Prosjektleveranseekspert sier at AI avdekker ødelagte kunnskapssystemer i virksomheter
Når organisasjoner tar i bruk AI, avdekker de ofte noe uventet: Kunnskapssystemene deres er fragmenterte, udokumenterte og ødelagte. Prosjektleveranseekspert Mark Burnett forklarer hva dette betyr for prosjektledere – og hvordan man kan utforme adaptive systemer der AI og menneskelig lederskap trives sammen.
Mark Burnett
Ingeniør, transformasjonsstrateg og grunnlegger av Den ambidekstre prosjektlederen
Kombinert styring: Mark Burnett kombinerer tradisjonell og smidig prosjektledelse for effektiv gjennomføring i komplekse omgivelser.
AI-forsterkning: AI forbedrer prosjektledelsen ved å styrke kvaliteten på tenkningen og avdekke svakheter i organisasjonens kunnskap.
Forskyvning av kognitiv belastning: AI reduserer tiden som brukes på dokumentasjon, slik at prosjektledere kan fokusere på menneskelige aspekter ved gjennomføringen.
Iterative systemer: Innføring av lette systemer fremmer tilpasningsevne og flyt, og favoriserer iterativ dokumentasjon fremfor omfattende kontroll på forhånd.
Fremtidens lederskap: Vellykkede prosjektledere vil bli orkestratorer for team og legge vekt på menneskelige ferdigheter når AI integreres.
Mark Burnett er ingeniør, transformasjonsstrateg og grunnlegger av The Ambidextrous Project Manager. Fokuset hans er å utforme adaptive systemer som gjør det mulig for team å blomstre i komplekse miljøer.
Vi tok en prat med Mark for å lære mer om hans tilnærming til prosjektledelse og hvordan AI endrer måten han arbeider og leder på. Her er det han fortalte oss.
Å kombinere tradisjonell styring med smidig tilpasning for å lykkes
Jeg heter Mark Burnett. Jeg er ingeniør, transformasjonsstrateg og grunnlegger og administrerende direktør i The Ambidextrous Project Manager (TAPM). Arbeidet mitt befinner seg i skjæringspunktet mellom strategi, teknologi og menneskelig motstandskraft.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jeg hjelper bedriftsledere, prosjektledere, gründere (SMB-er), ingeniør- og teknologiteam med å gjennomføre komplekse initiativer — særlig innen digital transformasjon og virksomhetstransformasjon, utvikling av PMO-er samt endringer blant mennesker og i organisasjoner. De siste to tiårene har jeg arbeidet på tvers av telekommunikasjon, fornybar energi og IT- og IKT-økosystemer i Karibia, Latin-Amerika og andre steder. I dag fokuserer jeg mindre på å håndheve rigide metoder i prosjektgjennomføringen og mer på å utforme adaptive systemer som gjør det mulig for team å blomstre i komplekse miljøer.
Jeg beskriver meg ofte som en ambidekster gjennomføringsleder og strategisk transformasjonspartner — en som kombinerer tradisjonell styring med smidig tilpasning. Det innebærer å bruke strukturerte rammeverk der de tilfører verdi, samtidig som teamene får myndighet gjennom lette, menneskesentrerte gjennomføringsmetoder som legger til rette for innovasjon og hurtighet. I bunn og grunn er rollen min å hjelpe mennesker og prosjekter med å lykkes — særlig når oddsen er imot dem.
Hvorfor AI forsterker «tenkekvaliteten» i prosjektledelse
AI erstatter ikke tenkning — den forsterker kvaliteten på tenkningen. Hvis ledetekstene dine er overfladiske, blir resultatene overfladiske. Men når du kombinerer fagkunnskap, strukturert resonnering og kontekstuelle ledetekster, blir AI en kraftfull intellektuell samarbeidspartner.
AI avdekker også svakheter i organisasjoners kunnskapssystemer. Mange selskaper innser at informasjonen deres er fragmentert, udokumentert eller inkonsistent når de tar i bruk AI. Innføring av AI tvinger organisasjoner til å konfrontere et dypere spørsmål: Forstår vi våre egne prosesser?
AI erstatter ikke tenkning — den forsterker kvaliteten på tenkningen.
Hvordan AI endrer den kognitive belastningen ved prosjektledelse
AI endrer grunnleggende den kognitive belastningen ved prosjektledelse. Tradisjonelt brukte prosjektledere enorme mengder tid på dokumentasjon, statusrapportering, møtereferater, risikologger og kommunikasjon. AI genererer, oppsummerer eller fremskynder nå mange av disse oppgavene. Jeg bruker nå betydelig mindre tid på å lage artefakter og mer tid på å utforme gjennomføringssystemer, veilede team, tolke innsikt og ta strategiske beslutninger.
Ironisk nok, etter hvert som KI vokser, blir prosjektledelse enda mer menneskelig.
KI hjelper meg med raskt å generere utkast til leveranseplaner, maler for kommunikasjon med interessenter, kunnskapsoppsummeringer, workshopmateriell og risikoscenarioer. Oppmerksomheten min er nå i større grad rettet mot den menneskelige siden av leveransen: samkjøring av interessenter, meningsskaping i usikkerhet, etisk bruk av teknologi og myndiggjøring av teamet. Ironisk nok, etter hvert som KI vokser, blir prosjektledelse enda mer menneskelig.
Slik håndterer KI kompleksitet i prosjektleveransesystemer
Vi støttet et digitalt initiativ der interessentene var overveldet av dokumentasjon og manglende samkjøring på tvers av team. Det første problemet var ikke teknologi – det var informasjonsoverbelastning. Slik løste vi problemet ved hjelp av KI.
- Trinn 1: Konsolidering av kunnskap. Vi genererer raskt oppsummeringer, temaer og risikoinnsikter. Dette gjorde vi ved å bruke KI-verktøy til å konsolidere spredt prosjektmateriale, inkludert møtetranskripsjoner, teknisk dokumentasjon, e-poster fra interessenter og leveranseplaner.
- Trinn 2: Arbeidsflyter for beslutningsstøtte. Ved hjelp av KI-assisterte instruksjoner genererte vi risikokart, utkast til kommunikasjon med interessenter og beslutningstrær for ledelsen.
- Trinn 3: Rask iterasjon. I stedet for å produsere store statiske dokumenter gikk vi over til korte, iterative leveranser, som trykte sammendrag, visuelle veikart og beslutningsnotater.
Verktøy brukt:
- KI-assistenter for sammenfatning og utforming av utkast
- Plattformer for samarbeidende dokumentasjon
- Verktøy for visuelle veikart
Resultater: Det viktigste resultatet var ikke hastighet – det var klarhet. Ledelsen hadde endelig en felles forståelse av prioriteringene, risikoene og begrensningene for leveransen. Og teamet fikk tilbake fremdriften. Noen ganger er den største prosjektrisikoen ikke teknisk kompleksitet – det er manglende samkjøring av forståelsen. KI hjalp oss med å redusere denne friksjonen betydelig.
Noen ganger er den største prosjektrisikoen ikke teknisk kompleksitet – det er manglende samkjøring av forståelsen.
Slik utfyller KI og menneskelige ferdigheter hverandre i prosjektleveranser
Vi bruker KI til å styrke flere områder. Innen generering av dokumentasjon bruker vi KI til å utforme utkast til prosjektmandater, møtenotater, kravoppsummeringer og interessentrapporter. KI er også svært god på kunnskapssyntese. Vi bruker den til blant annet å hente ut innsikter fra store dokumenter, oppsummere møtetranskripsjoner og identifisere mønstre i prosjektdata. Jeg liker også å bruke KI til å generere scenariosimuleringer og risikolister som team kan overse.
Det finnes imidlertid flere områder som fortsatt krever et menneskelig preg. Prosjektledelse er fortsatt dypt menneskelig. KI støtter dømmekraften – men erstatter den ikke.
Områdene som fortsatt krever et menneske, omfatter:
- Diplomati overfor interessenter
- Etisk beslutningstaking
- Motivering av teamet
- Konfliktløsning
- Strategisk prioritering
Slik har en KI-verktøystakk utviklet seg det siste året
KI blir det sammenkoblende laget på tvers av verktøy, og hjelper team med å bevege seg raskere mellom informasjon, beslutninger og handling. Verktøystakken min har utviklet seg betydelig det siste året:
- KI-assistenter: Brukes til utforming, sammenfatning og raskere undersøkelser.
Effekt: reduserer dokumentasjonstiden dramatisk og akselererer kunnskapsoppdagelsen - Samarbeidsverktøy for kunnskap: Brukes til felles dokumentasjon og samkjøring på tvers av team.
Effekt: forbedrer synligheten og reduserer kunnskapssiloer - Plattformer for visuell planlegging: Brukes til veikart, arbeidsflyter og visualisering av leveranser.
Effekt: raskere forståelse hos interessenter og bedre samkjøring - Kommunikasjonsverktøy: Er fortsatt avgjørende for koordinering av distribuerte team.
Effekt: støtter asynkront samarbeid
KI er i ferd med å bli det sammenkoblende laget på tvers av verktøy, og hjelper team med å bevege seg raskere mellom informasjon, beslutninger og handling.
Hvordan KI-drevet sammenfatning øker prosjektets hastighet
Jeg synes KI-drevet sammenfatning av møter og dokumenter er undervurdert. Dette høres kanskje enkelt ut, men det forbedrer prosjektets fremdrift dramatisk.
I stedet for at team bruker timevis på å skrive sammendrag, kan KI umiddelbart produsere møtesammendrag, viktige beslutninger, handlingspunkter og oppdateringer til interessenter. Den virkelige effekten er raskere beslutninger. Når ledere mottar kortfattet og tydelig informasjon, kan de ta bedre beslutninger raskere.
Hvorfor lettvektssystemer erstatter tradisjonelle metoder
Tradisjonell prosjektledelse la ofte vekt på dokumentasjon og kontroll. Moderne leveranser legger i økende grad vekt på flyt og tilpasningsevne. I praksis betyr dette:
I stedet for å utarbeide omfattende dokumentasjonspakker på forhånd, lager vi nå:
- Lettvektige veikart
- Leveransebeskrivelser i utvikling
- Iterativ dokumentasjon
Verktøy som visuelle planleggingstavler og samarbeidsbaserte dokumentasjonsområder gjør det mulig for team å vedlikeholde levende prosjektkunnskap. Overgangen krever kulturell endring. Teamene må gå fra å dokumentere alt på forhånd til å lære og tilpasse seg kontinuerlig.
Hvorfor agentiske arbeidsflyter har et enormt potensial
Jeg har begynt å utforske agentiske tilnærminger, særlig innen kunnskapsstyring og dokumentasjon. Akkurat nå er denne utprøvingen fortsatt på et tidlig stadium. Men potensialet er enormt. Agentiske systemer kan etter hvert fungere som digitale prosjektanalytikere som kontinuerlig støtter leveranseteam.
Agentiske systemer kan etter hvert fungere som digitale prosjektanalytikere som kontinuerlig støtter leveranseteam.
I stedet for å koordinere informasjon manuelt på tvers av verktøy kan KI-agenter hjelpe med å:
- Hente relevant prosjektkunnskap
- Generere rapporter
- Oppsummere fremdrift
- Identifisere potensielle risikoer
Hvorfor KI endrer hvordan vi tilnærmer oss leveranseritualer
KI endrer hvordan vi tilnærmer oss flere leveranseritualer. Dette er de som påvirkes mest:
- Definering av omfang: I stedet for statiske omfangsdokumenter bruker vi nå en iterativ innramming av omfanget med KI-genererte scenarier.
- Samordning: KI-oppsummeringer sikrer at alle forstår diskusjonene og beslutningene.
- Validering: Team kan teste ideer raskere ved å simulere resultater eller generere raske prototyper.
- Gjennomføring: KI støtter leveransen med raske innsikter, utkast til dokumentasjon og strukturerte spørsmål som setter i gang tenkningen. Den blir en tenkepartner i arbeidsflytene for leveranser.
Hvordan KI vil endre roller innen prosjektledelse
Om fem år vil prosjektlederrollen være betydelig endret. De mest suksessrike lederne vil i mindre grad fungere som administratorer og i større grad som dirigenter for komplekse systemer.
Prosjektleveranser vil omfatte:
- KI-assistenter
- Automatisert rapportering
- Beslutningsstøtte i sanntid
- Adaptive planleggingssystemer
Men den mest verdifulle ferdigheten vil fortsatt være menneskelig lederskap. Empati, motstandskraft, etisk dømmekraft og historiefortelling vil skille gode leveranseledere fra automatiserte systemer.
Hvorfor ledere bør eksperimentere tidlig og fortsette å være nysgjerrige
Mitt råd er enkelt: eksperimenter tidlig og fortsett å være nysgjerrig. Ikke vent til KI-verktøyene blir perfekte. Begynn i det små. Start med å bruke KI til ting som å utarbeide dokumentutkast, oppsummere informasjon og utvikle ideer. Viktigst av alt: Fokuser på å forbedre tenkningen – ikke bare effektiviteten.
Den virkelige muligheten handler ikke bare om å gjøre ting raskere. Den ligger i å se problemer på en annen måte.
Mitt råd er enkelt: eksperimenter tidlig og fortsett å være nysgjerrig.
Slik opprettholder du det menneskelige fokuset i KI-drevne prosjekter
Jeg lurer ofte på hvordan vi skal bevare menneskeligheten i prosjektledelsen i en stadig mer automatisert verden. Teknologien vil fortsette å utvikle seg raskt. Men prosjekter handler om mennesker som samarbeider for å skape endring, og hvis vi mister det menneskelige perspektivet av syne – tillit, empati og en felles hensikt – vil ikke KI redde et initiativ som er i ferd med å mislykkes.
Fremtidens prosjektledelse handler ikke om å velge mellom mennesker og maskiner. Det handler om å utforme systemer der begge kan blomstre sammen.
Følg med
Du kan følge arbeidet til Mark Burnett på LinkedIn og se nærmere på The Ambidextrous Project Manager.
Flere ekspertintervjuer kommer på The Digital Project Manager!
