Hvem har ansvaret for ressursstyring i prosjekter?
Som prosjektleder, har du noen gang blitt bedt om å bidra med ansettelse, bemanning eller håndtering av andre ressurser som trengs til et prosjekt?
Dette er ganske vanlig i enkelte byråer eller prosjektledelsesorganisasjoner (PMO-er), mens du i andre kan føle deg litt som en fisk på land. Noen ganger har du som prosjektleder ikke kontroll over ressursene som er tilgjengelige. Andre ganger kan du ha litt mer innflytelse.
La oss derfor se på hvem som kan spille en rolle i ressursstyringen i prosjektene dine, og hvordan du som prosjektleder kan bruke innflytelsen din til å få det du trenger.
Hva er ressursstyring?
Ressursstyring sikrer at du har de riktige teammedlemmene, forsyningene og budsjettet til å fullføre prosjektet du har fått i oppgave å levere.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I lærebokversjonen av ressursstyring begynner prosessen ofte med budsjettet, siden penger ofte avgjør hvor mange personer og hvor mye utstyr (eller hvilke typer) du kan ha.
Det er viktig å ha nøyaktige estimater basert på ønskede teammedlemmer, forsyninger og kanskje også tidsplanen. Det er bare logisk at du kan arbeide raskere når flere personer arbeider med prosjektet samtidig. (Se også: Vitenskapen (og kunsten) bak prosjektestimater + de 6 beste teknikkene.)
Før oppstarten og under prosjektplanleggingen må du fastslå hvem som skal være med i prosjektteamet, og hvilke verktøy eller programvarelisenser de kan trenge.
Under prosjektet kan ressursstyring innebære å koordinere med teammedlemmer eller andre prosjektledere for å sikre at det ikke oppstår planleggingskonflikter, og at alle tydelig vet hvilket arbeid som skal utføres og når. Det er også viktig å avgjøre om bestemte prosjekter skal prioriteres foran andre, og hvordan dette kan påvirke tidsplanene eller ressursene dine. Programvare for ressursplanlegging kan være svært nyttig gjennom hele denne prosessen.
Når du arbeider med et prosjekt som intern ressursleder, eller har fått ansvar for et internt prosjekt der du ikke fakturerer kunder, kan dette se litt annerledes ut enn når du arbeider med ressursstyring i et byråprosjekt og kundens betalinger dekker kostnadene.
I dette tilfellet kan ressurslederen eller til og med prosjektlederen begynne med å samle det tildelte prosjektteamet for å avklare hva hver person skal gjøre, hvordan de skal gjøre det, og om teamet trenger andre verktøy eller ressurser for å fullføre prosjektet innen den nødvendige tidsrammen.
Hvordan henger prosjektledelse og ressursstyring sammen?
Prosjektledelse og ressursstyring er nært knyttet til hverandre gjennom rollene de spiller i prosjektplanleggingen. I noen tilfeller kan prosjektplanlegging og planlegging av ressursstyring foregå samtidig.
En fullført ressursfordeling kan hjelpe deg som prosjektleder med å lage prosjektplanene og tidsplanene dine. Du vil også vite om det finnes begrensninger på teammedlemmenes tid, eller på ting du kan kjøpe (programvarelisenser, maskinvare osv.) under prosjektet.
Enkelte former for prosjektledelses- eller programvare for ressursstyring kan gjøre det mulig å lage diagrammer for budsjettforbruk, slik at du kan forutsi hvordan budsjettet ditt (eller teamets arbeidsinnsats) bør fordeles gjennom prosjektets livssyklus.
Hvem har ansvaret for ressursstyring i et prosjekt?
Svaret på dette spørsmålet avhenger hovedsakelig av organisasjonen din. Følgende personer eller roller kan ha ansvar for ressursstyring, avhengig av størrelsen på og typen organisasjon du arbeider i:
- Prosjektleder, altså deg (kom igjen, du visste at denne kom)
- Driftsleder
- Ressursleder
- Byråeier
- Operativ direktør eller visepresident for drift
- Avdelingsleder eller linjeleder
- PMO-leder
- Ressursleder for markedsføring
Svaret på dette spørsmålet kan også endre seg avhengig av hvilken fase et prosjekt befinner seg i. For eksempel kan en ressursleder eller noen i driftsavdelingen være ansvarlig for å tildele prosjektmedlemmer og andre ressurser før et prosjekt starter. Når prosjektet først er i gang, kan imidlertid prosjektlederen, avdelingslederen eller en annen leder i teamet ha enkelte oppgaver innen ressursstyring, ettersom ting må endres.
Hva er en ressursleder?
Som vi har nevnt ovenfor, har enkelte organisasjoner en egen ressursleder. Så hva innebærer dette, og hva gjør denne personen hele dagen?
Ressursansvarlig er ansvarlig for å administrere alle selskapets ressurser fra dag til dag. Dette kan innebære å holde oversikt over enkeltpersoners kapasitet og tilgjengelighet, tildele datamaskiner og annet utstyr samt administrere programvarelisenser i hele selskapet. Vedkommende vil også varsle prosjektledere eller andre selskapsledere om mangler i tilgjengelige ressurser og ressursmangel.
Vedkommende gir råd om hvordan (og når) nye prosjekter kan starte basert på teammedlemmenes tilgjengelighet, noe som betyr at ressursansvarlig ofte samarbeider med selskapsledere eller organisasjonens salgsteam som en betrodd rådgiver.
Ressursansvarlig kontra prosjektleder
Noe av det en ressursansvarlig gjør, høres svært likt ut som det en prosjektleder gjør, men den viktigste forskjellen er omfanget. En ressursansvarlig har det overordnede ansvaret for hele organisasjonen. Prosjektlederen arbeider derimot kanskje bare med et utvalg prosjekter (eller bare ett prosjekt, avhengig av størrelse og omfang).
Unntaket kan være en liten organisasjon med bare én prosjektleder. Når man derimot snakker om store selskaper eller byråer med en gruppe prosjektledere eller et prosjektstyringskontor, vil den ressursansvarlige ta hensyn til alle prosjektlederens ressurser og når de er eller ikke er tilgjengelige for andre initiativer eller nye prosjekter.
Ressursansvarliges viktigste ansvarsområder
Kapasitetsplanlegging
Et viktig ansvarsområde for en ressursansvarlig er å føre tilsyn med kapasitetsplanlegging. Dette innebærer å sørge for at vedkommende vet hvilke ressurser som er booket til prosjekter frem i tid.
Vedkommende bør for eksempel kunne se at en utvikler arbeider heltid på et prosjekt de neste åtte ukene, og deretter halvtid i ytterligere fire uker mens prosjektet ferdigstilles.
Dette betyr at utvikleren kan begynne å arbeide på et annet prosjekt om åtte uker dersom det nye prosjektet i utgangspunktet bare trenger vedkommende på deltid. Selv om dette høres ganske enkelt ut når man bare ser på ett eksempel, kan ressursansvarlig måtte koordinere timeplaner for langt større team, så dette kan være tidkrevende.
Ressursansvarlig kan også måtte rapportere om kapasitet til prosjektledere, selskapsledere og andre viktige interessenter som bruker eller administrerer prosjektressurser. Rapporteringen kan gjennomføres regelmessig eller i sanntid når kommende prosjekter og nye muligheter vurderes.
Ressursallokering
I tillegg til å forstå kapasitet og utnyttelsesgrad for ressurser vil ressursansvarlig føre tilsyn med metodene som brukes for ressursallokering. Dette kan innebære å tildele teammedlemmer til prosjekter eller dele ut nødvendig utstyr.
Ressursansvarlig kan også administrere utstyr eller kontrakter gjennom hele livssyklusen, føre tilsyn med bestilling av erstatningsutstyr før eldre utstyr slutter å fungere, administrere kontraktsutløp og kansellere eller fornye nødvendige lisenser.
Denne delen av rollen kan også innebære tett samarbeid med noen i personalavdelingen for å sikre at arbeidslovgivningen overholdes. I USA og mange andre deler av verden finnes det lover om grenser for arbeidstid, obligatoriske pauser og når selskaper må betale overtid.
Ressursansvarlig må sørge for at teammedlemmer settes opp i henhold til klassifiseringen deres. Dette er spesielt viktig når det gjelder deltidsansatte eller kontraktsansatte teammedlemmer.
Håndtering av ressurskonflikter
Ressursansvarlig kan også bidra til å håndtere ressurskonflikter. Dette skyldes hovedsakelig to forhold. For det første kan vedkommende proaktivt oppdage at konflikten er på vei før prosjektlederen eller den involverte personen gjør det.
Det betyr at vedkommende kan være proaktiv i arbeidet med å finne løsninger på konflikten. For det andre kan ressursansvarlig, fordi vedkommende har dette fugleperspektivet på kapasiteten, identifisere andre tilgjengelige ressurser eller personer med lignende ferdigheter for å avhjelpe konflikter eller dobbeltbookinger.
Når det gjelder konflikter med utstyr eller lisenser, kan ressursansvarlig bidra til å planlegge ressursbruken slik at alle får tilgang til det de trenger, når de trenger det. Hvis dette ikke er mulig, kan ressursansvarlig avgjøre om det kan avsettes ekstra budsjett til å kjøpe flere enheter.
Oppdatering av verktøy for ressursstyring og rapportering
Et annet ansvarsområde for ressursansvarlig kan være å gi innsikt i ressursutnyttelse ved å holde et verktøy for ressursstyring oppdatert. Dette verktøyet gjør det mulig for alle i organisasjonen å se om ressurser er booket eller tilgjengelige, eller om det er behov for flere ressurser i en bestemt tidsperiode.
Ressursansvarlig kan også gjennomgå data fra organisasjonens tidsregistreringssystem for å forstå hvordan de estimerte prosjektbehovene samsvarer med virkeligheten. Dette kan være spesielt nyttig i organisasjoner der teammedlemmer arbeider med ulike prosjekter samtidig.
Les mer: Få kontroll på bemanning og planlegging med vår ekspertoppsummering av de beste verktøyene for ressursstyring av ansatte.
Samarbeid med prosjektledere og bedriftsledere
Ressursansvarlig bruker kanskje mye tid i Excel-ark eller i programvare for ressursstyring, men det er ikke hele jobben. Vedkommende må samarbeide tett med prosjektledere og andre ledere i organisasjonen.
Det betyr at vedkommende må ha svært gode kommunikasjonsevner og kunne forklare beslutningsprosessen sin når ressursfordelingen vurderes. På grunn av tidligere erfaring med situasjoner som kan oppstå, kan vedkommende ha et tydelig standpunkt som må kunne forklares for andre som befinner seg lenger unna prosessen for ressursstyring.
Det finnes mange roller i organisasjonen som er avhengige av ressursansvarlig. En HR-leder kan for eksempel samarbeide med ressursansvarlig når nye ansatte tas inn og timeplanene deres for introduksjonsperioden skal settes opp.
More Articles
Maksimere effektiviteten i organisasjonen
Effektiv ressursstyring kan brukes til å øke effektiviteten i organisasjonen.
Å sørge for at prosjektene planlegges på en måte som sikrer at de alle har de riktige ressursene (og gjennomføres innenfor eller under det forventede prosjektbudsjettet), kan bidra til økt effektivitet. Arbeidskraft er vanligvis en av de største kostnadene i prosjektarbeid, så gode teknikker for ressursstyring er avgjørende for å unngå økende arbeidskraftkostnader.
Ressursansvarlig kan bidra til å planlegge ressursene slik at hver ressurs oppnår maksimal utnyttelse. Men det er grunn til å være forsiktig med ordet maksimal: Å planlegge alle medarbeidere med 100 % utnyttelse (eller mer) kan fort føre til utbrenthet.
Det er avgjørende å sørge for at det finnes tid utenom prosjektarbeidet til pauser, læringsmuligheter og til og med nødvendig administrativt arbeid.
Fastsette behovet for ytterligere bemanning
Ettersom ressursansvarlig har god oversikt over utnyttelsen av organisasjonens ressurser, har vedkommende en unik posisjon til å gi innsikt i når det vil oppstå behov for ytterligere bemanning. Du kan også ha nytte av programvare for bemanningsbyråer i denne sammenhengen.
Vedkommende kan varsle den som har ansvaret for personalforvaltningen, om hvilken type person organisasjonen trenger å ansette. Dette kan gjelde en ny heltidsstilling, eller hvis behovene er midlertidige, kan vedkommende anbefale innleide ressurser eller frilansere for å dekke et gap eller oppfylle et spesifikt behov.
Utvikle gode ferdigheter innen ressursstyring
Som prosjektledere kan vi lære mye av fagområdet ressursstyring. Disse ferdighetene kan være nyttige når vi håndterer det daglige arbeidet i våre egne prosjekter, eller når vi hjelper kolleger og organisasjoner med å vurdere hvilke ressurser vi har og trenger for å lykkes.
Ressursansvarlige kan ha unik innsikt i hvordan prosjektteam skal bemannes, og hvordan man kan spille på enkeltpersoners styrker. Dette er ferdigheter vi alle kan dra nytte av.
Hvis du ønsker å videreutvikle ferdighetene dine innen ressursstyring, eller har fått i oppgave å håndtere ressurser uten hjelp fra en erfaren ressursansvarlig, har vi flere artikler som kan hjelpe deg med å lære og utvikle deg. Se listen vår over den beste gratis programvaren for ressursstyring for å komme i gang.
Vil du ha flere tips, triks og beste praksiser rett i innboksen? Meld deg på nyhetsbrevet vårt her!
