
- Nagaan of anderen binnen de organisatie over de benodigde vaardigheden of kennis beschikken en tijdelijk aan het project kunnen meewerken
- Nagaan of er binnen het projectbudget geld beschikbaar is en in de planning tijd is om iemand extern in te huren om het tekort op te vullen
Een extra mogelijkheid voor een projectmanager is om een teamlid op te leiden om een taak op zich te nemen (dit moet zorgvuldig worden geanalyseerd in relatie tot de planning en het kwaliteitsplan van het project).
Afhankelijk van de taak, de tijdlijn en de vraag of dit een realistische optie is, is het altijd goed om mensen de kans te geven om te leren en zich te ontwikkelen terwijl ze aan een project werken.
Projectleiderschap is óók een geweldige superkracht
Projectmanagement is complex en projectmanagers brengen uiteenlopende vaardigheden mee naar een projectteam. Fundamenteel voor deze vaardigheden zijn communicatie, budget-, tijd- en middelenbeheer.
Door samen te werken met belanghebbenden en realistische verwachtingen te scheppen over de rol die de projectmanager zal spelen, kunnen misverstanden worden voorkomen. Hoewel het geweldig zou zijn om superkrachten te hebben, zoals gedachten kunnen lezen en geld kunnen laten groeien, is het ook een behoorlijk geweldige superkracht om een projectteam te kunnen leiden bij het opleveren van een project dat de verwachtingen van de klant overtreft. Het goede nieuws is dat je cursussen in stakeholdermanagement kunt volgen om beter te worden in het leiden van een project waarop meerdere mensen hun blik gericht houden.
Lees hier ons onderzoek naar de meest gewilde vaardigheden voor projectmanagement.
Als je tips, verhalen of levenslessen wilt delen die van toepassing zijn op projectmanagement, neem dan gerust contact met me op via LinkedIn of Twitter.
Vergeet je niet te abonneren op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager voor meer informatie over wat projectmanagers moeten weten (en niet hoeven te weten!).
