Monitoraggio del Tempo: La Tua Superpotenza Segreta per la Gestione dei Rischi
Quando ho iniziato come coordinatore di progetto molti anni fa, i project manager discutevano con fervore delle strategie per far compilare ai team i loro timesheet.
L’agenzia per cui lavoravo all’epoca ti confiscava il laptop se rimanevi troppo indietro. Un’altra agenzia ti revocava l’accesso al carrello di birra e vino. Altre ancora ricorrevano a richieste pubbliche rivolte all’intera agenzia. La più assurda era il trattenimento dello stipendio (forse questa è una leggenda metropolitana).
Per fortuna oggi abbiamo risolto il problema rispetto a quei cupi giorni della gestione progetti, vero? LOL. (Posso dirlo?)
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Permettetemi di fare un passo indietro e spiegare: perché sto parlando di tutto ciò? Il terreno è pieno di cavalli morti per questo argomento. Eppure, la strage di poveri cavalli continua. Possiamo fermare questa follia? Per fermare tale negligenza, dobbiamo capire il perché, o il PERCHÉ PROPRIO?
Per spremere davvero il successo da qualsiasi progetto, i project manager devono comprendere la varietà di fattori che possono portare al suo fallimento. Una volta compreso ciò, si può stabilire un piano di gestione del rischio, nel quale il tracciamento del tempo deve essere mission critical.
Dove Si Collegano Gestione del Rischio & Tracciamento del Tempo?
Ecco una base della gestione del rischio, secondo ChatGPT 3.5:
“Il principio del rischio di progetto coinvolge l’affrontare sistematicamente le incertezze e le potenziali interruzioni di un progetto, identificando, valutando, pianificando e monitorando i rischi durante il suo ciclo di vita. Una gestione efficace dei rischi può aumentare le probabilità di successo di un progetto e ridurre al minimo gli impatti negativi di eventi imprevisti.”
Ok, bene. Ma come si inserisce il tracciamento del tempo nel processo di gestione del rischio? Definiamo prima il tracciamento del tempo. Chat GPT3.5, concedici ancora la tua grazia:
“Il tracciamento del tempo di progetto è il processo di monitoraggio e registrazione della quantità di tempo dedicato alle diverse attività, compiti o fasi all’interno di un progetto. È un aspetto cruciale della gestione di progetto che aiuta project manager, team e stakeholder a ottenere informazioni su come viene allocato il tempo, identificare potenziali colli di bottiglia o inefficienze e garantire che il progetto rimanga nei tempi previsti.”
Di nuovo, perfetto. Ma...
Qui ci concentreremo in particolare su come il tracciamento del tempo debba essere un elemento fondamentale nella tua strategia di soluzioni per la gestione del rischio.
Ancora oggi, il tracciamento accurato del tempo continua ad essere un tema caldo di discussione. Il nocciolo di questo semplice rompicapo di inserimento dati non è ancora stato risolto. I team con cui ho lavorato danno priorità al tracciamento del tempo con diversi gradi di attenzione:
- Tracciamento del tempo continuo, giornaliero, ora per ora, fatto con scrupolo, come lavare e mettere via i piatti dopo aver mangiato. Priorità massima! Quasi al livello di automazione dell’inserimento dati in tempo reale e implementazione. Questa persona è il tuo eroe della gestione del rischio.
- Inserimento ricorrente giornaliero alla fine della giornata (15 minuti per bloccare il tempo). Come lavare i piatti di colazione, pranzo e cena la sera. La dashboard del software per il monitoraggio del tempo di questa persona è probabilmente fissata tra altre 20 schede del browser. Non proprio un report in tempo reale, ma neanche una grossa minaccia alla tua strategia di identificazione dei rischi.
- Inserimento ricorrente a fine settimana per registrare il tempo. Eh, lasciare i piatti di lunedì nel lavandino fino a venerdì. Molto più difficile da pulire. E cosa c’è sopra ormai? L’analisi del rischio ora si basa su dati scadenti, aumentando l’impatto potenziale di rischi non identificati e la probabilità di non riuscire a implementare i piani di mitigazione. Su una scala da 1 a 3, con 3 come peggiore. Questo è un 3. Male.
- Ultimo e più grave in questa lista, il reparto finance fa una richiesta a tutta l’agenzia a fine mese per inserire le ore prima di disconnettersi.
Non voglio descrivere questo caso con la metafora del lavaggio dei piatti. È troppo disgustoso e ha un impatto altrettanto spiacevole sulla comprensione accurata. Se tutti aspettassero questo promemoria per tracciare il tempo, l’esposizione al rischio sarebbe alle stelle e i piani di mitigazione potrebbero finire nel wc, visto che tutte le potenziali minacce girerebbero indisturbate per l’agenzia.
Questo equivale a navigare bendati: non c’è modo di monitorare i rischi, mitigarli o mandare il rischio a casa perché è ubriaco. I progetti in questo gruppo si sviluppano come quell’esperimento scientifico in cui il tuo “amico” ti dice di aggiungere acqua e poi scappa coprendosi la testa.
4 Consigli per Il Tracciamento del Tempo per Gestire Meglio i Rischi
Ecco alcune best practice per il tracciamento del tempo. Ricorda che puoi anche usare l’intelligenza artificiale nel tracciamento del tempo insieme a questi suggerimenti per maggiore efficienza e automazione.
1. Prepara il Tuo Progetto al Successo: Fai Forensics sui Progetti Passati
Quando devo definire l’ambito e pianificare un progetto, mi piace consultare i risultati di progetti simili completati in passato. È andato fuori budget? Sotto budget? Quante ore sono servite? Chi ha impiegato più tempo? Chi meno? Chi aveva abbastanza tempo, o troppo poco? Conosciamo il motivo di eventuali discrepanze?
Fondamentalmente, questo offre una panoramica sui potenziali rischi, vulnerabilità e aiuta a guidare le strategie di mitigazione del rischio. Nello sviluppo della tua strategia complessiva di gestione del rischio, questo è il primo passo. Il registro dei rischi che inizi a creare qui guiderà la tua risposta ai rischi.
Questo lavoro dettagliato di analisi mi offre una visione migliore su come procedere ed è la mia arma segreta nella valutazione dei rischi. La conoscenza è potere. La utilizzo per informare la mia strategia di progetto, la tempistica, la mia strategia di monitoraggio del tempo (come accennato, il monitoraggio del tempo può aiutare nella pianificazione di progetti futuri) e, quasi più importante, la configurazione di base del progetto in relazione ai numeri di commessa.
La modalità con cui imposti i numeri di commessa può essere complicata. Perché? Forse perché siamo tutti persone, che fanno cose da persone impegnate.
Riguardo ai Numeri di Commessa: Due Approcci per la Configurazione
1. Numero di Commessa Principale
Questo approccio raccoglie tutti gli sforzi cumulativi sotto un unico numero di commessa.
Pro: I team hanno meno da gestire. Se stanno lavorando al progetto, questo è il loro numero di commessa. Secondo la mia esperienza, la finanza preferisce questo approccio. Fatture, ordini di acquisto, tempo—tutto viene monitorato in un unico posto, riducendo la possibilità di confusione.
Contro: È più difficile suddividere il tempo necessario per attività specifiche, il che è sempre utile per stimare progetti simili in futuro. Spesso i clienti vogliono costi dettagliati voce per voce per determinate attività. Estrarre un report del lavoro precedente non fornirà questo numero pronto all'uso e richiederà una suddivisione tramite il controllo di date e ore inserite per disciplina. Può essere un processo doloroso e laborioso, specialmente quando i team sovrappongono le attività.
2. Commessa Umbrella con Sotto-commesse
Questo approccio registra attività specifiche per budget specifici.
Pro: Questo consente un monitoraggio mirato del tempo per attività specifiche, il che genera dati di riferimento migliori per future attività di pianificazione che richiedono documentazione dettagliata.
Contro: La possibilità che i team inseriscano il tempo nel sotto-numero di commessa sbagliato aumenta ogni volta che viene introdotto un nuovo sotto-numero.
2. Diffondere Aspettative Chiare
Tutti i team condividono una comprensione comune di come tracciare, cosa tracciare e quando tracciare? Assicurati che tutti siano allineati su cosa costituisce un'azione fatturabile al cliente e cosa invece non lo è.
Registrate in incrementi di 0,25? Quale software di gestione dei progetti cloud-based usa ognuno per raccogliere queste metriche? I team ricevono notifiche di promemoria per registrare il tempo? Come viene identificato e scartato il tempo inattivo?
Ecco alcuni esempi di tempo fatturabile per la gestione di progetto o la gestione digitale di progetto:
- Generale
- Impostazione progetto
- Comunicazioni con fornitori, gestione delle risorse
- Report di budget e spese
- Preparazione per riunioni di aggiornamento
- Consolidamento dei feedback
- Sintesi dei punti d'azione
- Riepilogo delle prossime tappe
- Controllo qualità (QA)
Ecco alcuni esempi di tempo non fatturabile:
- Generale
- Sperimentazione e test di nuovi software
- Riunioni di verifica delle capacità dei fornitori che non riguardano uno specifico progetto
- Sessioni interne di formazione o condivisione tra reparti
- Aggiornamenti generali del processo (ancora, non specifici di progetto)
- Onboarding ripetuto di nuovo personale (questo indica un alto turnover e instabilità)
3. Stabilire una Frequenza di Report per la Responsabilità
All'inizio del progetto, stabilisci una frequenza prevedibile di check-in e report, permettendo ai team di anticipare e pianificare quando inserire le proprie ore. Questo può essere guidato dalle riunioni di aggiornamento che necessitano di report sulle ore lavorate. Inserisci nella pianificazione il tempo di revisione per verificare che tutte le ore siano state inserite. Tieniti pronto/a con una soluzione nel caso in cui non lo siano.
4. Rivedi il Tempo per Data & Disciplina, Esegui un Cross-Check con il Piano
Prima che possano essere prese decisioni e azioni, è importante comprendere alcune cose riguardo al tempo tracciato. Spesso, anzi regolarmente, i team lavorano su più progetti con una varietà di consegne.
Questo lavoro dovrebbe essere registrato sotto un numero job principale o un job ombrello con sottoprogetti specifici, per specifici compiti. Può facilmente accadere che lo sforzo del lunedì, segnato la settimana successiva, venga accidentalmente tracciato sul numero job sbagliato o sui sottoprogetti sbagliati. Questo può essere difficile da individuare e correggere verso la fine di un job. Pertanto, consiglio di stabilire una routine per verificare il tempo tracciato.
A seconda dei parametri del tuo progetto, controlli regolari sui progressi ti aiuteranno a gestire il rischio. E per controllo, intendo guardare con occhio critico.
Controlla chi registra il tempo su quali job e se la quantità è logica considerando i flussi di lavoro attuali del progetto. Come si sta confrontando il tempo con il piano generale del progetto? I fornitori sono aggiornati nell'invio delle ore? Come stanno rispetto al loro budget di tempo?
Assicurati di segnalare e seguire qualsiasi problema rilevato, apportando correzioni e aggiustamenti secondo necessità. Se scopri delle irregolarità, lavora con il tuo team e il reparto finanziario per correggere il tracciamento del tempo e mantenere la precisione.
Scopri altre best practice per il monitoraggio del tempo qui.
In che modo tutto questo aiuta a gestire il rischio?
Per ricapitolare, il piano del progetto e la sua configurazione devono essere correttamente comunicati e bisogna adottare una strategia logica per la numerazione dei job. Il flusso di lavoro per il tracciamento del tempo, i metodi e la periodicità devono essere chiari a tutti i team, creando una comprensione condivisa delle aspettative.
Una volta stabilite queste regole di base, report regolari sui rapporti di avanzamento (burn report) segnaleranno eventuali problemi. Qualsiasi uso eccessivo o insufficiente del tempo dovrebbe essere immediatamente esaminato, perché può rappresentare un rischio.
- Le specifiche non sono chiare?
- C’è un collo di bottiglia che impedisce a un team di iniziare?
- È stata introdotta una complessità imprevista nel sistema?
Una cadenza regolare di controlli può mettere in luce ogni sorta di potenziale problema e offrirti una seconda possibilità per prevenire le criticità.
Quali rischi sono associati al monitoraggio del tempo?
Il mio primo responsabile di produzione in studio mi ha detto una volta: Spazzatura dentro. Spazzatura fuori. Vale per tutto, tranne forse per il riciclo dell’alluminio? Un monitoraggio del tempo impreciso può creare danni a lungo termine, minando tutto, dalla redditività all’utilizzo delle risorse, al fatturato, alla crescita del team, alla sua fidelizzazione, ai bonus e persino agli aumenti.
Puoi pensare al tracciamento del tempo come a cercare di far scoppiare una gigantesca bolla di sapone. Più guardi senza agire, maggiore è il rischio di perdere il momento giusto. Più tempo passa tra il lavoro e la registrazione delle ore, maggiore sarà il rischio di dati imprecisi. Investi in buoni strumenti per il rilevamento delle ore.
Se utilizzi il tracciamento del tempo come strumento punitivo o di microgestione, porterai il tuo team a pensare che il monitoraggio del tempo sia dannoso, mettendo a rischio i dati futuri sulle ore lavorate.
In che modo il software di rilevazione delle ore può supportare la gestione del rischio?
L’implementazione di un software per il tracciamento delle ore universalmente accettato aumenterà la probabilità che la variazione di precisione tra i membri del team diminuisca.
Se tutti lavorano nello stesso modo, tracciando con coerenza, usando gli stessi strumenti e rispettando gli stessi protocolli, parte delle "distorsioni" nei dati saranno rimosse dal sistema e si potrà così ottenere una maggiore accuratezza. Gli strumenti di intelligenza artificiale per il tracciamento del tempo possono inoltre aiutare a ridurre parte dell’impegno manuale correlato a questa attività.
Questo porta a decisioni e soluzioni migliori. Due soluzioni software per la rilevazione delle ore che mi piacciono sono Harvest e Toggl Track. Sono sicuro che ci siano milioni di altre opzioni; io ho usato queste due.
Toggl ha una funzione di notifica che ricorda agli utenti di registrare le ore, oltre a un rilevatore automatico dell'inattività. Per questi aspetti vince secondo me, anche se le funzionalità di fatturazione di Harvest sono ottime. Scegli la tua strada.
Il monitoraggio del tempo, non più messo da parte
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