Guida Essenziale alla Gestione del Portafoglio Progetti (PPM)
Impara a Giocolare: La PPM aiuta i project manager a gestire progetti complessi, ottimizzare la prioritizzazione e la sequenza, e ottenere il massimo ritorno sull’investimento selezionando ed eseguendo strategicamente i progetti.
Il Puzzle del Portafoglio PPM: La PPM fa da ponte tra strategia e implementazione, così la tua organizzazione può prioritizzare ed eseguire efficacemente i progetti che meglio supportano i tuoi obiettivi aziendali e strategici.
PMO: i Maghi del Workflow: L’ufficio di gestione dei progetti (PMO) implementa workflow e standard coerenti, che aiutano i project manager a mantenere l’ordine su tutto il portafoglio progetti.
La gestione del portafoglio progetti (PPM) descrive come i project manager gestiscono il mix spesso confuso di progetti interconnessi, dipendenti e collegati tra loro.
La PPM prende in considerazione l’insieme complessivo dei progetti passati, presenti e futuri e calcola la loro ottimale prioritizzazione e sequenza per massimizzare il ritorno sull’investimento (ROI) di un’organizzazione.
In questa guida sulla PPM, ti illustrerò tutto ciò che devi sapere per iniziare con la PPM e come implementarla con successo per migliorare i tuoi progetti.
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La PPM si realizza al meglio utilizzando strumenti PPM o software di gestione del portafoglio progetti per aziende, a seconda delle dimensioni e delle necessità della tua organizzazione.
Che cos’è la gestione del portafoglio progetti?
La gestione del portafoglio progetti si riferisce alla gestione centralizzata di uno o più progetti per raggiungere obiettivi strategici. Si tratta di un modo per colmare il divario tra strategia e implementazione, assicurando che la tua organizzazione selezioni, dia priorità ed esegua i progetti con successo.
Ecco la differenza principale tra gestione di progetto e gestione del portafoglio:
- La gestione di progetto consiste nell’applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche alle attività di progetto per soddisfare i requisiti stabiliti su progetti individuali
- La PPM si concentra sulla scelta di quali progetti intraprendere in base al loro supporto agli obiettivi aziendali
Nelle organizzazioni di grandi dimensioni, questa attività viene chiamata gestione del portafoglio progetti a livello aziendale.
Qual è il ruolo del project portfolio manager?
Il ruolo di un project portfolio manager è supervisionare il portafoglio progetti di un’organizzazione, risultando quindi essenziale per la pianificazione strategica e l’esecuzione. Gestisce uno o più portafogli, valuta l’allineamento dei progetti rispetto agli obiettivi strategici e determina le priorità (un principale pain point).
I project portfolio manager fanno parte del project management office (PMO), che è responsabile dell’istituzione di flussi di lavoro e standard per l’intero portafoglio dell’organizzazione. Il PMO può anche definire quali metodologie di project management utilizza l’organizzazione.
Perché è importante la gestione del portafoglio progetti?
Quando viene effettuata correttamente, la gestione del portafoglio in ambito project management aiuta le organizzazioni a:
- Individuare i potenziali ritorni di un progetto. La PPM consente alle aziende che vogliono investire in nuovi progetti (spesso concorrenti e collegati tra loro) di prevedere i rischi e prendere decisioni informate di avvio o meno del progetto.
- Comunicare efficacemente all’interno dell’organizzazione. La PPM garantisce che tutte le parti coinvolte, anche in modo trasversale, siano allineate sullo stesso obiettivo, riducendo il rischio di disaccordi.
- Ottenere il buy-in degli stakeholder per i progetti, aiutandoli a comprendere il contesto generale e a gestire e mitigare meglio i rischi di progetto.
Ad esempio, supponiamo che la tua agenzia abbia 50 progetti in corso. Le tempistiche si sovrappongono, senza contare i clienti e i membri del team assegnati a ciascuno. Alcuni progetti servono a mantenere l’agenzia attiva, altri puntano a vincere premi, altri ancora a favorire l’innovazione.
Ma come proprietario di un’agenzia, program manager o direttore di progetto, come puoi essere sicuro di concentrare i tuoi team e i loro progetti sulle cose giuste? Ti chiedi:
- Questo progetto è davvero una buona idea? Se no, cosa dovremmo fare al suo posto?
- Quali progetti dovremmo dare priorità?
- Come possiamo utilizzare al meglio le risorse?
- Come possiamo gestire questi progetti in parallelo e in modo redditizio?
Per queste ragioni, conseguire una certificazione in portfolio management è un modo per garantire l’adozione delle best practice. Le conoscenze acquisite tramite questi programmi ti aiutano ad aumentare il tuo successo come project portfolio manager e possono consentirti di accedere a posizioni più senior.
Obiettivi chiave della gestione del portafoglio progetti
La PPM ha due obiettivi chiave:
- Massimizzare i benefici che un'azienda ottiene dai progetti intrapresi. Questo implica selezionare solo quei progetti che offrono valore, tenendo conto della coerenza strategica con gli obiettivi aziendali, del livello di sforzo richiesto per eseguire il progetto e delle risorse disponibili.
- Raggiungere un equilibrio nell’intero portafoglio di progetti assicurando una combinazione adeguata tra progetti ad alto e basso rischio e tra progetti a breve e lungo termine. Stabilire una composizione ottimale di progetti aiuta la tua azienda a raggiungere i propri obiettivi operativi e finanziari.
Il processo di Project Portfolio Management: 5 fasi
Un sistema strategico di gestione del portafoglio richiede un processo di project portfolio management (PPM). Ecco i passaggi di un solido processo di PPM. Puoi anche utilizzare l'AI nella gestione del portafoglio progetti insieme a questi passaggi.
1. Crea un inventario ed elabora una strategia
Per prima cosa, identifica i progetti in pipeline, inclusi i potenziali, raccogliendo informazioni chiave su progetti e organizzazione. Classifica i progetti in base alla loro posizione nel ciclo di vita del progetto, inclusi progetti completati e progetti annullati.
Successivamente, identifica gli obiettivi strategici e di business della tua azienda per valutare se i progetti selezionati sono in linea con tali obiettivi. Durante la definizione delle priorità, poniti domande come “quanto ci costerà questo progetto?”, “quali sono i benefici?”, e “questo progetto è necessario per la crescita e la sopravvivenza?”
2. Analizza il tuo portafoglio progetti
Analizza poi i punti di forza e di debolezza del portafoglio progetti. Valuta ogni progetto individualmente in base alle milestone pianificate, al ROI stimato, al piano di reporting e all’allocazione delle risorse.
Durante questa analisi, poniti domande come:
- Ci sono progetti duplicati?
- Possiamo unire alcuni dei nostri progetti esistenti per maggiore efficienza?
- Ci sono progetti che dobbiamo interrompere completamente?
- Qual è la probabilità di successo di questo progetto?
- Quali rischi prevediamo durante l’esecuzione?
- Quali sono i benefici attesi dal progetto?
3. Garantire l’allineamento con gli obiettivi strategici
Dopodiché esegui un’analisi di allineamento per determinare se i progetti selezionati sono coerenti con le iniziative strategiche dell’azienda. Tra i principi guida, considera:
- Il grado di coerenza strategica tra il portafoglio e l’azienda. Serve un equilibrio tra opportunità di crescita a breve termine, obiettivi a lungo termine e ricerca dell’innovazione.
- La distribuzione dei progetti, comprese quantità e natura dei progetti, dovrebbe riflettere gli obiettivi strategici in modo economicamente sensato.
- La probabilità che il prodotto finale offra il ritorno atteso.
- Una valutazione dei rischi associati. È importante valutare il rischio non solo in termini finanziari, ma anche di tempistiche di progetto, ambito del progetto, risorse e tecnologia.
4. Gestisci il tuo portafoglio progetti
In questa fase entra in gioco la gestione vera e propria del processo. Ora è necessario rivalutare il portafoglio per prendere decisioni informate su eventuali riallocazioni di budget e risorse. Ad esempio, ha senso che il personale con le migliori performance lavori su progetti meno critici?
Potresti dover dare priorità ai progetti nel tuo portafoglio sulla base delle informazioni raccolte nelle fasi precedenti del processo PPM. Potresti anche dover riprogrammare i progetti in funzione di tale riorganizzazione delle priorità.
Ovviamente, la collaborazione è assolutamente fondamentale prima di prendere queste decisioni, per assicurarti di ottenere il portafoglio giusto. Alla fine, il tuo portafoglio dovrebbe avere un sano bilanciamento tra rischio e rendimento e soddisfare i requisiti interni.
5. Testa e adatta
Infine, testa e adatta. Non c’è alcuna garanzia che tu riesca a ottenere il processo PPM perfetto al primo tentativo, e di fatto non dovresti aspettartelo. Dovrai adattarti e apportare modifiche in tempo reale.
Cosa significhi adattarsi è piuttosto diverso per ogni azienda, come è giusto che sia, ma è una buona idea testare il nuovo portafoglio con alcuni stakeholder, raccogliendo feedback ove necessario.
Quali sono le fasi di maturità nell’implementazione del PPM?
Le organizzazioni non si svegliano semplicemente un giorno con una strategia aziendale già pronta, un portafoglio progetti che si allinea a tale strategia e un set di processi funzionali a supporto. Implementare il PPM richiede impegno per avere successo.
Ecco le fasi di maturità che un’organizzazione attraversa tipicamente nell’implementazione del PPM:
- Impostare il processo iniziale. In questa fase, un’organizzazione opera principalmente tramite l’esecuzione di progetti ad hoc. Se utilizza dei processi PPM, questi non sono documentati.
- Creare un processo strutturato e un insieme di standard. A questo punto, un’organizzazione ha deciso che trarrebbe beneficio dal PPM e inizia a documentare alcuni processi di gestione.
- Documentare processi di gestione ripetibili. Proseguiranno le attività di documentazione dei processi esistenti per applicarli all’intero portafoglio progetti.
- Seguire un processo PPM gestito. Un’organizzazione applica i processi PPM in tutta l’azienda e monitora anche metriche di performance per verificare la salute del portafoglio.
- Ottimizzare il processo PPM. Raccogliere e applicare le lezioni apprese per poter migliorare continuamente il PPM dell’organizzazione.
Consigli per il successo nella gestione del portafoglio progetti
Una volta distribuito il portafoglio, può essere difficile capire come procedere. Ecco alcuni suggerimenti per raggiungere il successo:
- Dai priorità all’identificazione accurata dei rischi e delle strategie di mitigazione associate (ovvero gestione dei rischi)
- Non avere paura di cancellare progetti se non sono più in linea con la strategia aziendale
- Consenti ad architetti, team di pianificazione IT e al top management (C-suite) di allineare l’esecuzione con la strategia aziendale
- Semplifica la gestione di tempi e attività per i membri del team di progetto, assicurandoti che abbiano la libertà e la flessibilità di tracciare i dati relativi a compiti e tempi, quando necessario
- Dai priorità all’accuratezza e all’accessibilità dei dati. Un ritardo nel procurarsi i dati può influire negativamente sulla capacità decisionale e sulla conformità ai requisiti normativi
- Usa gli strumenti giusti per restare in carreggiata e semplificare il processo. Per esempio, dare al team di progetto la libertà e la flessibilità di tracciare task e ore può migliorare la precisione delle metriche sulle performance del portafoglio.
Per approfondire, ascolta questo episodio del podcast su come ottimizzare la gestione del portafoglio progetti:
Sfide comuni nella gestione del portafoglio progetti
Ecco alcune delle sfide a cui i project portfolio manager devono prestare attenzione:
- Competizione per le risorse all'interno del portafoglio: I project portfolio manager devono decidere a quali progetti assegnare le risorse, spesso non ce ne sono a sufficienza per tutti.
- Resistenza al cambiamento all'interno dell'organizzazione: I portafogli portano cambiamenti nelle aziende e i responsabili del portafoglio devono essere promotori di questi cambiamenti per ottenere l'adesione del team e degli altri stakeholder.
- Monitoraggio e misurazione delle performance: Con molti progetti attivi contemporaneamente, può essere difficile per i manager del portafoglio tenere d'occhio le performance dei singoli progetti e dell'intero portafoglio.
- Conformità alle normative e agli standard di settore: I project portfolio manager devono assicurarsi che ogni progetto del portafoglio rispetti regole e regolamenti del settore, il che può rallentare la velocità e l'efficienza.
- Scalabilità con la crescita dell'organizzazione: Con la crescita dell'organizzazione e l'espansione del portafoglio, i responsabili devono adattare processi e sistemi per gestire risorse e progetti aggiuntivi.
Vantaggi della gestione del portafoglio progetti
La PPM offre numerosi vantaggi, tra cui:
- Migliore processo decisionale: Grazie all'accesso ai dati e alle metriche giuste, i project portfolio manager possono prendere decisioni migliori su quali progetti avviare e come gestirli.
- Capacità di dare priorità ai progetti di alto valore: La PPM permette di analizzare e individuare i progetti che portano maggior valore all’organizzazione e che la avvicinano agli obiettivi prefissati.
- Probabilità ridotta di sforare il budget: Anche i progetti di successo possono incorrere in spese eccessive. La PPM aiuta un’azienda a individuare dove le risorse sono sovrautilizzate e a prevenire l’eccesso di spesa.
- Gestione dei cambiamenti più efficace: La PPM elimina inefficienze, consentendo all’organizzazione di concentrarsi sulle strategie giuste per raggiungere gli obiettivi. Rende anche l’azienda più agile e capace di adattarsi ai cambiamenti senza troppi problemi o interruzioni.
- Esecuzione dei progetti altamente efficiente: Con una strategia PPM efficace, l’azienda può riorganizzare e migliorare i metodi di gestione del portafoglio come parte di un processo più ampio per cambiare la direzione operativa o strategica dell’azienda.
- Maggiori probabilità di successo nella consegna dei progetti: La PPM implementa standard, processi e best practice (definiti dai dati su ciò che funziona e ciò che non funziona) uniformi per tutti i progetti.
Strumenti PPM per aumentare l'efficienza
Gli strumenti di project portfolio management includono funzioni per:
- Dashboard per monitorare l'avanzamento del portafoglio, la redditività e la puntualità delle consegne
- Automazioni per assicurarti di ricevere le notifiche sugli elementi giusti
- Gantt per monitorare carichi di lavoro e dipendenze e individuare eventuali colli di bottiglia
- Altre funzionalità per la gestione del lavoro, con particolare attenzione a gestire più progetti contemporaneamente
Molti strumenti PPM includono anche app e versioni desktop, integrazioni per collegarli a strumenti già in uso e modelli per una rapida configurazione.
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