Den karrierefremmende måten å si opp jobben som prosjektleder på
Vi har alle dagdrømt om hvordan det ville føles å forlate jobbene våre. I hodet virker det enkelt – bare marsjere inn på sjefens kontor, si «Jeg slutter!», og gå. Men i virkeligheten? Det er aldri så enkelt å forlate en jobb.
Selv når du er klar til å gå videre, kan det å slutte vekke en blanding av følelser – begeistring, lettelse, kanskje til og med litt dårlig samvittighet eller usikkerhet. Og hvis avgangen ikke skjer på dine premisser (hei, nedbemanning), kan disse følelsene bli enda sterkere.
Legg nå til kompleksiteten ved å slutte som prosjektleder. Prosjekter du har styrt, svever plutselig i luften uten noen tydelig landing. Hvis det ikke finnes en overgangsplan, blir teamet ditt stående og famle – og avgangen din føles mer som en katastrofe enn et vemodig farvel.
Men det å slutte trenger ikke å bety kaos eller brente broer. Jeg har erfart at du med litt planlegging kan gå videre på dine egne premisser – med en følelse av mestring og i tråd med verdiene dine, uansett omstendighetene.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Selv om du ikke planlegger å slutte med det første, er det beste tidspunktet å forberede seg på en avgang lenge før du sier opp. Helt ærlig? Jeg vil hevde at det begynner allerede den første dagen i en ny jobb (så ha disse tipsene i bakhodet for din neste rolle).
Som prosjektleder som har navigert meg gjennom min del av avganger, er dette mine råd for å avslutte på en god måte.
Lag en overgangsplan
Å forlate en jobb handler ikke bare om å pakke sammen pulten (eller logge ut av Slack for siste gang). Hvis du vil slutte på god fot, må du lage en overgangsplan. Uten en slik plan kan avgangen din føre til at prosjektene dine blir hengende i limbo og skape unødvendig stress for alle involverte. Litt planlegging nå vil gjøre en stor forskjell.
Kartlegg ansvarsområdene dine
Du kjenner rollen din bedre enn noen andre. Sjefen din har kanskje stillingsbeskrivelsen din arkivert, men vi vet alle at en prosjektleders jobb aldri er fullstendig beskrevet i en stillingsbeskrivelse.
Før du slutter, bør du derfor lage et dokument som beskriver alt du gjør, sammen med et anbefalt handlingsforløp for overtakelsen av disse ansvarsområdene. Bør enkelte oppgaver overføres til en kollega? Finnes det oppgaver som kan (eller bør) fases helt ut?
Dokumenter prosesser
Vi er alle skyldige i å ha laget arbeidsmåter som bare vi kjenner til. Det er viktig å dokumentere prosessene dine, spesielt for oppgaver du planlegger å overføre til en kollega.
Bruk dokumentet du laget for å kartlegge ansvarsområdene dine, og se etter dem som har tydelige prosesser. Lag deretter trinnvise veiledninger for oppgavene du vet må fullføres etter at du har sluttet. Det finnes gode verktøy som kan hjelpe med denne prosessen, blant annet Scribe eller Loom for video-SOP-er.
Identifiser potensielle risikoer
Som ved enhver overgang innebærer det å forlate selskapet ditt risiko – spesielt for prosjektene du etterlater deg. Tenk gjennom hva som kan gå galt i nærmeste fremtid, og dokumenter disse risikoene slik at teamet ditt vet hva de skal følge med på og hvordan de skal håndteres.
Her er noen eksempler på typer risikoer du kanskje bør dokumentere:
- Prosjekt Z ligger for øyeblikket etter planen i henhold til prosjektets planprestasjonsindeks og er prioritert i neste sprint. Fortsett å følge opp at disse fristene overholdes, slik at prosjektet kommer tilbake på rett spor.
- Klient M var nylig frustrert over mengden feil på utviklingsnettstedet, så sørg for grundig kvalitetssikring i neste iterasjon.
- Vi må få den nye klienten til å planlegge et oppstartsmøte i løpet av neste uke for å kunne få plass til prosjektet sammen med annet klientarbeid.
Rydd opp i filene dine
Filbehandling er en av de tingene det er lett å la skli ut når du står midt i prosjektarbeidet. Men før du går, bør du sette av litt tid til å rydde opp. Organiser mapper, dobbeltsjekk at viktige dokumenter er tilgjengelige, og sørg for at alt er merket på en måte som gir mening (slutt på final_v3_revised_FINAL).
Noen ting du bør få på plass før den siste dagen:
- Sørg for at de riktige personene har tilgang til viktige filer. Du vil ikke at teamet ditt skal bli utestengt fra viktige dokumenter.
- Hvis du har brukt bestemte navnekonvensjoner eller mappestrukturer, bør du dokumentere dem slik at andre kan holde ting konsekvente.
- Hvis enkelte filer eller systemer krever ekstra kontekst, kan du legge igjen et kort notat eller lage en enkel veiledning for å hjelpe teamet med å finne frem.
Samle inn data og resultater
Når du slutter i en jobb, er det lett å bli opptatt med å sørge for at teamet ditt er godt rustet for å lykkes – men ikke glem å ivareta deg selv også. Før du går, bør du sette av litt tid til å samle dokumentasjon på resultatene dine.
Hvorfor bry seg? Jo, når du først har gått ut døren, blir det mye vanskeligere å finne frem til disse detaljene. Prosjektet du fikk på rett spor, prosessen du effektiviserte, kunden som skrøt av å jobbe med deg – du kommer raskt til å glemme detaljene. Og når du oppdaterer CV-en, forhandler om lønnsøkning eller forbereder deg til jobbintervjuer, vil det å ha solide tall og konkrete eksempler utgjøre hele forskjellen.
Følg med på nøkkeltallene dine
Tall betyr noe, og konkrete resultater kan være avgjørende for CV-en og fremtidige jobbsøknader. Sett derfor av tid til å dokumentere de viktigste nøkkeltallene som viser hvilken innvirkning du har hatt:
- Totalt antall prosjekter du har jobbet med (inkludert tidsperiode, budsjett osv.)
- Det totale inntektsbeløpet du har forvaltet
- Inntektsbeløpet som kom fra at kundene dine tok på seg mer arbeid
- Fortjenestemarginer for prosjektene dine
- Prosesser du har implementert, som sparte tid eller reduserte kostnader
Ta vare på rosen du får
Ros fra kunder, anerkjennelse fra ledere og verdsetting fra kolleger er verdifulle anbefalinger av arbeidet ditt. Hvis du sørger for å ta vare på dem før den siste dagen, kan det hjelpe når du trenger referanser eller senere ønsker å be om anbefalinger på LinkedIn. Slik gjør du det:
- Videresend e-poster med positive tilbakemeldinger til din private e-postadresse, eller opprett en mappe for skjermbilder
- Ikke glem å kopiere og lime inn ros fra Slack, Teams eller chatverktøy i et dokument
- Hvis noen gir deg muntlig ros i løpet av de siste møtene dine, bør du notere det i et privat notat, slik at du ikke glemmer det
Last ned porteføljemateriale (hvis det er tillatt)
Hvis du har jobbet med prosjekter som er rettet mot offentligheten, er det nå du bør lagre alt som kan bidra til å vise frem erfaringen din senere. Enten det er lenker til ferdige leveranser, skjermbilder av kontrollpaneler du har bygget, eller casestudier som fremhever arbeidet ditt, kan det å ha dette tilgjengelig gjøre det mye enklere å oppdatere CV-en eller porteføljen din.
Pass bare på å dobbeltsjekke med selskapet og kundene dine før du lagrer noe. Enkelte materialer kan være konfidensielle, og det siste du ønsker, er å bryte selskapets retningslinjer på vei ut. Her er noen ting du bør lagre hvis du kan:
- Endelige rapporter eller presentasjoner du har laget
- Kasusstudier som oppsummerer prosjektresultater
- Materiell rettet mot offentligheten (blogginnlegg, markedsføringsmateriell, UX/UI-design osv.)
- Skjermbilder av dashbord, arbeidsflyter eller verktøy du har utviklet eller optimalisert
- Maler, arbeidsmetoder eller rammeverk du har laget
- Datavisualiseringer som viser prosjektets suksess
- Opplæringsmateriell eller veiledninger du har laget
Anerkjenn kollegene dine
Mens du er opptatt med å avslutte prosjekter og overføre ansvarsområder, må du ikke glemme menneskene. Uansett hvor klar du er for å gå videre, kommer det å slutte til å skape litt ekstra arbeid for teamet ditt på kort sikt. Derfor kan det ha mye å si å ta seg tid til å si takk og anerkjenne dem som gjorde tiden din der bedre.
Si takk
Hvis det er kolleger som har støttet deg, samarbeidet med deg eller gjort arbeidsdagene dine hyggeligere, bør du si takk! Litt anerkjennelse kan bidra til å gjøre overgangen enklere og etterlate et godt, varig inntrykk. Noen ideer:
- Gi en liten takkegave, for eksempel et kaffegavekort, til dem som kan få noen tøffe uker etter at du slutter
- Avtal kaffe- eller lunsjmøter (virtuelt eller fysisk) med kollegene du kommer til å savne mest
- Få levert blomster eller en håndskrevet hilsen til en flott leder på den siste arbeidsdagen din eller mandagen etter at du slutter
Gi ros
Hvis du har hatt privilegiet av å jobbe med fantastiske kolleger, bør du sørge for at innsatsen deres ikke går ubemerket hen. Litt anerkjennelse kan være en meningsfull avskjedsgave – særlig hvis du slutter utenom en formell evalueringsperiode. Her er noen måter å gjøre det på:
- Send inn positive tilbakemeldinger gjennom selskapets interne system for anerkjennelse (hvis de har et)
- Send en e-post til lederen deres med konkret ros for bidragene deres
- Skriv en gjennomtenkt anbefaling på LinkedIn
Hold tilbakemeldingene konstruktive
Alt ved jobben din har kanskje ikke vært perfekt, og hvis du har tilbakemeldinger å dele, er det greit å være ærlig – men unngå å gjøre det til en utblåsningssesjon. Å brenne broer hjelper ingen, og du vet aldri når du kan møte tidligere kolleger igjen. Den beste måten å dele konstruktive tilbakemeldinger på er:
- Hvis selskapet ditt har et avslutningsintervju, kan du bruke det som en anledning til å gi gjennomtenkte tilbakemeldinger
- Fokuser på forbedringer som kan hjelpe det tidligere teamet ditt videre
- Hold det profesjonelt – del observasjoner, ikke klager
Hold kontakten
Bare fordi du slutter i en jobb, betyr ikke det at du må miste kontakten med menneskene du jobbet med. Tidligere kolleger og kunder er ofte gode ressurser når du skal finne jobber i fremtiden. Litt innsats nå kan holde disse relasjonene sterke lenge etter den siste arbeidsdagen din. Slik gjør du det:
Koble deg til på LinkedIn
Før du slutter, bør du sørge for at du er koblet til kolleger, kunder og alle andre du ønsker å holde kontakten med på LinkedIn. Hvis du jobbet tett med noen og hadde en god opplevelse, kan du bruke noen minutter på å skrive en LinkedIn-anbefaling til dem. Og ikke vær redd for å be om en tilbake. Det finnes ingen tidsbegrensning for dette, men det kan føles mer naturlig å sende ut disse forespørslene rundt tidspunktet du slutter.
LinkedIn-meldingseksempel
«Hei [navn], jeg har satt stor pris på å jobbe med deg og har lært mye av tiden vår sammen. Hvis du har anledning, ville jeg satt stor pris på en anbefaling på LinkedIn om [spesifikt prosjekt eller ferdighet]. Det er selvfølgelig ikke noe press – jeg tenkte bare jeg skulle spørre mens alt fortsatt er friskt i minnet!»
Si farvel
En gjennomarbeidet avskjeds-e-post eller Slack-melding er en flott måte å avslutte på en positiv måte. Hold den kort og takknemlig. Sørg for å ta med en rask takk til teamet ditt, et høydepunkt eller to fra tiden din i selskapet (et prosjekt, et minne eller noe du lærte), samt kontaktinformasjonen din eller LinkedIn hvis du ønsker å holde kontakten. Her er noen eksempler på e-poster som kan hjelpe deg i gang.
Kort og godt avskjedsbrev
E-posteksempel
Hei alle sammen -
Som mange av dere vet, blir neste fredag min siste dag hos Agency ABC. Det har vært en stor glede å jobbe sammen med dere alle. Jeg er utrolig stolt av arbeidet vi har skapt sammen, og gleder meg til å se hva dere fortsetter å gjøre!
Jeg vil gjerne holde kontakten, så ta gjerne kontakt med meg på LinkedIn.
E-post om overlevering av klient
E-posteksempel
Hei Stephanie -
Jeg vil informere deg om at fredag blir min siste dag hos Agency ABC. Adam Smith blir prosjektlederen din fremover – han står på kopi i denne e-posten. Jeg har gitt ham en grundig gjennomgang av arbeidet vi har gjort sammen, og av de aktive prosjektene vi holder på med.
Han tar snart kontakt for å avtale et tidspunkt for å snakke sammen. Ta ham med i all kommunikasjon frem til jeg slutter, så gjør jeg det samme for å sikre en smidig overgang.
Personlig avskjeds-e-post
E-posteksempel
Hei Stephanie -
Som nevnt tidligere, blir fredag min siste dag hos Agency ABC. Det har vært en stor glede å jobbe med deg og Client X-teamet.
Jeg likte spesielt godt å jobbe med høytidskampanjen vår sammen, og er takknemlig for samarbeidet vi har bygget opp de siste årene.
Jeg vil gjerne holde kontakten for å se alt det flotte arbeidet du og teamet gjør, og for å se om det finnes muligheter for å jobbe sammen igjen i fremtiden. Du finner meg på LinkedIn, eller du kan nå meg her: [e-postadresse]. Hvis du har anledning, ville jeg også satt pris på en anbefaling på LinkedIn, og jeg kan gjerne gi deg en tilbake!
Hold døren åpen
Din neste mulighet kan komme fra en tidligere kollega eller klient. Jeg har sett det skje så mange ganger – tidligere kolleger blir ansettelsesansvarlige, gamle klienter tar kontakt med frilansoppdrag, eller kontakter fører til uventede jobbtilbud. Her er noen eksempler fra mitt eget liv:
- To av jobbene mine har kommet gjennom tidligere kolleger som begynte i disse selskapene og anbefalte meg
- Én jobb fikk jeg gjennom en tidligere klient som ansatte meg internt
- Jeg har fått kontraktsarbeid gjennom en tidligere leverandør
- Jeg har satt tidligere kolleger i kontakt med hverandre på tvers av ulike selskaper, slik at de kunne jobbe sammen
- Jeg anbefalte en tidligere kollega til en stilling i selskapet mitt, og hun fikk jobben
- Jeg har beholdt vennskap med kolleger fra tidligere selskaper i over 10 år
Noen måter å holde relasjonene levende på:
- Kommenter på eller del LinkedIn-innleggene deres
- Send en rask melding for å høre hvordan det går innimellom – særlig hvis du ser at de har jubileum på jobben eller har fått en forfremmelse
- Hvis du er på et bransjearrangement, kan du se om noen tidligere kolleger skal dit, og ta igjen praten ansikt til ansikt
Omfavn følelsene
Når du har en ny rolle på plass – særlig en du gleder deg til – er det lett å ville fokusere på det som kommer. Men selv når du er klar til å forlate en bedrift, kan følelsene være blandede. Du går ikke bare bort fra en jobb – du legger igjen prosjekter du var personlig engasjert i, kolleger du hadde bygget relasjoner til, og rutinene som utgjorde hverdagen din.
Jeg har selv blitt overrasket over følelsene som dukker opp i forbindelse med jobbskifter. Mer enn én gang har jeg uventet blitt trist over å forlate arbeidsmiljøer som, hvis jeg skal være ærlig, ikke engang var særlig bra. Men etter å ha gått gjennom det noen ganger har jeg innsett at det å bearbeide følelsene – i stedet for å skyve dem til side – faktisk gjør overgangen smidigere.
Så hvis du føler deg litt overveldet når du forbereder deg på å slutte, får du her noen måter å håndtere det på.
Ta deg et øyeblikk
Samtalen med lederen din om at «jeg slutter» er viktig. Selv om alt går greit, kan den fortsatt føles svært følelsesladet. Det kan være lettelse, nervøsitet, begeistring – og i noen tilfeller til og med skyldfølelse.
Etter samtalen bør du gi deg selv et øyeblikk til å bearbeide det som har skjedd før du går tilbake til arbeidet. Ta en kaffe med en kollega du er venn med, gå en kort tur eller gå ut for å få litt frisk luft før du kaster deg inn i neste møte.
Anerkjenn de blandede følelsene
Selv om du ikke kan vente med å forlate rollen din, er det helt greit å føle seg litt trist, nostalgisk eller usikker. Du har tilbrakt en del av livet ditt i denne rollen, og overganger – uansett hvor positive de er – innebærer en følelsesmessig belastning.
Skriv ned hva du er takknemlig for fra denne jobben (ja, selv om du hatet den). Selv de verste rollene har en solside. Kanskje var det en ferdighet du tilegnet deg, en kollega som ble en venn, eller et prosjekt som hjalp deg med å utvikle deg. Flytt fokuset til det du tar med deg videre, i stedet for det du legger igjen.
Forbered deg på den siste dagen
Avskjeder er det verste. Så planlegg noe hyggelig som får dagen til å føles mer som en feiring enn bare en vanlig arbeidsdag som tilfeldigvis er den siste. Planlegg en «happy hour» med kollegene, en middag ute med familien eller en liten oppmerksomhet til deg selv – for eksempel lunsj én siste gang på favorittstedet ditt.
Hva skjer videre?
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og arbeidsprøver, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
