Slik kan du hjelpe prosjektteam med å omfavne og lykkes med prosjektpresentasjoner

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut et program som transkriberer podkastene våre. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Galen Low: Det er dagen for presentasjonen. Ting er i gang, og alt går egentlig ganske bra. Vel, det går greit. Faktisk går det omtrent like bra som en bilulykke i sakte film.

Ravin leser fra lysbildene igjen. Florence ser ut som om de mumler til tærne sine mer enn de demonstrerer den nye personaliseringsfunksjonen. Og du – du glemte notatene dine et sted på toget, så du improviserer.

På mottakersiden er den generelle stemningen blant interessentene ... forvirret. Utålmodig. Uengasjert. Den gode nyheten er at det snart er over, og at vi alle kan late som om det aldri skjedde.

Men slik er det ikke i det hele tatt. Prosjektet fortsetter, neste sprintgjennomgang er om to uker, og selv om du hopper av akkurat nå, har du fortsatt mange forretningspresentasjoner foran deg.

Hvis du har gitt opp og akseptert at prosjektpresentasjoner med teamet ditt er dømt til å bli smertefulle og uunngåelige avbrekk mellom prosjektarbeidet, bør du fortsette å lytte.

Vi skal snakke om hvordan du kan hjelpe teamet ditt med å lykkes med prosjektpresentasjoner, samtidig som dere bruker mindre tid på forberedelser.

Hei, alle sammen, og takk for at dere lytter. Jeg heter Galen Low og jobber med The Digital Project Manager. Vi er et fellesskap av digitale fagfolk med et mål om å hjelpe hverandre med å bli dyktigere, tryggere og bedre tilknyttet hverandre, slik at vi kan øke verdien av prosjektledelse i en digital verden. Hvis du vil høre mer om dette, kan du gå til thedpm.com/membership.

I dag snakker vi om den mørke kunsten å presentere prosjektarbeid, og om hvordan prosjektledere kan hjelpe prosjektteamene sine med å formulere arbeidet på en måte som ledere og andre beslutningstakere forstår – uten å bruke masse tid på forberedelser.

Med meg i dag har jeg Renaud Taburiaux, tidligere prosjektleder i byrå, forfatter og anerkjent presentasjonsveileder for fagfolk på alle nivåer i en organisasjon – fra tekniske arkitekter til toppledelsen.

Renaud, tusen takk for at du er med meg i dag.

Renaud Taburiaux: Takk for invitasjonen. Jeg gleder meg til å snakke med fellesskapet og publikumet ditt om dette krevende temaet, som gjør mange av oss svært stresset.

Galen Low: Jeg er glad for at du nevner det, for dette er en episode der du og jeg satte oss ned og sa: Her er noen aktuelle temaer rundt presentasjoner.

Vi tok dem med til fellesskapet vårt og fikk inn noen spørsmål fra medlemmene – ting de strever med når det gjelder å presentere prosjektarbeid, presentasjoner generelt, offentlig tale og forretnings- og fagkommunikasjon. Takk for at du forberedte deg sammen med meg på forhånd, slik at vi kunne få med noen av disse spørsmålene.

Vi fikk også en hel rekke andre spørsmål, som vi skal besvare i fellesskapet vårt. Det gleder jeg meg til.

Renaud Taburiaux: Ja, det var virkelig gode spørsmål. Vi kan se at mange strever med dette temaet. Derfor er det bra at folk ikke er redde for å be om hjelp når de ikke vet hvordan de skal gjøre det. Det er veldig oppmuntrende.

Galen Low: Absolutt. Fellesskapets kraft.

Greit. Jeg vil begynne med det store spørsmålet mitt. Hvorfor er det så viktig å presentere i prosjektledelse, og hvis det er så viktig, hvorfor blir det ikke undervist i?

Renaud Taburiaux: Hvorfor er det viktig? Jeg tror prosjektledere, men også alle typer ledere, ofte må lede uten formell myndighet. Det har vi gjort i årevis. Vi kjenner til det. For å lede uten myndighet må du påvirke og overbevise mennesker, særlig i dag.

Det blir stadig mer deltakende. Du tvinger ikke folk til å gjøre jobben sin eller følge et veikart. Du må overbevise dem om å gjøre det og vise dem verdien bak. Det er mer deltakende og skjer i større skala. Vi har ofte enorme team. Vi kan snakke om smidige metoder der hundrevis av mennesker arbeider på den samme applikasjonen.

Derfor må du overbevise i stor skala, ikke bare én til én. Og det skjer ofte på avstand. Det er ikke overraskende å jobbe med mennesker i India, Canada eller Brasil. Å overbevise og påvirke er derfor helt sentralt i jobben din. Presentasjon er en av de viktigste måtene å gjøre dette på – ikke én til én, men én til mange. Det er derfor det er viktig å mestre presentasjonen, selv om det ikke alltid er den eneste oppgaven din.

Du har andre ting å gjøre. Derfor er det bra å unngå tidssløsing og være så effektiv som mulig når du forbereder disse presentasjonene.

Galen Low: Jeg liker at du tok det dit, for i hodet mitt tenkte jeg på en presentasjon som å stå og levere i et styrerom.

Du snakker med en sponsor eller en gruppe interessenter. Men det er ikke bare det. Å presentere er egentlig å dele en idé og få folk med på den. De som sier at de hater å stå foran et rom og presentere, presenterer faktisk hver dag som prosjektledere.

Vi presenterer ideer for teamet vårt. Vi bruker påvirkning og lederskap for å samarbeide. Vi presenterer ideer for hverandre. Jeg liker at du tok det dit. Det hadde jeg ikke tenkt på.

Renaud Taburiaux: Du må få dem nærmere målet og det du prøver å oppnå, men ikke alle kjenner det.

Ikke alle har samme oversikt og kunnskap som en prosjektleder eller personalleder. Du har en reell oversikt over hva alle gjør. De trenger en felles visjon for å være effektive i arbeidet sitt. Så ja, vi presenterer hver dag. Det trenger ikke å være lysbilder. Jeg nevnte ikke lysbilder da jeg snakket om presentasjoner.

Det handler om å dele en idé, dele budskap og fortelle en historie. Det kan ta mange former, men vi presenterer på denne måten hver dag.

Galen Low: Jeg liker det. Det gjør også den formelle presentasjonen mindre skremmende. Det er akkurat som all annen presentasjon du gjør annenhver dag – den bruker de samme ferdighetene.

Renaud Taburiaux: Ja. Når alt kommer til alt, er det bare en presentasjon. Selv om du skal presentere for toppledelsen, er det bare en presentasjon. Lysbildene og måten du presenterer på, avgjør ikke nødvendigvis om du lykkes med det du prøver å oppnå. Du kan alltid komme tilbake på rett spor gjennom samtalen, med mer interaksjon, én til én og så videre.

Ikke stress for mye med presentasjonen. Som du sier, gjør vi den ofte veldig formell. Vi skriver gjerne moteord i manus og så videre. Det trenger ikke være slik. Det må være menneske til menneske. Lysbilder overbeviser ikke mennesker. Mennesker overbeviser mennesker. Behold perspektivet. Det er bare en presentasjon.

Galen Low: Det liker jeg.

Jeg vil komme tilbake til selve ferdigheten. Dette var et aktuelt tema i fellesskapet vårt. Det traff virkelig en nerve. Du og jeg snakket om opplæring i bakrommet, og i min egen erfaring er det svært få som har satt seg ned med meg og lært meg å presentere ideer på en god måte, selv om det hele tiden har vært forventet.

Hvorfor er det slik?

Renaud Taburiaux: Det finnes mange grunner, men det er helt riktig når du sier at det er en forventning. Jeg pleier å sammenligne det med å skrive en e-post. Vi antar at folk vet hvordan man skriver e-post, men hver dag ser vi at folk ikke vet hvordan de skal skrive korte og poengterte e-poster. I stedet får vi en vegg av tekst der hovedbudskapene er borte et eller annet sted, fordi avsenderen ikke engang vet hva han eller hun vil spørre om.

Vi antar at dette blir undervist på universitetet, men det gjør det egentlig ikke. Der lærer man akademiske presentasjoner, ikke nødvendigvis forretningspresentasjoner. Det undervises også i enkelte selskaper, men opplæringen er ofte dårlig. En lærer som er komiker, kan være god på fremføring, selvtillit, stemmebruk og stresshåndtering, men det er ikke det samme som en forretningspresentasjon. De lærer deg ikke hvordan du strukturerer budskapet eller hvilke kognitive skjevheter du bør unngå eller utnytte.

Og det er ikke alltid din feil. Det finnes også mange dårlige eksempler. Se på det ledelsen og toppledelsen presenterer, allmøtene og kommunikasjonen fra HR. De burde vite bedre, men det er ofte forferdelig.

De leser det som allerede står på lysbildet. De driver med en form for karaoke. De vet ikke egentlig hva de vil si. Vi burde se opp til dem når det gjelder kommunikasjon. De burde ikke forvente at prosjektledere skal være bedre enn dem. Det er jobben deres å kommunisere, overbevise og påvirke.

Likevel ender vi her fordi de heller ikke er opplært, eller fordi de antar at de kan det. Jeg vil si at presentasjon sjelden blir undervist i, og når det skjer, blir det ofte gjort på en dårlig måte.

Galen Low: Jeg liker det.

Renaud Taburiaux: Jeg får nok ikke mange nye venner av å si dette.

Galen Low: Det jeg liker, er engasjementet ditt. Kanskje vi kan zoome litt ut, for dette er tydeligvis noe du har mye erfaring med og sterke meninger om. Det trenger faktisk ikke å være slik.

Hvordan ble du så interessert i presentasjon og kommunikasjon i en forretningskontekst? Var det et øyeblikk som fikk deg til å innse at flere team måtte fokusere på denne ferdigheten og trengte mer støtte?

Renaud Taburiaux: Det var knyttet til en konkret hendelse. Jeg begynte karrieren min i byråer rundt 2010, tror jeg. Jeg jobbet i et kommunikasjonsbyrå i New York eller Paris.

Der var alt vi gjorde perfekt. Det var smart, morsomt og tydelig. Vi hadde designere, og alle visste hva de skulle si eller gjøre. Etter omtrent fem år gikk jeg over til en virksomhet. Det var et sjokk, fordi jeg innså at kommunikasjon nesten var et skittent ord i næringslivet.

Folk likte ikke å gjøre det. Når de sa «han håndterer kommunikasjon», tenkte man at dette var politikk eller at det var noen som ikke visste hvordan de skulle gjøre jobben. Jeg oppdaget at mange ikke engang prøvde å kommunisere godt. De unngikk det.

Jeg snakker ikke bare om presentasjoner, men om kommunikasjon generelt. Det som virkelig plaget meg, var at noen prøvde igjen og mislyktes fullstendig. De brukte utallige timer på å forberede lysbilder og manus, og resultatet var forferdelig. Det var fælt for dem, de var stresset, og de visste ikke hva de skulle si.

Det var også fælt for publikum. Det var virkelig dårlig bruk av alles tid. Da jeg gikk over til næringslivet, tok jeg med meg alt jeg kunne fra byråarbeid, prosjektledelse, UX-design og andre områder jeg hadde jobbet med, og prøvde å bruke det på mine egne presentasjoner.

Slik utviklet jeg rammeverket jeg bruker nå, som heter «Presentasjonssprinten». Det hjelper meg med å forberede virkningsfulle presentasjoner raskt. Grunnen til at jeg er så engasjert i dette, er frustrasjon. Det er frustrerende å se at folk bruker tid på presentasjoner som ikke trengs, eller som er for lange.

Vi har bedre ting å gjøre enn å bruke timer på lysbilder. Det er ærlig talt bortkastet tid. Vi ville vært mye mer fornøyde hvis alle presentasjonene våre var korte, tydelige og raske å forberede. Derfor plager det meg hver dag jeg ser en presentasjon. Jeg driver med veiledning innen kommunikasjon generelt, ikke bare presentasjoner.

Jeg møter dette i mange reelle forretningsprosjekter, og det er vondt å se denne typen sløsing og dårlig kommunikasjon. Vi kan enkelt gjøre det bedre. Vi trenger ikke å sløse bort denne tiden. Det er derfor jeg brenner for dette.

Galen Low: Det er et veldig innsiktsfullt eksempel. Vi begynte med at noen ikke bryr seg. Kommunikasjon er et skittent ord. Men når du er den som bryr seg, prøver, bruker timevis på det og mislykkes, samtidig som andre heller ikke har det hyggelig, blir det utrolig frustrerende.

Jeg kommer også fra byråverdenen. På en måte var jeg bortskjemt. Ingen lærte meg opp formelt, men jeg fikk mye veiledning fra mentorer underveis, fordi vi tar historiefortelling svært alvorlig. Det handler om å presentere verdien av arbeidet ditt fordi kunden betaler deg for å gjøre det.

Men tanken på at mesteparten av kommunikasjonen i en organisasjon faktisk er dårlig, uten noen tydelig standard, er viktig. Selv om du ønsker å bli bedre, er det vanskelig når du bare har en blind som leder en blind, eller blir stående alene i skogen og prøve å forbedre presentasjonene og kommunikasjonen uten veiledning.

Renaud Taburiaux: Mange mennesker ser kanskje ikke innsatsen du legger ned. Hvis du ikke er utstyrt for å lage korte, tydelige og raske presentasjoner, blir du fort demotivert. Vi snakket om Toastmasters i bakrommet. Jeg deltar i Toastmasters, men presentasjonene mine kan fortsatt være forvirrende, med en vegg av tekst på lysbildet.

Små skritt gir ikke nødvendigvis stor verdi hvis du ikke vet hvilket skritt du skal ta eller hvilken retning du skal gå i. Det kan løses trinn for trinn, men vi vet ikke hvordan. Som du sa tidligere, har ingen fortalt oss hvordan. Det skaper virkelig frustrasjon.

Galen Low: Det var oppklarende å snakke om dette i bakrommet. Mange i fellesskapet mitt er interessert i Toastmasters og ønsker å bli bedre presentatører.

Du sa at det lærer deg å presentere deg selv, men ikke nødvendigvis hvordan du strukturerer budskapet eller håndterer skjevheter hos publikum eller deg selv. Det er bare én brikke i puslespillet. Det er bra, men det er ikke alt.

Renaud Taburiaux: Det er viktig. Toastmasters gir deg mengdetrening. Hvis du ikke får muligheten til å presentere i jobben, på en scene eller foran andre, kan du bli rusten. Du får heller ikke muligheten til å mislykkes og lære. Mislykkes på en trygg måte, vil jeg si.

Men det er bare den siste delen: selve fremføringen og hvordan du presenterer. Det handler ikke om hvorfor, altså budskapet, eller hva, altså lysbildene. Det handler om å snakke foran publikum om noe. Det er viktig, men jeg tviler på at det er det de fleste fagfolk trenger mest for å bli bedre, i hvert fall i begynnelsen.

Galen Low: La oss gå inn på presentasjonssprinten. Jeg er nysgjerrig. Kan du fortelle litt om hvordan du jobber med prosjektpresentasjoner? Kanskje vi kan bruke et prosjektledelseseksempel. Hva er et eksempel på en prosjektpresentasjon som kan være viktig, og hvordan bruker du rammeverket ditt for å gjøre den så virkningsfull som mulig?

Renaud Taburiaux: Ja. La oss se på noen typer presentasjoner. Som prosjektleder handler det om publikum, påvirkningen din og målet ditt – hvilken effekt du vil ha på dem. Mange presentasjoner handler om godkjenning: et budsjett, et veikart eller et nytt prosjekt. Du kan også ønske å motivere, slik vi gjør på allmøter. Da går du mindre inn i detaljer og mer inn i visjon, oppdrag og ambisjoner.

Du kan også ville berolige interessentene dine ved å vise hva dere gjorde i løpet av sprinten eller i en virksomhetsgjennomgang. Det finnes mange typer presentasjoner. For meg er fremgangsmåten enkel.

Det er tre trinn som vi alle kjenner: tenk, bygg og lever. «Tenk» handler om hvorfor. Hvorfor presenterer du? Hva er budskapet ditt? Hvem er publikum? Du må tenke før du bygger. Det er en viktig regel vi alle glemmer. Vi skynder oss ofte inn i PowerPoint eller Google Presentasjoner og begynner å lage lysbilder uten å vite hva vi vil si.

Vi fokuserer på å lage lysbilder i stedet for å skape mening. Når du vet hvorfor og har en grunnstruktur med omtrent det innholdet du vil dele, bygger du. Byggingen handler om manus, innhold og lysbilder – altså hva du skal presentere.

Til slutt skal du levere. Dette handler om hvordan du presenterer, offentlig tale, samspill, stressmestring og kropp. Det er en fysisk aktivitet å snakke, gå og bevege seg. Alt dette må du lære.

Det interessante for meg, som tidligere prosjektleder i byrå og senere i næringslivet, er at vi kan denne typen tretrinnsprosess. Vi snakker om smidighet og UX-design med arbeidsflyter, men vi forbereder presentasjoner fossefallsbasert. Vi bruker timevis på dem, og først når alt er perfekt, deler vi dem med noen andre.

Slik fungerer det ikke. Du skal arbeide iterativt og trinnvis. Først lager du en disposisjon, så deler du den med kunden eller sponsoren. Deretter utvikler du innholdet, og til slutt jobber du med designet.

Rammeverket mitt er at du tenker før du bygger, bygger gradvis, ber om tilbakemeldinger tidlig og forbereder hvordan du skal levere. Du forbereder hvordan du skal samhandle, håndtere stress og svare på spørsmål. Det er mye du må tenke på.

Tenk, bygg, lever. Vi gjør allerede dette. Du må bare bruke det du kan fra før på presentasjonssprinten.

Galen Low: Jeg liker det.

Men for å spille djevelens advokat: Vi begynte med hvordan man kan bruke mindre tid på forberedelser. Noen som lytter, tenker kanskje at dette gir mening, men at det høres ut som mer tid enn de bruker nå – eller like mye. Hvordan sparer sprintformatet tid?

Renaud Taburiaux: Det er et helt rimelig spørsmål. Det kan høres skremmende ut, men du trenger ikke bruke mye tid. Hvis du kjenner budskapet og publikumet ditt, trenger du ikke tre timer med workshop. Du kan svare på spørsmålene på et minutt.

Det er omtrent åtte eller ni spørsmål du bør besvare før du åpner PowerPoint. Det kan ta ti minutter. Problemet er at vi ikke gjør det, men skynder oss inn i byggefasen. Det er der vi sløser bort tid, fordi vi ikke vet hva vi skal si.

Hvis du gjør alle trinnene raskt, får du større effekt. Byggingen blir enkel når du allerede vet hva du vil si. Hvis du har strukturen på et ark eller en tavle, tar det kanskje en time å lage lysbildene, kanskje to hvis du vil gjøre dem fancy.

Da har du raskt en minimumsversjon av presentasjonen som du kan begynne å presentere og få tilbakemeldinger på. Du unngår også bortkastede kostnader. Hvis du bruker tid på å perfeksjonere en presentasjon som senere ikke passer med helheten, har du brukt to timer uten grunn.

Det er bare tre trinn. Du trenger ikke bruke mye tid på hvert av dem, men hvis du skynder deg rett til byggingen, kommer du til å sløse bort mye tid. Hvis du ikke forbereder leveringen, mister du effekten du kunne hatt. Du blir stresset og vet ikke hvordan du skal håndtere vanskelige spørsmål.

Det kan høres skremmende ut, men det er bare tre trinn: tenk, bygg, lever. Gjør alle, selv om det går raskt, så kommer du bedre ut av det.

Galen Low: Det er veldig gjenkjennelig. Mens du snakket, tenkte jeg at hvis jeg hadde fått en mynt for hvert lysbilde jeg har laget og deretter kastet, ville jeg vært svært rik.

Det er noe med dette. Vi liker lysbilder fordi det i enkelte tilfeller føles som om vi tenker. Byråfolk bruker ofte korte, slagkraftige budskap. Så ser du bedriftens PowerPoint, kanskje lysbildene til kollegene dine, og det er som en hel roman presset inn på ett lysbilde med åttepunkts skrift.

Det tok lang tid å lage, og så sier noen: «Vi trenger ikke dette lysbildet.» Det havner i vedlegget og blir til slutt kastet.

Renaud Taburiaux: Det som er verre, er når ingen sier at lysbildet ikke trengs, og du ender opp med å presentere det.

Galen Low: Ja, og da går du tom for tid til det viktige.

Renaud Taburiaux: Nettopp. Hvis du vil bruke tid på presentasjonen, bør du bruke tid på å øve. Det er der du får størst effekt. Men det gjør vi ikke. Vi skriver alt fordi noen kanskje sender oss en mal og sier at vi må bruke den.

Det føles som ekte arbeid og gir trygghet, men det er en måte å unngå det vanskelige arbeidet med å stoppe opp og tenke over hva du vil si. Hvis du aldri har gjort det før, er det lettere å kopiere lysbilder fra andre presentasjoner og håpe at det går bra.

Galen Low: Jeg er helt enig.

Renaud Taburiaux: Jeg har aldri sett en presentasjon som ikke var godt forberedt, og som likevel gikk bra. Vanligvis er den forferdelig, enten for foredragsholderen eller publikum. Det burde ikke være en vinn-tap-situasjon. Det burde være en vinn-vinn-situasjon.

Galen Low: Absolutt.

Jeg lurer på om vi kan gå inn på det tredje trinnet, leveringen. Det er lett å tenke at du bare skal møte opp og gjøre det, men for deg betyr levering å tenke på hvordan du skal presentere, øve og repetere. Kan vi se på dette i en teamsituasjon? Mange av presentasjonene du nevnte, er ikke soloprosjekter. Det er flere presentatører, flere temaer, og dere må forberede dere sammen.

Mange som hører ordet «øve», liker det kanskje, men jeg vet at Danny og jeg prioriterer det. Det er kanskje ikke en populær oppfatning.

Renaud Taburiaux: Nei.

Galen Low: Det er smertefullt og tidkrevende. Mange vil si: «Hvis jeg skal bruke mindre tid på forberedelser, høres det ut som om jeg bare har lagt til mer tid til øving med teamet.» Hvordan går du frem for å gjøre teamet forberedt uten å bruke 36 timer i et rom?

Renaud Taburiaux: Jeg vil svare på to måter. Først om selve forberedelsen av leveringen, og deretter om hvordan vi hjelper andre med leveringen når det er et team.

Hvis du bruker mye tid på å øve, er det sannsynligvis fordi du ikke gjør det riktig. Jeg liker en full gjennomkjøring. Du begynner på starten og går helt til slutten uten å stoppe. Hvis du ikke vet hva du skal si, fortsetter du i stedet for å starte på nytt.

En presentasjon varer vanligvis 20, kanskje maksimalt 30 minutter. Er den lengre, mister du uansett publikum. La oss si 20 minutter. Du øver én gang, og etterpå spør du deg selv og bidragsyterne eller testpublikummet: Hva gjorde jeg riktig? Hva kan jeg forbedre neste gang?

Da trenger du 20 minutter pluss 10–20 minutter til tilbakemeldinger og diskusjon. Det er alt. Mange gjør i stedet en gjennomlesning. De går lysbilde for lysbilde og sier hva de vil si, men de sier det aldri høyt.

Når du sier det høyt, blir det dårlig. Det er normalt. Du vet ikke hvilke ord du skal bruke, hvordan overgangene skal være, hvilket ord du skal fremheve eller når du skal ta en pause. Du må øve, mislykkes privat og lykkes foran publikum.

Gjør en full gjennomkjøring fra begynnelse til slutt. Hvis du går deg vill, er det problemet ditt. Improviser slik du ville gjort på selve dagen. Da ser du umiddelbart hva som fungerer og ikke fungerer.

Deretter bruker du resten av tiden på å justere. Hvis du kan, øver du igjen neste dag. Unngå for mange øvinger på samme dag, for det er slitsomt. Du vil merke at det blir lettere og bedre jo mer du øver, og at du føler deg tryggere.

Du vet hvilke ord som fungerer, hvilke som føles unaturlige og hvilke som høres for skriftlige ut. Vi skriver ikke slik vi snakker. Før du øver, er alt en hypotese: hvor lang tid det tar, hva du vil si og hvordan delene henger sammen.

Du vet det ikke før du har øvd. Derfor er det bedre å øve privat eller med bidragsytere enn foran publikum.

Galen Low: Jeg liker virkelig poenget om å fortsette fra begynnelse til slutt. Jeg har vært i forberedelser der vi aldri kom forbi første del, fordi vi stadig skrev om og prøvde på nytt. Da visste vi ikke hvordan helheten ville fungere. Jeg liker også poenget om overganger.

Hvis vi ikke hadde tid til å øve i byrådagene, øvde vi bare på overgangene. Alle hadde sin del, og det var der det ofte ble veldig ubehagelig. En kollega skulle på scenen, og du visste ikke hvordan du skulle gi stafettpinnen videre.

Renaud Taburiaux: Det er enda verre enn overgangen mellom to foredragsholdere. Mange har problemer med overgangen mellom to lysbilder eller to budskap. I stedet for én historie med ti kapitler har de ti separate historier. De viser ett lysbilde, snakker om det og går videre.

Det er den beste måten å miste publikum på. Du bør antyde hva som kommer. Snakk om lysbildet og si: «Og dette leder oss til ...» før du går videre. Slike små overganger er enkle, men de endrer hele stemningen i presentasjonen.

Publikum føler at det er en sammenhengende historie. De forstår hvorfor du forteller dem dette nå og ikke tre lysbilder tidligere, fordi det finnes en logikk.

Galen Low: Det knytter seg tilbake til det vi startet med: å få folk med seg for å flytte noe fremover. Når du koker det ned, er det formålet.

Det handler ikke om å lese et lysbilde og huske hvilke ord som hører til. Det handler om å føre mennesker mot et mål. Det er en motivert handling, ikke høytlesning.

Renaud Taburiaux: Ja. Jeg liker å si at en forretningspresentasjon ikke er der for å informere, men for å forandre. Den er ikke opplæring. Ikke bare vis hele veikartet for neste sprint. Forklar hvordan det henger sammen, hvorfor dere gjør det og hvorfor det er viktig. Hva blir effekten for brukeren eller kunden? Du må gå fra ett punkt til det neste sammen med dem.

Hvis du bare skal si at dette er veikartet og prioriteringene mine, kan du sende en e-post. Du trenger ikke en presentasjon. Da sløser du med din egen tid og publikums tid, oppmerksomhet og energi.

Galen Low: Jeg liker at du sier at tiden sammen er verdifull, nesten hellig. Den kan oppleves som en plikt og være vanskelig, men tiden sammen er verdifull, særlig i et prosjekt.

Renaud Taburiaux: Vi må se på presentasjonen som noe verdifullt. Det er ikke en egoistisk handling å presentere. Du er der fordi du prøver å løse et problem for publikum. Kanskje du trenger godkjenning av budsjettet. Greit. Men hva får de som skal godkjenne det, ut av presentasjonen?

Se det fra deres perspektiv, så vil du alltid se at presentasjonen skal skape verdi. Når den skaper verdi, blir du mindre stresset. Du vil sannsynligvis formulere presentasjonen fra publikums perspektiv i stedet for ditt eget.

En presentasjon er samtidig uvurderlig og svært kostbar. Den er uvurderlig fordi du tar publikums tid, oppmerksomhet og energi – noe du aldri kan gi tilbake. Og den er kostbar: Hvis ti personer deltar i én time, har du ikke brukt én time, men ti timer av virksomhetens tid.

Lag kortere presentasjoner og færre presentasjoner hvis du kan. Ikke alt trenger å være en presentasjon. Gå rett på sak og fokuser på publikums perspektiv. Da skaper du verdi og føler deg tryggere.

Galen Low: Det liker jeg.

Renaud Taburiaux: Jeg tror ikke jeg svarte på spørsmålet om hvordan man hjelper. Vil du gå inn på det?

Galen Low: Ja, faktisk. La oss se på en teamsituasjon der noen ikke føler seg trygge og kanskje blir svært skremt av å presentere. Ikke alle føler seg komfortable med presentasjoner. Ikke alle har en bakgrunn fra byrå, slik du og jeg har, der historiefortelling var avgjørende.

Mange prosjektledere i fellesskapet mitt blir satt i situasjoner der de presenterer som et team, og noen i teamet føler seg ikke komfortable. Spørsmålet vi fikk, var: Hva er den beste måten å forberede og veilede teammedlemmer som ikke føler at presentasjon er deres styrke?

De kan være dyktige teknikere, spesialister, analytikere eller utviklere, men fortsatt være i ferd med å finne stemmen sin som eksperter. Hvordan kan en prosjektleder eller teamleder hjelpe medpresentatørene sine til å skinne?

Renaud Taburiaux: Det er et godt poeng. Som prosjektleder, produktleder eller personalleder hjelper du ofte andre med presentasjonene deres. Først kan du ikke hjelpe hvis de ikke ønsker hjelp. Det er grunnleggende veiledning. Hvis noen ikke bryr seg eller ikke vil ha din mening, bør du ikke gi den. Du kommer ikke til å overbevise dem, så det sparer tid for alle.

Hvis du skal hjelpe noen, bør du ikke gi tilbakemeldinger. Hovedrådet mitt er å stille spørsmål. Du blir kanskje ikke sett på som presentasjonsekspert, og kanskje er du heller ikke særlig god selv. Likevel er perspektivet ditt viktig. Ikke fortell dem hva de skal gjøre. Hjelp dem med å finne ut hva de skal gjøre.

Ha en veiledende holdning. Når noen sier at de vil dele presentasjonen sin med deg, spør først hvem publikum er og hva de prøver å oppnå. Når dere går gjennom presentasjonen, knytter du jevnlig innholdet tilbake til budskapet: «Du sier dette, men hvordan støtter det budskapet du ga meg for et minutt siden?»

Det er et ekte spørsmål. Kanskje finnes det en kobling du ikke ser. La dem forklare den. Ofte sier de: «Ja, du har rett. Det er egentlig ikke det jeg vil si. Kanskje det er for mye. Jeg fjerner det.» Du sa ingenting – du stilte bare et spørsmål.

Sett dem også i publikums sted. Vet publikum dette akronymet? Hva vil du at de skal huske? Still spørsmål og hjelp dem.

Når noe er rotete og ikke gir mening, kan du spørre: «Hva prøver du å si?» Ofte sier de noe enkelt, som at de bruker ChatGPT til å rette kode.

Da bør de si nettopp det. De snakker med mennesker. De trenger ikke bruke fancy ord de selv ikke forstår, for publikum forstår dem sannsynligvis heller ikke. Si det enkelt, slik du ville sagt det til en kollega eller venn.

Galen Low: Jeg liker pendelbevegelsen. Mange av teamene jeg jobber med, består av svært tekniske mennesker. Fagspråket deres er på den ene siden, og så tenker de at publikum ikke forstår. Deretter svinger de helt over til salgsspråk og store adjektiver.

Men koblingen du nevnte, er viktig. Hvis du ikke spør hvordan noe henger sammen med det andre, kan koblingen være åpenbar for personen fordi det er hverdagen deres. De tenker at sammenhengen med leveransen er selvsagt, mens publikum ikke ser den.

Jeg liker at de må tenke over hva publikum vet og ikke vet, og hvor de kan forenkle.

Renaud Taburiaux: Det er veldig vanskelig. Det er kunnskapens forbannelse. Du er så inne i noe at det blir åpenbart for deg. En toppleder kan tenke at det er selvsagt at strategien handler om aksjonærverdier, fordi de har snakket om det i tre år.

En utvikler som arbeider med Python, eller en teknisk arkitekt som arbeider med modellen sin, vet mye om sitt område, men publikum gjør ikke det. Det er først når du får et eksternt perspektiv og noen stiller spørsmålene, at du oppdager det.

Galen Low: Jeg liker også spørsmålene i forkant. Altfor ofte sier man bare: «Presenter det for meg, så gir jeg tilbakemeldinger.» Jeg liker bedre å begynne med: Hvem er dette for? Hva prøver vi å oppnå? Da får alle kontekst og et rammeverk for å stille spørsmål og vise empati.

Renaud Taburiaux: Når jeg veileder folk under øvinger og inviterer et testpublikum, vil jeg gjerne ha noen som kjenner prosjektet, og noen som ikke kjenner det i det hele tatt. Jeg prøver å få testpublikummet så nært det endelige publikummet som mulig.

Jeg ber dem sette seg inn i publikums situasjon. I dag er du ikke innkjøpssjefen. Du er kunden fra denne virksomheten. Du har det travelt og vet lite om prosjektet, eller du vet mye om teknologien. Dette hjelper deg med å formulere tilbakemeldingene.

Jeg sier at det er en full gjennomkjøring, og at de ikke skal avbryte. Når de senere skal si hva som fungerte og hva som kan forbedres, må de vite hvem presentasjonen er for og hva den skal oppnå.

Galen Low: Og «greit» er riktig ord, ikke sant? Det er greit.

Renaud Taburiaux: Det er bra. Men la oss stoppe der, fordi vi må huske at fremgang er viktigere enn perfeksjon.

Du kan ikke si til noen som er stresset og dårlig til å presentere at alt er forferdelig og må lages på nytt fra bunnen. Det demotiverer og hjelper dem ikke å vite hva de skal forbedre. Gi dem én liten ting. Vi holder mange presentasjoner, altfor mange etter min mening, så de får flere muligheter til å forbedre seg.

Begynn med én ting. Er det for mye tekst? Trenger publikum alt? Nei. Greit, fjern noe. Det er godt nok for denne presentasjonen. Du kommer ikke til å redde menneskeheten med én presentasjon om gangen, men du kan bli bedre med én presentasjon om gangen.

De små skrittene og den lille forbedringen vil til sammen gjøre deg tryggere, mer selvsikker og mer virkningsfull, samtidig som du sløser mindre tid. Noen ganger er «greit» bra. Du trenger ikke perfeksjonere lysbildene.

Litt amatørmessige lysbilder kan føles bedre fordi de er mer autentiske for foredragsholderen.

Galen Low: Jeg liker det. Hvis du har et teammedlem som ikke føler seg komfortabel, er «gjør det perfekt eller kast det» det mest demotiverende. Essensen i en god presentasjon er ikke perfeksjon. Når du går tilbake til budskapet og publikum, kan du få frem ideen selv om du ikke bruker alle ordene i manuset.

Da flytter du prosjektet fremover, og presentatøren blir gradvis bedre. Ingen blir den beste taleren over natten, men man kan bli bedre og bedre.

Renaud Taburiaux: I tenkefasen har jeg laget et lerret med ti spørsmål som skal besvares før du begynner å lage presentasjonen. Noen av de første er: Hvem er publikum? Hva er målet? Hvilke budskap vil du formidle?

Hvis projektoren eller skjermen slutter å fungere, kan du fortsatt levere budskapet fordi du vet hva du vil si. De samme tre budskapene kan du bruke i en heispresentasjon, ved lunsjen eller i en halvtimes presentasjon. Men hvis du ikke vet hva du vil si og hvilken historie du prøver å fortelle, blir du fort helt lost når noe går galt.

Du bør ha budskapene internalisert. Derfor må du alltid tenke før du bygger.

Galen Low: Jeg liker ordet «internalisere», ikke «memorere». Jeg har hørt på enkelte sanger siden jeg var barn uten å kunne teksten.

Hvis du ber meg memorere noe, låser jeg meg. Jeg memoriserer ikke, men jeg internaliserer. Når jeg skal presentere, skriver jeg vanligvis et manus og koker det ned til punktlister. Så prøver jeg å internalisere punktlistene, slik at jeg vet hva de betyr, ikke alle ordene.

Vi snakket også om reserveplaner når teknologien svikter. Da jeg jobbet i et konsulentselskap, fikk lederne opplæring i presentasjoner uten lysbilder. Trenger du lysbilder? Blir presentasjonen bedre uten?

Renaud Taburiaux: Et lysbilde er ofte nyttig for visualisering. Når du viser tall fra en sprint eller et kvartal, trenger du et lysbilde fordi det er vanskelig å følge mange tall muntlig. Hvis du har tre punkter, kan du sette dem på ett lysbilde. Det er nok.

Lysbildet skaper visuell gjentakelse i hjernen. Publikum husker både det de hører og det de ser. Men det er ikke det presentasjonen handler om. Du må internalisere budskapet. Med eller uten lysbilder kan du levere det.

Galen Low: Jeg liker at lysbildet er en referanse for publikum, ikke for deg som presentatør.

Renaud Taburiaux: Du bør ikke trenge lysbildet for å vite hva du skal si. Men hvis det hjelper deg å huske poengene og føle deg tryggere, er det helt greit. Dette er bare en forretningspresentasjon, ikke en avsluttende eksamen. Du kan komme tilbake til publikum senere og gå dypere inn i enkelte temaer.

Galen Low: Det er ikke Broadway og ikke en høring i Senatet.

Renaud Taburiaux: Nei, nettopp.

Galen Low: Det er din forretningspresentasjon, og den flytter ting fremover.

Renaud Taburiaux: Hvis noen ikke føler seg komfortable, må du minne dem på at det bare er en presentasjon. Senk forventningene. Snakk med mennesker og del budskapet ditt. Hvis du glemmer noen punkter, går det bra. Du vet hva du ville si, men publikum vet ikke hva du ville si.

Hvis du hopper over et punkt, er det ingen stor sak. Når du husker at du er der for å hjelpe publikum, synker stresset vanligvis dramatisk. Legg til én eller to fulle øvinger høyt, så er du langt på vei.

Jeg har veiledet mange tekniske mennesker som var svært dårlige til å presentere. Etter noen presentasjonssprinter fungerer de godt. De trives, er fornøyde og gleder seg til å dele. Det er ikke lenger stress.

Galen Low: Det du sier knytter seg tilbake til begynnelsen. Vi presenterer hele tiden når vi samhandler med kolleger og presenterer ideer. Det å stå foran rommet med lysbilder på veggen er bare en annen versjon av den samme samtalen. Vi overbelaster presentasjonen med for mye press.

For de som lytter og tenker at teamet må bli bedre på forretningskommunikasjon og presentasjoner: Hva er det beste første steget for å løfte kulturen?

Renaud Taburiaux: Jeg er naturligvis forutinntatt, men jeg vil si at de bør bruke de tre trinnene i rammeverket. Du trenger ikke kjøpe noe. Tenk før du bygger. Bygg gradvis og be om tidlige tilbakemeldinger. Forbered hvordan du skal levere.

Gjør dette for all kommunikasjon, også e-post og video. Tenk alltid før du bygger, få tilbakemeldinger underveis og forbered hvordan du skal sende eller levere budskapet.

Da ligger du langt foran. Du sparer utallige timer på å utforme og forbedre ting som ikke er nyttige. Bruk de tre reglene, følg de tre trinnene, og vis eksemplet. Ikke be teamet gjøre noe du ikke gjør selv.

Begynn i det små. Fremgang er viktigere enn perfeksjon. Skriv ned de tre budskapene du vil at publikum skal huske og kunne gjenta etter presentasjonen. Hvis du gjør bare dette, blir resten av forberedelsene mye enklere. Neste gang kan du se på hvordan lysbildene kan bli bedre, med færre ord og mindre visuelt rot.

Begynn i det små, men begynn nå.

Galen Low: Jeg liker det. Det er iterativt.

Renaud Taburiaux: Nettopp. Det gjør vi allerede i prosjektene våre. Vi arbeider i sprinter, én om gangen. Vi får tilbakemeldinger, brukergjennomganger og tester. Vi driver med utforskning, men gjør ikke dette for presentasjoner.

Bruk derfor det du allerede gjør bra, på presentasjonene dine.

Galen Low: Nå faller brikkene på plass. Presentasjonssprinten er navnet på boken din.

Renaud Taburiaux: Ja. På slutten av sprinten sier jeg sprint fordi den skal være kort og fokusert. Vi vil ikke sløse med tid.

Det er et par timer med forberedelser på det meste. Du er bevisst på hvilket trinn du tar, og tar ett trinn om gangen. Det er derfor det er en sprint. Men det er også en sprint fordi du starter på nytt. Etter leveringen går du tilbake til tenkefasen og evaluerer.

Hva kan jeg gjøre bedre neste gang? Skriv det ned. Når du har en ny presentasjon, ser du på det igjen. Vi gjør ikke dette fordi vi ikke alltid ser verdien av en evaluering eller retrospektiv, men det er viktig å bruke noen minutter etter presentasjonen på å slappe av og stresse ned.

Hvordan var det? Hvordan følte du deg? Har vi noen mål på hvor godt det gikk? Hva kan vi gjøre bedre neste gang? Hva bør vi gjøre annerledes i forberedelsen og presentasjonen?

Derfor er det en sprint. Du kommer tilbake til den og knytter den til smidige sprinter, der du på slutten av økten, sprinten eller iterasjonen spør hva dere skal gjøre i neste sprint.

Galen Low: Det liker jeg.

Renaud Taburiaux: Og så fortsetter du. Ja, la oss stoppe der.

Galen Low: Jeg har mange spørsmål fra fellesskapet mitt. Dem skal vi svare på i fellesskapet, for jeg tror ikke vi har tid i dag. Men for de som lytter og ikke er med i fellesskapet: Hvor kan de lære mer om boken og arbeidet ditt?

Renaud Taburiaux: Boken er tilgjengelig på Amazon og på presentation-sprint.com. Verktøyene i boken – lerretet, arbeidsflyten og sjekklisten – kan lastes ned på presentation-sprint.com. Alt er gratis.

Du trenger ikke kjøpe boken for å begynne. Prøv å forbedre presentasjonene dine. Etter hvert vil du kanskje lære mer om struktur, stressmestring og andre detaljer. Men begynn med å laste ned verktøyene og sjekklisten. Du kan også laste ned det første kapittelet på presentation-sprint.com.

Ta kontakt hvis du vil at jeg skal holde en kort presentasjon for teamet ditt. Jeg vil gjerne spre denne metoden og dette rammeverket. Du finner LinkedIn-profilen og e-postadressen min på nettstedet. Begynn i det små, begynn nå.

Galen Low: Det liker jeg. Jeg legger alle lenkene i shownotatene nedenfor.

Renaud, tusen takk for at du ble med i dag. Dette var veldig hyggelig.

Renaud Taburiaux: Tusen takk for invitasjonen. Jeg tror vi har mye til felles på grunn av bakgrunnen vår som prosjektledere. Vi deler mange frustrasjoner og dårlige vaner, så jeg er veldig glad for at vi kan hjelpe publikumet ditt med å bli bedre.

Galen Low: Ja, det har vært forløsende. Takk.

Da har dere det. Som alltid: Hvis du vil delta i samtalen med over tusen likesinnede forkjempere for prosjektledelse, kan du bli med i fellesskapet vårt. Gå til theDPM.com/membership for å lære mer. Hvis du likte det du hørte i dag, kan du abonnere og holde kontakten på thedigitalprojectmanager.com. Takk for at du lyttet, så høres vi neste gang.