Hva er ressurstilgjengelighet og hvordan sporer du den
Hold prosjektet på rett spor: Ved å følge med på ressurstilgjengeligheten kan du sørge for at tidsfrister og budsjettbegrensninger overholdes, samtidig som du forbedrer teamets produktivitet og motivasjon gjennom hele prosjektets livssyklus.
Bruk smarte verktøy for ressursstyring: Programvare for ressursstyring forenkler prosessen med å spore og forutsi ressurstilgjengelighet, slik at det blir enklere å følge med på teamets kapasitet og justere planene etter hvert som prosjektets behov endrer seg.
Unngå overbelastning og overvelding: Ved å følge med på hvem som er tilgjengelig, kan du forhindre overbelastning, sørge for at teammedlemmene ikke får for mye å gjøre, og holde tidsfristene håndterbare – teamet ditt vil takke deg.
Å spore tilgjengelighet er det første steget: Når du har oversikt over tilgjengeligheten, bør du sørge for at ressursene brukes i tråd med prosjektets behov ved å ta i bruk optimaliseringsteknikker som ressursbalansering og ressursutjevning.
Det er avgjørende å overvåke ressurstilgjengeligheten i prosjektstyringen for å holde prosjektene på rett spor og overholde budsjettet og tidsplanen. Dette vil også hjelpe deg med å sikre riktig ressursutnyttelse gjennom hele prosjektets livssyklus, noe som kan forbedre teammedlemmenes produktivitet og motivasjon.
Programvare for ressursstyring er den enkleste måten å følge med på ressurstilgjengeligheten på, og jeg går gjennom trinnene mer detaljert nedenfor, sammen med fordelene og utfordringene som følger med å overvåke tilgjengeligheten.
Hva er ressurstilgjengelighet?
Ressurstilgjengelighet beskriver antallet ressurser som trengs for å fullføre et prosjekt, og hvor mye tid hver ressurs har til rådighet for prosjektarbeid.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Flere faktorer avgjør ressurstilgjengeligheten. La oss se nærmere på hver av dem.
Menneskelige ressurser
Planlegging av menneskelige ressurser er en av de viktigste oppgavene innen ressursprognostisering. Den tar hensyn til hvordan prosjektteamets sammensetning samsvarer med prosjektkravene. Vurder følgende spørsmål for å sikre at prosjektteammedlemmene bruker tiden sin på de riktige oppgavene:
- Planlegging av menneskelige ressurser: Hvem er med i prosjektteamet ditt, og når er de tilgjengelige? De fleste ansatte jobber med flere prosjekter og har andre ansvarsområder utenfor prosjektet ditt. Har disse teammedlemmene nok tid til å vie til prosjektet ditt? En mal for ressursplanlegging vil være nyttig når du skal besvare disse spørsmålene.
- Tilgjengelighet av menneskelige ressurser: Hvilke andre planleggingskonflikter kan oppstå og svekke teamets effektivitet? Uplanlagte eller ustrukturerte møter kan for eksempel raskt tappe verdifulle ressurser for tid.
- Ressurspool: Overstiger prosjektets omfang teamets ferdigheter? Finnes det kompetanse- eller ressursmangler som må dekkes av personer utenfor teamet?
Andre prosjektressurser
I tillegg til menneskelige ressurser kan prosjektet også kreve materielle ressurser (forbruksvarer og annet utstyr), økonomiske ressurser og tid. Når du planlegger andre prosjektressurser, bør du vurdere følgende:
- Prosjektverktøy: Har du og teamet ditt alle verktøyene (maskinvare, programvare for prosjektstyring osv.) dere trenger for å fullføre oppgaven? Kan teamet håndtere eventuelle forsinkelser i leveransene?
- Økonomiske ressurser: Hva er budsjettet for dette prosjektet? Er budsjettet tilstrekkelig til å gjennomføre de nødvendige prosjektoppgavene? Hvilke andre finansieringskilder, om noen, kan være tilgjengelige for å redusere prosjektkostnadene?
- Tidsressurser: Hvilke frister gjelder for dette prosjektet? Samsvarer menneskene, de materielle ressursene og de økonomiske ressursene med den ønskede prosjektplanen?
Slik følger du med på ressurstilgjengeligheten
Vurdering av ressurstilgjengelighet kommer før ressursplanlegging, men fordi prosjektets omfang og tidsplaner kan endres, må den også følges opp gjennom hele prosjektet. Slik gjør du det.
- Identifiser ressurser og kapasiteten deres: Lag en liste over ressurskravene for prosjektet ditt (personer, verktøy, utstyr osv.), og beregn ressurskapasiteten – hvor mye tid de har til å vie til prosjektet ditt, basert på den nåværende arbeidsplanen deres. Når det er mulig, bør du rådføre deg med fageksperter om hvorvidt de tildelte økonomiske ressursene og tidsressursene er tilstrekkelige for å oppnå det ønskede arbeidsomfanget.
- Følg tilgjengeligheten på ett sentralt sted: Lagre denne informasjonen på ett sentralt sted, for eksempel i ressursstyringsverktøyet ditt. Programvare for ressursstyring har spesifikke funksjoner for å forbedre oversikten og kapasitetsplanleggingen, noe som vil gjøre denne prosessen enklere gjennom hele prosjektet.
- Lag en ressursplan: Kartlegg hvert teammedlems kapasitet i en ressurskalender. Ikke glem å inkludere ferier eller annet fravær. Du vil bruke denne til å lage ressursstyringsplanen din (som en del av prosjektplanen).
- Overvåk og juster: Følg nøye med på ressursenes tilgjengelighet gjennom hele prosjektet. Endringer i omfang og tilgjengelighet er uunngåelige, så juster planen eller hvordan du har fordelt ressursene regelmessig (for eksempel på grunn av sykedager, endrede prioriteringer, uforutsette ressursbegrensninger eller arbeid på andre prosjekter).
Fordeler ved å følge med på ressursenes tilgjengelighet
Det er viktig å følge med på ressursenes tilgjengelighet fordi det har direkte innvirkning på evnen din til å holde deg innenfor prosjektets tidsramme og budsjett. Her er noen av de andre fordelene ved å følge med på tilgjengeligheten:
- Forbedrer planleggingen: Med en tydelig oversikt over hvem som kan arbeide med prosjektet ditt (og når), kan du lage en mer nøyaktig prosjektplan og unngå ressurskonflikter.
- Forhindrer overbelastning: Hvis du måler ressursutnyttelsen og vet hvor mye arbeid hvert teammedlem har på sin oppgaveliste, kan du unngå å overbelaste teamet. De vil bli mer produktive og motiverte til å nå mål og overholde tidsfrister.
- Forbedrer kostnadskontrollen: Du vil vite på forhånd om du må hente inn frilansere eller ansette flere medarbeidere for å dekke prosjektets behov. Dette vil bidra til å unngå kostbare ansettelser i siste liten som kan sprenge prosjektbudsjettet.
- Bedre risikostyring: Du vil kunne forutse ressursrisikoer som planleggingskonflikter, sykedager eller flaskehalser, og bygge inn beredskapsplaner i prosjektets risikoregister.
- Forbedrer planlegging og beslutningstaking: Du vil kunne lage en bedre prosjektplan fra starten av og ta mer velinformerte beslutninger for å tilpasse deg endringer i omfang eller bemanning.
Utfordringer som påvirker ressursenes tilgjengelighet
Som med alt annet innen prosjektledelse kan endringer i ressursenes tilgjengelighet skape problemer for ressursplanen din. Her er noen av de viktigste faktorene som påvirker evnen din til å styre ressurser effektivt.
- Uventet fravær: Teammedlemmer kan bli syke eller av andre grunner trenge fri fra arbeidet. De kan også si opp midt i prosjektet. Hvis du var avhengig av et bestemt teammedlem som er sykmeldt eller har forlatt selskapet, må du finne andre tilgjengelige ressurser for å sikre at arbeidet fortsatt blir ferdigstilt i henhold til planen.
- Endrede prioriteringer: Organisasjonen din arbeider sannsynligvis med mange prosjekter samtidig, og prosjekter endrer vanligvis prioritet (for eksempel på grunn av en viktig kunde eller en ekstern tidsfrist). I slike tilfeller kan noen av teammedlemmene dine bli hentet inn for å arbeide med andre prosjekter som du ikke hadde tatt høyde for.
- Budsjettbegrensninger: Du kan få et mindre budsjett enn du opprinnelig planla for, noe som vil kreve at du utfører arbeidet med færre ressurser. Hvis du bruker opp budsjettet for raskt, kan det også hende at du må redusere teamet.
- Planleggingskonflikter: Når det gjelder styring av ressurser i en stor organisasjon der flere prosjektledere driver ulike prosjekter, kan du havne i situasjoner der bestemte teammedlemmer er satt opp på flere prosjekter samtidig.
- Endringer i ressursbehov: Endringer i omfang, budsjett eller tidsplan underveis i prosjektet kan føre til at du trenger flere eller færre ressurser enn du opprinnelig hadde forutsett.
Teknikker for ressursoptimalisering
Etter at en prosjektleder har fastslått ressurstilgjengeligheten og tildelt ressurser, er det viktig å følge med på ressursstyringen og optimalisere ressursbruken gjennom hele prosjektet. Her er noen vanlige teknikker for ressursoptimalisering:
Ressursutjevning
Ressursutjevning er en ferdighet innen balanse mellom tilbud og etterspørsel. Det er en analyse som hjelper prosjektledere med å avgjøre om ressursene utnyttes effektivt. Ressursutjevning bidrar til å avgjøre om de tilgjengelige ressursene er tilstrekkelige til å håndtere nye mangler i prosjektkravene.
Ressursutglatting
Ressursutglatting er en teknikk for ressursstyring som forsøker å redusere etterspørselen etter ressurser, slik at et prosjekt kan gjennomføres innenfor tidsrammen som opprinnelig ble planlagt (i motsetning til ressursutjevning, som endrer tidsrammen). Et eksempel på ressursutglatting kan være å engasjere en mer erfaren person til å fullføre prosjektarbeidet på kortere tid.
Ressursprognoser
Ressursprognoser sikrer at prosjektledere har tildelt ressurser for å håndtere eventuelle problemer som kan oppstå i løpet av et prosjekts livssyklus, eller for å gjennomføre fremtidige prosjekter med lignende krav.
Hva skjer videre?
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og illustrasjoner, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
