Slik blir du mer produktiv på jobben uten anstrengelse
Vi ønsker alle å være mer produktive på jobben – men hva er hemmelighetene bak å bli mer produktiv med mindre innsats? Utfordringen vi prosjektledere har, skyldes at det føles som om vi har altfor mye å gjøre og ikke nok tid til å gjøre det.
Parkinsons lov sier at arbeid utvider seg slik at det fyller den tiden som er tilgjengelig for å fullføre det. Det betyr at hvis vi gir oss selv en uke til å fullføre en oppgave som tar to timer, vil oppgaven (psykologisk sett) øke i kompleksitet og bli mer skremmende, slik at den fyller hele uken.
Det er mange ting vi kan gjøre på jobben som føles produktive, men som egentlig bare fyller tiden. Dette inkluderer ting som å sjekke e-post, chatte i Slack og delta i møter – alt dette fyller tid. Det kan til og med være viktig, men det er ikke faktisk produktivt arbeid. Det er her 2-minuttersregelen blir uvurderlig, siden den hjelper deg med å sette av tid til å få raske oppgaver unna og øke produktiviteten.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jeg husker da jeg først begynte karrieren min som prosjektleder. Jeg stolte på mine naturlige instinkter. Jeg har alltid vært ganske optimistisk, så av natur er jeg en person som «tar det på sparket». Det fungerte imidlertid ikke å stole utelukkende på instinktet. Kanskje ikke overraskende gikk prosjektene stadig over budsjett og sprakk tidsfristene. Kundene ble sinte når de ikke fikk det de mente de hadde betalt for.
Det ble snart gjort oppmerksom på meg at måten jeg ledet prosjekter på, egentlig ikke var prosjektledelse i det hele tatt. Faktisk lot jeg bare prosjektene utspille seg rundt meg, i håp om at alt skulle ordne seg til slutt.
Hva lærte jeg? Vi må fokusere på å utføre viktige og relevante oppgaver som faktisk fører til resultatene vi ønsker å oppnå.
Vi må lære hvordan vi kan bli mer produktive på jobben. En måte jeg oppnådde dette på, var ved å ta i bruk verktøy for ressursstyringsprogramvare som hjelper med å prioritere og fordele ressurser effektivt.
Slik blir du mer produktiv på jobben uten innsats
Å finne ut hvordan man kan bli mer produktiv på jobben, er vanskeligere enn det høres ut … eller er det det? Det kommer alltid til å føles som om det er for mye å gjøre og ikke nok tid til å gjøre det – men det betyr ikke at vi faktisk får gjort de riktige tingene. Hvis vi skulle lage en liste over oppgavene du gjør på jobben som får deg til å «føle» deg produktiv, men som ikke er det, ville den blitt lang og inkludert aktiviteter som å sjekke Slack, lete gjennom filer og sjekke telefonen.
Vi hører mye om å bli mer produktiv, og vi har skrevet ganske mye om produktivitetstips for prosjektledere. Når det er sagt, vil ikke de følgende produktivitetstipsene fortelle deg hvordan du kan øke produktiviteten ved å fokusere på å få gjort flere oppgaver på kortere tid. I stedet skal vi snakke om hvordan du kan være produktiv ved å lære å prioritere aktiviteter som virkelig er produktive.
Les videre for å oppdage noen av de beste produktivitetstipsene jeg har lært for å oppnå bedre resultater med mindre innsats.
1. Få kontroll på overfloden av varsler
Tilbake til den innboksen du sjekker 18 ganger om dagen (jeg vedder på at du nettopp sjekket den – har jeg rett?). Var det noe virkelig viktig i innboksen din som ikke var der for 10 minutter siden? Jeg tipper at ingen av de nye meldingene som kom inn i den dyrebare innboksen din, egentlig var viktige.
Hva om du, i stedet for å sjekke e-posten hvert 10. eller 15. minutt og ikke få gjort noe, bare sjekket e-posten noen få bestemte ganger om dagen? Hvis du ønsker en rask forbedring av produktiviteten, er det enkelt å begynne å sjekke e-posten sjeldnere.
Så snart du kommer til skrivebordet om morgenen, kan du sette av ti eller femten minutter til å sjekke e-post og svare raskt. Sjekk den deretter raskt igjen rundt midt på formiddagen (bare i tilfelle det har kommet en viktig e-post sent på formiddagen). Sjekk den igjen rett etter lunsj, og sjekk den til slutt omtrent en time eller så før det er på tide å dra hjem.
Jeg er sikker på at du nå spør deg selv hvordan i all verden du skal klare å IKKE sjekke e-posten flere ganger om dagen. Plingene, pipene og andre lyder som varsler deg om nye innkommende e-poster, kan være en konstant kilde til avbrytelser. Og avbrytelser reduserer, som du vet, fokus og produktivitet. Den enkleste og mest effektive måten å unngå dette på, er å lukke e-postprogrammet helt. Hvis e-posten ikke er åpen, blir det vanskeligere å kikke innom den hele tiden, og det blir enklere å konsentrere seg om én ting om gangen.
2. Fokuser og følg opp
Legg bort smarttelefonen. Selv om det er svært fristende å sjekke telefonen for tekstmeldinger, Facebook, Twitter, SnapChat og lignende, er arbeidstiden egentlig ikke tidspunktet for det. Gi deg selv en liten pause fra den sosiale cyberverdenen i noen timer. Bruk energien din på oppgaven du har foran deg.
Det finnes mange gode programmer og apper for effektiv oppgavehåndtering. Benytt deg av disse verktøyene for enkelt å se og prioritere oppgaver. Kanskje foretrekker du en liste på papir, men uansett hva du velger, må du ikke kaste bort tid på å lete etter listen – den skal være der for å hjelpe deg med å spare tid og holde fokus!
Mitt råd er å føre absolutt alle oppgaver på listen. Dette vil hjelpe deg med å samle oppgaver i grupper og unngå multitasking, fordi du har en tydelig idé om nøyaktig hva du prøver å jobbe med til enhver tid. Selv om multitasking hjemme ofte er nødvendig – du hjelper barna med leksene, vasker klær, lager middag og svarer på en telefonsamtale samtidig – er det ikke bra for tenkning på høyere nivå. For kunnskapsarbeidere er multitasking på jobb spesielt sjelden det beste svaret, og det kan til syvende og sist gjøre deg mindre produktiv enn om du bare tar én oppgave om gangen. Betyr det at du ikke bør ta telefonen? Nei – men det betyr at du bør prøve å gjøre samtalen kort, bare lenge nok til å få de nødvendige opplysningene. Du kan ringe tilbake for en mer avslappet samtale etter at oppgaven er fullført.
3. Begynn med det vanskelige
Plasserer du de vanskeligste eller mest krevende oppgavene øverst på listen og prøver å fullføre dem om morgenen (etter minst én kopp kaffe, selvfølgelig)? Det virker kontraintuitivt for personer som ønsker å «gli inn i» dagen. Men det er lettere å konsentrere seg om og fullføre vanskeligere oppgaver før lunsjpausen, mens hjernen fortsatt er uthvilt. Hvis du er som meg, har øynene dine en egen vilje når ettermiddagen kommer, og alt de vil, er å lukke seg og hvile! Spar de daglige oppgavene som krever mindre selvkontroll, til ettermiddagstimene.
4. Ta pauser for hjernen
Husk likevel at selv om du gjør de vanskelige oppgavene, betyr ikke det at du bør fortsette til du er helt utmattet. Selv om det ikke virker produktivt, kan pauser øke kvaliteten på arbeidet ditt og forbedre humøret, utholdenheten og helsen din. Ikke glem å reise deg fra skrivebordet noen ganger både om morgenen og ettermiddagen, og gi deg selv en «pause for hjernen». Bare 5 minutter er nok til å friske opp tankene og gi deg ny energi. Disse 5 minuttene vil mer enn betale for seg selv gjennom bedre kvalitet på tenkningen senere.
5. Bruk «gjør det nå»-regelen
Hvis du ser en oppgave som vil ta 2 minutter eller mindre å fullføre, gjør den nå. Hvorfor 2 minutter? Fordi en så kort oppgave vil ta mer tid å legge til på gjøremålslisten og prioritere enn det tar å bare få den unna med en gang. Hvis du tar deg av de små oppgavene så snart du ser dem, vil gjøremålslisten være mindre overfylt, og det samme vil hjernen din være.
Som prosjektledere er det avgjørende at vi ikke blir en flaskehals for prosjektet. Derfor har vi ofte en kontinuerlig rekke tanker som går «Å, jeg må huske å flytte det regnearket til den andre mappen». Dessverre tar denne typen masende tanker opp plass i hjernen som kunne vært viet til viktigere arbeid. For raske oppgaver kan du bare «gjøre det nå» og klappe deg selv på skulderen for å krysse det av gjøremålslisten før det i det hele tatt kom dit!
6. Hold færre og mer fokuserte møter
Det fryktede kontormøtet! E-posten (som du nå bare sjekker 3 eller 4 ganger om dagen) landet i innboksen din mandag ettermiddag: «Kontormøte holdes onsdag kl. 13.30». Med én gang tenker du «Der røk hele ettermiddagen min». Hvis møtelederen ikke vet hvordan et møte skal ledes på riktig måte, har du rett.
Hvis du organiserer møtet, bør du vurdere å bruke et produktivitetsverktøy som Slack dersom resultatet av samtalen ikke krever umiddelbar handling. Men hvis du faktisk må holde møtet, er her noen enkle idéer du kan ta i bruk for å få møtet til å gå smidig og raskt:
- Hold møtene små og korte – inviter bare personer som er avgjørende for møtet.
- Velg ett enkelt tema for møtet, og ikke la deg distrahere.
- Vurder å holde møtet i et rom der alle kan stå – det vil bidra til å holde møtet så kort som mulig.
- Start og avslutt møtene til avtalt tid.
- Ved møtets slutt må du sørge for at det finnes en handlingsplan for dagen, uken eller til og med måneden.
For å gjøre møtene så raske og produktive som mulig må punktene dere går gjennom, dokumenteres og være nyttige for teamet ditt. Jeg anbefaler å håndtere tidsplaner og oppgaver som fastsettes i møtene, med verktøy for prosjektstyring, som gjør dem enkle å endre og dele.
7. Sett grenser
Hvis du føler at du har for mye å gjøre og rett og slett ikke klarer å konsentrere deg, er det på tide å sette grenser overfor kolleger som distraherer deg. Dette gjelder spesielt når du prøver å være produktiv mens du jobber hjemmefra. Stå opp for produktiviteten din, og avslå høflig, men bestemt, arbeid med kolleger som distraherer deg.
På samme måte bør du ikke påta deg arbeid hvis du ser på det og vet at du ikke vil være i stand til å bidra positivt til prosjektet. Som leder selv blir jeg mer fornøyd når teammedlemmer sier: «Vet du hva? Jeg føler rett og slett ikke at jeg kommer til å være en ressurs i dette prosjektet, og her er hvorfor …» i stedet for å kaste bort tiden sin (og påvirke produktiviteten til selskapets medarbeidere og ressurser) fordi de var redde for å sette grenser.
Hva skjer videre?
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og modeller, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
