SMART-prosjektmål (med Mackenzie Dysart fra Reason One)

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut transkribering av podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Ben Aston:

Velkommen til DPM-podkasten, der vi går bak teorien for å gi råd som fungerer når du skal lede bedre digitale prosjekter. Takk for at du lytter. Jeg heter Ben Aston og er grunnleggeren av The Digital Project Manager.

Vet teamene dine hvorfor de gjør det de gjør? Hva med kunden din? Er det krystallklart? Er det spesifikt? Er det målbart? Er det oppnåelig? Er det realistisk? Er det tidsavgrenset? Er alle enige om hvordan suksess for prosjektet ser ut?

Ville prosjektet fått en annen retning dersom dette var litt tydeligere? Ja? Da bør du fortsette å lytte til denne podkasten om hvordan du lager SMART-prosjektmål. Det vil skape samordning og gi klarhet og retning for prosjektene dine.

Mackenzie Dysart:

Hei.

Ben Aston:

Takk for at du blir med oss i dag, og takk for at du skrev det flotte innlegget ditt om prosjektmål. Men først er jeg nysgjerrig på hva som er nytt for deg i år. Hva slags prosjekter jobber du med akkurat nå?

Mackenzie Dysart:

Akkurat nå har jeg fått gjøre noe litt annerledes. Jeg er involvert i markedsføringsprosjektene for selskapet vårt. Reason One ble nylig lansert som en merkevare. Det er en sammenslåing av to tidligere byråer, ecentricarts og BlueKey, og jeg har fått være involvert i byggingen av både Reason One-nettstedet og merkevaren. Nå begynner jeg å jobbe med markedsføringsstrategien og forsøker å samle lederne, og det har vært en stor erfaring. Det har vært en læringsmulighet fordi det er et skifte fra et standard nettstedprosjekt.

Ben Aston:

Hva er tipsene dine? Byråer er vanligvis svært dårlige til å markedsføre seg selv, og det er vanskelig å være sin egen kunde. Byrånettsteder havner ofte nederst på prioriteringslisten, samtidig som det finnes konkurrerende interessenter. Det er alle kundens mareritt, bare i ens eget byrå. Hvordan får du dette til å fungere?

Mackenzie Dysart:

Jeg er helt enig i at vi er vår egen verste kunde. Noe av det vanskeligste var å sette av tid i ressursplanene til å jobbe med noe som ikke var lønnsomt eller fakturerbart. Vi måtte ta folk ut av prosjektarbeid og få dem inn i dette arbeidet.

Det viktigste var å sette en tydelig frist og holde fast ved den, også overfor lederne. Partnere er fantastiske, men noen ganger må man bare si: «Nei. Stopp. Slutt å be om dette.» Vi måtte være realistiske og finne ut hva vi kunne gjøre innen den tilgjengelige tiden, samtidig som vi hadde et tydelig prosjektmål for lanseringen.

Ben Aston:

Har dere etablert en slags rangordning i ledergruppen når det gjelder interessenthåndtering og beslutninger?

Mackenzie Dysart:

Vi måtte begrense hvem som var med i den innerste kretsen. Vi har tre partnere, og alle er svært opptatt. Vi kunne ikke vente på at alle tre skulle være tilgjengelige. Derfor sa jeg at én av dem måtte være kontaktpunktet vårt. Vi kunne bare ha én produkteier. Vi måtte være strengere på det interne prosjektet, nettopp fordi folk lett sier at det ikke er et «ekte prosjekt». Men det er det.

Vi hadde jevnlige statusmøter, oppfølginger og interne gjennomganger før vi viste noe til «kunden». Selv om prosjektet var internt, var det minst like viktig som et kundeprosjekt, fordi det representerer ansiktet, navnet og merkevaren vår.

Ben Aston:

Mackenzie har skrevet et svært nyttig innlegg om prosjektmål, med definisjoner, eksempler og råd om hvordan du skriver mål – inkludert de krevende, men verdifulle SMART-målene. Hva er prosjektmål, og hvordan skiller de seg fra målsetninger?

Mackenzie Dysart:

Målsetninger er ofte den overordnede retningen, for eksempel at kunden ønsker en bedre brukeropplevelse. Det er en generell idé om hvor prosjektet skal, men ikke hvordan man skal komme dit.

Prosjektmålet bryter dette ned til noe oppnåelig. SMART betyr spesifikt, målbart, oppnåelig, realistisk og tidsavgrenset. Vi må sørge for at målet inneholder konkrete punkter, slik at vi legger til rette for suksess og kan måle resultatet ved slutten av prosjektet.

Et enkelt eksempel fra privatlivet er: «Jeg vil bli sunnere.» Det er målsetningen. Men hvordan skal du oppnå den? Du kan sette et prosjektmål om å drikke to liter vann om dagen eller gå på treningsstudio tre dager i uken i tre måneder. Tydelige og konkrete elementer hjelper deg med å nå målsetningen.

Ben Aston:

Hvordan finner dere disse målene i oppdagelsesfasen?

Mackenzie Dysart:

Vi spør hvorfor kunden ønsker resultatet, hva som er problemet, hvilke tall de ser, og hva de tror utfordringene er. Det er viktig å forstå hvorfor målsetningen finnes. Deretter tar teamet informasjonen med seg tilbake og diskuterer hva vi hørte, hva hovedproblemene er, og hvordan vi kan løse dem.

Hele teamet må involveres. De kan se ting fra ulike perspektiver. Når prosjektmålene er etablert, presenterer vi dem for kunden og bruker dem som en rød tråd i presentasjoner, leveranser og beslutninger.

Ben Aston:

Hvordan sørger du for at målene er oppnåelige og realistiske?

Mackenzie Dysart:

Vi må først forstå hva som faktisk er realistisk. Et nettsted er et økosystem, og mål påvirker hverandre. Søkemotormarkedsføring kan påvirke skjemautfyllinger, og SEO kan henge sammen med konvertering. Derfor kan man ikke se på ett mål isolert.

Det er også viktig å begrense målet til en bestemt tidsperiode. I stedet for å love en enorm økning kan man si at skjemautfyllinger skal øke med fem prosent i løpet av tre eller seks måneder, og deretter evaluere og forbedre videre. Små, konkrete og realistiske mål er enklere å følge opp.

Ben Aston:

Hva gjør du etter at målene og KPI-ene er definert?

Mackenzie Dysart:

Jeg prøver å ta med prosjektmålene i alle interne møter. Jeg bruker også festefunksjonen i Slack, slik at målene er synlige for teamet. På den måten blir de en påminnelse om hva vi skal oppnå gjennom hele prosjektet.

Ben Aston:

Det er nyttig å gå tilbake til målene når dere prioriterer oppgaver, planlegger sprinter og vurderer leveranser. Spør: «Vil denne oppgaven hjelpe oss med å nå målet?» Hvis ikke, bør den kanskje ikke prioriteres.

Mackenzie Dysart:

Prosjektmål kan mislykkes dersom folk ikke forstår verdien av dem. En oppgave er ikke nødvendigvis et mål. Et godt mål må være spesifikt, målbart, oppnåelig, realistisk og tidsavgrenset. Når disse elementene er gjennomtenkt fra starten, reduserer man risikoen.

Ben Aston:

Det viktigste er spesifisitet. Jo mer spesifikke målene er, desto enklere er det å avgjøre om de ble nådd. Det gjør det også lettere å vise kunden verdien av arbeidet.

Les artikkelen hvis du vil vite mer om SMART-prosjektmål. Takk for at du ble med oss, Mackenzie.

Mackenzie Dysart:

Takk for at jeg fikk være med.

Ben Aston:

Hva synes du? Har du prøvd å skrive prosjektmål? Har du brukt KPI-er i prosjektene dine? Fortell oss hva du mener. Gå til TheDigitalProjectManager.com for å bli med i Slack-teamet vårt.

Hvis du likte det du hørte i dag, kan du abonnere og bruke et par minutter på å legge igjen en ærlig anmeldelse av DPM-podkasten på Apple Podcasts. Takk for at du lyttet.