6 Motivi Comuni per cui i Progetti Falliscono: Esempi e Lezioni Imparate
Perché così tanti progetti falliscono? Una statistica spesso citata afferma che il 70% dei progetti fallisce. Anche se non sembra esserci una fonte originale per questa statistica, vale la pena chiedersi perché i progetti falliscono. Se possiamo imparare dai fallimenti dei progetti passati, possiamo evitare di commettere due volte gli stessi errori.
Quando sono diventato project manager per la prima volta, sembrava che imparassi tutto sui fallimenti della gestione dei progetti nel modo più difficile: valutazioni errate, dimenticare di fare domande chiave ed esitare a dire di no.
Anche se ormai ho lavorato come project manager per molti anni, ho comunque avuto progetti che sono falliti in modo clamoroso per svariati motivi. In questo articolo affronterò cosa rende fallimentari i progetti, perché alla fine un progetto fallisce e alcuni consigli per evitare il fallimento.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Quando un Progetto è Considerato un Fallimento?
I progetti sono considerati falliti quando registrano sforamenti di budget, vengono consegnati in ritardo o non vengono consegnati secondo lo scopo pianificato. Tuttavia, spesso c'è un po' di margine di manovra. I progetti vengono spesso ritardati per ragioni che sono fuori dal controllo del project manager (ad esempio, il cliente non ha inviato in tempo i contenuti del sito web).
Lo scopo può spesso cambiare durante il progetto, a causa di cambiamenti nelle esigenze del cliente o degli stakeholder. Anche se il scope creep può essere un fattore che porta al fallimento di un progetto, se viene gestito in modo corretto (attraverso richieste di modifica e approvazione dei principali stakeholder), non deve necessariamente portare a un progetto fallito.
6 Motivi Comuni per cui i Progetti Falliscono & Esempi
Quindi perché i progetti falliscono? Ecco cinque dei miei più grandi fallimenti come project manager che illustrano le cause comuni del fallimento dei progetti e le importanti lezioni apprese che ho tratto da essi per migliorare il successo dei progetti futuri.
1. Non Comunicare Quando le Cose si Fanno Difficili
È un istinto umano di base non voler attirare l'attenzione su di sé quando qualcosa è andato storto e nessuno se n’è accorto. È controintuitivo alla natura stessa del project management, ma la scarsa comunicazione è così spesso il motivo per cui i progetti falliscono.
Lo ammetto, la combinazione di un cliente molto difficile e di un budget o una tempistica in procinto di essere sforati mi ha fatto esitare un po' troppo a lungo prima di informare il cliente sullo stato del suo progetto.
Questo è particolarmente vero quando in un progetto tutto sembra essere tranquillo e a posto negli ultimi giorni o settimane. Quello è anche il periodo più vulnerabile nella tempistica del progetto: è fondamentale mantenere e rafforzare la fiducia che il cliente ripone nel proprio project manager.
Lezione appresa:
Ogni volta che sto per esitare prima di dare una brutta notizia a un cliente mi chiedo: è meglio impostare ora le sue aspettative, o preferisco affrontare la situazione quando sarà troppo tardi? La risposta è SEMPRE ora, e bisogna essere proattivi.
Inoltre, creerai le basi per gestire in futuro aspettative irrealistiche collaborando con uno specifico cliente.
2. Non Attenersi allo Scopo Concordato
In un progetto particolarmente dettagliato, un membro del team di progetto che lavorava a stretto contatto con me ha suggerito di provare un nuovo plugin slider per una sezione portfolio che stavamo realizzando per il sito di un cliente.
Utilizzava un framework con cui solitamente non lavoravamo, ma lo slider appariva e funzionava in modo più elegante rispetto a quello che usavamo di solito. Ero titubante all’inizio a causa della tempistica serrata e delle direttive di design molto specifiche del progetto, ma sono stato convinto dalla promessa di una migliore funzionalità sia per il cliente sia per il nostro team di sviluppo.
Non era qualcosa che avevamo discusso di aggiornare nei nostri strumenti abituali in passato, ma il momento sembrava giusto e vedevo una buona opportunità per vedere il nuovo plugin in azione.
È stato una delle decisioni più costose del progetto, in termini di ore di lavoro e di budget. Lo slider non supportava una funzione chiave e non gestiva facilmente il ridimensionamento responsivo o alcuni browser specifici.
Non si è passati dal solito processo di valutazione e decisione con i responsabili tecnici e gli altri sviluppatori come aggiornamento pianificato. È stato un errore incredibilmente semplice che alla fine ci è costato molto stress, imbarazzo e risorse sprecate.
"Arricchire" inutilmente lo scopo aggiungendo nuove consegne o complicando eccessivamente le attività di progetto è un altro motivo tipico per cui i progetti falliscono.
Lezione appresa:
Rimani fedele ai tuoi processi e non aggiornare le cose d’impulso. Se i membri del tuo team hanno realmente bisogno o trarrebbero beneficio da un cambiamento nei processi o negli strumenti (compreso il software di project management o altri strumenti di project management e tecnologie) durante il progetto, valuta la cosa con attenzione seguendo tutte le fasi necessarie.
3. Diventare Troppo Amichevole Con Il Tuo Team e i Clienti
C’è una netta separazione tra rapporti professionali e amicizie informali, e ho imparato a tenerli distinti grazie a una pratica attenta.
Questo non significa che non si possa essere amici dei propri colleghi o clienti—bisogna solo essere consapevoli di quando accendere o spegnere la professionalità nelle proprie interazioni.
Anni fa, lavoravo in un’azienda piena di persone appena uscite dall’università, tutte con interessi simili e che vivevano nelle vicinanze in città. Naturalmente, dopo il lavoro e nei weekend uscivamo insieme, creando forti legami di amicizia.
Un giorno dovetti chiedere una consegna rapida su un progetto che nessuno apprezzava veramente—non era bello, divertente, né qualcosa che la maggior parte delle persone avrebbe notato o apprezzato.
Il designer assegnato al progetto superò la data di scadenza e stava invece lavorando su un grande restyling del sito, più moderno, che non sarebbe servito per diverse settimane. Lo affrontai e lui mi chiese perché fossi così duro con lui dato che eravamo amici.
La confusione tra sfera personale e professionale talvolta è la ragione per cui i progetti falliscono, dato che può minare il senso di responsabilità.
Lezione imparata:
Sii cordiale ma rimani professionale così da continuare a responsabilizzare le persone sulle proprie azioni all’interno di un progetto. È molto più facile sentirsi autorizzati a “passare sopra” certe cose con gli amici, ma questa può diventare una situazione rischiosa (e imbarazzante) quando si mescola con doveri professionali.
4. Andare in panico prima di avere il tempo di riflettere
Forse è solo una mia caratteristica, ma trovo facile reagire impulsivamente a certi segnali d’allarme o parole chiave nei progetti.
Cose come email tutto maiuscolo, parole tipo “nuova scadenza” o “sito giù”, oppure segnali di avvertimento più innocui come la mancanza di comunicazione in un momento chiave del progetto, l’inserimento di un nuovo stakeholder appena prima del lancio, o strane anomalie su un sito prima delle demo con il cliente.
Nulla mi mette più in agitazione che rivolgersi subito a un manager, sviluppatore o cliente per chiedere chiarimenti su qualcosa che sarebbe stato ovvio (o risolvibile in autonomia) se avessi fatto un respiro, ragionato, e pensato al prossimo passo.
Ci sono state tante occasioni in cui ho pensato ci fosse un bug grave su un sito (quando invece era solo un problema della mia cache o di quella del cliente), oppure ho frainteso una richiesta di funzionalità che sembrava molto più complessa di quanto fosse davvero, o ancora un cliente pensava che il suo sito/server fosse down quando in realtà semplicemente non era connesso a Internet (sì, succede spesso).
Anche se questo punto non rappresenta di per sé una grande causa di fallimento del progetto, contribuisce a una comunicazione inefficace e può scatenare panico quando non è necessario.
Lezione imparata:
Non aver paura di distogliere lo sguardo da un’email o un messaggio impulsivo, metti in pausa e prenditi un momento per indagare prima di chiedere ulteriore aiuto.
5. Non seguire i processi
Ah sì: la falsa convinzione che “questa richiesta può saltare il nostro solito processo di sviluppo/design/revisione/QA perché è solo una piccola modifica”. Spesso è così che i progetti vanno storti.
Ho visto accadere ciò tantissime volte nei progetti. Anch’io ho commesso questo errore con aggiornamenti di manutenzione apparentemente “semplici”, piccole richieste di funzionalità su progetti grandi, e cambi di ambito su progetti di ogni tipo.
Qualcosa come aggiornare un’opzione in un campo di un modulo può sembrare semplice in superficie, ma può trasformarsi in codice intricato e in un aggiornamento di sistema completo una volta che uno sviluppatore ci mette mano.
Allo stesso modo, una piccola modifica visiva richiesta da un cliente su un progetto può mandare all’aria tutto il processo di design e costringerti a ripensare una parte dell’intero flusso del sito di conseguenza.
Lezione imparata:
Affidati sempre al processo e segui di conseguenza la fase di scoperta, stima e controllo qualità: ho imparato che non esiste un cambiamento così piccolo da NON poter compromettere qualcos’altro lungo il percorso.
Proteggi il tuo processo e diventa promotore del fare le cose nel modo corretto—anche se vuol dire un piccolo sforzo in più. Questo significa anche scegliere la giusta metodologia di gestione del progetto o flusso di lavoro, che sia agile, waterfall, Kanban o un approccio ibrido.
6. Non definire obiettivi chiari
Dall’inizio, i progetti dovrebbero avere obiettivi chiari e misurabili (conosciuti anche come obiettivi SMART). Come possiamo sapere se stiamo lavorando a un progetto di successo se non abbiamo nulla contro cui misurare i progressi?
Come parte della pianificazione, dovrai definire le tappe, gli obiettivi e i criteri di successo del progetto. Pensa al calendario, ai requisiti e al budget del progetto. Scegli i KPI che hanno più senso per il tuo progetto o iniziativa.
Questa è una delle cause più comuni di fallimento. Senza questo, i membri del team di progetto (e anche tu!) non sapranno se siete in linea con la tempistica, l’ambito e il budget. Accumulerete scadenze mancate e sforamenti di budget prima ancora di accorgervi che qualcosa non va.
Lezione appresa:
Stabilisci sempre KPI e metriche per i tuoi progetti, anche per quelli più piccoli dove potrebbe sembrare superfluo o come un passaggio extra per determinare qualcosa che già conosci. Potresti scoprire una discrepanza tra gli obiettivi del progetto e i KPI che ti risparmierà problemi in futuro.
3 Passi per Evitare il Fallimento del Progetto
Un modo per evitare il fallimento del progetto è eseguire valutazioni di progetto in diversi momenti durante il progetto. Ecco tre passi da tenere a mente:
- Identifica i rischi: Normalmente, lo farai come parte del processo di creazione della traccia del progetto. Raccogli i rischi in un registro dei rischi o in un RAID log.
- Valuta i rischi: Valuta la probabilità e l’impatto di ciascun rischio. I rischi che hanno maggiore probabilità di verifica e avrebbero il maggior impatto negativo dovrebbero ricevere la massima attenzione.
- Crea piani di gestione del rischio e piani di contingenza: Cosa farai se si verifica un rischio specifico? Come puoi ridurre le probabilità che quel rischio si presenti?
Leggi di più su come evitare il fallimento del progetto qui.
Cosa ne pensi?
Queste sono alcune delle ragioni più comuni del fallimento di un progetto, ma non sono le uniche. Potresti anche imbatterti in una mancanza di risorse, una carenza di lavoro di squadra e una varietà di altri problemi. La cosa più importante è restare vigili, mantenere aperti i canali di comunicazione e assicurarti di aver gestito i rischi che potrebbero minacciare il tuo progetto.
Porta le tue capacità di project management al livello successivo con uno di questi approfonditi corsi di gestione dei rischi di progetto.
