Diagrammi di Flusso di Lavoro: Usi, Modelli ed Esempi

Trova altri esempi di workflow qui.

A cosa servono i diagrammi di workflow?

I diagrammi di workflow vengono utilizzati per illustrare la sequenza dei passaggi, delle fasi o delle attività necessarie per completare un progetto. Possono rappresentare sia workflow a cascata che workflow agili.

Mostrano il flusso e le fasi di un processo, nonché le diverse persone o dipartimenti responsabili di ciascun passaggio. Puoi utilizzare il tuo diagramma insieme a un diagramma RACI per questo scopo.

Se hai mappato con i flowchart tutti i tuoi processi ma hai trascurato di realizzare un RACI, tutto ciò che hai sono istruzioni molto dettagliate su cosa fare ma nessuna informazione su chi lo fa. Non hai davvero risolto il tuo problema. Devi inserire i tuoi flowchart in termini di persone. RACI serve proprio a mettere le cose in termini di persone.

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Cassie SolomonOpens new window Fondatrice @ RACI SolutionsOpens new window

Puoi utilizzare i diagrammi di workflow nelle iniziative di ottimizzazione dei processi come strumento per identificare opportunità di cambiamento positivo, o come strumento per formare i dipendenti. I diagrammi di workflow possono essere utilizzati durante l'onboarding per mostrare ai nuovi dipendenti un processo passo dopo passo e come deve essere eseguito.

I diagrammi di workflow possono essere utilizzati anche per una varietà di processi specifici di settore, come i workflow creativi, e in diversi settori, tra cui sviluppo software, assistenza sanitaria ed ecommerce.

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Tipi di diagrammi di workflow

Ecco alcuni tipi di diagrammi di workflow standardizzati che potresti incontrare: 

• American National Standards Institute (ANSI): Lo stile ANSI è stato il primo ad essere utilizzato per la standardizzazione nei diagrammi di workflow ed è un linguaggio comunemente adottato. Scopri di più su ANSI
• Unified Modeling Language (UML): I diagrammi di attività UML vengono utilizzati per mostrare l’ordine dei passaggi in un processo e il flusso di controllo. UML è spesso usato nell’ingegneria del software e nella progettazione di sistemi. Scopri di più su UML
• Business Process Modeling Notation (BPMN): BPMN è simile a UML e utilizza un diagramma di flusso per creare workflow visivi per un processo o progetto specifico. BPMN non è specifico dell’ingegneria del software, ma si focalizza maggiormente sui processi aziendali piuttosto che sui sistemi software o tecnologici. Scopri di più su BPMN e su software di modellazione dei processi aziendali
• Supplier-Input-Process-Output-Customer (SIPOC): I diagrammi SIPOC ti permettono di tracciare come fornitori, materiali e risorse (ad es. il tuo team di progetto) operano all’interno del tuo processo aziendale.

Suggerimento dell'esperto

Ho scoperto che il formato migliore è quello che il team e gli stakeholder possono comprendere. Non è necessario essere esperti di ANSI, UML o BPMN per creare un diagramma di workflow! Mettilo semplicemente nero su bianco, salvalo e torna su di esso in seguito per iterare.

Oltre a queste tipologie formali di schemi di flusso per la gestione dei progetti, ci sono anche altri tipi di diagrammi correlati che potresti incontrare.

• Un diagramma di flusso mostra i passaggi di un processo e l’ordine in cui devono essere eseguiti. Tuttavia, non si tratta solo di combinare forme e frecce; imparare come creare un diagramma di flusso è importante. Le frecce indicano la direzione del flusso del processo e ci sono diversi simboli a seconda di ciò che si vuole rappresentare. I diagrammi di flusso possono essere realizzati e tracciati utilizzando software per diagrammi di flusso.
• Un diagramma di flusso dei dati mostra come i dati scorrono attraverso un sistema. Include i diversi passaggi del processo e il tipo di dati che viene elaborato ad ogni passaggio.
• La mappa di processo mostra la disposizione fisica di un processo. Include le diverse macchine o i reparti coinvolti, così come il flusso di materiali e prodotti.

Vantaggi dei diagrammi di workflow

I vantaggi di utilizzare un diagramma di workflow nella gestione dei progetti includono la possibilità di:

1. Visualizzare meglio il percorso da seguire per portare a termine ogni attività di un progetto e ridurre i colli di bottiglia e le inefficienze
2. Individuare e correggere più facilmente e tempestivamente potenziali problemi, soprattutto quando qualcosa si blocca
3. Monitorare meglio lo stato di avanzamento del progetto, soprattutto tra una pietra miliare e l’altra
4. Assegnare più efficientemente le attività ai membri del team, soprattutto nei momenti di carenza di risorse o quando un team attende che un altro abbia completato la propria parte di lavoro

Come creare un diagramma di workflow

Per creare un diagramma di workflow, occorre seguire i seguenti passaggi (che valgono anche per la creazione dei flussi di lavoro in generale):

1. Determinare le fasi del progetto
2. Identificare le singole attività all’interno di ogni fase
3. Per ogni attività, stabilire quali sono gli input e output
4. Individuare chi è responsabile per ciascuna attività e determinare se sono necessarie swimlane
5. Identificare le dipendenze tra le attività
6. Stimare quanto tempo dovrebbe richiedere ogni attività
7. Individuare i possibili rallentamenti o colli di bottiglia nel processo utilizzando l’analisi del workflow
8. Identificare gli esiti finali di questo processo

Rimani flessibile così da poter aggiungere o rimuovere attività o passaggi man mano che il progetto avanza. Cerca opportunità per semplificare i processi. Questo significa solitamente eliminare attività o processi che non aggiungono valore, automatizzare i flussi di lavoro o qualsiasi attività ripetitiva, e formare i collaboratori a lavorare in modo accurato ed efficiente.

Scopri di più sulla progettazione e creazione di flussi di lavoro qui.

Simboli e forme comuni

Probabilmente troverai alcuni simboli e forme standard tra i vari tipi di diagrammi di flusso di lavoro, tra cui: 

• Terminatore: L'inizio o la fine del tuo flusso di lavoro, spesso rappresentato da un ovale o un cerchio.
• Linea di flusso: Questo è il connettore che si muove tra i passaggi, azioni, processi, decisioni o punti di inizio/fine. Presta attenzione alla direzione delle linee di flusso! 
• Passaggio, azione o processo: Ogni elemento, passaggio, azione o processo potrebbe essere rappresentato da un quadrato o un rettangolo. 
• Decisioni: Le decisioni sono comunemente indicate da un rombo. Potresti anche vedere frecce con sì/no, approvato/rifiutato, ecc. per mostrare cosa accade in base alla decisione presa (consiglio: un software per il workflow di approvazione può essere utile per processi che richiedono l'approvazione di una persona o di un ruolo specifico)

I simboli dovrebbero essere utilizzati in modo coerente o allineati allo standard richiesto dall'organizzazione o dal team.

Opzioni di modelli per diagrammi di workflow

Ecco alcuni modelli di diagrammi di workflow che puoi scaricare e adattare alle tue esigenze.

• Modelli Miro: Ideali per la mappatura collaborativa in tempo reale dei flussi di lavoro nei team remoti (leggi di più sui flussi di lavoro di team qui).
• Modelli Microsoft (Excel e Visio): Questi modelli sono ideali per chi ha già familiarità con gli strumenti Microsoft, così possono integrarsi con i flussi di lavoro esistenti.
• SmartDraw: SmartDraw è perfetto per i manager attenti al budget che necessitano di una varietà di modelli intuitivi e gratuiti per una rapida mappatura dei flussi di lavoro.
• Microsoft PowerPoint: PowerPoint è ottimale per integrare i diagrammi di flusso di lavoro nelle presentazioni, come anche per la comunicazione visiva e i report.
• Modelli Lucidchart: Lucidchart offre modelli avanzati e flessibili per una complessa visualizzazione dei workflow come diagrammi swimlane e flussi di dati.

Strumenti per la creazione di diagrammi di workflow

Esistono diversi strumenti sul mercato progettati specificamente per aiutarti a creare diagrammi di workflow. Prova diversi strumenti prima di prendere una decisione definitiva: la maggior parte include modelli che puoi utilizzare come punto di partenza e che potrai personalizzare man mano che procedi.

Ecco le mie scelte migliori per i software per diagrammi di workflow:

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1. 1. Jotform Workflows — Best for e-signature collection
2. 2. Lucidchart — Best for collaborative diagrams
3. 3. Miro — Best for industry-specific workflow templates
4. 4. Qntrl — Best for automating business processes
5. 5. FigJam — Best for 300+ built-in templates
6. 6. Process Street — Best for drag-and-drop workflow diagrams
7. 7. Visio — Best for organizational visualizations
8. 8. Camunda Platform — Best for people and system processes
9. 9. SmartDraw — Best for automated diagram formatting
10. 10. Pneumatic Workflow — Best for building workflow templates

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Dai un'occhiata a queste risorse per trovare altre opzioni di strumenti software per workflow:

• Software workflow gratuiti se fai parte di una piccola organizzazione con un budget limitato o se desideri semplicemente iniziare rapidamente
• Software di gestione workflow per gestire i workflow una volta che li hai impostati e sono operativi
• Software di automazione workflow per automatizzare le parti manuali e ripetitive dei tuoi flussi di lavoro
• Alternative a Camunda se attualmente utilizzi Camunda ma non soddisfa pienamente le tue esigenze

E adesso?

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