Veiledning i ressursutnyttelse: Formler & 8 beste tips

Prosjektledere bruker også ressursutnyttelse for å maksimere teamets tid og produksjon, redusere kostnader og minimere sløsing.  

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hvorfor er ressursutnyttelse viktig?

Ressursutnyttelse er viktig fordi den gir innsikt i den generelle helsen til prosjektene og organisasjonen din, og hjelper med å identifisere områder med ineffektivitet og sløsing. Den kan også signalisere at ressursene i virksomheten eller prosjektet ditt er overbelastet. 

Ressursutnyttelse er viktig av følgende grunner:

• Flaskehalser: Hvis ressursene presterer for godt på ett område og for dårlig på et annet, kan det føre til flaskehalser som forstyrrer arbeidsflyten og svekker leveransene.
• Økt medarbeiderutskifting: Når utnyttelsesgradene er for høye, blir teamene utbrente og har en tendens til å søke muligheter andre steder, noe som skaper større ressursproblemer.
• Lav moral: Enten du har under- eller overutnyttede ressurser, kan teammedlemmer oppleve lav moral, noe som igjen kan redusere produktiviteten.
• Lav produktivitet: Dette er et tegn på underutnyttelse, som, hvis det ikke håndteres, kan føre til flaskehalser i prosjektet, lav moral, medarbeiderutskifting og tapt produktivitet totalt sett.
• Lav lønnsomhet: Økt medarbeiderutskifting, lav moral, redusert produktivitet og dårlige beslutninger er alle faktorer som til syvende og sist påvirker lønnsomheten.

Som prosjektleder bør du proaktivt overvåke utnyttelsen for å identifisere potensielle problemer før de eskalerer. 

Hvis for eksempel en bestemt avdeling konsekvent viser lav utnyttelse, kan det tyde på behov for ytterligere opplæring eller omstrukturering. Ved å håndtere disse problemene raskt kan virksomheter forhindre at de påvirker produktivitet og lønnsomhet negativt.

Ressursallokering kontra ressursutnyttelse

Ressursallokering er prosessen med å tildele og delegere de riktige ressursene til bestemte oppgaver eller prosjekter, og den omfatter bestemte metoder for ressursallokering. 

Den avgjør hvilke ressurser som trengs og når de trengs for å oppnå ønskede resultater, mens ressursutnyttelse måler hvor effektivt de tildelte ressursene brukes. Den sammenligner den faktiske bruken av ressurser med den tilgjengelige kapasiteten (denne prosessen blir mye enklere ved hjelp av en app for kapasitetsplanlegging). 

Ressursallokering og ressursutnyttelse er beslektede begreper og er avgjørende for å optimalisere driften. Her er noen bruksområder for hver av dem.

Bruk ressursallokering til:

• Produksjon: Ressursallokering innebærer å tildele utstyr og menneskelige ressurser til bestemte produksjonsprosesser for å fordele ressursene effektivt. Dette sikrer at produsenter kan maksimere produksjonsvolumet og minimere nedetid.
• Bygg og anlegg: Ressursallokering fordeler arbeidskraft, maskiner og materialer til ulike faser av prosjektet og sikrer at hver oppgave har tilstrekkelig bemanning og utstyr, noe som reduserer forsinkelser og forbedrer prosjektets tidsplaner. Programvare for prosjektstyring innen bygg og anlegg som integreres med Xero kan hjelpe deg med å holde oversikt over ressursbruken og hvor mye den koster deg.
• IT-prosjekter: Innen IT fordeler ressursallokering utviklere, designere og andre IT-fagfolk til bestemte oppgaver eller prosjekter for å sikre at prosjektene fullføres i tide og innenfor budsjettet.

Bruk ressursutnyttelse til:

• Menneskelige ressurser: Ressursutnyttelse måler de ansattes produktivitet og effektivitet for å hjelpe team med å identifisere områder der ansatte kan være underutnyttet eller overbelastet.
• Forvaltning av lokaler: Ressursutnyttelse i forvaltning av lokaler omfatter sporing av bruken av kontorlokaler, møterom og andre fasiliteter for å identifisere områder der plassen er underutnyttet, og optimalisere bruken. Du kan også bruke programvare for prosjektstyring av lokaler til dette.
• Prosjektstyring: Ressursutnyttelse i prosjektstyring innebærer å spore prosjektressurser som teamtimer, utstyr og materiell for å identifisere områder med ineffektivitet og omfordele ressurser for bedre prosjektresultater.

Viktige måltall for ressursutnyttelse

Virksomheten din må følge med på bestemte måltall for å måle utnyttelsen effektivt. Her er de fire viktigste måltallene for ressursutnyttelse du bør følge med på:

• Utnyttelsesgrad: Dette kalles også fakturerbar utnyttelsesgrad og er en oversikt og analyse av hvor mange timer et teammedlem er tilgjengelig, og hvor mye tid vedkommende bruker på hvert prosjekt.
• Opptrappingshastighet: Prosjektledere bruker dette til å måle hvor lang tid det tar før et teammedlem når sin optimale utnyttelsesgrad. 
• Innsatsavvik: Dette måler forventede timer og arbeidede timer, og kan beregnes per ressurs, prosjekt eller avdeling.
• Kostnadsavvik: Prosjektledere beregner kostnadsavvik ved å sammenligne faktiske utgifter med estimerte kostnader for å få innsikt i budsjettet. 

Slik beregner du ressursutnyttelse

Effektiv ressursutnyttelse innebærer å sammenligne faktisk bruk av ressurser med tilgjengelig kapasitet. I tillegg til å ta i bruk teknikker for ressursstyring får du her en trinnvis metode for å beregne utnyttelsen effektivt:

1. Identifiser ressursene du vil måle: Fastslå hvilke ressurser du vil beregne utnyttelsen for, for eksempel ansatte, utstyr eller kontorlokaler.
2. Definer måleperioden: Fastslå tidsrommet du vil måle utnyttelsen for, for eksempel en uke, måned eller et kvartal.
3. Samle inn nøyaktige data: Samle inn data om tiden og innsatsen som brukes på bestemte oppgaver, prosjekter eller avdelinger. Bruk verktøy for tidsregistrering, programvare for prosjektstyring eller andre datakilder for å samle inn nøyaktig informasjon og fullføre utnyttelsesrapporter for analyse.
4. Beregn ressursutnyttelsen: Finn den beste beregningen å bruke. Jeg har tatt med noen i tabellen nedenfor.
5. Analyser resultatene: Analyser utnyttelsesgradene og identifiser områder med høy eller lav utnyttelse. Jeg anbefaler at du ser etter mønstre, trender og muligheter for forbedring. Vær oppmerksom på totalt antall fakturerbare timer sammenlignet med ikke-fakturerbare timer, fakturerbare oppgaver eller fakturerbart arbeid, tilgjengelig tid og ressurstilgjengelighet.

Ved å følge disse trinnene kan virksomheter få verdifull innsikt i ressursutnyttelsen og iverksette egnede tiltak for å optimalisere driften. La oss se nærmere på noen av de vanligste beregningene.

Satstype	Beskrivelse	Formel
Ressursutnyttelse	Dette omtales noen ganger som faktureringsgrad. Formelen for ressursutnyttelse sammenligner teamets fakturerbare timer med de tilgjengelige timene for hvert prosjekt.	Formel for ressursutnyttelse: Total fakturerbar tid (timer) / Totalt antall tilgjengelige timer 💡Tips: En god ressursutnyttelsesgrad ligger et sted mellom 70 og 80 %. Utnyttelsesgrader langt over eller under 80 % kan indikere at ressursene dine er overbelastet eller underutnyttet, noe som kan føre til problemer som forverrer situasjonen.
Kapasitetsutnyttelse	Formelen for kapasitetsutnyttelsesgrad brukes til å beregne den samlede utnyttelsen for hele teamet.	Formel for kapasitetsutnyttelse: Summen av alle ansattes utnyttelsesgrader / Totalt antall ansatte
Optimal utnyttelse	Dette omtales noen ganger som realiseringsgrad. Den optimale utnyttelsesgraden er basert på den gjennomsnittlige ansattes utnyttelse og beregner timeprisen som kreves for å være lønnsom.	Formel for optimal utnyttelse: Ressurskostnader + indirekte kostnader + fortjenestemargin / kapasitetsutnyttelsesgrad.
Ideell utnyttelse	Dette beregner den foretrukne fakturerbare timeprisen som er nødvendig for å nå en målrettet fortjenestemargin.	Formel for ideell utnyttelse: Ressurskostnader + indirekte kostnader + fortjenestemargin / totalt antall tilgjengelige timer * ideell faktureringsgrad

8 beste praksiser for å forbedre ressursutnyttelsen

Forbedring av utnyttelsen krever en strategisk tilnærming. Her er noen beste praksiser du bør vurdere:

1. Gjennomfør en analyse av ressursutnyttelsen: Å lære av tidligere prosjekter er en av de beste og enkleste måtene å sikre at ressursene dine utnyttes optimalt på. Dette er nødvendig.
2. Integrer planen for ressursutnyttelse i ressursstyringsplanen din: Kapasitets- og ressursplanlegging er viktige deler av den overordnede prosjektplanleggingen og krever forståelse av ressursstyring som helhet. Du må ha en solid ressursstyringsplan som veileder deg og teamet ditt i riktig retning. 
3. Beregn ressursutnyttelsen tidlig i hvert prosjekt: Gjennomfør ressursanalyser og beregninger med den optimale ressursutnyttelsesgraden på 70 til 80 % som veiledning.
4. Ta i bruk teknologi: Automatiser så mye som mulig. Mange programvarer og verktøy for ressursstyring kan effektivisere og optimalisere utnyttelsen, spore måltall nøyaktig i sanntid og hjelpe deg med å ta informerte beslutninger.
5. Legg til rette for tverrfunksjonelt samarbeid: For å optimalisere utnyttelsen bør du fremme samarbeid mellom ulike avdelinger. Dette gir deg mulighet til å dele viktig innsikt med interessenter og finne flere muligheter for å forbedre den samlede effektiviteten.
6. Tilby opplæring og utvikling: Sørg for at de ansatte har nødvendige ferdigheter og kunnskap for å maksimere utnyttelsen. Invester i opplæring og utvikling for å øke de ansattes produktivitet.
7. Optimaliser arbeidsflytene: Effektiviser arbeidsflytene og fjern flaskehalser for å forbedre utnyttelsen. Dette bidrar til å identifisere og håndtere ineffektive prosesser, redusere sløsing og forbedre den samlede produktiviteten.
8. Sørg for løpende oppfølging: Det er viktig å følge opp utnyttelsen regelmessig som en del av beste praksis for prosjektressursstyring. Bruk trender, erfaringer og forbedringsområder til å håndtere ineffektivitet proaktivt og optimalisere ressursfordelingen i fremtidige prosjekter.

Bli med og få tilgang til mer innsikt om prosjektbemanning

Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og modeller, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.