Slik beregner du ressursutnyttelsesgraden (med formel)

Utnyttelsesgrad kan brukes på menneskelige ressurser, utstyr og finansiell kapital. En høyere utnyttelsesgrad indikerer vanligvis at du utnytter ressursene dine godt, mens en lavere grad kan signalisere ineffektivitet eller potensielle problemer i driften.

I en organisasjon som tilbyr profesjonelle tjenester, kan utnyttelsesgrad for eksempel først og fremst handle om teammedlemmenes fakturerbare timer – hvor mye av tiden deres kan du ta betalt for?

Hvorfor det er viktig å følge med på utnyttelsesgraden 

Det er viktig å følge med på ressursenes utnyttelsesgrad av flere grunner: 

• Mer nøyaktige referanseverdier for prestasjoner: Ulike fagområder og organisasjoner har forskjellige forventninger til hva som utgjør en «god» utnyttelsesgrad. Ved å sammenligne teamets utnyttelsesgrad med disse standardene kan du få hjelp til strategisk kapasitetsplanlegging og et utgangspunkt for å øke eller redusere ressursallokeringen etter behov.
• Bedre driftseffektivitet: Når ressursutnyttelsen er optimal, kan du enkelt se hvor du trenger mer støtte eller investeringer i prosjektet, identifisere ineffektivitet og ta informerte beslutninger om hvor du skal allokere ressurser. Dette gir bedre produktivitet og reduserte driftskostnader.
• Bedre bemanningsbeslutninger: Med bedre data om utnyttelsesgrad kan du identifisere bestemte ressurser som konsekvent er underutnyttet eller overbelastet, og omstrukturere teamet, omfordele teammedlemmer eller ansette flere medarbeidere etter behov. Ved å følge nøye med på ressursstyringen kan du sørge for at teammedlemmene har en balansert arbeidsbelastning.
• Bedre ressursprognoser: Ved å følge med på utnyttelsesgrader kan du analysere tidligere trender for utnyttelse og bruke data til å prognostisere fremtidige ressursbehov mer nøyaktig. Dette hjelper også med kapasitetsplanlegging og med å sørge for at teamet kan håndtere arbeidsmengden uten utbrenthet eller forsinkelser.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Slik beregner du utnyttelsesgrad

Bruk denne formelen for utnyttelsesgrad til å følge med på hvor mye arbeid teammedlemmene har på planen, og omfordel arbeid mellom teammedlemmene for å skape bedre balanse, øke fakturerbar tid og forbedre lønnsomheten.  

Formel for utnyttelsesgrad: Utnyttelsesgrad (%) = (Totalt antall fakturerbare timer / Totalt antall tilgjengelige timer) x 100

• Totalt antall fakturerbare timer: tiden som brukes på oppgaver eller prosjekter som kan faktureres til kunder.
• Totalt antall tilgjengelige timer: tiden ressursene er tilgjengelige for arbeid, utenom fravær eller uproduktive timer. 

Hvis en ansatt for eksempel jobber 40 timer i uken og bruker 30 timer på fakturerbare oppgaver, blir beregningen slik: 

Utnyttelsesgrad = (30 / 40) x 100 = 75%

Dette betyr at den ansatte bruker 75 % av den tilgjengelige tiden sin på prosjekter som genererer inntekter. 

Hva med å beregne utnyttelsesgraden for hele teamet? La oss si at et konsulentselskap med et team på fem konsulenter lar hver konsulent jobbe 40 timer i uken, noe som gir totalt 200 tilgjengelige timer for teamet. Hvis konsulentene bruker 160 timer på fakturerbare kundeprosjekter i løpet av denne uken, beregnes utnyttelsesgraden (ved hjelp av tidsregistreringsprogramvare for konsulenter) slik:

Utnyttelsesgrad = (160 / 200) x 100 = 80 %

Dette antyder at konsulentteamet bruker 80 % av den tilgjengelige tiden sin på fakturerbart kundearbeid. 

Hvis det samme teamet imidlertid bare fakturerer 80 timer en annen uke, synker utnyttelsesgraden til 40 %. En slik nedgang bør føre til at du undersøker årsaken – enten det skyldes færre kundeoppdrag, flere administrative oppgaver eller annet arbeid som ikke kan faktureres.

Slik følger du med på utnyttelsesgraden

Her er noen strategier for å følge med på utnyttelsesgrader:

• Utvikle et system for datainnsamling: Etabler et system for registrering av tiden som brukes på ulike oppgaver. Du kan bruke tidsregistreringsprogramvare eller verktøy for å loggføre teamets timer for bestemte prosjekter eller aktiviteter. Sett opp prosesser som gjør det mulig for teamet å registrere tiden nøyaktig, og sørg for at dataene du har samlet inn, er pålitelige.
• Kategoriser ulike typer timer: Ved å kategorisere hvert teammedlems tid som fakturerbare eller ikke-fakturerbare timer kan du beregne utnyttelsesgraden nøyaktig. Fastsett tydelige retningslinjer for når teammedlemmene skal registrere arbeid som fakturerbart eller ikke-fakturerbart, og sørg for at alle har samme forståelse av definisjonene.
• Generer rapporter: Gå jevnlig gjennom dataene for å sikre at du fanger opp alle muligheter for forbedring. Generer rapporter som fremhever trender og variasjoner i utnyttelsesgrader over tid. Dette kan hjelpe deg med å identifisere mønstre, for eksempel perioder med høy aktivitet eller underutnyttelse av bestemte ressurser. Deretter kan du balansere arbeidsbelastningen ved hjelp av ressursutjevning eller ressursnivellering.

Hva er en god utnyttelsesgrad?

En utnyttelsesgrad på 70 % til 85 % regnes som sunn. Den ideelle utnyttelsesgraden er subjektiv og varierer fra bransje til bransje, men sikte mot en grad på rundt 80 % – alt over dette kan medføre risiko for at ansatte blir utbrent, mens alt under dette betyr at teamets tid ikke utnyttes effektivt.

💡Tips

Høyere utnyttelsesgrader kan forventes i organisasjoner med mer varierende arbeidsmengde, som konsulentselskaper eller markedsføringsbyråer. Noen selskaper sikter til og med mot grader over 85 %, særlig i travle prosjektperioder. Husk imidlertid at svært høye utnyttelsesgrader kan føre til at ansatte blir utbrent, økte prosjektbegrensninger og redusert arbeidskvalitet, ettersom de ansatte kan bli overveldet av for stor arbeidsbelastning.

 

Omvendt kan en lav utnyttelsesgrad (det vil si under 65 %) tyde på ineffektivitet eller potensielle problemer som krever oppmerksomhet. Dette kan indikere at ressursene må brukes mer effektivt, eller at det er manglende etterspørsel etter tjenestene.

Verktøy for håndtering av utnyttelsesgrad

Her er noen av de ulike typene verktøy du kan bruke til å overvåke og håndtere utnyttelsesgrader: 

• Programvare for ressursstyring kan hjelpe deg med å administrere ressurser mer effektivt med funksjoner som automatisk planlegging og omplanlegging når planen endres, automatiske beregninger av utnyttelsesgrad og rask omfordeling av oppgaver ved behov.
• Prosjektstyringsprogramvare brukes til å overvåke prosjektplaner og administrere arbeidsmengder. Den kan også (vanligvis) integreres med verktøyet ditt for tidsregistrering, slik at du kan følge med på utnyttelsesgrader og prosjektfremdrift sammenlignet med registrerte timer. Dette gjør det også mulig å automatisk opprette fakturaer basert på registreringene og enkelt fakturere kunder.
• Større organisasjoner kan bruke systemer for virksomhetsressursplanlegging (ERP). Disse systemene leveres ofte med avanserte rapporteringsverktøy for analyse av viktige måltall, som ressursutnyttelse, på tvers av avdelinger og prosjekter. En annen viktig fordel med programvare for virksomhetsressursplanlegging er at den kan samle data fra flere kilder for å gi en oversikt over utnyttelsesgraden og bidra til å ta beslutninger om ressursoptimalisering.

Tips for å forbedre utnyttelsesgrader

Her er noen flere tips som kan være nyttige for å forbedre ressursutnyttelsen. 

1. Frem en kultur for ansvarlighet

Frem en kultur for ansvarlighet ved å:

• Oppmuntre teammedlemmene til å registrere timene sine konsekvent og nøyaktig, noe som vil hjelpe deg med å innhente bedre data og ta mer informerte beslutninger.
• Forklare teammedlemmene nøyaktig hvordan arbeidet deres samsvarer med spesifikke, overordnede mål, og at formålet med tidsregistrering er å bidra til å balansere arbeidsmengden deres
• Tilby opplæring eller kurs i tidsstyring og utnyttelsesgrad
• Samarbeide med teammedlemmene for å finne måter å forbedre produktiviteten og tidsstyringen deres på

2. Gjennomgå fordelingen av arbeidsmengden regelmessig

Gå regelmessig gjennom hvordan arbeidsmengden er fordelt i teamet. Dette kan hjelpe deg med å identifisere hvilke teammedlemmer som kan være overbelastet, og hvem som kan ta på seg flere oppgaver. En mer balansert arbeidsmengde forbedrer teammedlemmenes produktivitet, arbeidstilfredshet og samlede utnyttelsesgrad.

3. Invester i utvikling og opplæring

Legg til rette for profesjonell utvikling, slik at teammedlemmene føler seg verdsatt og motiverte. Når du utstyrer medarbeiderne med nødvendige ferdigheter og verktøy for å øke produktiviteten og effektiviteten, kan det føre til større engasjement og bedre ressursutnyttelse i hele organisasjonen.

Utfordringer med ressursutnyttelse

Her er noen utfordringer du kan møte når du beregner og følger opp utnyttelsesgrader. 

• En uklar definisjon av utnyttelsesgrad: Uten en tydelig definisjon av utnyttelsesgrad kan du gå i fellen med å måle resultatet uten å ta hensyn til kvaliteten på arbeidet. Dette kan føre til feiltolkninger av effektiviteten og tapte muligheter for forbedring.
• Variasjon i arbeidsmengde: Det kan også være utfordrende å beregne utnyttelsesgrader nøyaktig når arbeidsmengden varierer. Et prosjektteam kan for eksempel oppleve svingninger i etterspørselen basert på prosjektplaner eller kundekrav. Disse ujevnhetene kan føre til at teammedlemmer blir overarbeidet eller ikke utnyttes fullt ut. Det er her planleggingsverktøy kan gjøre en forskjell. 
• Indirekte faktorer blir oversett: Det er også en risiko for å overse indirekte faktorer som påvirker utnyttelsesgraden. Dette kan omfatte tid brukt på opplæring, administrative oppgaver eller til og med inaktivitet på grunn av utstyrssvikt. Disse faktorene kan fordreie utnyttelsestallene og føre til at du tar beslutninger basert på ufullstendige eller unøyaktige data. 

Bli med for mer innsikt i ressursstyring

Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og mønstre, og få kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.