Hva brukes et Gantt-diagram til? De 4 viktigste bruksområdene

Oppgaver vises som stolper, og hver stolpe er fargekodet for å angi statusen (f.eks. ikke startet, pågår eller fullført). Gantt-diagrammer inkluderer også vanligvis en tidslinje som viser når hver oppgave er planlagt å starte og slutte, samt eventuelle viktige avhengigheter mellom oppgavene.

Gantt-diagrammer kan også vise hvilke ressurser du trenger til hver oppgave eller hvert prosjekt over tid, og de fungerer godt sammen med ressurskalendere, som gjør det mulig å sikre at oppgavene er bemannet og vil bli utført i tide. 

4 viktige bruksområder for Gantt-diagrammer

Gantt-diagrammer brukes til å opprette diagrammer for ressursplanlegging, holde oversikt over tidsfrister og se hva som må gjøres og hvem som har ansvaret for det.

Her er fire viktige bruksområder for Gantt-diagrammer innen prosjektledelse:

1. Planlegging av oppgaver: viser hva som må gjøres, og når
2. Planlegging av personell: viser hvem som må gjøre hva, og når
3. Planlegging av fysiske ressurser: viser hvilke fysiske gjenstander eller områder som trengs, og når
4. Oppfølging av prosjektets tidsfrister: viser hva som vil bli gjort, og når

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Planlegging av oppgaver

Den vanligste bruken av Gantt-diagrammer er å planlegge oppgaver som følger en sekvens. De hjelper deg med å visualisere hvilke oppgaver som må gjøres og hvor lang tid hver av dem vil ta, i tillegg til den overordnede tidslinjen og tidsfristene.

Gantt-diagrammer samler også all denne informasjonen på ett sted, slik at teammedlemmene kan bruke den som referanse når de samarbeider med hverandre. Det er best å ha dette i prosjektstyringsverktøyet du bruker, fordi det vil være enkelt for alle teammedlemmene å få tilgang til det.

Et notat om den kritiske linjen

I prosjektledelse er den kritiske linjen sekvensen av oppgaver som er avgjørende for at et prosjekt skal fullføres. Hvis noen av disse oppgavene blir forsinket, vil det påvirke tidsfristen for hele prosjektet.

 

De fleste verktøy for Gantt-diagrammer identifiserer den kritiske linjen for prosjektet ditt basert på avhengigheter.

Fremgangsmåte for planlegging av oppgaver med et Gantt-diagram

• Samle inn informasjonen som trengs for å utvikle Gantt-diagrammet. Dette inkluderer en liste over oppgaver samt estimerte start- og sluttdatoer.
• Finn ut hvor lang tid det vil ta å fullføre hver oppgave ved å bruke data eller estimater basert på erfaring med lignende prosjekter. 
• Opprett Gantt-diagrammet ditt. Du kan begynne på papir for raskt å gjøre endringer, og deretter gå over til et verktøy når du har fått det på plass.
• Tilordne et teammedlem til hver oppgave. Gantt-diagrammer er mest effektive når alle prosjektmedlemmene har spesifikke ansvarsområder og tydelig kan se hvilket arbeid de er ansvarlige for, og hvordan det påvirker de andre oppgavene i prosjektet.
• Del Gantt-diagrammet med teamet ditt og gjør det til en viktig del av prosjektarbeidet. På denne måten er den planlagte start- og sluttdatoen for hver oppgave og hvert medlem synlig for hele gruppen. Gantt-diagrammer bør oppdateres ukentlig, slik at du kan følge fremdriften og gjøre justeringer ved behov. 

Author's Tip

Hvis du ikke planlegger å bruke programvare, bør du ta en titt på denne malen for Gantt-diagram. Den er ikke like rask som et verktøy for Gantt-diagrammer, men den vil likevel spare deg for litt tid.

2. Planlegging av personellressurser

Gantt-diagrammer er utmerkede for planlegging av personalressurser, ettersom de lar deg følge med på ressursallokering og teammedlemmenes tidsplaner gjennom hele prosjektet. De er spesielt nyttige når et prosjekt innebærer overlappende oppgaver, eller når det er flere prosjekter som krever oppmerksomheten til den samme personen.

Gantt-diagrammer hjelper med kortsiktig planlegging, oppgavefordeling og langsiktig planlegging, i tillegg til å identifisere når det foregår for mange oppgaver samtidig. Hvis ting ligger etter planen, er dette et tegn på at du trenger mer hjelp, eller at det er nødvendig å justere tidsplanen.

Fremgangsmåte for planlegging av personalressurser

1. Identifiser oppgavene, rekkefølgen deres og eventuelle avhengigheter. Identifiser den kritiske stien og alle andre ufravikelige krav.
2. Bestem hvilke personalressurser som vil fungere best for prosjektet ditt, basert på ferdigheter eller oppgavefordeling. Teammedlemmer bør bare tildeles oppgaver som passer til ferdighetene deres. Hvis du ikke er sikker på hvem som er god på hva, spør! En samarbeidsorientert tilnærming fungerer best ved fordeling av oppgaver. 
3. Opprett og publiser Gantt-diagrammet med detaljer om bemanningen. Vurder å bruke en ressurskalender for å unngå å overbelaste enkeltmedlemmer av prosjektteamet. 
4. Oppdater diagrammet ukentlig. Gi alle teammedlemmer tilgang for å sikre at de forstår den kritiske stien, prosjektplanen, startdatoen og sluttdatoen. Sørg for at teamet vet hvem de skal kontakte hvis de oppdager problemer med planen eller trenger å endre arbeidet sitt.

Mange programvareverktøy gjør det mulig å tildele oppgaver direkte til enkeltpersoner eller team i verktøyet. TeamGantt gjør det for eksempel mulig å administrere ressurser direkte i verktøyet via et integrert Gantt-diagram. 

3. Planlegging av fysiske ressurser

Gantt-diagrammer er også utmerkede for planlegging og fordeling av ressurser, og de kan hjelpe deg med å identifisere når det finnes for mye eller for lite av en bestemt fysisk ressurs.

Det er også nyttig å følge med på fysiske ressurser i en ressurskalender. Dette kan hjelpe deg med å unngå konflikter knyttet til møterom, overforbruk av programvarelisenser og andre prosjektkonflikter.

Generelt faller fysiske ressurser inn i to kategorier:

1. Utstyr (f.eks. datamaskiner, programvare, begrensede programvarelisenser eller spesialiserte verktøy)
2. Fasiliteter (f.eks. bygninger, møterom, hotellrom)

Fremgangsmåte for planlegging av fysiske ressurser

1. Identifiser tilgjengelige ressurser: f.eks. antall hotellrom
2. Identifiser viktige detaljer om ressursene: f.eks. 1 seng, 2 senger eller 3 senger på et rom
3. Identifiser ressursenes driftsstatus: f.eks. strømmen virker ikke på rom 3 (skal ikke kunne bestilles), tepper på rom 5 må rengjøres (det blir gjort denne uken)
4. Samle inn detaljer om eksisterende bestillinger av fysiske ressurser: f.eks. tidligere bestilte reservasjoner som vil begrense nye reservasjoner
5. Legg inn reservasjoner for ressursene du trenger i diagrammet. Se om du faktisk kan få de fysiske ressursene du trenger, når du trenger dem. Hvis de allerede er bestilt, må du være klar til å gjøre justeringer.

4. Følge opp prosjektfrister

Du kan også bruke et Gantt-diagram til å plotte inn oppgavenes forfallsdatoer, milepæler og prosjektets forfallsdatoer.

• Oppgavenes forfallsdatoer: Dette er fristene for enkeltoppgaver som du og teamet ditt må overholde.
• Milepæler: Dette er viktige markører som viser at prosjektet utvikler seg som planlagt.
• Prosjektets forfallsdatoer: Dette er datoer som viser når prosjektet vil være ferdig.

Fordi de kan bidra til å identifisere den kritiske stien, er Gantt-diagrammer en utmerket måte å planlegge varigheten på oppgaver på. Dette kan være nyttig informasjon når du skal avgjøre hva som må prioriteres, og når du skal kartlegge avhengigheter eller andre mulige årsaker til forsinkelser.

Author's Tip

Alle prosjektfristene dine bør kartlegges og avtales i løpet av planleggingsfasen av prosjektet ditt. Når ting endrer seg, bør Gantt-diagrammet oppdateres basert på faktiske resultater, slik at forventningene kan justeres i tråd med de faktiske resultatene. Husk at kommunikasjon er nøkkelen!

Steg for planlegging av prosjektfrister

1. Fastslå prosjektets omfang og viktigste krav fra interessentene. Få interessentene til å forplikte seg til prosjektets omfang. 
2. Bryt ned store oppgaver i mindre aktiviteter.
3. Planlegg prosjektaktivitetene i en logisk rekkefølge, og noter eventuelle viktige avhengigheter mellom oppgavene.
4. Beregn start- og sluttdatoer for hver oppgave, og noter avhengigheter (programvareverktøy er utmerkede til dette).
5. Beregn ressursene som trengs for å fullføre hver oppgave. Ressursfordelingen kan gjøres på team- eller individnivå. Bruk en ressurskalender for å sikre at ressursene faktisk er tilgjengelige for å utføre oppgavene sine. Juster etter behov.
6. Beregn hvor lang tid det vil ta å fullføre hver prosjektaktivitet, oppgave og prosjektet som helhet. Oppdater etter behov, og sørg for å holde alle team og interessenter involvert.
7. Samle all informasjonen i Gantt-diagrammet ditt, og del det bredt. Presenter diagrammet for prosjektteamet og interessentene, slik at de kan se hva som skjer, når det skjer og hvem som skal fullføre det. Hold Gantt-diagrammet oppdatert, slik at alle har en tydelig oversikt over hva som foregår. 

Hva skjer nå?

Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og modelløsninger, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.