Ekspertguide til prosjektplanleggingsfasen
Planleggingsutfordringer: Prosjektplanlegging kan være vanskelig når du har begrenset informasjon om budsjett, team eller tidsfrister i begynnelsen av prosjektet.
Viktige deler: Som en del av prosjektplanleggingen skal du gjennomgå omfanget, opprette en arbeidsnedbrytningsstruktur, lage en ressursplan og identifisere risikoer.
Resultater: Ved slutten av prosjektplanleggingsfasen har du en ferdig prosjektplan, kommunikasjonsplan og plan for ressursfordeling.
Programvareverktøy: Programvare for prosjektstyring kan hjelpe med planleggingen – den kan beregne bakover fra tidsfrister, automatisk tildele tilgjengelige ressurser og hjelpe deg med å holde oversikt over oppgaver og leveranser.
Planleggingsfasen i et prosjekt er en av de viktigste fasene i prosjektledelse, men den kan være utfordrende fordi den finner sted i begynnelsen av prosjektet, når du vanligvis har minst informasjon om prosjektet ditt – du vet kanskje ikke hvilke teammedlemmer som skal involveres, hva det nøyaktige budsjettet er, eller når prosjektet må være ferdig.
Nedenfor går jeg gjennom hvordan du planlegger, starter opp og gjennomfører hele prosjektledelsens livssyklus, samt hvordan du håndterer all usikkerhet som måtte oppstå underveis.
Hva er planleggingsfasen i et prosjekt?
Planleggingsfasen i et prosjekt innebærer å utarbeide prosjektplanen, tildele ressurser eller teammedlemmer og fastsette budsjettet. Det er den andre av de fem fasene i prosjektledelse, slik de er definert i Project Management Institutes (PMI) PMBOK.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvis du ikke gjennomfører et tradisjonelt fossefallsprosjekt, må du likevel gjøre noe planlegging før du kan gå over til prosjektgjennomføringen. For smidige eller hybride prosjekter kan du begynne med å sette sammen oppgavekøen, fastsette sprinter og seremonier og samle et utviklerteam.
Hvorfor er prosjektplanlegging viktig?
Prosjektplanlegging er viktig fordi det sørger for at alle har samme forståelse. Det lar deg fremheve risikoområder, for eksempel en stram tidsplan, et begrenset budsjett eller mangler når det gjelder ressurser eller bemanning.
En plan gir deg også, som prosjektleder, en måte å måle fremdrift og definere suksess på. Planen blir et kart som gir retning og viser deg hvor du har vært, og hvor langt du fortsatt har igjen å gå.
Viktige deler av prosjektplanlegging
De viktigste delene av planleggingsfasen i et prosjekt omfatter:
Gå gjennom prosjektomfanget
Hvis du har et prosjektmandat eller, mer vanlig, en arbeidsbeskrivelse (SOW), bør du gå gjennom den og se etter følgende:
- Hva står i omfangsbeskrivelsen, og hva er utelatt fra omfanget?
- Hva ble inkludert i delen om leveranser?
- Finnes det revisjonsrunder for leveransene, og hvor mange?
- Hva er prosjektbudsjettet, og hva er betalingsplanen og betalingsbetingelsene?
- Hvem trenger du for å fullføre dette arbeidet, og er prosjektet allerede bemannet? Hvis ikke, hvordan skal du bemanne prosjektet for å oppnå alle punktene som omfattes av prosjektet?
Del opp arbeidet i mindre deler
Når du har fått oversikt over prosjektets omfang, deler du arbeidet opp i mindre deler. Du kan opprette tydelige faser med milepæler i prosjektet og oppgaver. Noen beste praksiser omfatter:
- Opprett oppgaver med én ansvarlig. Selv om arbeidet kan være samarbeidspreget når mer enn én person «eier» oppgaven, er det lettere at den blir glemt eller ikke fulgt opp.
- Legg inn kontrollpunkter i planen. Ikke bare vent til oppgavene skal være ferdige.
- Legg til oppgaver for det du trenger fra kunden eller eksterne interessenter. Tildel disse til deg selv, slik at du husker å innhente det du trenger når du trenger det
- Bruk buffertid mellom oppgaver eller faser. På denne måten har du tid til å korrigere kursen hvis noe går galt.
- Hvis du planlegger å arbeide i et mer smidig miljø ved hjelp av sprinter, bør du dele arbeidet opp i mer håndterbare deler for å fylle oppgavekøen. Disse delene kan deretter videreutvikles og hentes inn i sprinter under sprintplanleggingen.
Planlegg ressurser
Ressursplanlegging handler ikke om bemanning; det handler om å sørge for at du har riktig team, riktige verktøy og riktig teknologi, samt et realistisk budsjett for å fullføre alt det nødvendige arbeidet. Denne prosessen kan se slik ut:
- Sjekke prognoseverktøyet ditt for å se hvem som er tilgjengelige i den planlagte perioden
- Justere prosjektplanen slik at den samsvarer med teammedlemmenes tilgjengelighet
- Bekrefte at budsjettet er tilstrekkelig for arbeidet
- Bestille rekvisita, programvarelisenser og maskinvare som trengs til prosjektet
- Reservere møterom eller Zoom-rom for idédugnader og samarbeidsøkter
Planlegg oppgaver og aktiviteter
I planleggingsfasen utarbeider du en foreløpig prosjektplan. I formelle prosjekter kan dette være en detaljert arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS). Se på den som et førsteutkast – den vil sannsynligvis endres mye. Når du planlegger tidsplanen:
- Merk deg den ideelle tidsrammen for prosjektet og milepæler som er fastsatt, for eksempel en lanseringsdato knyttet til et arrangement (et PR-arrangement, en messe, en høytid eller lignende)
- Legg inn ekstra tid, slik at en forsinkelse ikke krever en fullstendig ny planlegging
- Noter avhengigheter (oppgaver eller aktiviteter som ikke kan starte før andre oppgaver eller aktiviteter er ferdige)
- Sett en forfallsdato og en ansvarlig person for alle oppgaver, slik at roller og ansvarsområder er tydelige
- Innhent tilbakemeldinger fra prosjektteamet før du deler tidsplanen med eksterne interessenter eller kunder
- Hvis du planlegger å gjennomføre prosjektet ved hjelp av en smidig metodikk, kan dette trinnet være enklere – du kan sette sammen en sprintplan og planlegge når sprintseremoniene skal finne sted
Identifiser og planlegg hvordan risikoer skal håndteres
Prosjekter innebærer i seg selv risiko, og jo flere ukjente faktorer det er i prosjektet, desto flere risikoer kan dukke opp underveis. Når du identifiserer risikoer og utarbeider en plan for å redusere dem, må du sørge for at du:
- Involverer alle interessenter. Når alle har samme forståelse, sørger det for at du fanger opp alle potensielle risikoer, og at alle kan bidra til å redusere dem.
- Vurderer muligheten for omfangsutglidning. Dette er en av de vanligste risikoene og en av de vanligste måtene et prosjekt kan spore av på.
- Er ærlig om risiko. Det kan føles støtende å navngi en risiko og utarbeide en plan for å forhindre den, men det er den enkleste måten å støtte prosjektets suksess på.
Opprett et budsjett eller en budsjettoversikt
Hvis du har et fast prosjektbudsjett, kan denne delen innebære å fordele budsjettet for å sikre at forbruket er i tråd med prosjektmålene, og å sette opp systemet slik at du kan følge med på teamets forbruk.
I denne delen av planleggingsprosessen må du sørge for at:
- Budsjettet er fordelt på alle mulige behov under hele prosjektets varighet
- Du har bedt om et reservebudsjett i tilfelle det oppstår områder med overforbruk
- Teamet ditt kjenner budsjettet og eventuelle godkjenningsprosesser som må følges før tildelte midler kan brukes
- Det finnes en prosess for å balansere budsjettet og følge med på budsjettoverskridelser gjennom hele prosjektet
Involver prosjektets interessenter
Selv om du kanskje har rådført deg med interessenter gjennom planleggingsfasen, bør du lage en plan for å involvere dem gjennom hele prosjektet. Dette kan innebære:
- Å ha en plan for regelmessige statusoppdateringer som er tilpasset rollene og interessene til alle sentrale interessenter
- Å gi interessentene tydelige føringer for hvilken rolle du forventer at de skal ha
- Å spørre interessentene hva de trenger på ulike tidspunkter i prosjektet, inkludert relevant prosjektdokumentasjon
Hva er resultatene av prosjektplanlegging?
Prosjektplanlegging gir en rekke resultater som du må bruke når du går videre til neste fase av prosjektet (prosjektgjennomføring). Disse omfatter:
- Prosjektplan: Prosjektplanen vil mest sannsynlig være et levende dokument som du videreutvikler gjennom hele prosjektet. Du kan oppdatere planen etter hvert som prosjektet utvikler seg, men den opprinnelige planen (dvs. grunnlinjen) vil bli opprettet under prosjektplanleggingen.
- Kommunikasjonsplan: Kommunikasjonsplanen er en formalisert leveranse som beskriver nøyaktig hvordan du (og andre medlemmer av prosjektteamet) skal kommunisere med sentrale interessenter.
- Plan for ressursallokering: Planen for ressursallokering viser hvilke ressurser du trenger i gjennomføringsfasen, og hvor mye tid du vil trenge. Hvis du ikke har ressursene internt, bør du inkludere hvordan du skal skaffe disse ressursene i planen. Planen for ressursallokering er ikke det samme som ressursstyringsplanen din – planen for ressursallokering beskriver hvem, mens ressursstyringsplanen beskriver hvordan.
- Oppstartsmøte: Etter at du har fullført forarbeidet i prosjektplanleggingsfasen, skal du holde minst ett oppstartsmøte. Dette møtet hjelper alle med å forstå hvordan et vellykket prosjekt ser ut. Dere går gjennom prosjektplanen og veikartet (hvis dere har et), arbeider med planen for risikoidentifisering og risikoredusering, og ferdigstiller kommunikasjonsplanen. Dette møtet er også en god overgang til neste prosjektfase.
- Arbeidsnedbrytningsstruktur: Arbeidsnedbrytningsstrukturen viser alle oppgavene i prosjektet og rekkefølgen de skal utføres i. Som digital prosjektleder har jeg ikke blitt bedt om å lage en slik særlig ofte (eller i det minste ikke formelt), men jeg lager mange Gantt-diagrammer, som viser prosjektfaser og oppgaver over tid.
- Prosjektplan og prosjekttidslinje: I noen prosjekter, særlig mindre prosjekter, kan disse erstatte arbeidsnedbrytningsstrukturen. Du kan opprette flere versjoner hvis du samarbeider med eksterne interessenter eller kunder – én versjon for det interne teamet med betydelig mer detaljer og en annen versjon for kunden eller andre interessenter, som bare viser bestemte milepæler de er interessert i.
- Plan for risikostyring: Et annet resultat av planleggingsfasen er planen for risikostyring. Du kan oppleve noe overlapp med kommunikasjons- og endringsstyringsplanene dine, ettersom disse i utgangspunktet er en del av risikostyringen.
- Plan for kvalitetsstyring: En plan for å styre kvaliteten i hver fase av prosjektgjennomføringen kan bidra til et samlet vellykket resultat. Du kan sette av eksterne ressurser til testing eller QA, eller la et seniormedlem av teamet eller en prosjektsponsor gjennomgå leveransene ved viktige milepæler.
Verktøy for prosjektplanlegging
Det finnes så mange verktøy som kan støtte deg i prosjektplanleggingsfasen og hjelpe deg med å utvikle og vedlikeholde prosjektstyringsplanen din.
Prosjektstyringsprogramvare inneholder ofte maler som kan gjøre det raskere å opprette prosjektplaner, og du kan også lage egendefinerte maler fra dine egne planer. Hvis du lager en prosjektplanmal, trenger du ikke å starte fra grunnen av i fremtidige prosjekter.
Noen av de beste prosjektstyringsverktøyene som kan støtte deg i prosjektstyringsfasen og bidra til å effektivisere prosessen, omfatter:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Beste praksis for prosjektplanlegging
Når det gjelder å mestre prosjektplanlegging, er det mange ting du må gjøre samtidig for å sikre at ingenting blir glemt og fører til mer arbeid senere. For å hjelpe deg på vei har vi samlet noen teknikker for prosjektplanlegging:
- Ikke glem prosjektmålene, og sørg for at planen støtter dem.
- Fastsett måltall og KPI-er for å kunne følge med på fremdriften.
- Involver prosjektteamet i planleggingen.
- Bestem hvordan du skal gjennomføre nødvendig prosjektoppfølging og -styring når du er i gjennomføringsfasen.
- Sørg for å ivareta alle interessentenes interesser.
- Bruk en sjekkliste for prosjektplanlegging for å sikre at du ikke går glipp av viktige trinn i prosessen.
Hva skjer videre?
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, prøver og eksempler, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
