Slik håndterer du forventninger på riktig måte (med Natalie Semczuk fra Talkanatalk)

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut et dataprogram for å transkribere podkastene våre. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Ben Aston:

Takk for at du lytter. Jeg heter Ben Aston, og dette er podkasten Digital Project Manager. I dag har jeg med meg Natalie Semczuk, en av våre faste DPM-eksperter hos Digital Project Manager. Natalie, tusen takk for at du blir med på programmet igjen. Vi ønsker Natalie velkommen tilbake, jeg tror dette er tredje gang.

Natalie Semczuk:

Hei, hyggelig å være her.

Ben Aston:

I dag skal vi snakke om kommunikasjon. Vi vet alle at kommunikasjon er en svært viktig del av rollen vår, men hvilke verktøy kan vi bruke for å bli bedre på det? Ett av disse verktøyene er en kommunikasjonsplan. Hvis du noen gang har opplevd at kundene dine stadig maser på deg for å få informasjon, eller omvendt – kanskje det er du som maser på dem – og alt begynner å bli litt vanskelig, er du heldig, for i dag skal vi snakke om et verktøy som kan hjelpe med å løse alt dette. Det er kommunikasjonsplanen, men først skal jeg fortelle litt om Natalie. Eller, la meg introdusere henne ordentlig.

Natalie er digital prosjektleder og har nettopp begynt i en fulltidsstilling. Dette er en stor sak for Natalie. Hun er ekstern prosjektleder i Arizona og jobbet tidligere frilans, men har nå gått over i en fulltidsrolle. Hun har også sitt eget nyhetsbrev, som du bør sjekke ut, DPMish, og bloggen PM reactions, så ta en titt på alt dette.

Som en av DPM-ekspertene våre skal Natalie også bidra i det kommende kurset vårt «Å mestre digital prosjektledelse.» Hvis du ikke er sikker på hva jeg snakker om, men vet at du trenger opplæring i prosjektledelse, bør du sjekke det ut. Det er et intensivkurs på sju uker og inkluderer interaktive videoleksjoner, oppgaver, gruppediskusjoner og webinarer. Det finnes også mulighet for veiledning, så gå til digitalprojectmanagerschool.com og meld deg på. Du finner Natalie der.
Natalie, fortell oss om … Det første jeg vil spørre deg om, er DPMish-nyhetsbrevet ditt. Vi har ikke fått et på flere måneder. Hva skjedde?

Natalie Semczuk:

Å, hjelpes. Jeg var redd for at du skulle ta det opp. Som du nevnte, har jeg nylig begynt i en fulltidsstilling. Jeg tok egentlig en pause etter jul for å fornye nyhetsbrevet og legge en mer langsiktig plan for innholdet og temaene vi ønsket å dekke, gjesteredaktører og slike ting. Midt oppi alt dette fikk jeg en fulltidsjobb, så mellom den, frilansarbeidet jeg fortsatt tar på meg i mindre omfang, og det å venne meg til alt, har det tatt litt lengre tid å få planen på plass. Men jeg lover at et nytt DPMish kommer snart. Vi passerte faktisk nylig ettårsjubileet for nyhetsbrevet, så jeg vil definitivt fortsette med det.

Ben Aston:

Å, gratulerer.

Natalie Semczuk:

Tusen takk.

Ben Aston:

Bra saker. Fortell meg – jeg er nysgjerrig, for du var en av våre, føler jeg, tydeligste representanter for ekstern frilansarbeid innen prosjektledelse. Nå som du har gått over i en fulltidsrolle, hva fikk deg til å ta spranget tilbake til en fast jobb – bort fra friheten og tilbake til å være bundet?

Natalie Semczuk:

Jeg jobber fortsatt eksternt, noe jeg liker veldig godt. Det gir meg absolutt en følelse av frihet. Jeg sitter bokstavelig talt i pysjamasbukser akkurat nå, og ingen ville ha visst det hvis jeg ikke hadde sagt det. Jeg frilanserte på heltid i fem år, og begynte å føle … Da jeg startet, var jeg ganske uerfaren. Jeg brukte lang tid på å lære meg hvordan ting fungerte og ta sjanser i prosjektene jeg jobbet med. Jeg følte bare at det var på tide å utfordre meg selv litt mer.

Jeg elsker det jeg gjør, og jeg elsket frilanslivet. Det var veldig morsomt, men jeg begynte også å bli litt utbrent av kontrakter på ett prosjekt om gangen, som jo er slik mange byråer jobber. De trenger avlastning på et prosjekt, du får et prosjekt, og så er du inn og ut. Jeg ble litt frustrert over at når jeg jobbet med så gode team eller en ny prosess, kunne jeg ikke bidra på en varig måte utover selve prosjektet. De vellykkede relasjonene jeg har hatt som frilanser, og som jeg har satt mest pris på, har vært langsiktige. Derfor ville jeg begynne å tenke mer på dette og utforske muligheten for å ta en pause og fokusere på min egen utvikling, samtidig som jeg investerte i et team.

Ben Aston:

Kult. Hvilket prosjekt eller hvilket byrå var det som lokket deg over i en fulltidsstilling? Hva jobber du med nå?

Natalie Semczuk:

Det er faktisk ganske interessant. Tidligere, da jeg frilanset, jobbet jeg mye med prosjekter fra start til slutt – redesign, utvikling og lansering av nettsteder. Stillingen jeg har nå, handler mer om prosjektledelse etter lansering, vedlikehold og brukerstøtte. Jeg liker det veldig godt. De siste årene har jeg spesielt holdt foredrag om vedlikehold etter lansering, hvordan man bygger et nettsted med dette i tankene, og hvordan kunden skal bruke innholdet vi gir dem på nettstedet, inkludert moduler, felt og lignende i administrasjonsdelen. Det er nettopp dette jeg gjør nå. Jeg hjelper med å flytte prosjekter fra utviklingsfasen til vedlikeholdsfasen etter lansering. Vi tar også hånd om tilleggsfunksjoner som ikke kom med i første fase, så jeg er faktisk den mystiske fase to.

Ben Aston:

Fase to skjer faktisk?

Natalie Semczuk:

Ja, den finnes faktisk, skulle det vise seg. Hvem skulle trodd det? Jeg liker det virkelig godt. Det har vært flott, fordi det er en fin måte å bli kjent med en kunde på over lengre tid. Å kunne investere fullt ut i kundens suksess etter en lansering – jeg vet ikke om så mange steder setter av en person på heltid til dette. Derfor har det vært veldig givende å hjelpe dem med å virkeliggjøre visjonen sin og håndtere oppdateringer knyttet til sikkerhet og lignende, samtidig som vi ivaretar nettstedets langsiktige helse.

Ben Aston:

Hvilke utfordringer har du møtt i overgangen fra frilans til fulltidsjobb? Kan du fortelle om noen av utfordringene ved å gå tilbake til en fulltidsrolle?

Natalie Semczuk:

Ja.

Ben Aston:

Hvordan har det vært?

Natalie Semczuk:

Det første som overrasket meg mest, var faktisk positivt. Jeg ble sjokkert over hvor mange som var der for å støtte meg under opplæringen, fordi jeg er så vant til å være konsulenten som blir hentet inn i et team og fungerer som en enmannshær. Jeg pleier å si: «Hei, jeg trenger tilgang til dette. Hei, kontrakten min må oppdateres.» Da jeg faktisk skulle begynne i dette selskapet, spurte folk: «Hvordan går det? Trenger du mer opplæring?» Jeg tenkte: «Herregud, dette er fantastisk.» Det var overraskende, fordi jeg ikke hadde opplevd det på så lenge.

Jeg tror den største utfordringen er at tempoet og arbeidsmengden er svært annerledes. Det er ikke mitt selskap. Det er ikke min egen fremtid som ligger i mine egne hender. Det er selskapet jeg jobber for som prøver å lykkes. Tempoet og mengden er mye større. Da jeg frilanserte, hadde jeg bare tid til kanskje fire til seks prosjekter samtidig i løpet av et år. Nå har jeg naturligvis mange flere kunder, særlig i vedlikeholdsfasen, men de har også et helt annet tempo. Det er et tempo jeg ikke ville ha klart å opprettholde alene som frilanser. Det har vært en utfordring.

Jeg tror også kommunikasjonen er annerledes. Jeg jobber med ett selskap, så vi har mange videomøter og lignende, noe som er fantastisk. Men jeg frilanserte lenge, og da var det bare meg. Jeg hadde kanskje kontakt med teamene fysisk eller på video noen ganger i uken. Jeg har innsett at jeg kanskje bør gjøre litt mer ut av utseendet mitt, men nei.

Det har vært veldig bra, og jeg synes det er interessant å komme til et punkt der jeg er investert i et team. Samtidig har vi gode grenser rundt privatlivet fordi vi alle jobber eksternt. Arbeid og fritid flyter selvfølgelig litt over i hverandre, men vi respekterer hverandre mer fordi vi kan trekke oss litt unna. Det har vært flott. Som frilanser får man ikke helt den balansen, fordi arbeid blir livet. Det er fint å ha litt balanse igjen, eller å finne den for min egen del.

Ben Aston:

Når man begynner i et nytt byrå, finnes det naturligvis nye prosesser, systemer og verktøy. Har det vært noe i det nye byrået der du har tenkt: «Dette er fantastisk» – noe de har løst på en måte du ikke har sett før?

Natalie Semczuk:

Absolutt. Det har vært veldig bra. Personen jeg jobber sammen med og støtter, den andre prosjektlederen, har mange fantastiske prosesser for dokumentasjon. Det er en svært strukturert måte å møte en kunde på, finne ut hva som skjer, ha en solid prosess i prosjektstyringsverktøyet vårt, og deretter dokumentere alt for kunden. Jeg har fortsatt et lite frilansoppdrag ved siden av, og jeg har begynt å ta med meg dette tilbake til frilansarbeidet og tenke: «Herregud, jeg kunne ha skrevet så mye mer dokumentasjon.» Det har vært flott.

Jeg tror det andre er at teamet er svært erfarent. Det er fantastisk å se utviklere og designere ta på seg lederroller. Det avlaster meg og lar meg fokusere mer på presis kommunikasjon og strategiske ting for kundene.

Ben Aston:

Det er kult. Finnes det noen verktøy de bruker som du ikke har sett eller brukt før, og som du synes andre burde kjenne til?

Natalie Semczuk:

Ja, vi bruker Teamwork. Jeg har aldri brukt Teamwork før, men jeg forstår at det er en stor aktør på området. Det fine er at det fungerer som en helhet når vi bruker det. Jeg er en stor forkjemper for god kommunikasjon når man jobber eksternt. Alt vi gjør, legges inn i Teamwork, og det har vært svært nyttig – ikke bare under opplæringen, men også fordi jeg har hatt sykefravær og ferie siden jeg begynte. Å ha alt dokumentert på ett sted, også når jeg dekker for noen andre, gjør en enorm forskjell. Jeg ble så glad for å se dette, fordi manglende dokumentasjon har vært et problem i tidligere erfaringer, særlig når man skal inn i et enkelt prosjekt i et byrå. Hvis ingenting er dokumentert, er det svært vanskelig å komme inn i arbeidet.

Ben Aston:

Ja, og det er derfor vi ba deg snakke om dette i kurset Å mestre digital prosjektledelse. Utfordringen er at man kan ha de beste verktøyene i verden, men det er svært nyttig å ha én felles kilde til sannheten og ett verktøy som kanskje ikke er best på alt, men som binder alt sammen på en god måte. Det er særlig viktig når man skal lære opp folk i et prosjekt. Teamet som har erfaring, vet kanskje at én type diskusjon alltid skjer i Basecamp, en annen i Slack, og at filene lagres i Dropbox. Hvis du ikke kjenner alle disse tingene, er det vanskelig å komme à jour.

Natalie Semczuk:

Nettopp.

Ben Aston:

Det er interessant når verktøyene som skal være «ett verktøy for å styre dem alle», faktisk fungerer. Det finnes noen gode alternativer, men de er ofte ikke like pene eller populære. Det er bra å høre at noen av dem fungerer.

Natalie Semczuk:

Ja, og du har forstått poenget: Ikke alle verktøy kommer til å være pene eller fungere perfekt på alle områdene de dekker. Så lenge du har konsekvent bruk og faktisk bruker verktøyet, er det det viktigste.

Ben Aston:

Absolutt.
I dag snakker vi om kommunikasjonsplaner. Natalie, for dem som ikke har lest den fantastiske artikkelen din ennå, som er full av praktiske og nyttige tips – hvis du ikke har lest den, bør du gjøre det – hva er egentlig en kommunikasjonsplan?

Natalie Semczuk:

Det er et godt spørsmål. Da jeg skrev artikkelen, søkte jeg rundt på nettet og leste om andres syn på kommunikasjonsplaner for prosjekter. Til syvende og sist handler det om at planen definerer hvordan kommunikasjonen skal foregå gjennom et prosjekt: hvordan strukturen ser ut, hvor ofte kommunikasjonen skal skje, hvem som sier hva, når og hvor. Det handler egentlig om å avklare forventningene til selve kommunikasjonen. Planen er ikke nødvendigvis knyttet til milepæler eller leveranser. Den beskriver hvordan du skal kommunisere fremdrift, problemer og spørsmål i et prosjekt, og hjelper både teamet og kunden med å forstå forventningene.

Ben Aston:

Jeg tror dette er et av de dokumentene som kommer fra tradisjonell prosjektledelse. Som digitale prosjektledere kan vi tenke: «Uff, dokumentasjon. Det er ikke kult», eller avfeie slike ting fordi de høres ut som mye arbeid og dokumentasjon for dokumentasjonens skyld. Hva er ditt syn på dette? Hva tar du med i kommunikasjonsplanen for at den faktisk skal være nyttig, og ikke bare bli enda et dokument som beskriver det samme som ti andre dokumenter?

Natalie Semczuk:

Jeg liker å se på den som et svært fleksibelt dokument. Som du sier, er det en rest fra mer formelle prosjektstyringsmetoder, men den er nyttig uansett hvor stort prosjektet er, eller hvordan du driver prosjektledelse. Jeg ser på den fra to sider. For det første er den noe jeg kan gå tilbake til for å minne meg selv på hva jeg skal gjøre i prosjektet. Jeg liker å ha noe for min egen del, fordi jeg sannsynligvis jobber med flere prosjekter samtidig, slik de fleste prosjektledere kjenner seg igjen i. Det er svært nyttig å vite nøyaktig når og hvordan man skal kommunisere med teamet eller kunden.

På den andre siden er kunden sannsynligvis ikke særlig kjent med hvordan prosjektprosessene våre fungerer, uavhengig av bransje eller hvor mye de har jobbet med deg. Det er alltid en viss risiko og usikkerhet når de gir deg mye penger for å gjøre noe de ikke selv kan. Planen kan redusere dette stresset og gi dem en måte å strukturere det de må fortelle sitt eget team, styre, leder eller andre som bidrar på deres side. Dermed får du en god toveis forståelse av hvordan kommunikasjonen skal foregå, hva du skal gjøre, og hva interessentene skal forvente.

Ben Aston:

Det er et viktig poeng. Det er en toveis prosess. Planen definerer ikke bare hvem vi skal kommunisere med, hvor ofte, hva vi skal sende og når vi skal sende det. Den sier også til kunden: «Dette forventer vi fra deg. Du må gi oss bestemte ting på bestemte tidspunkter.»

Kommunikasjon går begge veier. Kommunikasjonsplanen handler ikke bare om når vi skal snakke. Den beskriver også hvordan samtalen skal foregå, og sørger for at kunden har et ansvar. Hvis vi trenger informasjon fra dem, oppdateringer om forsinkelser, tidsplanen eller andre forhold på deres side, kan vi ta dette med i planen og holde dem ansvarlige. Det er en viktig fordel.

Natalie Semczuk:

Det gir også en ekstra fordel. Det er nesten som et nødtelefonkart, ikke sant? Det gir deg en forståelse av hvem du skal kontakte når. Kommunikasjonsplanen gir deg et sted å slå opp når ting skjer. Hvis jeg har ferie og noen overtar prosjektet mitt, kan de se i planen og vite hvilke møter vi forventer å ha, og at vi når en milepæl denne uken. Det samme gjelder hvis en ny interessent begynner i kundeteamet, eller i det interne teamet dersom du jobber internt. De kan se hva de kan forvente. Det er enda et dokumentasjonsnivå for ting som man merkelig nok ikke alltid dokumenterer: hvordan samtalene faktisk foregår. Derfor er planen et godt sted å forstå kommunikasjonen i et prosjekt.

Ben Aston:

Hvordan bruker du dem i praksis? Det er én ting å opprette et dokument. Som prosjektledere kan vi synes at mange dokumenter er gode ideer, men så lager vi dem, legger dem i en mappe og tenker: «Hurra, jeg gjorde det.» Hvordan kan vi bruke kommunikasjonsplaner slik at de faktisk blir nyttige?

Natalie Semczuk:

Jeg vil si at det er svært viktig å dele planen med teamet som jobber med prosjektet. Den gir dem en idé om kommunikasjonsplanen eller rytmen, uavhengig av om de deltar i aktivitetene. Det er nyttig for dem å forstå hvor ofte du møter kunden, hvor ofte kunden skal følge opp, og lignende. Avhengig av prosjektet bør du også dele den med interessenten eller kunden. Jeg sier «avhengig av prosjektet» fordi det kan hende at planen primært trengs internt, for eksempel hvis kunden eller prosjektet er vanskelig å forstå.

Jeg vil likevel alltid anbefale å dele forventningene og kommunikasjonsplanen med kunden. Da kan kunden si: «Jeg trenger også en ukentlig oppdatering, ikke bare en milepælbasert oppdatering, fordi lederen min har ukentlige møter med meg og jeg vil rapportere om fremdriften.» Da kan du møte behovene deres. All denne delingen gjør en stor forskjell.

Ben Aston:

Det kan være svært nyttig å gjøre dette i oppstartsfasen. Når vi først møter kunden, kan vi lage en kommunikasjonsplan på forhånd. I det første møtet, der vi snakker om hvordan vi skal jobbe sammen, kan noe av det første vi samarbeider om være en kommunikasjonsplan. Da finner vi ut hvem vi skal si hva til, når, hvilken informasjon de trenger, hva som er nyttig og hva som ikke er nyttig.

Å samarbeide med kunden om kommunikasjonsplanen kan være en god måte å etablere en følelse av partnerskap og lagarbeid på. Det gir oss også en måte å unngå å sende kunden store mengder informasjon hele tiden, noe som kan kreve mye arbeid. Hvis vi avklarer forventningene i starten, kan vi svare når kunden senere ber om en full ukentlig oversikt over alles timer, oppgaver og ekstra rapportering: «Dette avtalte vi ikke på forhånd. Det blir en endringsforespørsel.» Kommunikasjon er bra, men den har en kostnad.
Hvis vi kan bli enige om dette nivået av overordnet kommunikasjon på forhånd, kan det forhindre problemer senere, når kunden blir nervøs og begynner å be om store mengder informasjon og data som de kanskje ikke bruker, men som gir dem en følelse av trygghet.

Natalie Semczuk:

Det er helt sant. Det er et veldig godt poeng.

Det kan virkelig bidra til å definere grensene. Du dokumenterer krav til prosjektomfanget og lignende. Det gir helt mening å gjøre det samme med kommunikasjonen.

Ben Aston:

Har du noen historier? La oss være ærlige: Bruker du alltid en kommunikasjonsplan? Har du opplevd at du ikke brukte en, og at ting ikke gikk helt som planlagt?

Natalie Semczuk:

Absolutt.

Jeg er sikker på at mange som lytter, kjenner seg igjen. Det er fint å si at man skal gjøre disse tingene, men så kommer virkeligheten, og du er heldig hvis du i det hele tatt får dokumentert oppgavene i prosjektet. Jeg lærte om kommunikasjonsplaner på den harde måten, slik jeg lærte mye av prosjektledelsen min. I artikkelen snakker jeg om en situasjon med en kunde der alt var et stort rot, men det ble ikke tydelig før det nesten var for sent. Det var mange små varselsignaler i begynnelsen av prosjektet. Kunden svarte for eksempel ikke særlig raskt etter oppstartsmøtet, selv om vi visste at prosjektet skulle gå raskt. De svarte ikke på e-post eller på behovene våre for å komme i gang, så vi ble blokkert med én gang.

Jeg opplevde også flere ganger at kunden ikke møtte til oppfølgingssamtaler. Det er ikke spesielt hyggelig å vite at kunden ikke er der for å følge opp. Møter ble utsatt eller avlyst, samtidig som forventningen om å holde tidsplanen fortsatt var der. Det ble en langsom utvikling mot et stort varselsignal. Først hadde jeg det så travelt at jeg tenkte: «De vet at de utsetter dette, så det er sikkert greit.» Etter hvert gikk det opp for meg at vi ikke hadde noen rytme. Uansett hva som sto i kalenderen, fantes det ingen forventning om hvor prosjektet var på vei eller hvordan vi skulle kommunisere. Interessenten min kunne ikke få det de trengte, fordi jeg heller ikke fikk det jeg trengte.

I dette tilfellet ville en kommunikasjonsplan for prosjektet ha gjort en enorm forskjell. Den ville gitt meg en struktur fra starten, slik at jeg kunne si: «Her er grensene våre. Vi oppfyller ikke noen av disse punktene, og dette er et varselsignal fra begynnelsen.» Det ville ha hjulpet meg mye.

Nå prøver jeg i det minste å lage noe internt på min egen side. Enten jeg deler det med kunden eller ikke, synes jeg det er svært nyttig å vite hvor mye kommunikasjon som passer for hver kunde og hvert prosjekt, og hva de ikke bare trenger, men ønsker når det gjelder rapportering, telefonsamtaler, video, e-post og lignende. Jeg lager vanligvis ikke et fullstendig dokument for hver kunde, men prøver å skissere det fra starten i en levende melding eller et dokument. Da kan vi med noen få møters mellomrom spørre: «Sikter vi fortsatt mot all denne kommunikasjonen? Hvis ikke, skal vi legge til eller fjerne noe?»

Ben Aston:

En fristelse kan være å ikke formalisere dette, fordi man da også blir ansvarlig for det. Man har planen i bakhodet, men vil ikke fortelle kunden om den, for hvis man ikke følger den, kommer kunden til å spørre etter det man lovet.

For meg er en av de store fordelene med kommunikasjonsplanen at den holder oss ansvarlige. Når det kommer dårlige nyheter, tvinger den oss noen ganger til å dele dem. Det finnes en rytme for å dele nyheter. Hvis vi tror at noe er i ferd med å gå galt, kan vi tenke at vi venter noen dager før vi sender statusrapporten. Så blir noen dager til en uke, og kunden er fortsatt ikke oppdatert. Hvis vi hadde fulgt planen og sendt statusrapporten på fredag, fordi det var da kunden forventet den, måtte vi ha fortalt at noe var galt. Derfor er planen også et godt verktøy for risikostyring og ansvarlighet.

Natalie Semczuk:

Ja, vanligvis. Jeg tror det finnes en tendens – og vi har sikkert alle sett det hos teammedlemmer – til at hvis noe ikke går etter planen, gir en designer eller utvikler det én dag til, og så én dag til, i håp om at det ordner seg. Jeg har snakket om dette i forbindelse med eksternt arbeid. Det finnes en sterk tendens til å trekke seg unna når noen spør: «Dette er kraftig forsinket. Hva skjer?» Jeg føler at jeg har gjort det mot deg i forbindelse med en artikkel eller to tidligere.

Beklager. Jeg rødmer over hele kroppen her, men det er bra hvis du da oppdager det. Man tenker ofte: «Å nei, de la merke til det», og håper at de ikke gjør det før man leverer. Men egentlig står man allerede midt i søkelyset.

Ben Aston:

Eller glemmer det.

Natalie Semczuk:

Ja, nettopp det.

Ben Aston:

Jeg holder bare hodet nede.

Natalie Semczuk:

Det er hele prinsippet i prosjektledelse: Man håper at ting kommer tilbake på sporet, men det er bedre å si fra når problemet er lite, enn når det har blitt et stort hull. Kunden forventer å bli oppdatert. Da skaper du også en forventning om at de kanskje blir litt nervøse, men det kan være bra, fordi de da forventer mer informasjon.

Ben Aston:

Til syvende og sist handler dette om å håndtere forventninger og delvis også risiko. Jeg vil gjerne berøre hvilke andre verktøy du bruker for å håndtere forventninger. Finnes det andre verktøy eller ting du gjør i tillegg til en kommunikasjonsplan, enten formelt eller uformelt?

Natalie Semczuk:

Absolutt. Mange av disse verktøyene bygger på en prosjektstyringsstil med mye dokumentasjon. Det viktigste er å ha tingene på plass, følge dem og holde seg selv ansvarlig. Selv om det kan føles for formelt eller som mye ekstraarbeid, gir det struktur til alt vi må håndtere.

Jeg har min egen ukentlige budsjettmal for kunder. Den varierer etter prosjekt og kunde, men hvis jeg har et ukentlig eller månedlig oppfølgingsmøte, liker jeg å sende en budsjett- og statusoppdatering et par dager før møtet. Statusoppdateringen kan vise hvor mange oppgaver som er fullført i denne arbeidsperioden, hva vi ligger an til å gjøre, og hvordan det sammenlignes med forrige periode. Det kan også være en oversikt over alle åpne oppgaver i et brukerstøtteprosjekt, hva som venter på kundens gjennomgang, og hva som allerede er fullført. Da kan kunden se situasjonen med et blikk, særlig hvis de er for opptatt til å hente denne informasjonen fra prosjektstyringsverktøyet.

Vi har også snakket om RACI-matriser på nettstedet. Det er et svært nyttig verktøy.

Ben Aston:

Ja.

Natalie Semczuk:

Det ligner litt på kommunikasjonsplanen. Man kan tenke at man ikke trenger noe så formelt, men det hjelper virkelig med å tydeliggjøre ansvaret til alle som er involvert i et prosjekt. Fordelen med slike verktøy er at de synliggjør problemer du kanskje ikke ser når du vurderer situasjonen uformelt. De gir deg en forståelse av hva som kan og ikke kan defineres innenfor rammene du har satt. Deretter kan du bestemme om du må gå videre og definere dette tydeligere, eller om rammene må endres.
Det er hovedsakelig dette jeg liker å bruke.

Ben Aston:

Bra. Dette var virkelig nyttig.

Hvis du ikke har prøvd en kommunikasjonsplan og lurer på hvorfor kunden alltid maser på deg, eller hvorfor kunden ikke svarer, bør du prøve en. Natalie bidrar heldigvis ikke bare med praten. Vi har faktisk en mal. Gå til thedigitalprojectmanager.com, søk etter «mal for kommunikasjonsplan», og du finner den raskt. Prøv den, så vil du se at den faktisk hjelper mye.

Natalie Semczuk:

Tusen takk. Det har vært fantastisk å være her igjen.

Ben Aston:

Natalie, tusen takk for at du ble med oss. Det har vært flott å ha deg med i dag. Bra saker.
Hvis du vil bidra til samtalen om kommunikasjonsplaner, kan du kommentere på innlegget. Du kan også gå til delen for «ressurser» på thedigitalprojectmanager.com og bli med i Slack-teamet vårt. Der finner du mer enn tusen andre DPM-er og alle slags interessante samtaler. Du bør bli en del av det. Ta en titt, men frem til neste gang: takk for at du lyttet.