The Retro: Slik går du over i en rolle innen prosjektledelse

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut å transkribere podkastene våre ved hjelp av et dataprogram. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Kelsey Alpaio: Hei alle sammen, og velkommen til podkasten Digital Project Manager. Jeg er Kelsey Alpaio, og i dag tar vi for oss et stort spørsmål – hvordan får du din første rolle som prosjektleder? Kanskje du har ledet prosjekter uoffisielt en stund og er klar til å gjøre det formelt, eller kanskje du bytter karriere og lurer på: Hvordan overbeviser jeg egentlig ansettelsesledere om at jeg har det som skal til?

Vi går gjennom alt sammen – hvilke ferdigheter du faktisk trenger, hvordan du bør presentere deg på CV-en og i intervjuer, og hvilke utfordringer du kan møte underveis. Heldigvis har vi med oss en fantastisk gjest i dag som kan hjelpe oss med dette. Ogaga Johnson er grunnlegger og administrerende direktør i Verisult, et opplærings- og konsulentselskap som hjelper folk inn i etterspurte karrierer som prosjektledelse.

Ogaga, velkommen til programmet!

Ogaga Johnson: Tusen takk, Kelsey. Jeg gleder meg til å være her.

Kelsey Alpaio: Hvorfor begynner du ikke med å fortelle litt om deg selv og arbeidet du gjør?

Ogaga Johnson: Ja. Som du allerede nevnte – takk for introduksjonen. Jeg heter Ogaga Johnson, og kjernen i alt jeg og teamet mitt gjør, er mennesker, utvikling og myndiggjøring.

Alt vi gjør i Verisult handler om å bygge opp og styrke mennesker. Noe av det viktigste vi gjør, er å hjelpe yrkesaktive, særlig innvandrere, med å komme i gang med og lykkes i karrieren. Ikke hvilken som helst karriere, men vi fokuserer på etterspurte karrierer, fordi disse karrierene forventes å ha et stort behov.

Når det gjelder behov og arbeidskraft hjelper vi i praksis med å håndtere mangelen på arbeidskraft og sørge for at vi utvikler og utruster mennesker til å ta på seg disse etterspurte rollene som er på vei frem. Noen av dem finnes allerede her og nå.

Kelsey Alpaio: Flott. La oss gå rett på sak. Hva tror du er det vanskeligste med å finne og få den første rollen eller tittelen innen prosjektledelse?

Ogaga Johnson: Etter å ha jobbet med tusenvis av mennesker som ønsker å gå over i prosjektledelse i Storbritannia, Canada og USA, er noe av det vanligste jeg har sett, at de ikke engang kommer til intervju. Hvis du ikke klarer å komme i kontakt med en ansettelsesleder eller virkelig kommunisere verdien din, får du ikke muligheten til å komme til tilbudsfasen.

Det å kunne oversette ferdighetene og erfaringene sine, og forklare hvilken verdi man har og kan tilby i roller innen prosjektledelse, er den største hindringen jeg ser at mange må løse – særlig personer som ønsker å bytte karriere, men som aldri har hatt den formelle tittelen innen prosjektledelse.

Jeg vil bytte. Det er alltid utfordringen: Hvordan oversetter jeg det jeg gjør i dag, eller erfaringene mine, til denne rollen som jeg vet at jeg kan utføre, men som jeg kanskje ikke har hatt tittelen for?

Kelsey Alpaio: Hvilke ferdigheter bør man ha, og hvilke bør man fremheve på CV-en for å få disse intervjuene når man søker sin første rolle som prosjektleder?

Ogaga Johnson: Det første er å forstå at alle er forskjellige. Vi er unike og har unike erfaringer og bakgrunner. Noen av oss kan ha samme utdanning, men når vi går på universitetet, tar vi ikke med oss nøyaktig det samme fra undervisningen, ikke sant? Vi har alle en unik sammensetning. Først må du derfor forstå hvilken verdi du vil tilføre prosjektledelsesområdet.

Det er ingen vits i å bare sende CV-en sin overalt. Vi har et uttrykk vi bruker blant folkene våre: Ikke bare kast CV-en din ut overalt. Vær strategisk. Hva er mitt unike verdiforslag? Vi gjør dette mye i næringslivet og markedsføring: Hva er virksomhetens unike verdiforslag?

Det samme gjelder karrieren. I karrieren selger du ferdighetene og tjenestene dine. Tenk på det som en virksomhet. Hva er det unike verdiforslaget som skiller deg fra alle de andre millionene av mennesker som ser etter den samme rollen innen prosjektledelse? Det er det første.

For eksempel kan noen si: Jeg har jobbet med arrangementsplanlegging en stund. Men teknisk sett er det prosjektledelse. Kanskje du kan gå over i en rolle som prosjektleder eller prosjektkoordinator innen arrangementsområdet, enten i en ideell organisasjon, siden ideelle organisasjoner arrangerer mange begivenheter, eller i en større virksomhet, kanskje i markedsavdelingen, fordi de gjennomfører mange markedsføringsarrangementer.

Se på hva som er ditt unike verdiforslag. Hvor har du mye verdifull erfaring og bransjeerfaring? Og på grunn av dette, hvilken bransje kan du enkelt gå over til for å komme inn i prosjektledelse? Det trenger ikke være drømmerollen din. Noen kan si: Jeg ønsker å lede arrangementsområdet.

Men dette er en måte å begynne på. Hvordan du begynner, betyr ikke at det er slik du kommer til å avslutte, men det er en måte å starte på. Derfra begynner du å bygge deg opp til å bli ekspert på prosjektledelse, og så kan du gå videre. Det første er altså å forstå hva verdiforslaget ditt er, og hvilken bransje du bør rette deg mot på grunn av verdiforslaget du har identifisert.

Det neste er at alle jobber er forskjellige. Du kan ikke bruke den samme CV-en til hver eneste jobb. Jeg vet at dette er noe ingen jobbsøkere ønsker å høre. De ber meg faktisk alltid om en snarvei. Men det er sannheten, fordi jeg ansetter mange prosjektledere til forskjellige virksomheter og også til min egen virksomhet.

Én ting jeg ser etter, er hvem sin CV som viser at personen kan utføre arbeidet jeg trenger. Det er disse menneskene jeg inviterer til intervju. Selv om CV-en din er god, kjenner jeg deg ikke, så jeg kan ikke vite det hvis CV-en ikke viser at du er god – ikke bare generelt, men god til å møte behovene jeg har eller levere den verdien jeg trenger at denne ressursen skal tilføre virksomheten.

Du må tilpasse CV-en. Du må vite hvordan du leser stillingsbeskrivelser. Finn ut hva denne virksomheten virkelig ønsker at personen de ansetter skal ha. Hvilken verdi ønsker de at personen skal tilføre? Tilpass verdien din slik at du viser at du er personen som kan levere denne verdien, på CV-en.

Dette er altså de to viktigste tingene jeg vil trekke frem: Tilpass CV-en til hver jobb. Først og fremst må du forstå hvilken verdi du har. Hvis jeg ser en stillingsannonse og innser at jeg egentlig ikke har den verdien, ikke fordi jeg ikke kan få den, men fordi dette kanskje ikke er verdiforslaget mitt akkurat nå, er det kanskje ikke en jobb jeg bør søke på. Da kaster jeg bort tiden min.

Og det er mye følelsesmessig stress forbundet med å få mange avslag, ikke sant? Forstå verdiforslaget ditt, og søk på roller som passer med det. Dette er mine to beste råd.

Kelsey Alpaio: Du nevnte at det kan være enkelte bransjer eller typer prosjektledelse som er enklere å komme inn i. Hvilke bransjer bør folk se nærmere på hvis de prøver å få sin første rolle?

Ogaga Johnson: Det er et veldig godt spørsmål, fordi noen kanskje ikke nødvendigvis er eksperter i én bransje. Det er ikke egentlig like konkurransevilkår der. Jeg vil si at vi akkurat nå ser en økning, avhengig av hvilket land du er i.

I Canada ser vi en økning i ideelle organisasjoner og foreninger. Det er noe jeg har lagt merke til nylig. Disse foreningene ser etter kapasitet, fordi de trenger kapasitet. De fleste av disse organisasjonene gjennomfører prosjekter av ulike typer, og de trenger personer med ferdigheter innen prosjektledelse.

Selv om tittelen kanskje ikke er prosjektkoordinator eller prosjektleder, trenger de personer med disse ferdighetene. Det er derfor en god bransje å rette seg mot. Ideelle organisasjoner betaler åpenbart ikke alltid like godt som kommersielle virksomheter, men mengden erfaring du sannsynligvis får der, kan være betydelig. Ett års erfaring kan tilsvare to års erfaring et annet sted.

Det er derfor også et godt sted å begynne. I tillegg har vi mange nye teknologiselskaper og teknologiske oppstartsbedrifter, med all innovasjonen og teknologien som stadig endrer seg. Disse organisasjonene trenger også folk, fordi oppstartsbedrifter trenger mennesker som kan hjelpe dem med å vokse og skalere produktene sine.

Hvis du kan vise verdien din til en grunnlegger eller ledere i en virksomhet, er det større sannsynlighet for at du får prøve deg og deretter bevise deg selv i organisasjonen.

Dette er altså de to viktigste bransjene eller sektorene jeg vil peke på.

Kelsey Alpaio: Ja, det gir veldig god mening.

Du snakket litt om å forstå verdien sin og sørge for at den kommer tydelig frem på CV-en og i intervjuer. Men finnes det kjerneferdigheter, verktøy eller metoder som alle som søker en rolle innen prosjektledelse må ha for i det hele tatt å bli vurdert? Hvilke ferdigheter bør man begynne å bygge opp så snart som mulig hvis man ikke har dem nå?

Ogaga Johnson: Absolutt. Det finnes kjerneferdigheter. Når det gjelder prosjektledelse, kjenner vi til det globale prosjektledelsesinstituttet og andre organer som på en måte regulerer prosjektledelse.

De har faktisk gjort dette enkelt når man ser på prinsippene eller prosessene som alle prosjektledere kan måtte gå gjennom i løpet av karrieren. På det grunnleggende nivået, siden vi har kunstig intelligens som utfører noen av de tekniske tingene og de daglige administrative oppgavene prosjektledere kan gjøre, er det én ting kunstig intelligens ikke vil gjøre: å forstå hvordan man kommuniserer effektivt med mennesker.

Mennesker forandrer seg. Humøret og følelsene våre endrer seg hver eneste dag. Så spørsmålet er: Hvordan kommuniserer jeg? Prosjektledere kommuniserer over 90 % av tiden. Vi kommuniserer hele tiden. Derfor er evnen til å kommunisere effektivt avgjørende.

Kommunikasjon henger også sammen med interessenthåndtering. I prosjektledelse jobber du mye med mennesker. Du prøver å påvirke mennesker slik at ting blir gjort. Derfor er det viktig å bygge opp evnen og ferdighetene dine til å omgås mennesker, ha gode mellommenneskelige ferdigheter og kunne forhandle med mennesker.

Selv om du ikke bruker ordet forhandling, så forhandler du bokstavelig talt når du sier til et teammedlem: Dette er oppgaven du skal gjøre, dette er når den skal være ferdig, og du prøver å få personen til å gjøre den. Du påvirker dem. Forstå derfor hvordan du bygger relasjoner. Dette er noen av kjerneområdene. Interessentengasjement og kommunikasjon er kjerneferdigheter.

I tillegg kommer det grunnleggende i hvordan man leverer et prosjekt – fra planlegging, via gjennomføring, til å sørge for at prosjektet følger planen, og bringe det tilbake på rett spor hvis det ikke gjør det. Dette er noen av kjerneferdighetene, uavhengig av hvilken metode du bruker, enten det er fossefallsmetoden, smidig eller en hybridmetode.

Det grunnleggende er å forstå hvordan man tar en idé og gjør den til virkelighet. Det er kjernen. Hvis du ikke har dette, er det i praksis prosjektledelse oppsummert. Dette er det grunnleggende du bør ha, sammen med ferdigheter i å jobbe med mennesker.

Kelsey Alpaio: Vi snakker hele tiden om tilfeldige prosjektledere – mennesker som allerede leder prosjekter i det daglige arbeidet sitt, men som ikke har tittelen prosjektleder. Hvor mye av overgangen til en formell rolle innen prosjektledelse handler om selvtillit, om å ha selvtillit nok til å kalle seg prosjektleder og virkelig eie erfaringen sin?

Ogaga Johnson: Først og fremst tror jeg at alle har ferdigheter innen prosjektledelse. Det er min oppfatning, og grunnen er at hvis du har jobbet i en stilling i, la oss si, to eller tre år, har du sannsynligvis gjort noe som er relatert til prosjektledelse. Alle organisasjoner må gjennomføre prosjekter på grunn av endring, innovasjon og forbedringer.

Du har derfor sannsynligvis vært del av et prosjekt, særlig hvis du jobbet under covidperioden. Da var du del av et prosjekt, fordi virksomhetene måtte gjøre ting for å sikre at folk kunne jobbe hjemmefra. Det var et prosjekt. Når det var gjennomført, var neste steg kanskje å forbedre prosessen.

Det er også prosjektledelse. Jeg tror virkelig at alle har ferdigheter innen prosjektledelse hvis de har jobbet i mer enn to år. Jeg råder alltid folk jeg snakker med til å identifisere erfaringen sin innen prosjektledelse. Har du utført en rekke aktiviteter for å skape en endring eller et konkret resultat?

Var det avgrenset med en start- og sluttid, i stedet for å være drift? Når jeg spør om dette, innser de: Ja, det var en gang vi måtte forbedre noe. Kanskje en revisjon viste at noe måtte korrigeres. Vi måtte etablere en kontroll eller en annen løsning, og jeg var del av teamet.

Selv om jeg ikke ledet teamet, var jeg del av teamet. Da sier jeg: Ja, dette betyr at du var del av et prosjekt. Når folk først kan identifisere ferdighetene sine, tror jeg overgangen til prosjektledelse blir mye mindre vanskelig. Det er også her selvtilliten kommer inn.

Når jeg snakker med mange mennesker, er grunnen til at de ikke føler seg selvsikre, at de opplever bedragersyndrom. Kan jeg virkelig dette? Siden jeg bytter karriere, kan jeg virkelig kalle meg prosjektkoordinator eller prosjektleder? Men hvis du har gjort det, kan du kalle deg det.

Jeg vil si at den største utfordringen blant studentene mine er tankesettet. Jeg bruker mye tid på å endre tankesettet deres. Hvis du ikke er trygg på ferdigheten du skal intervjues for, hvordan forventer du at jeg som ansettelsesleder skal være trygg på deg hvis du ikke er trygg på deg selv? Jeg merker det på lang avstand når jeg gjennomfører intervjuer.

Først må du forstå at det du har, særlig hvis du har videreutdannet deg, jobbet med deg selv eller identifisert at du faktisk har denne verdien, er verdifullt.

Du har identifisert erfaringen og ferdighetene dine innen prosjektledelse. Du kjenner verdiforslaget ditt. Det er ditt, så tro på det. I verste fall kan du lage et dokument med det du har oppnådd. Skriv ned hva du har gjort i prosjekter, for fakta slår bedragersyndrom hver gang. Du kan ikke argumentere mot fakta: Jeg klarte å levere dette prosessforbedringsprosjektet.

Det er et faktum. Ha derfor historier om det du har gjort. Når du har disse historiene, kan du alltid gå tilbake til dem i intervjuer. Når du forteller om erfaringene dine, blir du tryggere fordi du faktisk har gjort det. Selvtillit er en stor del av å lykkes med overgangen.

Hvis du ikke tror at du kan, vil andre sannsynligvis tro at du ikke kan.

Kelsey Alpaio: Jeg liker virkelig ideen om at fakta alltid vil slå bedragersyndrom. Det å ha faktaene på plass, holde oversikt over det du har lykkes med og faktisk har gjort, og la dette vise vei når du ser etter en slik rolle. Jeg liker virkelig det poenget.

Hva er noen av de største feilene folk gjør når de prøver å få sin første tittel innen prosjektledelse?

Ogaga Johnson: Jeg vil nevne to ting. Det første er hurtigsøknader. Noen ganger har jeg lyst til å fjerne denne funksjonen fra alle jobbplattformer, for du bør ikke bruke hurtigsøknad. Jeg skal ikke nevne noen plattform, men nesten alle plattformer har denne funksjonen.

Hurtigsøknader fungerer som regel ikke, uansett hvor godt CV-en din er tilpasset en bestemt bransje. Noen kan si: Jeg søker bare på prosjektlederstillinger innen helsesektoren, så språket og kravene er de samme. Ja, men en annen person har kanskje lest stillingsannonsen grundig og innsett at én viktig ting de ser etter, er noen som forstår prosessforbedring.

Det kan være en av de viktigste egenskapene i rollen. Personen tilpasser deretter CV-en for å vise erfaring med prosessforbedring, og vil sannsynligvis få intervjuet fremfor deg, som sendte inn en generell standard-CV. Jeg kan love deg at 90 % av de andre har gjort det samme. Hva er de 10 % som får deg til å skille deg ut?

Det er altså én ting. Ikke bruk hurtigsøknader ukritisk. Tilpass CV-en. Det er slitsomt, men det finnes forskjellige apper som kan hjelpe deg nå, blant annet verktøy basert på kunstig intelligens. Bruk kunstig intelligens som hjelp, men sørg for at du faktasjekker alt verktøyet lager, og redigerer det selv.

Det er det første. Det andre ligner på det jeg sa tidligere: Ikke å forstå verdien sin. Når jeg ser innlegg i sosiale medier som sier: Jeg har søkt på 1000 jobber, fått fem intervjuer og ett jobbtilbud, tenker jeg: Det er ikke bra. Å få over 900 avslag er dårlig for den mentale helsen og selvfølelsen. Det er ikke en god måte å søke jobb på.

Feilen jeg ser mange gjøre, er at de søker på alle mulige jobber. Nei. Først må du forstå hvilken verdi du har i karrieren din. Det trenger ikke være drømmerollen din, men det kan være den ideelle rollen akkurat nå for å få foten innenfor døren. Deretter kan du begynne å utvikle deg.

Hva er det? Fokuser energien din. Når du søker jobber, bruker du mye energi. Du må sørge for at du får mest mulig ut av den energien. Fokuser derfor energien på jobbsøkingsstrategien du har utviklet for deg selv.

Ha en strategi for jobbsøkingen. Det gir ikke mening å søke på alt uten en strategi. Alle virksomheter har en strategi. Jeg skulle ønske flere forsto at karrieren deres er virksomheten deres.

Det er en virksomhet fordi du selger ferdigheter, og det er derfor du får betalt. Behandle karrieren som en virksomhet, så vil du se at tankesettet ditt endrer måten du gjør ting på. Det er her tanken om entreprenørskap blir relevant i karrieren, og det er svært viktig for å ligge i forkant.

Du må tenke som en entreprenør i karrieren din.

Kelsey Alpaio: Du snakket litt om avslag. Det høres ut som en stor del av prosessen, siden du kommer til å få mange avslag selv om du søker på de riktige tingene. Avslag er uunngåelig. Hvordan anbefaler du at folk håndterer avslagene og kommer tilbake etter avslag på avslag?

Ogaga Johnson: Jeg tror du allerede har sagt det på en måte. Forstå at avslag vil komme. Innstill deg på det. Det er ikke negativ tenkning. Avslag vil komme fordi det, for å være ærlig, er mange som leter etter jobb. Du er ikke den eneste. Avslag vil komme. Bestem deg for at du har gjort ditt beste.

Når det gjelder søknaden, har jeg søkt på riktig måte, sett på stillingen, tilpasset CV-en og vist verdien min. Det er dette du kan kontrollere. Du kan ikke kontrollere at noen bestemmer seg for at de liker det denne personen skrev, liker profilen og vil ringe deg.

Ikke fokuser på det du ikke kan kontrollere. Fokuser på det du kan kontrollere, så vil den riktige rollen komme etter hvert.

Forstå at siden du ikke kan kontrollere den delen, vil det oppstå negative utfall, som avslag. Når du har innstilt deg på at du gjorde ditt beste, men at dette ikke gikk gjennom, kan du si: Greit, denne rollen var ikke for meg, og gå videre. Det er det jeg alltid sier til folk.

Kelsey Alpaio: Ja, det liker jeg.

Jeg har bare ett siste spørsmål før vi avslutter. Hvis noen som lytter, ønsker å begynne å jobbe mot sin første rolle innen prosjektledelse i dag, hva er én ting de kan gjøre akkurat nå eller denne uken for å bevege seg i den retningen?

Ogaga Johnson: Jeg vil anbefale å gjennomføre en kartekartlegging eller en øvelse for å finne kompetansegap. Det kan du gjøre akkurat nå. Grunnen er at du da kan identifisere om du allerede har erfaring innen prosjektledelse fra livet ditt, selv om det er frivillig arbeid. Det er ikke bare betalt arbeid som kan gi deg denne erfaringen.

Da jeg begynte på karrieren min innen prosjektledelse, var det gjennom frivillig arbeid i den lokale kirken min, der jeg var ungdomskoordinator.

Jeg sier dette fordi det gir mye erfaring innen prosjektledelse: å håndtere mennesker, få folk til å gjøre ting og faktisk få frivillige til å utføre oppgaver. Det er noe av det vanskeligste du kan få til. Når noen får betalt for å gjøre noe, kan du bokstavelig talt si: Du får betalt, så gjør det. Men frivillige er vanskeligere.

Jeg lærte derfor mye om påvirkning og forhandling gjennom denne erfaringen. Begynn med en kompetansekartlegging. Hvilken erfaring har jeg som passer med prosjektledelse? Hvis du ikke har noen, er det greit – skaff deg eller finn slik erfaring.

Hvilke ferdigheter har jeg som kan overføres fra der jeg er nå, og som jeg kan bruke innen prosjektledelse? De er ofte like. Kartekartlegging eller kompetansekartlegging er altså det første. Du trenger retning. Uten retning kan du ende opp hvor som helst. Hvis du har retning, kommer du sannsynligvis frem til målet.

Kelsey Alpaio: Ogaga, tusen takk for at du ble med oss i dag. Dette har vært svært nyttig.

Ogaga Johnson: Tusen takk. Jeg har kost meg. Takk for spørsmålene og for at jeg fikk være her. Jeg er takknemlig.

Kelsey Alpaio: Det var alt for dagens Retro. Følg programmet, så du aldri går glipp av en episode. Hvis du vil fortsette samtalen med en gruppe på over tusen prosjektledere som forstår deg, kan du bli med på thedpm.com/membership. Takk for at du lyttet!