Dokumentasjon av arbeidsflyt: Hva det er & hvordan du gjør det
Hva er dokumentasjon av arbeidsflyt?: Dokumentasjon av arbeidsflyt fungerer som et veikart i sanntid, effektiviserer oppgaver ved å automatisere repetitive handlinger og minimere ineffektivitet.
Verktøy du kan bruke: Bruk av programvare for arbeidsflytstyring kan forbedre dokumentasjonsarbeidet ditt og gjøre det enklere å visualisere og administrere prosesser.
Kvalitet fremfor kvantitet: Implementering av strukturerte arbeidsflyter fører til resultater av bedre kvalitet og sørger for at oppgaver blir fullført mer effektivt.
Enklere teamsamarbeid: Tydelig dokumentasjon gir teammedlemmene bedre forståelse, forbedrer samarbeidet og sørger for at alle er på samme side.
Effektivisering av prosesser: Ved å eliminere overflødige oppgaver kan teamene fokusere på innovasjon og kreativitet, noe som forbedrer den samlede produktiviteten og tilfredsheten.
Trenger du hjelp til å forstå hvordan en bestemt oppgave blir utført av teamet ditt? Dokumentasjon av arbeidsflytprosesser gir et veikart i sanntid som du kan bruke til å automatisere overflødige oppgaver, eliminere ineffektivitet og skape resultater av høyere kvalitet.
Du kommer sannsynligvis til å dokumentere eksisterende og nye arbeidsflyter ved hjelp av programvare for arbeidsflytstyring eller programvare for arbeidsflytdiagrammer.
Hva er arbeidsflytdokumentasjon?
Arbeidsflytdokumentasjon er prosessen med å registrere og lagre prosessene og prosedyrene teamet bruker for å få arbeidet gjort. Dette dokumenterte veikartet sikrer at alle forstår sin rolle og hvordan arbeidet deres bidrar til det overordnede målet, slik at du kan optimalisere arbeidsflytene i teamet ditt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Resultatet av denne prosessen er et flytskjema (selv om du bør vurdere å lære hvordan du lager et flytskjema for å representere prosessen nøyaktig). Visuelle hjelpemidler kartlegger komplekse prosesser, tydeliggjør hvilke ressurser som trengs, og hvilke resultater du kan forvente på hvert trinn.
Svømmebaner i flytskjemaet kan gjøre det enklere å skape oversikt ved å tildele bestemte oppgaver til ulike teammedlemmer eller avdelinger. Dette er spesielt nyttig for komplekse arbeidsflyter for prosjekter med mange overleveringer.
Eksempler på arbeidsflytdokumentasjon
Her er et eksempel på en prosessarbeidsflyt som kan inspirere deg:
Det beste med arbeidsflyter og standardiserte arbeidsprosedyrer er at de kan dokumenteres og tilpasses på mange nivåer.
Her er et annet eksempel. Arbeidsflyten nedenfor fokuserer på prosesser på høyere nivå innenfor et større arbeidsomfang.
Fordeler med arbeidsflytdokumentasjon
Dokumentasjon av arbeidsflytene dine gir mange fordeler for organisasjoner av alle størrelser. Her er noen viktige fordeler:
- Mindre dobbeltarbeid: Tydelige arbeidsflyter eliminerer behovet for gjetting og gjentatte oppgaver, gjør arbeidsflytene mer effektive og sparer verdifull tid.
- Raskere opplæring: Nyansatte kan raskt lære hvordan ting fungerer ved å ta utgangspunkt i de dokumenterte arbeidsflytene, noe som reduserer tiden og innsatsen som kreves til opplæring.
- Bedre samarbeid: Alle som er involvert i en arbeidsflyt, forstår rollene og ansvarsområdene sine tydelig, noe som fremmer bedre samarbeid og kommunikasjon.
- Standardiserte prosesser: Dokumenterte arbeidsflyter sikrer konsistens på tvers av ulike team og prosjekter, og minimerer feil og omarbeid.
- Tilpasningsevne: Dokumenterte arbeidsflyter kan enkelt tilpasses og oppdateres etter hvert som virksomhetens behov utvikler seg.
Slik dokumenterer du arbeidsflyter
Det kan virke overveldende å lage tydelig og effektiv arbeidsflytdokumentasjon til å begynne med, men ved å følge denne trinnvise prosessen kan du dele den opp i håndterbare deler:
1. Velg en arbeidsflyt å begynne med
Begynn med å velge en spesifikk prosess du ønsker å dokumentere. Det kan være noe enkelt, som å lære opp nye teammedlemmer, eller noe mer komplekst, som å administrere og tildele ressurser i markedsføringskampanjer.
Velg en arbeidsflyt du kjenner godt, og som har et tydelig start- og sluttpunkt.
Eksempel: La oss si at du vil dokumentere arbeidsflyten for «Behandling av kundeordrer». Dette innebærer trinn som å motta ordren, bekrefte betalingen, effektuere ordren og sende produktet.
2. Snakk med alle som er involvert i prosessen
Innhent synspunkter fra alle som er involvert i den valgte arbeidsflyten. Dette kan være teammedlemmer, ledere eller til og med eksterne interessenter. Gå gjennom hvert trinn i detalj og identifiser:
- Oppgaver: Hvilke konkrete handlinger utføres på hvert trinn?
- Roller: Hvem har ansvaret for å fullføre hver oppgave?
- Ressurser: Hvilke verktøy, hvilken programvare, hvilke menneskelige ressurser eller hvilken informasjon er nødvendig?
- Tidspunkt: Finnes det tidsfrister eller tidsrammer knyttet til hvert trinn?
Eksempel: Innhent synspunkter fra kundeservicemedarbeideren som mottar ordren, økonomiavdelingen som bekrefter betalingen, lagerteamet som effektuerer ordren, og forsendelsesavdelingen som har ansvaret for leveringen.
3. Skriv ned trinnene i prosessen
Når du forstår arbeidsflyten, skriver du ned alle de enkelte trinnene som inngår. Organiser dem i kronologisk rekkefølge, og vær oppmerksom på avhengigheter og flaskehalser. Du kan gjerne dele opp komplekse trinn i mindre og mer håndterbare deloppgaver.
Eksempel:
- Motta ordre: Kundeservicemedarbeideren legger inn ordreopplysningene i CRM-systemet.
- Bekrefte betaling: Økonomiavdelingen kontrollerer betalingsbekreftelsen og oppretter en faktura.
- Effektuere ordre: Lagerteamet finner de bestilte varene, pakker dem på riktig måte og klargjør dem for forsendelse.
- Sende ordre: Forsendelsesavdelingen avtaler henting med den angitte transportøren og oppdaterer ordrestatusen med sporingsinformasjon.
4. Lag et arbeidsflytdiagram
Ved hjelp av et verktøy som Lucidchart kan du kartlegge arbeidsflyten. Hvert trinn representeres av en figur, og flyten vises med forbindelsespiler. Beslutningspunkter med forgrenede veier kan inkluderes for å vise mulige unntak.
Slik kan et typisk arbeidsflytdiagram se ut:
5. Bruk programvare for arbeidsflytstyring
Flere nettbaserte verktøy og programvareplattformer kan effektivisere prosessen med å dokumentere arbeidsflyter. Disse verktøyene tilbyr visuelle flytskjemaer, oppgavestyring og samarbeidsfunksjoner, noe som gjør det enklere å opprette, dele og vedlikeholde de dokumenterte arbeidsflytene dine.
Spesifikk programvare for dokumentarbeidsflyt og programvare for dokumentstyring kan også automatisere repetitive oppgaver, sikre samsvar med krav og følge fremdriften gjennom flere trinn i en arbeidsflyt for dokumenthåndtering.
Husk at hvis prosessene dine i stor grad er avhengige av dokumentasjon, kan implementering av et dokumenthåndteringssystem bidra til å sentralisere og standardisere disse arbeidsflytene i stor skala.
Verktøy for dokumentasjon av arbeidsflyter
La oss innse det: Det kan være et skikkelig hodebry å holde oversikt over alt manuelt. Tenk deg at du prøver å finne det spesifikke trinnet du skrev ned for flere uker siden, eller enda verre: at noen begynner i teamet og du må forklare hele prosessen fra grunnen av.
Programvare for prosessdokumentasjon kan være en verdifull ressurs når du skal opprette og vedlikeholde virksomhetens prosessdokumentasjon. Her er noen populære alternativer for programvare for arbeidsflytdokumentasjon:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vurder om verktøyet du velger, tilbyr integrasjoner med annen programvare du allerede bruker (for eksempel programvare for prosjektstyring eller programvare for ressursstyring). Du bør også sørge for at du kan tilpasse varsler og tillatelser, slik at teammedlemmene mottar informasjon som er relevant for dem, og får tilgang til den digitale arbeidsflyten.
Les mer om BPM kontra arbeidsflyter her.
Beste fremgangsmåter for arbeidsflytdokumentasjon
- Hold det tydelig og konsist: Unngå sjargong og unødvendige detaljer. Fokuser på de viktigste trinnene, og bruk et enkelt og lett forståelig språk.
- Visualiser arbeidsflyten: Ulike typer flytskjemaer, tankekart og andre visuelle arbeidsflyter kan forbedre tydeligheten og forståelsen av hele arbeidsflyten betydelig.
- Bruk konsekvent formatering: For bedre lesbarhet bør du opprettholde en konsekvent stil gjennom hele dokumentasjonen. Vurder en stilguide for tone eller språk.
- Gjør den lett tilgjengelig: Lagre dokumentasjonen på et sentralt sted der alle enkelt kan få tilgang til den (Notion, Wiki, Slack osv.).
- Oppmuntre til tilbakemeldinger og iterer: Gå gjennom dokumentasjonen regelmessig, og innarbeid tilbakemeldinger fra brukerne for å sikre at den forblir korrekt og relevant.
Disse tipsene for arbeidsflytdokumentasjon fungerer best når de følger beste fremgangsmåter for dokumenthåndtering. Dette omfatter versjonskontroll, tagging av metadata, sporing av dokumentlivssyklusen og revisjonsberedskap – alt dette bidrar til bedre arbeidsflyter og enklere samarbeid.
Hva skjer nå?
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste fremgangsmåter? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og modeller, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere i Slack.
