Diagrammi di flusso: utilizzi, modelli & esempi

Trovi altri esempi di flussi di lavoro qui.

A cosa servono i diagrammi di flusso?

I diagrammi di flusso vengono utilizzati per illustrare la sequenza di passaggi, fasi o attività necessari per completare un progetto. Possono rappresentare sia flussi di lavoro a cascata sia flussi di lavoro agili.

Mostrano il flusso e i passaggi di un processo, oltre alle diverse persone o ai diversi reparti responsabili di ogni passaggio. Puoi utilizzare il tuo diagramma insieme a una matrice RACI a questo scopo.

Se hai creato diagrammi di flusso per tutti i tuoi processi ma hai trascurato di creare una matrice RACI, tutto ciò che hai sono istruzioni molto dettagliate su cosa fare e nessuna informazione su chi lo fa. Non hai realmente risolto il problema. Devi tradurre i tuoi diagrammi di flusso in termini di persone. RACI serve a esprimere le cose in termini di persone.

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Cassie SolomonOpens new window Fondatrice di RACI SolutionsOpens new window

Puoi utilizzare i diagrammi di flusso nelle iniziative di ottimizzazione dei flussi di lavoro come strumento per identificare opportunità di cambiamento positivo o per formare i dipendenti. I diagrammi di flusso possono essere utilizzati nell'inserimento dei nuovi dipendenti e mostrare loro un processo passo dopo passo e come dovrebbe essere eseguito.

I diagrammi di flusso possono essere utilizzati anche per una varietà di processi specifici di determinati ambiti, come i flussi di lavoro creativi, e in vari settori, tra cui lo sviluppo software, l'assistenza sanitaria e il commercio elettronico.

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Tipi di diagrammi di flusso

Ecco alcuni tipi di diagrammi di flusso standardizzati in cui potresti imbatterti: 

• American National Standards Institute (ANSI): Lo stile ANSI è stato il primo a comparire nell'ambito degli standard per i diagrammi di flusso di lavoro ed è un linguaggio comunemente utilizzato. Scopri di più su ANSI
• Unified Modeling Language (UML): I diagrammi delle attività UML vengono utilizzati per mostrare l'ordine dei passaggi di un processo e il flusso di controllo. UML è spesso utilizzato nell'ingegneria del software e nella progettazione dei sistemi. Scopri di più su UML
• Business Process Modeling Notation (BPMN): BPMN è simile a UML e utilizza un diagramma di flusso per creare flussi di lavoro visivi per il processo o il progetto in questione. BPMN non è specifico dell'ingegneria del software e si concentra invece maggiormente sui processi aziendali piuttosto che sui sistemi software o tecnologici. Scopri di più su BPMN e sui software di modellazione dei processi aziendali
• Supplier-Input-Process-Output-Customer (SIPOC): I diagrammi SIPOC consentono di monitorare il modo in cui fornitori, materiali e risorse (ad es. il team di progetto) operano all'interno del processo aziendale.

Consiglio dell'esperto

Ho scoperto che il formato migliore è quello che il team e gli stakeholder riescono a comprendere. Non è necessario essere esperti di ANSI, UML o BPMN per creare un diagramma di flusso di lavoro! Basta metterlo su carta, salvarlo e tornarci in seguito per apportare modifiche iterative.

Oltre a questi tipi formali di diagrammi dei flussi di lavoro per la gestione dei progetti, potresti imbatterti in alcuni altri diagrammi correlati.

• Un diagramma di flusso mostra i passaggi di un processo e l'ordine in cui devono essere eseguiti. Tuttavia, non si tratta semplicemente di mettere insieme forme e frecce; è importante imparare come creare un diagramma di flusso. Le frecce indicano la direzione del flusso del processo e sono disponibili simboli diversi a seconda di ciò che si desidera rappresentare. I diagrammi di flusso possono essere creati e monitorati utilizzando un software per diagrammi di flusso.
• Un diagramma di flusso dei dati mostra il modo in cui i dati fluiscono attraverso un sistema. Include i diversi passaggi del processo e il tipo di dati elaborati in ciascun passaggio.
• La mappa del processo mostra la disposizione fisica di un processo. Include le diverse macchine o i reparti coinvolti nel processo, nonché il flusso di materiali e prodotti.

Vantaggi dei diagrammi dei flussi di lavoro

I vantaggi dell'utilizzo di un diagramma del flusso di lavoro nella gestione dei progetti includono la possibilità di:

1. Visualizzare meglio il percorso verso il completamento di ogni attività di un progetto e ridurre al minimo i colli di bottiglia e le inefficienze
2. Individuare e risolvere più facilmente i potenziali problemi in una fase iniziale, soprattutto quando le attività si bloccano
3. Monitorare meglio l'avanzamento del progetto, soprattutto tra traguardi importanti
4. Assegnare le attività ai membri del team in modo più efficiente, soprattutto nei momenti in cui le risorse sono limitate o un team è in attesa che un altro completi la propria parte di un'attività

Come creare un diagramma del flusso di lavoro

Per creare un diagramma del flusso di lavoro, dovrai seguire i passaggi riportati di seguito (che si applicano anche alla creazione di flussi di lavoro in generale):

1. Determina le fasi del progetto
2. Individua le singole attività all'interno di ogni fase
3. Per ogni attività, determina quali sono gli input e gli output
4. Stabilisci chi è responsabile del completamento di ogni attività e determina se sono necessarie corsie
5. Individua le dipendenze tra le attività
6. Stima quanto tempo dovrebbe richiedere ogni attività
7. Determina i potenziali ostacoli o colli di bottiglia nel processo utilizzando l'analisi del flusso di lavoro
8. Individua i risultati finali di questo processo

Rimani flessibile, così puoi aggiungere o rimuovere attività o passaggi man mano che il progetto procede. Cerca opportunità per semplificare i processi. Questo di solito significa eliminare attività o processi che non aggiungono valore, automatizzare i flussi di lavoro o qualsiasi attività ripetitiva e formare i collaboratori affinché lavorino in modo accurato ed efficiente.

Scopri di più sulla progettazione e creazione dei flussi di lavoro qui.

Simboli e forme comuni

Tra i vari tipi di diagrammi di flusso di lavoro, probabilmente troverai alcuni simboli e forme standardizzati, tra cui: 

• Terminatore: l'inizio o la fine del flusso di lavoro, spesso rappresentato da un ovale o un cerchio
• Linea di flusso: il connettore che si sposta tra i passaggi, le azioni, i processi, le decisioni o i punti di inizio/fine. Presta attenzione alla direzione verso cui puntano le linee di flusso! 
• Passaggio, azione o processo: ogni elemento, passaggio, azione o processo può essere rappresentato da un quadrato o da un rettangolo. 
• Decisioni: le decisioni sono comunemente indicate con un rombo. Potresti anche vedere frecce con indicazioni sì/no, approvato/rifiutato, ecc. per mostrare cosa accade in base alla decisione presa (suggerimento: il software per i flussi di approvazione può essere utile per i processi che richiedono l'approvazione formale di una persona o di un ruolo specifico)

I simboli devono essere utilizzati in modo coerente o essere conformi allo standard richiesto dall'organizzazione o dal team.

Opzioni di modelli per diagrammi di flusso di lavoro

Ecco alcuni modelli di diagrammi di flusso di lavoro che puoi scaricare e adattare alle tue esigenze.

• Modelli Miro: ideali per la mappatura collaborativa dei flussi di lavoro in tempo reale nei team da remoto (scopri di più sui flussi di lavoro del team qui).
• Modelli Microsoft (Excel e Visio): questi modelli sono ideali per chi ha familiarità con gli strumenti Microsoft, così da poterli integrare nei flussi di lavoro esistenti.
• SmartDraw: SmartDraw è perfetto per i responsabili attenti al budget che necessitano di una varietà di modelli intuitivi e gratuiti per una rapida mappatura dei flussi di lavoro.
• Microsoft PowerPoint: PowerPoint è ottimale per integrare i diagrammi di flusso di lavoro nelle presentazioni, oltre che per la comunicazione visiva e la reportistica.
• Modelli Lucidchart: Lucidchart offre modelli avanzati e flessibili per la visualizzazione dei flussi di lavoro complessi, come i diagrammi a corsie e i flussi di dati.

Strumenti per la creazione di diagrammi di flusso di lavoro

Sul mercato sono disponibili diversi strumenti progettati appositamente per aiutarti a creare diagrammi di flusso di lavoro. Prova alcuni strumenti prima di prendere una decisione definitiva: la maggior parte include modelli che puoi utilizzare come punto di partenza e personalizzare man mano che procedi.

Ecco le mie scelte principali per i software per diagrammi di flusso di lavoro:

I clic sui link sottostanti possono generare una commissione, che sostiene i nostri test e le nostre recensioni indipendenti di software e servizi. Scopri di più su come manteniamo la trasparenza.

1. 1. Lucidchart — Ideale per diagrammi collaborativi
2. 2. Miro — Ideale per template di workflow specifici per settore
3. 3. Qntrl — Ideale per automatizzare i processi aziendali
4. 4. FigJam — Ideale per oltre 300 modelli predefiniti
5. 5. Process Street — Ideale per diagrammi dei flussi di lavoro drag-and-drop
6. 6. Visio — Ideale per visualizzazioni organizzative
7. 7. Camunda Platform — Ideale per processi tra persone e sistemi
8. 8. SmartDraw — Ideale per la formattazione automatica dei diagrammi
9. 9. Pneumatic Workflow — Ideale per creare template di workflow
10. 10. ClickCharts — Ideale per disegnare diagrammi versatili

Consulta queste risorse per trovare altre opzioni di strumenti software per i flussi di lavoro:

• Software gratuito per i flussi di lavoro se lavori in un'organizzazione più piccola con un budget limitato o se vuoi semplicemente iniziare rapidamente
• Software per la gestione dei flussi di lavoro per gestire i flussi di lavoro una volta configurati e avviati
• Software per l'automazione dei flussi di lavoro per automatizzare le parti manuali e ripetitive dei tuoi flussi di lavoro
• Alternative a Camunda se attualmente utilizzi Camunda ma ritieni che non sia la soluzione più adatta alle tue esigenze

Qual è il prossimo passo?

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