Slik lager du et Gantt-diagram i Excel på 12 enkle trinn
Gantt-diagrammer ble tidligere utelukkende brukt av profesjonelle prosjektledere, men teknologiske fremskritt – særlig programvare for regneark og Gantt-diagrammer – har gjort det tilgjengelig å bruke et Gantt-diagram selv for personer med begrenset erfaring med arbeidsflytstyring.
I dette blogginnlegget skal jeg forklare hvorfor du faktisk ikke bør bruke Excel til å lage Gantt-diagrammer, med tanke på fremskrittene jeg nevnte, samt hvordan du lager et Gantt-diagram i Excel hvis du likevel velger å gjøre det.
Hva er et Gantt-diagram?
Et Gantt-diagram er et diagram som hjelper deg med å organisere og følge opp oppgaver og tidslinjer for et prosjekt visuelt. Det kan hjelpe deg med å visualisere prosjektplanen, holde oversikt over tidsfrister og sørge for at prosjektet gjennomføres på en smidig måte.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Den vertikale aksen inneholder alle oppgavene som skal fullføres i løpet av prosjektet, mens den horisontale aksen viser den beregnede tiden hver oppgave vil ta.
Så hvis du vil imponere sjefen og kollegene dine med prosjektstyringsferdighetene dine, bør du hoppe på Gantt-diagram-bølgen – og ikke glem å bruke hjelm.
Hvorfor du ikke bør lage et Gantt-diagram i Excel
Vent litt – før du åpner Excel og begynner å kartlegge det neste store prosjektet ditt, skal jeg fortelle deg hvorfor du kanskje bør trykke på pause. Gantt-diagrammer i Excel kan være krevende å lage, vanskelige å endre og utsatt for feil.
I tillegg: Med så mange nyskapende prosjektstyringsverktøy tilgjengelig, hvorfor nøye seg med noe så grunnleggende som Excel? Stol på meg – prosjektet ditt (og forstanden din) vil takke deg hvis du dropper Gantt-diagrammet i Excel (eller Gantt-diagrammet i Google Regneark) og utforsker noen nye alternativer. Her er grunnene mine:
1. Det finnes bedre alternativer
Det finnes mange ulike programmer for Gantt-diagrammer som er utviklet spesielt for å lage Gantt-diagrammer. En av fordelene med programvare for Gantt-diagrammer er at den er mye enklere å bruke enn Excel, og at du enkelt kan lage et profesjonelt Gantt-diagram. Dessuten har de fleste prosjektstyringsprogrammer innebygd funksjonalitet for Gantt-diagrammer i dag.
Her er noen verktøy og apper for å lage Gantt-diagrammer som du bør vurdere å bruke i stedet for Excel. Finn ut mer om viktige funksjoner og priser ved å lese vår komplette veiledning om verktøy for å lage Gantt-diagrammer.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
2. Gantt-diagrammer skal være enkle
Et Gantt-diagram er en type stolpediagram som viser start- og sluttdatoene for ulike oppgaver i et prosjekt. Gantt-diagrammer skal være enkle, men Excel gjør dem kompliserte ved å kreve mye mer manuelt arbeid for å sette dem opp enn andre verktøy (som du får se i neste del).
3. Excel er ikke utviklet for Gantt-diagrammer
Excel er et regnearkprogram, og det er ikke utviklet for å lage Gantt-diagrammer. Ja, du kan lage et Gantt-diagram i Excel, men det vil kreve mye mer arbeid enn å bruke et eget program for Gantt-diagrammer. På samme måte er Jira ikke utviklet for Gantt-diagrammer, og selv om det finnes løsninger for å lage Gantt-diagrammer i Jira, er det bedre å bruke spesialutviklet programvare.
4. Du ender opp med et rotete diagram
Ettersom Excel ikke er utviklet for å lage Gantt-diagrammer, er det sannsynlig at du ender opp med et rotete diagram hvis du prøver å lage et i Excel. Dette skyldes at Excel ikke har alle funksjonene du trenger for å lage et ryddig og profesjonelt Gantt-diagram.
5. Det blir vanskelig å oppdatere diagrammet
Hvis du trenger å gjøre endringer i Gantt-diagrammet, blir det mye vanskeligere å gjøre dette hvis du har laget det i Excel. Dette skyldes at du må oppdatere start- og sluttdatoen for hver oppgave manuelt, noe som kan være tidkrevende og føre til feil.
6. Du vil ikke kunne dele diagrammet enkelt
Hvis du vil dele Gantt-diagrammet med andre, blir det mye vanskeligere å gjøre dette hvis du har laget det i Excel. Dette skyldes at du må sende dem hele Excel-filen, som kan være for stor til at enkelte personer klarer å åpne den. I tillegg vil personer som ikke har Excel installert på datamaskinen, ikke kunne åpne filen i det hele tatt.
Å lage et Gantt-diagram i Excel kan virke som en enkel og praktisk løsning, men ikke la deg lure – det som er praktisk, er ikke alltid det beste valget. Excel kan være et kraftig verktøy for tallbehandling og oppretting av regneark, men programmet ble ikke utviklet med prosjektstyring i tankene.
Gantt-diagrammer krever en grad av kompleksitet som kan være vanskelig å oppnå i Excel, noe som kan føre til et forvirrende og overfylt diagram som kan være mer til hinder enn til hjelp. Så hvis du fristes til å velge den enkleste løsningen og bruke Excel til Gantt-diagrammet ditt, bør du tenke deg om to ganger – det finnes langt bedre alternativer der ute som vil gjøre livet ditt enklere på lang sikt.
Hvis du fortsatt ikke er overbevist, kan du ta en titt på vår fullstendige sammenligning av prosjektstyringsprogramvare og Excel.
Slik lager du et Gantt-diagram i Excel i 12 trinn
La oss gå gjennom trinnene for å lage et Gantt-diagram i Excel, i tilfelle du bestemmer deg for å gå denne veien (igjen, det bør du virkelig ikke).
Først legger du inn prosjektoppgavene i et Excel-regneark. Deretter setter du opp en tidslinje med start- og sluttdatoer. Så beregner du oppgavenes varighet, legger til et stablet stolpediagram og formaterer det etter behov. Til slutt legger du til en forklaring og betinget formatering for statusindikatorene, slik at diagrammet blir visuelt tiltalende og lett å lese.
Følg denne trinnvise veiledningen for å lage et Gantt-diagram i Excel fra grunnen av. Les mer om hvordan du lager et Gantt-diagram her.
1. Opprett et nytt regneark
Åpne Microsoft Excel og opprett et nytt regnearkdokument. Legg inn tittelen på Gantt-diagrammet som filnavn.
2. Skriv inn navnene på hver oppgave
I kolonne B, på rad 1, legger du til kolonnebeskrivelsen «Oppgavetittel». Fortsett deretter fra rad 2 ved å skrive inn navnene på hver oppgave som må fullføres for prosjektet, oppført i rekkefølge fra den første oppgaven til den siste. Når du har lagt inn alle oppgavenavnene, anbefaler jeg at du gjør milepælene fete, slik at de blir enklere å finne.
3. Skriv inn tittelen «Oppgaveansvarlig» i kolonne C
Deretter tildeler du en individuell oppgaveansvarlig for hver oppgave på rad 1. Dette er personen som er ansvarlig for fremdriften og for at oppgaven blir fullført i tide.
4. Skriv inn kolonnetittelen «Startdato» i den første cellen i kolonne D
Skriv inn den første startdatoen i celle D2, og oppgi deretter en startdato for hver oppgave i kolonne D ved å bruke et numerisk format som dd/mm/åååå, eller det formatet som fungerer best for deg.
5. Skriv inn kolonnetittelen «Forfallsdato» i den første cellen i kolonne E
Skriv deretter inn forfallsdatoen for hver oppgave i kolonne E, med det samme numeriske formatet som ble brukt for startdatoen.
6. Beregn varigheten for hver oppgave i dager
I kolonne F bruker du funksjonen «=DAYS360(D3;E3)» og så videre for hver rad.
Excel-arket ditt skal se slik ut:
7. Opprett en rullegardinliste for oppgavestatus
Legg deretter til en status for hver oppgave i kolonne G. De anbefalte statusindikatorene for oppgaver er:
- Ikke startet
- Grønn
- Gul
- Rød
- Fullført
- Pågår
8. Legg til WBS-numre
Legg til et WBS-nummer eller annen nummerering for enkel referanse i kolonne A, til venstre for oppgavenavnene.
9. Legg til avhengighetene dine
For å gjøre dette legger du til en kolonne for «WBS-nummer for foregående oppgave» i kolonne H og fyller den ut for hver oppgave etter behov.
Nå skal Excel-arket ditt se slik ut:
10. Sett inn et stablet stolpediagram
Legg til et stablet stolpediagram i regnearket basert på oppgavenavnene, startdatoen og varigheten.
Åpne det samme regnearket som inneholder Excel-tabellen, og klikk i en tom celle. Velg Diagrammer fra Sett inn-fanen på båndet. Sett opp Excel-Gantt-diagrammet ved å velge diagramtypen stolpediagram, og velg deretter Stablet stolpediagram fra rullegardinmenyen i kategorien Diagrammer på båndet (ikke velg 100 % stablet stolpediagram).
Deretter klikker du inne i det tomme diagramområdet for å åpne menyen Velg datakilde.
Til å begynne med må vi gi prosjektdataene våre et navn (serie). Plasser markøren i det tomme området under Serienavn, og klikk på Startdato i kolonneoverskriften i tabellen. Gå ned til Verdi for serie i vinduet Rediger serie. Det er her du skal angi startdatoene for oppgavene. Klikk på det lille pilikonet, og velg alle startdatoene.
Gjenta deretter de samme trinnene for varighetskolonnen.
Oppgavene i Gantt-diagrammet blir sannsynligvis oppført i omvendt rekkefølge, med den nyeste oppgaven øverst og det første elementet nederst.
Du kan enkelt endre rekkefølgen. Det gjør du ved å klikke på hvert av elementene langs den vertikale aksen i Gantt-diagrammet for å velge dem samtidig, og samtidig åpne oppgaveruten Formater akse. Merk av for Kategorier i omvendt rekkefølge under overskriften Aksealternativer og underoverskriften Akseposisjon i oppgaveruten Formater akse.
11. Tilpass formatet på det stablede stolpediagrammet
Klikk på den blå delen av en stolpe i Gantt-diagrammet for å velge alle oppgavestolpene samtidig. Velg Formater dataserie fra høyreklikkmenyen når du er ferdig med å formatere hver dataserie.
For å få tilgang til innstillingene for Fyll og linje går du til Excels vindu Formater dataserie og klikker på ikonet Fyll og linje (det ser ut som en malingsboks). Under fyll velger du Ingen fylling blant alternativene. Velg Ingen linje som kantlinjealternativet nedenfor.
Jeg har for eksempel fremhevet etikettene på dato-/oppgaveaksen med fet skrift og endret fargen på stolpene.
12. Legg til betinget formatering
Legg til betinget formatering i kolonnen for statusindikator, og legg til en forklaring under tabellen for å forklare statusindikatorene. På den måten får brukere som teammedlemmene dine litt ekstra informasjon.
Slik skal Excel-Gantt-diagrammet ditt se ut etter at du har fullført trinn 1–12.
Finnes det en Gantt-diagrammal for Excel?
Når det gjelder prosjektstyring, er et Gantt-diagram et viktig verktøy for å holde alt organisert og på rett spor. Det finnes mange Gantt-diagrammaler for Excel, og mange maler for Google Regneark kan brukes på nytt i Excel.
Du finner flere Gantt-diagrammaler og maler for prosjektplaner i DPM-medlemskapet, men jeg vil igjen understreke at du først bør prøve noen av de andre verktøyene som er nevnt ovenfor – de vil gjøre hverdagen din mye enklere.
Din tur
Det kan virke krevende å lage et Gantt-diagram i Excel, men hvis du virkelig ønsker å gjøre det på denne måten, gjør disse 12 trinnene prosessen mye enklere. Igjen: Det er ofte ikke det beste alternativet å lage et Gantt-diagram i Excel på grunn av de innebygde begrensningene.
I stedet kan det være best å bruke spesialisert programvare for å sikre at prosjektet blir ferdig i tide og oppfyller alle forventninger. Hvis du syntes denne artikkelen var nyttig, hvorfor ikke abonnere på nyhetsbrevet fra The Digital Project Manager for å få flere tips om Gantt-diagrammer og andre relaterte emner? Du vil bli glad for at du tok deg tid til å lese den.
