Slik beregner du ressurskapasitet: 5 viktige trinn
Hold det i gang: Effektiv styring av ressurskapasitet hindrer flaskehalser og overbelastede medarbeidere, slik at du kan levere prosjekter i tide, innenfor budsjettet og uten utbrenthet.
Vær proaktiv: Proaktiv overvåking av ressurskapasiteten fører til bedre samsvar mellom forventninger og reduserer behovet for overdreven ansettelse eller outsourcing.
Programvare redder dagen: Programvare for ressursstyring og kapasitetsplanlegging sparer deg for tid ved å beregne utnyttelsesgrad og kapasitet automatisk, slik at du kan ta strategiske beslutninger om ressursfordeling.
Beregning og overvåking av ressurskapasitet kan hjelpe deg med å håndtere flaskehalser, overbelastede ressurser, utbrenthet og underutnyttelse som kan koste selskapet penger.
Med nødvendig informasjon om kapasitet kan du unngå reaktiv planlegging, uavklarte forventninger og unødvendig ansettelse eller outsourcing, og levere prosjektet i tide, innenfor budsjett og i henhold til omfanget.
Programvare for ressursstyring er ofte den enkleste måten å beregne og holde oversikt over ressurskapasiteten på.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er ressurskapasitet?
Ressurskapasitet er det maksimale antallet timer en person kan jobbe. Innen ressursstyring og prosjektledelse er dette en viktig måleenhet å følge med på, slik at du kan sikre at teamet utnyttes effektivt, at arbeidsbelastningen er balansert, og at selskapet får best mulig avkastning på investeringen.
Hvorfor det er viktig å måle ressurskapasitet
Effektiv kapasitetsplanlegging handler om å sikre at teammedlemmene jobber med de riktige prosjektene, bruker de riktige ferdighetene, og at de verken er overbelastet eller underutnyttet.
Effektiv beregning og sporing av ressurskapasitet, samt det å holde seg til den, øker sannsynligheten for at prosjektet lykkes, holder teamet produktivt og kan ha direkte innvirkning på lønnsomheten til et prosjekt og virksomhetens overordnede KPI-er. Det finnes to tilnærminger du kan bruke på dette stadiet:
- Realistisk ressursplanlegging: Å finne den faktiske ressurskapasiteten innebærer å se på hvor mye tid teamet bruker i møter og på sideprosjekter, og deretter se hvor mye tid som gjenstår til faktisk prosjektarbeid. Dette bidrar til å unngå at noen blir overbelastet, holder stressnivået nede og sikrer at ingen blir sittende uten noe å gjøre.
- Proaktiv tilnærming til ressursprognoser for fremtidige prosjekter: Når du kjenner teamets kapasitet, får du et tydelig bilde av hvem som har ledig tid, og hvem som er fullt belastet. Det hjelper deg med å sette bedre tidsplaner, fordele arbeidsbelastningen jevnere og unngå flaskehalser. Når hele teamet i tillegg deltar i prosjektplanleggingen, blir det enklere å gjøre justeringer og holde ting i gang på en smidig måte.
Hvis du imidlertid ønsker å gå ett steg tilbake, kan du vurdere en teknikk som grov kapasitetsplanlegging. Denne teknikken kan gi et overordnet estimat av hvorvidt tilgjengelige ressurser kan møte produksjonskravene.
Slik beregner du ressurskapasitet
Her er en enkel trinnvis veiledning som hjelper deg med å bli bedre på kapasitetsplanlegging, med tips og eksempler som gjør den enkel å følge.
Her er formlene for beregning av kapasitet og utnyttelsesgrad, slik at du raskt kan slå dem opp.
1. Estimer ressursbehovet
Begynn med å bryte ting ned. Se på prosjektomfanget, tidsplanene og ferdighetene som trengs for å fullføre alt.
- Lag en liste over alle kommende prosjekter og oppgaver.
- Bryt hvert prosjekt ned i viktige leveranser og milepæler – hva som må skje, og når.
- Estimer antall timer for hver leveranse basert på tidligere prosjekter eller ditt beste skjønn.
Hvis prosjektet for eksempel omfatter ressursallokering for:
- Wireframing og design = 50 timer
- Front-end-utvikling = 80 timer
- Back-end-utvikling = 60 timer
- Kvalitetssikring = 30 timer
Da er det totale estimerte ressursbehovet 220 timer.
2. Forstå nåværende kapasitet
Finn ut hvor mange timer alle har tilgjengelig til å jobbe per dag eller uke. Ikke glem å ta hensyn til ferier, permisjon og andre oppgaver som ikke gjelder prosjektet.
- Hent rapporter fra tidsregistreringen for fakturerbare og ikke-fakturerbare prosjekttimer, slik at du får en første oversikt over arbeidstimer og ressursutnyttelse.
- Trekk fra timer til møter, administrativt arbeid, interne forbedringsprosjekter og personlig fravær.
Hvis for eksempel:
- En front-end-utviklers lønn er basert på 40 timer per uke, og
- Du trekker fra 12 timer til interne møter, kodegjennomganger, administrative oppgaver og helligdager
Da er front-end-utviklerens tilgjengelige kapasitet 28 timer.
3. Estimer arbeidsmengder
Vurder hvor mye tid prosjektressurser bruker på oppgaver, sammenlignet med hvor mange timer de har tilgjengelig. Kapasitetsplanlegging av ressurser sørger for en rettferdig fordeling av oppgaver og sikrer at du kan utnytte alle teammedlemmene effektivt. Tildel oppgaver til teammedlemmer basert på ferdighetene og tilgjengeligheten deres.
- Sørg for at arbeidsmengden er jevnt fordelt.
- Følg regelmessig med på arbeidsmengden for å justere ved behov. Ting endrer seg. Det handler om å unngå utbrenthet og sørge for at ingen bare sitter uten noe å gjøre.
- For å justere kan du legge til timer for hver oppgave eller opprette en timebank som prosjektteammedlemmene kan bruke mens de arbeider med de tildelte oppgavene. Dette gjøres best ved hjelp av programvare – mer om dette senere.
Hvis for eksempel et team på tre utviklere har ansvar for den 80 timer lange fasen med front-end-utvikling av nettstedet, tildeles hver utvikler omtrent 27 timers arbeid.
4. Beregn kapasiteten
Ved å sammenligne tiden du trenger med tiden du har tilgjengelig, kan du se om teamet ditt kan håndtere arbeidsmengden, eller om du må gjøre endringer. Det viser også om det er rom for å påta seg ekstra oppgaver eller håndtere uforutsette situasjoner.
- Summer det totale antallet tilgjengelige timer for teamet.
- Trekk den totale estimerte etterspørselen fra den totale tilgjengeligheten.
- Identifiser mangler eller overskudd.
Hvis for eksempel:
- Total tilgjengelig kapasitet på tvers av utviklingsteamet for måneden = 250 timer
- Estimerte prosjektressurser for utforming og utvikling av nettstedet = 220 timer
Da gjenstår et overskudd på 30 timer.
Se vår veiledning i beste praksis for kapasitetsstyring for å lære mer om hvordan du kan gjennomføre dette på best mulig måte.
5. Fokuser på det viktigste først & vær fleksibel
Sørg for at teamets energi brukes på de viktigste prosjektene som gjør en forskjell. Ikke fyll alles timeplaner helt opp. La det være litt luft til oppgaver i siste liten eller overraskelser.
- Prioriter kritiske prosjekter.
- Omfordel ressurser til oppgaver med stor innvirkning basert på ferdighetene deres.
- Kommuniser kapasitetsbegrensninger til interessentene.
Hvis det for eksempel mangler 50 timer kapasitet, kan du leie inn en frilansende UX-designer til å håndtere fasen med trådskisser og design, slik at interne ressurser frigjøres til utvikling.
Verktøy for håndtering av ressurskapasitet
Når du velger programvare, bør du begynne med å se på programvaren du allerede bruker til prosjektstyring. Den kan allerede ha innebygde verktøy for ressursplanlegging eller verktøy for kapasitetsplanlegging som er tilgjengelige for deg. Hvis ikke, kan du se gjennom alternativene for tillegg. Med mange verktøy kan du betale en ekstra avgift for å legge til ulike komponenter.
Deretter kan du vurdere hvilket verktøy som passer best for deg, ved å stille spørsmålene nedenfor for å avklare behovene dine.
- Teamoppsett: Hvor mange prosjekter har dere vanligvis på gang samtidig? Håndterer teammedlemmene dine oppgaver på tvers av ulike team, eller er de låst til prosjektene sine?
- Utfordringer: Hva er den største hodepinen når du styrer teamets tid? Er det at folk er overbooket, at de ikke har nok å gjøre, eller at du rett og slett mangler oversikt over hvem som jobber med hva?
- Prosjektstil: Hvordan gjennomfører dere prosjektene deres? Er dere et smidig team, følger dere en streng plan som fossefallsmetoden, eller bruker dere en blanding av begge deler? Og hva slags prosjekter er det snakk om? Markedsføringskampanjer, apputvikling, designarbeid eller noe annet?
- Rapportering: Hvor viktig er det å holde kundene eller teamet ditt oppdatert med sanntidsoppdateringer? Bruker dere allerede instrumentpaneler til rapportering, eller må du bygge noe som kobler seg til det dere har nå?
- Verktøy: Har dere allerede programvare for prosjektstyring som dere betaler for, og som kan håndtere strategier for kapasitetsplanlegging hvis den oppgraderes? Og trenger du at dette verktøyet fungerer godt sammen med andre verktøy dere allerede bruker, som CRM-systemet eller programvare for tidsregistrering?
Her er noen av de beste verktøyene som er tilgjengelige nå, hvis du planlegger å ta i bruk et helt nytt verktøy:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Beste praksis for beregning av ressurskapasitet
- Kjenn teamets styrker: Lag en oversikt over alles ferdigheter og ekspertise, slik at du vet hvem som kan håndtere hva.
- Registrer og analyser tid: Bruk verktøy for tidsregistrering for å se hvordan arbeidet er fordelt, og identifisere flaskehalser eller overbelastning.
- Lær av fortiden: Se på tidligere prosjekter for å forstå hva slags ressurser du trenger til fremtidig arbeid.
- Prioriter det som betyr noe: Fokuser på arbeid med høy verdi, og ikke forplikt deg til ting som ikke er avgjørende.
- Bruk de riktige verktøyene: Synkroniser prosjektstyringssystemene dine for å få en tydelig, sentralisert oversikt over alle prosjektene og ressursene dine på ett sted.
- Planlegg for det uventede: La alltid litt luft være igjen til overraskelser eller endringer i siste liten.
- Bygg fleksibilitet: Lær opp teammedlemmene dine til å håndtere ulike roller, slik at de kan steppe inn ved behov.
- Bruk en mal: En mal for kapasitetsplanlegging (for eksempel den som er tilgjengelig gjennom medlemsfellesskapet vårt) kan bidra til å effektivisere arbeidet ved å beregne kapasitet og tilgjengelighet automatisk.
- Kommuniser tydelig og ofte: Vær åpen om arbeidsmengde, prioriteringer og begrensninger. Følg jevnlig opp teamet ditt for å se hvordan de har det, og gjør justeringer etter behov. Hold også interessentene oppdatert, slik at alle har samme forståelse.
Hva skjer nå?
Enten du fokuserer på å holde prosjektkravene på rett spor, unngå utbrenthet eller maksimere utnyttelsen av teamet ditt, er disse tipsene og verktøyene her for å hjelpe. Det handler om å finne den rette balansen og administrere arbeidsflyter effektivt, samtidig som du er fleksibel og tilpasser deg overraskelser i prosjektleveransen.
Klar til å ta prosjektledelsen din til neste nivå? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til eksklusive ressurser, ekspertinnsikt og et støttende fellesskap av fagfolk akkurat som deg. Ikke gå glipp av dette – meld deg på i dag og begynn å lede med selvtillit!
