Cosa Sono le Attività di Progetto e Come Definirle
Resta in carreggiata: Le attività di progetto sono i compiti che i membri del team svolgono per portare avanti un progetto verso i suoi obiettivi. Organizzare il progetto in attività lo mantiene strutturato, così che il team possa lavorare in modo efficiente.
Traguardi vs Attività: Mentre le attività sono compiti continuativi in un progetto, i traguardi sono momenti chiave che segnano fasi o obiettivi importanti, come completare una fase di progettazione o lanciare un sito web.
Il Vantaggio del Software: I software di gestione del progetto ti consentono di elencare le attività di progetto, allocare le risorse giuste e monitorare l'avanzamento del lavoro rispetto alla tua tempistica.
Le attività di progetto comprendono ogni singolo lavoro che tu e il tuo team svolgete al servizio di un progetto. Il termine si riferisce alle attività di progetto e a tutto ciò che fai come project manager per garantire che tutto proceda senza intoppi.
Ecco come pianificare le attività di progetto e quali strumenti software di project management possono aiutarti a organizzare le attività e assicurarti di non tralasciarne nessuna.
Cosa Sono le Attività di Progetto?
Le attività di progetto sono unità discrete di lavoro che fanno avanzare un progetto verso il raggiungimento dei suoi obiettivi. Possono essere passaggi del processo di creazione di un prodotto, riunioni fondamentali per assicurare l’allineamento tra gli stakeholder, o fasi importanti come la definizione del budget o la pianificazione della timeline.
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Attività di Progetto vs Traguardi di Progetto
Le attività di progetto sono i compiti e i sotto-compiti che i membri del team di progetto svolgono per completare il progetto, mentre i traguardi sono momenti distinti nella timeline del progetto.
Esempi di traguardi includono la firma del contratto, il completamento della fase di design, il lancio di un sito web, o il raggiungimento di 50 iscrizioni di utenti. Sono momenti chiaramente definiti nel progetto in cui si passa da una fase all’altra.
Completare le attività di progetto ti avvicina al raggiungimento del relativo traguardo. Ad esempio, per terminare la fase di design, tu e il tuo team potreste svolgere attività come la creazione di moodboard e wireframe o la conduzione di revisioni interne e con il cliente.
Attività di Progetto vs Deliverable di Progetto
Le attività di progetto sono i compiti e sotto-compiti che costituiscono il lavoro di progetto, mentre i deliverable di progetto sono i risultati di quelle attività. L’attività potrebbe essere creare una style guide, e il deliverable è proprio quella style guide (che verrà presentata al cliente o agli stakeholder interni).
Esempi di deliverable includono documenti strategici, report, presentazioni, oppure elementi come contenuti, siti web, prodotti digitali e applicazioni. Si tratta di tutto ciò che viene consegnato a un cliente o a un team di stakeholder.
Perché le Attività di Progetto Sono Importanti?
Le attività di progetto sono importanti perché apportano ordine e struttura a un progetto e rendono meno opprimente lo svolgimento delle attività.
Se dicessi al tuo team di progetto “realizza un sito web di 10 pagine entro il prossimo mese”, si sentirebbero sopraffatti e non saprebbero da dove cominciare.
Ma se dici al team di progetto, “Costruiremo un sito web di 10 pagine entro il prossimo mese. Vediamo insieme quali attività dobbiamo svolgere”, risulta tutto meno opprimente. Questo può aumentare l’efficienza e ridurre gli sforzi duplicati.
Per esempio, se Adam sa che Stephanie completerà moodboard e wireframe per la sua revisione la prossima settimana, può concentrarsi su altre attività invece di provare ad “aiutarla” o farle da solo.
Metodi per la Pianificazione delle Attività di Progetto
Esistono diverse tecniche di project management che puoi utilizzare per pianificare le attività di progetto con il tuo team. Non è necessario reinventare la ruota ogni volta, ma puoi adattare queste metodologie di progetto al tipo di progetti che gestisci e ai team con cui lavori.
- Waterfall: La metodologia waterfall prevede cinque fasi: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo, chiusura. Pianifichi l’intero progetto e tutte le attività dall’inizio, quindi esegui quel piano. Una di queste attività è la creazione della work breakdown structure (WBS)—un elenco completo di tutto il lavoro di progetto, con chi lo svolgerà e quando. Il metodo waterfall è una buona scelta per progetti più piccoli, meno complessi e con poche o nessuna incertezza.
- Agile o Scrum: Usate spesso in modo intercambiabile (anche se spesso in modo errato), le metodologie agile e Scrum permettono di pianificare le attività attraverso cerimonie come lo sprint planning e le refinement. Si tengono anche riunioni giornaliere stand-up per tenere traccia di quali attività ogni persona sta svolgendo, cosa è stato completato il giorno prima e quali ostacoli ci sono.
- Ibrido: La metodologia ibrida combina elementi di più metodologie. Si può utilizzare il metodo waterfall per pianificare tutte le attività e creare una WBS, oltre a organizzare stand-up giornalieri o suddividere il lavoro in sprint più brevi. Questo fornisce al team la chiarezza della pianificazione dell’intero progetto e la flessibilità di lavorare a sprint.
- Kanban: Kanban è un modo semplice e visivo per pianificare le attività lavorative. Si crea una board Kanban con diverse colonne. Le attività di progetto sono rappresentate come card all’interno di queste colonne (può essere fatto tramite software di project management, non c’è bisogno di farlo a mano). Le intestazioni delle colonne ti indicano lo stato dell’attività (cioè da fare, in corso, completata).
Come Definire le Attività di Progetto
Se stai guardando il tuo project charter o statement of work e ti stai chiedendo come tu e il tuo team riuscirete a portarlo a termine, niente paura. Ecco come definire le attività del progetto e creare un piano di esecuzione.
1. Mappa le pietre miliari o le fasi di lavoro
Il successo di un progetto non consiste solo nel completarlo nei tempi previsti e secondo le specifiche. Un progetto di successo ha una direzione chiara, un team coeso e non è caratterizzato dal caos o da una corsa disperata al traguardo all’ultimo minuto. Questo non avviene per caso.
Tutto parte da una buona pianificazione. Inizia pensando all'ambito del progetto e al piano più semplice per raggiungerlo. Non è diverso dal decidere di voler perdere peso o risparmiare denaro. Potresti iniziare dicendo quanti chili vuoi perdere o quanti soldi vuoi mettere da parte.
Puoi pensare al risparmiare denaro come a un progetto. Supponiamo che tu voglia mettere da parte $5.000 in 10 mesi. Per restare in linea con l’obiettivo, dovrai risparmiare $500 al mese o circa $125 a settimana. Ogni traguardo settimanale o mensile è una pietra miliare lungo il percorso e ti aiuta a monitorare i progressi. Se dopo due mesi hai messo da parte solo $900, sai che sei in ritardo sulla tabella di marcia.
2. Elenca le attività del progetto
Una volta definite le fasi o le pietre miliari, inizia a definire le attività. Questa fase riguarda cosa deve essere fatto e quanto tempo richiederà (durata delle attività).
Per il nostro progetto di risparmio, potresti cercare fornitori di servizi meno costosi, riprogrammare un viaggio per un altro periodo o trovare soluzioni alternative più economiche. Pensa a tutto ciò che devi fare e a quanto tempo occorrerà per completare ciascuna attività.
3. Determina sequenza e dipendenze
Una volta che hai la tua lista, valuta l’ordine delle operazioni e le dipendenze. Questo diventerà il tuo programma di progetto. A seconda di come sequenzi le attività, potrebbe essercene qualcuna da svolgere prima delle altre. Ad esempio, potresti annullare un abbonamento prima di acquistarne uno più economico, per evitare di pagare due abbonamenti nello stesso mese.
Man mano che lavori alla sequenza o al calendario, valuta in quanto tempo puoi completare le attività. L’obiettivo iniziale era risparmiare $5.000 in 10 mesi. Sembrava ragionevole e il budget lasciava spazio per tagliare $125 a settimana. Ma, se volessi o dovessi accelerare i tempi?
Il cammino critico (critical path) è il tempo minimo necessario per completare un progetto. In base alle attività e alle dipendenze, quanto rapidamente puoi risparmiare? Se una delle attività è ricevere il pagamento (far entrare denaro), puoi completare il progetto solo alla velocità con cui arrivano i $5.000.
Se guadagni $3.000 al mese e non spendi nulla, ti occorrerebbero almeno due mesi, supponendo che tu venga pagato a fine mese. Tuttavia, questa non è il cammino critico, perché hai spese di $1.500 al mese. In realtà servirebbero almeno quattro mesi a causa della dipendenza dalle spese.
4. Pianifica le tue risorse
Il passo successivo nel piano di progetto o nella pianificazione delle attività è la gestione delle risorse. Quando si tratta dell’esecuzione generale del progetto, cosa abbiamo a disposizione e di cosa abbiamo bisogno?
Per il progetto di risparmio, potresti creare un foglio di monitoraggio del budget per tenere traccia di quanto hai risparmiato nel tempo. Potresti anche incontrare un esperto di pianificazione finanziaria per farti aiutare a trovare ulteriori modi per risparmiare o attenerti al budget.
Esempio di Elenco delle Attività di Progetto
Ecco un esempio di elenco delle attività per un progetto digitale—un piccolo sito web. Ho creato questa lista basandomi sull’esperienza passata, ma se sei nuovo alla gestione dei progetti, puoi prendere la mia lista e modificarla per adattarla meglio al tuo statement of work, oppure trovare un modello di gestione progetti (molti sono disponibili tramite la nostra community di membri) che riporta fasi ed attività di esempio.
Elenco Esemplificativo delle Attività di Progetto
- Definire le pagine da creare
- Creare una mappa del sito con tutte le pagine necessarie
- Decidere quali pagine necessitano di design unici
- Presentare la mappa proposta e i design al cliente o stakeholder per l’approvazione del piano
- Confermare il budget e la tempistica in base al piano approvato
- Creare i wireframe delle pagine
- Il team di progetto effettua una revisione interna
- Revisioni interne
- Presentare i wireframe al cliente o stakeholder
- Integrare il feedback del cliente o stakeholder
- Seconda presentazione dei design
- Ultima revisione da parte del cliente
- Wireframe approvati
- Progettare le pagine
- Il team di progetto effettua una revisione interna
- Revisioni interne
- Presentare i design al cliente o stakeholder
- Integrare il feedback del cliente o stakeholder
- Seconda revisione del cliente o stakeholder
- Integrare il feedback finale
- Design approvati
- Preparare i design per lo sviluppo
- Revisione di designer e sviluppatore
- Risolvere eventuali domande da parte dello sviluppatore
- Sviluppo
- QA interno
- Correggere i problemi individuati
- User acceptance testing (test di accettazione utente)
- Correggere i problemi individuati
- Attività pre-lancio
- Lancio
- Attività post-lancio
Strumenti per Pianificare le Attività di Progetto
Pianificare le attività di progetto oggi è più facile che mai—ci sono così tanti strumenti di gestione progetti che possono aiutarti a definire e gestire le attività di progetto. Non serve più farlo manualmente con un foglio di calcolo o iniziare ogni volta da zero per ogni progetto.
Ecco un elenco dei migliori software di gestione progetti per pianificare e monitorare le attività di progetto.
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Best practice per pianificare le attività di progetto
Ecco alcune best practice da considerare quando pianifichi le attività di progetto.
- Considera la durata delle attività: Quando pianifichi le attività di progetto, pensa a quanto dovrebbe durare ciascuna attività e considera le date di inizio e fine. Questo ti aiuterà a pianificare la timeline complessiva e assicurarti di non sovraccaricare persone o risorse.
- Solo una persona può essere responsabile di ciascuna attività: Quando tutti pensano che sia responsabilità di qualcun altro, nessuno la farà. Ci deve essere un referente chiaro per ogni attività, anche se l’attività è collaborativa. La responsabilità finale deve essere di qualcuno.
- Aggiungi dettagli a ogni attività: Questo rende più facile per l’assegnatario capire cosa deve fare e aiuta a evitare confusione e rifacimenti. Assicurati che abbia abbastanza contesto e comprenda quale deve essere il risultato atteso. Questo può significare aggiungere un link a un documento da revisionare, o inserire la relativa procedura operativa tra i dettagli.
- Sii realistico: Non sovrastimare quanto possa fare un membro del team. Quando valuti la durata delle attività, guarda tutte le attività assegnate a una persona in un giorno e verifica che siano ragionevoli. Se i progetti sono suddivisi in compartimenti stagni, i project leader devono controllare regolarmente le attività di ciascuno per ridurre il rischio di scadenze mancate.
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