Ressursstyring i store organisasjoner: 5 beste praksiser

Hva er ressursstyring?

Innen prosjekt-, program- og porteføljestyring er ressursstyring i prosjekter prosessen med å bruke ressursstyringsteknikker til å planlegge kapasitet, planlegge og fordele ressurser, samt overvåke, måle og justere hvordan menneskelige ressurser, budsjetter og teknologi benyttes. Målet er å maksimere fordelene som organisasjonen din anser som meningsfulle. 

Store organisasjoner kan være spesielt krevende. Du kan ha ansvar for et stort antall ressurser i svært komplekse og mangfoldige prosjekter, med stadig flere bransjereguleringer og en arbeidsstyrke i endring, for ikke å nevne budsjettbegrensninger. 

De tre viktigste ressurstypene å håndtere

I store organisasjoner bør du fokusere på å håndtere minst disse tre vanlige ressursene. 

1. Menneskelige ressurser er dine største verdier – de ansatte, kontraktørene og lederne dine. Uten mennesker til å gjennomføre prosjekter finnes det ganske enkelt ingen leveranser og ingen prosjekter.
2. Finansielle ressurser, eller budsjetter for prosjekter, programmer og porteføljer, er også avgjørende for å betale lønn og anskaffe sårt tiltrengte verktøy for ressursstyring.
3. Teknologi som en del av organisasjonens teknologistakk er nødvendig for å planlegge, overvåke, fordele, justere og kommunisere om prosjektressurser, samt sikre fullstendig ressursinnsikt i hele organisasjonen.

Hvorfor er effektiv ressursstyring avgjørende?

Kort sagt gir effektiv ressursfordeling og -styring deg sanntidsinnsikt i ressursene dine, slik at du kan flytte ressurser etter behov og få bedre kontroll over prosjektresultatene. 

Ressursstyring bør være strategisk, samsvare med organisasjonens mål og sikre ressursutjevning for å redusere overallokering. 

Ueffektiv ressursstyring kan sammenlignes med å kjøre til et nytt sted uten kart og håpe å komme frem i tide uten tilstrekkelig ressursplanlegging, fordeling og planlegging av de riktige ferdighetene.

Ressursstyring er viktig fordi organisasjonen din kan høste mange fordeler når de riktige beste praksisene for ressursstyring er på plass, blant annet disse.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Fordelene ved å maksimere ressursene

Effektiv og virkningsfull ressursstyring gir deg full oversikt, slik at du kan levere prosjekter som lovet. Det sikrer at du raskt kan omdisponere ressurser og avdekke underutnyttede ressurser for å hjelpe organisasjonen din med å:

• Øke ressursutnyttelsen og den generelle effektiviteten
• Øke produktiviteten og fokusere på prosjektoppgaver med høyere verdi
• Forbedre de ansattes helse og velvære
• Redusere ansattes utmattelse og gjennomtrekk
• Styrke tilliten
• Redusere kostnader 
• Forbedre prosjektresultatene
• Forbedre beslutningstakingen rundt ressurser
• Øke avkastningen på investeringen for organisasjonen og kundene dine

Før du går helhjertet inn i nye initiativer og beste praksiser for optimalisering av ressursstyringen, må du sørge for at du har en solid forståelse av dagens situasjon og faktorene som kan påvirke ressursdisponeringen din.

9 faktorer som påvirker optimal ressursstyring

• Siloer kan skape konflikter mellom avdelinger og til og med enkeltpersoner. Det skaper ineffektivitet i ressursprioritering, deling av informasjon, mål, verktøy, prioriteringer og prosesser.
• Motstridende prioriteringer gjør det vanskelig å fordele og balansere ressurser, forårsaker stress, forvirring og utbrenthet blant ansatte, gir lavere medarbeidermoral, reduserer de ansattes selvtillit og svekker oppslutningen om prosjekter.
• Ineffektivitet i godkjenningsprosesser kan ikke bare forsinke prosjektene, men også påvirke andre prosesser, for eksempel innkjøp, noe som kan sette hele prosjekter i fare.
• Innkjøpsproblemer kan øke kostnader og tidsplaner på grunn av tilbud og etterspørsel.
• Mål og nøkkelresultater (OKR-er) er avgjørende for å samordne forventninger og sikre at alt går fremover i riktig retning. Uten dem kan det være umulig å vite om ressursene er optimalisert på riktig måte.
• Fjernarbeidere og spesielt arbeidskraftmangel har en av de største innvirkningene på effektiv ressursstyring. Medarbeiderne dine er din største eiendel og ressurs. Uten de riktige personene på de riktige prosjektene kan alt stoppe helt opp.
• Mangler på ferdigheter og kompetanse blir ofte oversett. Ofte blir teammedlemmenes kompetanse ikke undersøkt nøye nok for å sikre at de passer til prosjektrollene sine. Hvis de riktige ferdighetene og den nødvendige kompetansen ikke er tilgjengelig, kan det oppstå tydelige mangler i organisasjonen. Du kan bruke analyse av ressursmangler for å finne og fylle disse manglene.
• Ressurstilgjengelighet kan noen ganger være et spørsmål om timing og påvirke tidsplaner og kostnader minimalt, men andre ganger kan det føre til at kostnadene overskrider budsjettet og påvirke tidsplanene betydelig.
• Prosjektmetodikker bør samordne ikke bare prosjektene dine, men også organisasjonens kultur, prosesser og kortsiktige og langsiktige visjon.  

Den nåværende tilstanden for ressursstyring i store organisasjoner

Ressursstyring har vært en sentral utfordring i virksomheter, særlig i større organisasjoner. I tillegg kommer kompleksiteten ved en voksende, teknologikyndig arbeidsstyrke dominert av millenniums-generasjonen, kombinert med endrede preferanser for hvordan de ansatte ønsker å jobbe, noe som fører til mangel på talent i mange roller. 

Store organisasjoner er spesielt utsatt for å miste medarbeidere fra millenniums-generasjonen, som søker seg til mindre selskaper som tilbyr balanse mellom arbeid og fritid, helse- og velværeprogrammer samt muligheter for fjernarbeid for å imøtekomme deres endrede prioriteringer.

En Prosymmetry-undersøkelse viste en pågående trend mot sentralisering av ressursstyringsroller knyttet til prosjekter. Denne trenden har økt etterspørselen etter større fokus på kompetansestyring og ressursledere som har blitt teknologikyndige som svar på etterspørsel fra prosjekt- og virksomhetsledere. 

5 beste praksiser for ressursstyring i en stor organisasjon

I dag har de fleste store virksomhetsprosjekter en global innvirkning som kan omfatte flere faktorer, blant annet kulturelle barrierer, forskjeller i tidssoner, ulike arbeidslover, regulatoriske forskjeller og mye mer. 

Slik tenker jeg på ressursstyring, særlig i store organisasjoner: «Planlegg hvordan du skal styre ressursene effektivt før ressursene dine effektivt går tom.» 

Ved å følge disse beste praksisene for ressursstyring kan du forberede organisasjonen på å møte utfordringene.

1. Utvikle en ressursstrategi for prosjektporteføljen

Den bør være i tråd med organisasjonens mål, visjon og kultur, og bør som et minimum beskrive følgende:

• Ressursstyringsprosessen
• Innkjøpsprosessen
• Godkjenningsprosesser, terskler og tidsrammer
• Hvordan hvert område i virksomheten skal dele ressurser
• Prosjektmetodikker som skal benyttes
• Hvordan teamene bør samarbeide for å nå prosjektmålene
• Teknologiene som inngår
• Hvordan suksess skal måles (OKR-er)

2. Utvikle og implementer den beste driftsmodellen for personalledelse

I dagens volatile, komplekse og stadig skiftende forretningsmiljø krever det nye driftsmodeller for personalressurser å forvalte ressursene dine for å oppnå de ønskede prosjektresultatene, ifølge funn fra McKinsey.

Personalforvaltning starter med å ansette, lære opp og beholde den riktige kompetansen for å håndtere mangel på arbeidskraft og dekke kompetansegap. Dette inkluderer deg som prosjektleder. Gå jevnlig gjennom ferdighetene og kompetansen din, og dekk inn gapene der du kan. Start med disse eksemplene på ferdigheter innen ressursstyring.

3. Sentraliser talentbasen din

Sentralisering sikrer synlighet på tvers av hele organisasjonen, slik at siloer eller motstridende prioriteringer ikke får teamene til å arbeide uavhengig av hverandre eller hindrer kommunikasjon. Det bidrar til å fjerne hindringer for produktivitet og øker sannsynligheten for at teamene dine oppnår de ønskede leveransene. 

More Articles

• Eisenhower-matrisen: Slik prioriterer du oppgaver på en smart måte
• Tips for å bygge Slack-profilen din
• Slik mestrer du ressursstyring i prosjektledelse

4. Fastsett de riktige metodene 

Det er viktig å huske at bare enkelte metoder fungerer i noen store organisasjoner eller prosjekter. Før du velger metoder, bør du sette deg godt inn i mange av dem og i hvordan de kan fungere best sammen i organisasjonen din. 

Én løsning passer ikke for alle. Du vil kanskje bli overrasket over å vite at nesten 40 % av selskapene har innført en hybrid tilnærming til metoder og praksiser for prosjektledelse.

5. Implementer det beste systemet for ressursstyring

Å forvente at ansatte skal multitaske og påta seg for mange arbeidstimer, er ikke bra for organisasjonen din på lang sikt. Identifiser, velg og implementer det beste systemet for ressursstyring som er i tråd med organisasjonens retningslinjer og mål. De riktige verktøyene gjør det mulig for deg og alle teamene å arbeide smartere, redusere ansattes belastning og forvalte ressurser på kort og lang sikt bedre. Hvis du trenger et rimelig alternativ for å komme i gang, kan du se listen vår over gratis programvare for ressursstyring.

Vanlige spørsmål om ressursstyring i store organisasjoner

Hvordan håndterer du ressurser på tvers av flere prosjekter?

I de fleste store organisasjoner kan det bli problematisk når flere team konkurrerer om begrensede ressurser.

Hvis det for eksempel bare finnes én ekspert på kvalitetssikring i hele organisasjonen, kan det kreve mye mer planlegging å sørge for at vedkommende ikke blir overbelastet, og å \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/how-to-help-employees-with-burnout/\u0022\u003ehjelpe medarbeidere med å unngå utbrenthet\u003c/a\u003e. Planlegging spiller en avgjørende rolle i større organisasjoner med komplekse forretningsområder, mange team og flere potensielt begrensede kompetanseområder.

Ressursplanlegging og -styring, samt bruk av riktig teknologi for å kommunisere med andre deler av organisasjonen, er avgjørende for å prioritere prosjekter. Det er viktig å ha oversikt slik at du kan koble riktig kompetanse, kapasitet og tilgjengelige ressurser til riktige prosjekter på riktig tidspunkt.

Å ha et ressursstyringssystem som gir et helikopterperspektiv på alle ressursene dine til enhver tid, er avgjørende for å kunne prioritere og kommunisere på en hensiktsmessig måte.

Etablering av standardiserte beste praksiser gir bedre oversikt over ressursene og kan også hjelpe organisasjoner med å håndtere kompleksitet som mindre virksomheter kanskje ikke møter når de forsøker å nå sitt fulle potensial.

Kontinuerlig kommunikasjon i hele virksomheten mellom teamledere, prosjektmedlemmer og sentrale interessenter er også avgjørende for å planlegge, prioritere, tildele og omfordele ressurser. Det skal bare én nøkkelperson som ikke er på samme side, til før ressursene blir feilallokert.

Hvordan sørger du for at hver ressurs utnyttes til sitt fulle potensial?

Å sørge for at hver ressurs utnyttes fullt ut, innebærer å kunne utarbeide en \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/projects/managing-schedules/project-resource-management-plan/\u0022\u003esolid ressursstyringsplan\u003c/a\u003e og standardiserte maler som er utformet for å møte organisasjonens spesifikke behov, i stedet for å ty til multitasking for å holde tritt. Multitasking kan faktisk føre til at tidsplanen sporer av ved å presse teamene dine for hardt, slik at de blir utbrente.

En gjennomtenkt prosjektstyringsplan og riktig \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/capacity-planning/\u0022\u003ekapasitetsplanlegging\u003c/a\u003e (sammen med bruk av et \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/tools/best-capacity-planning-software/\u0022\u003everktøy for kapasitetsplanlegging\u003c/a\u003e) øker sannsynligheten for å maksimere ressursene dine og dermed styre bedre, ved å identifisere hvordan, hvor og når det finnes muligheter for å nå de ønskede prosjektmålene, selv når det oppstår flaskehalser.

Hvordan fjerner du flaskehalser?

Selv med de beste intensjonene og riktige arbeidsmetoder på plass, vil \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/projects/managing-schedules/bottlenecks-project-management/\u0022\u003eflaskehalser i prosjekter\u003c/a\u003e noen ganger oppstå. Nøyaktige data i sanntid fra et robust ressursstyringsverktøy vil være nødvendig for å isolere og analysere flaskehalser. Å identifisere og fjerne flaskehalser innebærer disse trinnene:
\u003cul\u003e
\t\u003cli\u003eVisualisere hvert trinn i en prosess\u003c/li\u003e
\t\u003cli\u003eKartlegge individuelle oppgaver\u003c/li\u003e
\t\u003cli\u003eMåle syklustider\u003c/li\u003e
\u003c/ul\u003e
Å håndtere flaskehalser og \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/resource-optimization/\u0022\u003eoptimalisere ressursstyringen\u003c/a\u003e krever også at du følger disse fem beste praksisene, samt at du grundig vurderer hvor godt ressursene utnyttes før du gjør justeringer når omstendighetene endrer seg.

Større smidighet krever et solid fundament 

Selv om ressursstyring kan by på utfordringer for større organisasjoner, kan en god ressursstyringsplan og det å følge beste praksis som jeg har delt, gi organisasjonen din et solid fundament for større smidighet og riktig ressursoptimalisering på tvers av flere prosjekter, programmer og porteføljer. 

Husk at denne beste praksisen for styring av organisasjonens ressurser ikke er en engangsøvelse. Sørg for å gjennomgå ressursstyringsplanen regelmessig for å se hvordan prosjektene dine utvikler seg i organisasjonen, og gjør endringer der og når det er nødvendig. 

Finn ut hvilke hybride metoder som kan fungere i den store organisasjonen din, i vår guide til hybride prosjektmetoder.