Agile voor bureaus: 10 agile-methoden voor bureaus
Elk digitaal bureau dat ik ben tegengekomen lijkt te beweren dat het op de een of andere manier agile werkt.
De uitdaging van vandaag is: wat bedoelen we met een agile bureau? De term agile voor bureaus is in zoveel contexten gebruikt dat hij inmiddels grotendeels betekenisloos is.
Aan de ene kant kan het verwijzen naar de oorspronkelijke intentie van een flexibele, aanpasbare aanpak die resultaten boven alles stelt. Aan de andere kant van het spectrum kan het een label zijn voor een chaotische werkplek zonder enige processen. Het klinkt veel geloofwaardiger om te zeggen dat je ‘agile’ bent dan om de realiteit van ‘we doen maar wat’ bloot te leggen.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Dit is niet bedoeld als kritiek. Digitaal is nog altijd een sector in de kinderschoenen. We proberen nog steeds uit te vinden hoe we ons beste werk kunnen beheren en opleveren.
De uitdaging van Scrum voor digitale bureaus
Veel digitale bureaus die ik heb gekend, beginnen met Scrum wanneer ze op zoek gaan naar een agile proces. Op het eerste gezicht is dat een logische keuze. Zodra je onderzoek doet naar agile methodologieën, kom je overal verwijzingen naar Scrum tegen. (De term Scrum wordt vaak – maar onterecht – door elkaar gebruikt met agile, alsof ze één en hetzelfde zijn. Dat zijn ze niet. Agile omvat veel meer dan Scrum.)
De aantrekkingskracht van Scrum is duidelijk. Er zijn allerlei fraaie termen en modewoorden die op sommigen indrukwekkend overkomen: sprints, backlogs, sprintretrospectieven, snelheden, burndown-grafieken, Scrum-master, producteigenaar… Er zijn talloze mogelijkheden voor trainingen en certificeringen. Bovenal kan het worden gezien als een gouden ticket. Volg dit recept en je chaos wordt op magische wijze omgetoverd tot een utopie. Wat vaak over het hoofd wordt gezien, is dat Scrum zijn oorsprong vindt in de ontwikkeling van softwareproducten. Scrum is een uitstekende optie wanneer je een team bent bij een softwareleverancier met een duidelijke focus op het opleveren van een specifiek product.
Maar Scrum begint tekort te schieten wanneer je externe afhankelijkheden moet beheren. Wanneer je bij een digitaal bureau werkt, heeft vrijwel elk aspect van je werk externe afhankelijkheden – je klanten. Dit zorgt voor aanzienlijke verspilling. Projectmanagers belanden tijdens elke sprintplanningssessie in complexe politieke onderhandelingen om ervoor te zorgen dat hun projecten in de sprint worden opgenomen. Ik heb sprintplanningssessies bij bureaus gezien die een hele dag duurden en het volledige team omvatten. Aangezien sprints doorgaans twee of drie weken duren, is dit 6-10% van de totale capaciteit van je team. Wat een verspilling van tijd en moeite!
Niet alleen dat, maar deze sprintplannen beginnen vaak al na een dag of twee van de sprint uiteen te vallen. Klanten veranderen van gedachten of lopen vertraging op bij het aanleveren van de benodigde informatie. Onverwachte gebeurtenissen doen zich voor, zoals nieuwe zakelijke kansen of technische problemen met een live systeem.
Dit leidt allemaal tot frequente heronderhandelingen die nog meer tijd en middelen van het bureau verspillen. Hier kan je agile proces ontsporen en een negatieve invloed hebben op het beheer van creatieve middelen binnen het bureau.
Een belangrijke les om te leren
Er zijn veel agile methoden en werkwijzen beschikbaar. Ik realiseerde me dit in 2010, nadat ik moeite had om de verwachte voordelen uit Scrum te halen en wat dieper onderzoek had gedaan. Dit bracht me bij Kanban en lean denken. Sommige van hun werkwijzen leken verbeteringen te bieden ten opzichte van de aanpak die we gebruikten.
Ik begon te experimenteren. Eerst met een klein, voorspelbaar project en vervolgens geleidelijk met groter en complexer werk. Dit begon met de manier waarop ik afzonderlijke projecten opsplitste – ik stapte over van gebruikersverhalen naar functiebeschrijvingen en vervolgens naar waardegerichte resultaten. Hierdoor konden klanten het werk gemakkelijker beoordelen en accepteren, waardoor projecten eenvoudiger te beheren werden.
Ik begon ook onze processen en de manier waarop al ons werk werd beheerd ter discussie te stellen. Dit leidde ertoe dat we sprintplanningssessies afschaften en in plaats daarvan kozen voor snelle herindelingen tijdens de dagelijkse stand-up. Al snel lieten we het concept van sprints vallen en stapten we over op een op doorstroming gebaseerde Kanban-aanpak. Verdere verbeteringen kwamen voort uit suggesties van het hele team over hoe we beter konden worden, waarna we die suggesties uitprobeerden.
De resultaten spraken voor zich:
- medewerkers waren gelukkiger, omdat het voor hen gemakkelijker was om hun beste werk te doen en grotendeels zelfstandig te werken
- hierdoor kwam er tijd van de projectmanager vrij om comfortabel meer projecten tegelijkertijd te beheren en zich te richten op de resultaten die ertoe deden
- er waren aanzienlijke verbeteringen in de kwaliteit van ons werk, de oplevertijden, de klantrelaties en de behaalde resultaten
- en tegelijkertijd verdrievoudigden we de omzet per medewerker in ons team in iets minder dan drie jaar.
Bij nader inzien werd duidelijk dat het eurekamoment voortkwam uit de durf om te experimenteren. Ik bracht veranderingen aan en observeerde de effecten ervan.
Verbeteringsinspanningen op het gebied van processen waren daarvoor op zoek geweest naar een kant-en-klaar proces dat we gewoon konden overnemen – zoals Scrum. Inmiddels begrijp ik dat zoiets niet bestaat. Het bestaat niet omdat onze sector nog in de kinderschoenen staat en we nog steeds uitzoeken hoe onze bedrijven zouden moeten werken. Het is ook zo dat ieder bedrijf uniek is. De oplossing voor creatieve werkprocessen die bij het ene bureau werkt, kan niet noodzakelijkerwijs worden overgenomen door een ander.
10 manieren om agilemethoden voor bureaus te integreren in een digitaal bureau
Ik adviseer verschillende kenniswerkbedrijven, waaronder veel digitale bureaus, en help hen hun operationele processen te verbeteren. Op basis van deze ervaring zijn dit mijn belangrijkste tips voor het integreren van agilemethoden binnen een bureau:
1. Accepteer dat er niet één ‘juiste manier’ is en dat niets in steen gebeiteld staat
Elke organisatie is uniek. Succes met agile werken bij bureaus ontstaat door voort te bouwen op de ideeën van anderen en deze aan jouw situatie aan te passen.
2. Stimuleer een cultuur van stapsgewijze verandering en voortdurende verbetering
Hoewel het tempo van verandering aan het begin van procesverbeteringswerk van nature hoger ligt, is het een vergissing om ooit te denken dat het ‘klaar’ is. Agile werken bij bureaus vereist dat je je werkwijzen voortdurend aanpast en test (kaizen, zoals dat in het jargon heet). Daarom leveren beheerde veranderingsinitiatieven die alles in één keer aanpakken zelden blijvende resultaten op.
3. Bepaal de resultaten die er echt toe doen
[Tweet “Onthoud dat klanten vooral waarde hechten aan rendement op hun investering. #agile #projectmanagement”] Het maakt hen niet uit wat je proces is of hoe het heet, zolang het voor hen eenvoudig is om de gewenste resultaten te behalen (agilecontracten kunnen helpen deze relatie vorm te geven). Denk er ook aan waarom en met welke motivatie je bureau bestaat.
4. Meet kwantitatief
Je hoeft niet te overdrijven, maar het is belangrijk om gestandaardiseerde metingen van je werk uit te voeren. Zonder deze metingen werk je feitelijk blind.
Toen ik leiding gaf aan het ontwikkelingsteam van een bureau, omvatten mijn metingen de ‘omzet per medewerker’, ‘omzet per klant’, ‘opportuniteitskosten per klant’ (oftewel de waarde van niet-factureerbare tijd die per klant wordt besteed) en ‘volledigheid van de urenregistratie’ (geregistreerde uren van het aantal gewerkte uren). Ik nam deze meetwaarden maandelijks op en rapporteerde de resultaten aan zowel mijn team als de bedrijfsdirectie (rapportagesoftware voor marketingbureaus kan hierbij helpen). Dit leverde altijd waardevolle inzichten op in waar we onze volgende verbeteringsinspanningen op moesten richten.
De meeste van deze gegevenspunten zijn afhankelijk van nauwkeurige gegevens uit de urenregistratie, en ik weet dat dit een uitdaging kan zijn. Ik heb gemerkt dat het enorm helpt om uit te leggen waarom urenregistraties belangrijk zijn en waarvoor de informatie wel en niet wordt gebruikt, zodat ze worden ingevuld.
5. Meet kwalitatief
Cijfers zijn belangrijk, maar vergeet de zachtere meetwaarden niet, die voor agile werken bij bureaus even waardevol zijn. Hierbij gaat het om de ervaren kwaliteit van projecten, klanttevredenheid en de betrokkenheid, het werkgeluk en het welzijn van medewerkers.
6. Stel alles ter discussie
Ik bedoel niet dat je dit op een irritante manier moet doen die iedereen om je heen ergert, maar vanuit een persoonlijke instelling van ‘hoe kan dit beter?’. Als je deelneemt aan (of leiding geeft aan) een regelmatig overleg dat weinig lijkt op te leveren, zet dan je agile-bureaudenken op, bedenk hoe het kan worden verbeterd en of het überhaupt nodig is.
7. Deel projecten op in ‘waarde-eenheden’
Denk bijvoorbeeld aan het nieuws-gedeelte van een website of het e-mailmarketingelement van een campagne. Hierdoor wordt het werk eenvoudiger te beheren en te begroten, en wordt het voor klanten gemakkelijker om het te accepteren. Als je dit consequent bij projecten toepast, bouw je een gegevensverzameling op van de tijd en kosten die doorgaans met een opleverbaar resultaat samenhangen, waardoor toekomstige projecten eenvoudiger te begroten zijn. Dit is veel waardevoller en nauwkeuriger dan begroten op basis van het soort expertise (ontwerp, front-endontwikkeling, back-endontwikkeling, projectmanagement enzovoort).
8. Visualiseer je werk
De chique term is ‘waardestroommapping’. Het belangrijkste is het opbouwen en onderhouden van een duidelijk beeld van de stand van al het werk, zodat iedereen op één lijn zit. Agile-tools zoals Trello en Jira zijn hiervoor geweldig, maar de eenvoudige Post-It kan net zo goed werken als jullie allemaal op dezelfde locatie zijn.
9. Beperk je werk in uitvoering
Met andere woorden: ‘stop met beginnen en begin met afronden’. De resultaten die ertoe doen, komen voort uit afgerond werk. Werk van hoge kwaliteit ontstaat door je op de taak van het moment te concentreren en die af te ronden. Te veel lopende items verlengen de doorlooptijden en verminderen de kwaliteit. Je kunt projectmanagementsoftware voor creatieve bureaus of agile projectmanagementsoftware gebruiken om je WIP en de voortgang van projecten bij te houden.
10. Leg je processen vast in een operationeel handboek
Bedrijven zijn complex. Het is simpelweg niet mogelijk (of nuttig) dat mensen alles onthouden over hoe het bedrijf werkt. Je hebt daarom een manier nodig om je processen op een duidelijke en toegankelijke manier vast te leggen.
Dit zijn geen lijvige boeken. Het zijn meestal checklists voor hoe je een situatie aanpakt, met enkele aanvullende notities die in de loop van de tijd beter worden. Het gebruik ervan zorgt ervoor dat de waarde van je proces in het bureau wordt ingebouwd – en niet alleen in de hoofden van enkele individuen zit. Een goed operationeel handboek maakt situaties zoals het inwerken van medewerkers, bedrijfscontinuïteitsplanning, herstel na calamiteiten en simpelweg het verdelen van werk tijdens drukke periodes een stuk eenvoudiger.
Praktisch gezien is een reeks aan elkaar gekoppelde Google Docs, aangevuld met een afzonderlijk document met een ‘inhoudsopgave’, een geweldige aanpak. Veel flexibeler en effectiever dan een chique intranet.
Afronding
Scherpzinnige lezers zullen wellicht sterke invloeden van lean en Kanban herkennen in deze agilelijst voor bureaus. Dat is geen toeval. Maar als je dit artikel verlaat met de gedachte dat lean softwareontwikkeling of Kanban de juiste methode voor je bureau is, mis je het punt. Ze bieden nuttige hulpmiddelen, maar zijn in wezen slechts labels.
Je processen zijn uniek voor jou. Het doel is om binnen je hele bureau op een uniforme manier te werken. Dit zorgt voor een consistente ervaring voor klanten en medewerkers. Het biedt de solide basis die nodig is om kwaliteit, creativiteit, werkplezier en winst voortdurend te verbeteren. De enige merknaam waar je je zorgen over hoeft te maken, is die van je bedrijf.
Het bijwonen van conferenties voor bureaueigenaren kan hierbij ook helpen: ze bieden de kans om te zien hoe anderen operationele uitdagingen aanpakken en delen vaak oplossingen uit de praktijk die agile, creatieve en bedrijfsstrategie onder één dak combineren.
En onthoud: succes komt voort uit actie ondernemen wanneer je op slechte processen en inefficiënties stuit. Je hoeft niet te wachten op een specifieke veranderagenda. Wanneer iets niet goed werkt, stel het dan ter discussie en probeer iets anders. Begin vandaag. Als je dat niet doet, zit je morgen nog steeds in dezelfde situatie.
Wat nu?
Lees meer over hoe bureaus hier overstappen op agile werken of bekijk onze lijst met de beste podcasts voor bureaus voor meer inzichten over bureaus.
