Umanizza il Processo di Assegnazione delle Risorse nel Tuo Team per Rafforzare la Cultura Aziendale nel Lungo Termine (con Morgan Megannety di Skeleton Crew Creative Studio)

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Galen:

Allora, quel lavoro che doveva essere approvato ieri. Beh, non è stato approvato. Adesso stai cercando freneticamente di capire cosa farà il tuo team la prossima settimana. Nel frattempo, un mucchio di modifiche di front-end sono arrivate da un altro progetto. Sonia è disponibile, ma non lavora in React. Rishi potrebbe farlo, ma si trova in difficoltà quando deve gestire più di due progetti contemporaneamente. Arlen probabilmente dovrà occuparsene, anche se contava molto su quel nuovo progetto per sentirsi motivato sul lavoro. Ora è un po' a rischio fuga. Perché i pezzi del puzzle non si incastrano mai come dovrebbero? Se questo gioco ad alto stress di "Tetris delle risorse" ti suona familiare, continua ad ascoltare. Parleremo di consigli e trucchi per filtrare il rumore e mantenere il lato umano, così potrai bilanciare le decisioni a breve termine con la salute a lungo termine della cultura del tuo team. Grazie per essere qui. Mi chiamo Galen Low, con The Digital Project Manager. Siamo una comunità di professionisti digitali in missione per aiutarci a vicenda a sviluppare competenze, acquisire fiducia e creare connessioni, così da poter consegnare progetti migliori. Se vuoi saperne di più, vai su thedigitalprojectmanager.com.

Ciao a tutti! Grazie per essere con noi sul podcast DPM. Oggi la mia ospite è una ex project manager digitale diventata una guru delle operations in agenzia. Ha oltre dieci anni di esperienza nel far funzionare senza intoppi grandi agenzie nel Regno Unito, e una volta è stata nominata impiegata del decennio dal suo team. Nel tempo libero, realizzava vetrate in una baracca di un metro e mezzo per lato nel suo cortile; di recente ha regalato l'ufficio all'angolo al suo gatto nella sua nuova casa di Vancouver. Oggi condividerà alcuni dei suoi migliori segreti per gestire con successo la pianificazione delle risorse del team su più progetti simultanei – una sfida che so molti dei nostri ascoltatori non hanno ancora risolto. Amici, diamo il benvenuto a Morgan Megannety. Ciao Morgan.

Morgan:

Ciao Galen. Come va?

Galen:

Bene, grazie per essere venuta al programma. È un piacere averti qui.

Morgan:

Sono molto felice di esserci, grazie mille per l'invito.

Galen:

Oggi affronteremo un tema succoso di cui la gente mi chiede sempre. Mi parlano spesso dei loro problemi e delle difficoltà nel gestire le risorse del team su più progetti contemporanei – condividere risorse, fare in modo che i PM collaborino, mantenere efficiente l'operatività. È un puzzle con cui molti fanno fatica. Quindi sono davvero curioso di approfondire. Ma, prima di tutto, voglio dirti che mi sono piaciute molto le nostre chiacchierate di recente. Mi sei sembrata una persona molto energica in quello che fa e contemporaneamente con quello che considero uno dei lavori più stressanti che esistano. Far funzionare un'agenzia senza sosta è davvero un esercizio di giocoleria. Anche per chi, come me, viene dalla gestione di progetti digitali, è un'impresa impressionante. Quindi voglio chiederti, da dove trai ispirazione?

Morgan:

Certo. Credo che la mia ispirazione venga dalle persone con cui lavoro. Le operations e la gestione delle risorse sono davvero lavori in cui si creano e applicano processi. E i processi che attivi esistono per avvantaggiare davvero chi lavora con te. Quindi fondamentalmente è ascoltarli, ascoltare i tipi di personalità, capire cosa potrebbe aiutarli a lavorare meglio, il tipo di tecnologia che usiamo, i processi che potrebbero servire ai clienti. Sì!

Galen:

Vedi, ami il tuo lavoro. Da dove arriva l’ispirazione. Sicuramente dalle persone! Ecco, lo sapevo che avresti risposto così, adoro questa risposta. Sono anni che fai questo mestiere e anche al tuo livello, su cosa ti stai impegnando a migliorare ultimamente?

Morgan:

Beh, non so se lo sai, negli ultimi mesi c’è… beh, una pandemia in corso, no? Un dettaglio non da poco. Credo che la sfida maggiore sia: come fai a mantenere la coesione di uno studio e di un team senza uno spazio fisico dove vedersi ogni giorno? Questa è una sfida costante per tutti, adesso. Inoltre, è un continuo affinare i modi di lavorare. Come dicevo prima, ascoltando i bisogni del team e dei clienti e aggiustando i processi in corsa. Mai stare fermi.

Galen:

Entriamo nel merito. Parliamo di pianificazione delle risorse del team, come la fai, come resti sano di mente e quali consigli hai raccolto in dieci anni di operations per aiutare chi ci ascolta a superare mal di testa e sfide simili sull’allocazione delle risorse. Ma prima magari puoi raccontare ai nostri ascoltatori qualcosa sulla te professionale: il tuo background da producer o project manager e il passaggio alle operations, ecc.

Morgan:

Ok. Ho iniziato in un'agenzia digitale dopo essere stata licenziata da un’agenzia non digitale nel 2008. Durante la Grande Recessione, mi sono trovata senza lavoro, ma le aziende digitali assumevano. Così ho trovato lavoro e sono passata velocemente da tuttofare a prima project manager digitale. Mi è piaciuto molto, c’era lavoro ed era importante per me. Poco dopo sono stata assunta in un dipartimento digitale più grande all’interno di un’agenzia di pubblicità integrata di una certa dimensione. Dopo circa sei mesi sono passata alle operations come studio manager – che era la scelta giusta per me. Ci sono rimasta nove anni e ho fatto crescere il reparto ops da me sola a essere in quattro: uno specializzato solo nel recruiting, un responsabile studio sulle risorse giornaliere e un assistente studio, perché nell’ops c’è tanta amministrazione.

Galen:

Direi il dream team!

Morgan:

È stato davvero fantastico. Avevamo grandi clienti e lavori davvero stimolanti: Cadbury, O2, Kia, Transport for London, EasyJet eccetera. Un sacco di progetti digitali di ogni tipo. Banner, animazioni, app Alexa, giochi, ricerche tipo Instagram… tantissime cose interessanti. Dalla primavera sono ops director in uno studio più piccolo e agile – facciamo ancora cose molto belle, un po’ meno digital-specifico, ma sempre digital. Uso però gli stessi principi e processi che erano fondamentali anche in un’agenzia grande.

Quindi, direi, è molto stimolante.

Galen:

Fantastico! Mi piace vedere il mestiere su diverse scale. Raccontami del passaggio da project management a operations. Era una transizione così naturale come sembra? Ci sono affinità tra management e operations – qualche linguaggio o skillset simile?

Morgan:

Sì. Avere un background nel project management mi ha aiutato a capire i problemi che vivevano i project manager o i producer, e anche a entrare in empatia quando venivano da me per esigenze di risorse… Ad essere sincera, fare la project manager mi trovavo davvero in difficoltà! La gestione dei progetti attivava tutte le mie ansie peggiori. Non dormivo la notte. Poi sono diventata studio manager: è stato un passaggio laterale: certo, da PM ti interessi delle persone, ma il focus è soprattutto la delivery, consegnare il progetto in tempo e in budget. Da studio manager invece puoi concentrarti sulle persone. Mi sono appassionata di più a questo compito: se le persone sentono che ci tieni, arriva il miglior lavoro. Era una posizione più consona a me e non sono più tornata indietro.

Galen:

Adoro questo focus sulle persone. Giusto: da PM la delivery è la responsabilità principale, mentre in ops ti prendi cura delle persone. Diamo ai nostri ascoltatori un po' di orientamento. Parliamo di “resourcing”: per chi magari non usa questo termine, cos’è il resourcing e perché è fondamentale per qualunque organizzazione?

Morgan:

Allora, il resourcing, fondamentalmente, è avere un gruppo di persone con diversi skillset e decidere in modo efficace cosa faranno ogni giorno lavorativo.

Galen:

Pianificare la vita delle persone per loro.

Morgan:

Già! Giorno lavorativo, non weekend. Si tratta di portare guadagno al reparto e di evitare troppa gente “in panchina”. È guardare il più avanti possibile per individuare i possibili colli di bottiglia. Se ci sono, vedere come puoi spostare le cose. Se non ce ne sono, decidere se assumere freelance o magari una persona fissa. Ma la parte più interessante è evitare il burnout. Abbinare skill e task, comprendere cosa motiva le persone, offrire opportunità per mantenersi interessati alla carriera, e mettere l'individuo al centro. Non è solo un Tetris! C'è chi lo chiama così ed è vero che la pianificazione è simile a Tetris, ma non è solo quello: magari hai uno sviluppatore disponibile, ma non può lavorare sul tipo di tecnologia richiesta. Serve capire come far coincidere task, skill e tempistiche.

Galen:

Mi piace questa visione multilivello: abbinare persone a quello che sanno fare, ma anche a quello che vogliono fare, considerando anche la dimensione umana, quella di “costruire la vita intorno al lavoro”.

Morgan:

Assolutamente. È anche fondamentale parlare con le persone per capire se c’è un periodo duro per loro, dover fare cose che non sempre vorrebbero. A volte bisogna ascoltare, offrire uno spazio sicuro per condividere le difficoltà.

Galen:

Approccio valido. Domanda spinosa: qual è il segreto per un buon resourcing e una gestione di studio di successo? Svelaci i tuoi segreti.

Morgan:

Idealmente, avresti un team felice di essere lì e non dovresti fare nulla per rafforzarlo. Lo “studio felice” è fondamentale. Quindi, prima di tutto, lavorare su cosa rende felice chi lavora con te. Oltre a questo, è utile avere un ritmo settimanale fisso. Stabilire giorni chiave per meeting e risorse, adottare una struttura precisa per distribuire le persone sui lavori giusti al momento giusto. Così hai tempo per prendere decisioni sensate sul resourcing.

Quindi, una buona pianificazione settimanale è cruciale dal punto di vista delle risorse. E, costruendo su questo, avere dei sistemi in atto. Non serve un software avanzato, ma almeno un modo per tracciare tutte le richieste di risorse e organizzare tutto in modo strutturato.

Galen:

Sono d’accordo, è proprio quella la parte ansiogena per me del tuo ruolo: hai cinque giorni lavorativi per risolvere la settimana dopo. Potrebbe essere gestione dello staff, cambi di priorità, shift di timeline; le opzioni e le ore sono limitate e tutto va risolto entro il lunedì seguente. Quindi comprendo l’importanza di una buona routine.

Morgan:

Assolutamente. E serve anche una chiara modalità di ricezione delle richieste di risorsa. Per favore, non fermarmi nei corridoi o mandarmi messaggi random su Slack, se ci sono 25 producer… non potrei mai stare dietro a tutto!

Galen:

Non c’è tempo per permettersi nulla che sfugga. Proviamo a dare qualche numero: ad esempio in una grande agenzia, quanti progetti erano attivi in media? Quante persone su ciascuno? Quanti cambi di progetto e quanti erano condivisi tra vari lavori?

Morgan:

Nell’agenzia in cui sono rimasta di più eravamo circa mille nel mondo, soprattutto a Londra. Lo studio digitale era di circa 100 persone; una settantina “prenotabili” sui progetti. Spesso si aggiungevano freelance, tra cinque e dieci minimo di tutte le competenze. I lavori in corso potevano essere tra i 75 e i 100 contemporaneamente, da miniprogetti di qualche giorno a design system per grandi clienti. E poi c’era il resto dell’agenzia… quindi era parecchio movimentato!

Galen:

E la concorrenza? Quanti lavori contemporaneamente seguiva in media una persona? So che la cosa cambia molto in base ai ruoli…

Morgan:

Dipende dal tipo di lavoro e dal ruolo della persona, o della risorsa, se vogliamo usare il “nome robot”. I lead di disciplina seguivano anche 15 lavori in parallelo (ma non producevano, organizzavano e supervisionavano chi eseguiva), mentre chi era in produzione stava su al massimo due-tre lavori. Tentavamo di non sparpagliarli troppo. Ogni prenotazione era discussa coi lead per garantire il giusto tempo e le skill appropriate. Certo, a volte capitava la giornata storta in cui una grossa lavorazione saltava e ti trovavi a fare amends su cinque lavori diversi, ma tentavamo di evitarlo. A volte… capita.

Galen:

E sulla flessibilità: parlare di sistema può sembrare rigido, ma qual è la tua filosofia nei cambiamenti dell’ultimo minuto e nella vita vera che succede? Sei una “macchina” o più una danzatrice?

Morgan:

Danzatrice al 100%! Insisto molto su processi e sistemi perché aiutano a essere più flessibili, non il contrario. Quando tutto non ti piomba addosso in ogni momento, puoi gestire efficacemente gli imprevisti (tipo: assegnati quattro UX designer per lunedì e all’ultimo il progetto slitta). A quel punto puoi decidere: puoi riassegnarli? Rinviare i contratti? Far coprire il costo al cliente per qualche giorno? La flessibilità è tutto e in questo lavoro i cambiamenti sono costanti. È parte integrante, rende la cosa interessante.

Galen:

Mi piace molto l’idea di avere sistemi che ti lasciano margine per risolvere i problemi al volo, cosa che sembra piacerti.

Morgan:

Mi piace sì! Anche se a volte è molto stressante, ma alla fine si risolve sempre, in qualche modo, e puoi goderti il weekend.

Galen:

Sarà solo questione di fortuna?

Morgan:

No, più che fortuna è solo una questione di parlare con le persone, di regole chiare. Se un producer ti avvisa solo all’ultimo che il progetto slitta, al massimo parliamo col cliente per vedere se copre la giornata. Siamo qui per guadagnare, non siamo una charity che assorbe i costi degli errori di comunicazione.

Galen:

Mi piace. In molte realtà si scarica solo sulla figura del contratto occasionale, ma ha senso provare a far coprire il costo al cliente, perché la vita reale va avanti. E in questo c’è umanità.

Morgan:

Non voglio creare problemi alle persone. Voglio che i freelance tornino volentieri: sono validi, hanno buone competenze e sono affidabili. È anche questione di reputazione interna: desidero che la gente voglia lavorare da noi, che si parli bene del nostro ambiente, sia per chi è assunto che per i freelance. Tutto quello che va fatto in ops e resourcing, alla fine, è la cosa giusta da fare!

Galen:

Punto importantissimo. Non lo trovo egoistico, è buon business: una reputazione sbagliata può chiudere le porte ai talenti migliori e ti ritrovi con una giostra di persone non predisposte – tutto il contrario di un’azienda dove la gente vuole davvero tornare!

Morgan:

Non ne vale la pena: tutti dobbiamo lavorare, ma rendere l’ambiente il più piacevole possibile aiuta tutti a vivere meglio le giornate. Bisogna davvero interessarsi, prendersi cura delle persone.

Galen:

Assolutamente! Ora, mettiamo mano alle modalità di lavoro. Prima citavamo le “risorse” come nomi robot. E parlavi delle diverse esigenze di vita: chi deve prendere i figli, chi vuole lavorare certi orari… Come gestisci tu queste differenze, ad esempio chi vuole solo meeting la mattina per poi programmare il pomeriggio, o chi vuole stare su massimo due progetti al giorno?

Morgan:

Nel mio vecchio studio, tentammo di lasciare le prime due ore della giornata libere dai meeting, per lavorare concentrati. Alcuni ruoli (i producer, per esempio) devono stare molto in riunione, ma anche loro hanno bisogno di tempo per scrivere documenti. Quindi dedicare proprio due ore “protette”. Da noi non funzionò, per via della struttura integrata e delle altre divisioni coinvolte, ma ha senso provare diverse soluzioni. Riguardo al lavorare su due progetti al giorno, sarebbe l’ideale, perché oltre un certo limite si è poco efficaci. Tuttavia, se le attività sono stimate correttamente e il tempo c’è, bisogna lavorarci sopra.

Galen:

Torniamo sempre al discorso sistema = flessibilità, stabilire confini e aspettative. La vita succede, a volte serve elasticità, ma impostare limiti aiuta davvero. Non sempre sarà il caso ideale, ma il fatto di provarci è già tanto.

Morgan:

Esattamente. Vale anche la pena capire perché una persona ha difficoltà con più di due progetti al giorno: forse perché il tempo assegnato non è realistico. Allora si tratta di andare a fondo e capire il motivo vero, per poi discuterne e migliorare la cosa.

Galen:

Esattamente, conta anche il tempo di cambio contesto, bisogna sempre stimare il passaggio da un’attività all’altra, inserirlo nel computo delle tempistiche, così da non sovraccaricare il team.

Morgan:

Sì, proprio così: anche organizzare i briefing in modo funzionale, con tutti i materiali al posto giusto, file strutturati, tutto serve all’efficienza dell’agenzia.

Galen:

Organizzazione è chiave. Questo ci porta a una domanda ricorrente: quanto bisogna essere granulari nel pianificare tutto il lavoro del team? Bisogna arrivare a pianificare addirittura ora per ora?

Morgan:

In parte dipende da come vieni pagato dai clienti. In molte situazioni bisognava rendicontare praticamente ogni minuto. Non arrivavamo a pianificare minuto per minuto, ma almeno per slot da 30 o 60 minuti. È un lavoro extra per i project manager, ma pensare bene a cosa serve al team aiuta sempre, specie quando devi gestire tante persone su tanti progetti. Se c’è un progetto di due giorni e poi una pausa in attesa di feedback, bisogna stimare bene quando quei feedback arriveranno e quanto tempo si prevede serva per le modifiche. Pianificare tutto questo permette al resource manager di infilare altri lavori negli spazi lasciati. Io sono per la massima granularità, anche se in certi casi (progetti molto grandi, lunghi e bloccati sullo stesso team per settimane/mesi) basta bloccare quei periodi e via, molto più semplice.

Galen:

E le riunioni interne? Vanno incluse nel piano risorse?

Morgan:

Otto ore di meeting sarebbero da inserire assolutamente in agenda, anche con largo anticipo. Per incontri minori (come la riunione kick-off di mezz’ora del lunedì mattina) era facoltativo, purché tutti ne fossero a conoscenza. Poi, se uno è saturato deve segnalare che non riuscirà a partecipare. È probabilmente più facile inserire tutto nel piano, così chi deve prenotare le risorse sa già tutto e può discuterne con lead e producer. Non voglio micromanagement, ma la trasparenza aiuta tutti a lavorare in modo chiaro e sereno.

Galen:

Tutto ruota sull’avere abbastanza informazioni per potersi confrontare e avere il canale per segnalare difficoltà. Creare una cultura dove queste conversazioni siano possibili è il segreto: servono i sistemi, ma serve anche umanità, perché dobbiamo lavorare bene insieme. Parliamo adesso dell’altro lato della medaglia. Come tenete impegnati e motivati quelli che si trovano “in panchina” a causa di mancanza di lavoro o attesa feedback?

Morgan:

Da noi c’è sempre una lista di progetti interni, come showreel, attività proattive per clienti, opportunità di formazione (magari imparare un nuovo plugin), ecc. L’importante è che, in caso di downtime, la risorsa avvisi subito le operations e abbia in mente i propri obiettivi. I progetti interni sono sempre gli ultimi ad essere pianificati, ma fanno parte della lista delle attività utili. Se uno appare demotivato, si può affiancarlo a un lead, farlo crescere, segnalarlo per il prossimo progetto interessante: l’importante è davvero interessarsi a ciascun membro!

Galen:

Bello, aiuta a trovare un equilibrio. Ma parliamo delle scelte difficili: quando bisogna valutare tagli o licenziamenti nei periodi di sotto-utilizzo?

Morgan:

A volte capitano momenti duri. Il cliente può tagliare una commessa, o si cercano skill non più richieste. Allora si valuta se reinventarsi, spostarsi su altri incarichi o cercare nuovi clienti in quella direzione. Nessuno vuole perdere bravi elementi, ma bisogna anche bilanciare le risorse. Più complicato è il caso in cui l’inserimento non funziona (competenze, output, atteggiamento): vanno affrontate con trasparenza, può essere che semplicemente la persona non sia ancora ben integrata. Sempre meglio dialogare e capire come migliorare la situazione; se non basta, entra in gioco l’HR. Ma non piace a nessuno dover arrivare lì.

Galen:

Insomma, se la macchina funziona, c’è sempre modo di coinvolgere chi è in standby: progetti interni, formazione, colloqui sul fit professionale, ecc. Ok, alleggeriamo un po’. Parliamo di strumenti e tecniche: software, sì o no? Cosa ha funzionato meglio per te?

Morgan:

Sì, il software fa la differenza! Trovare il tool perfetto è come cercare l’unicorno: il sogno è accorpare finanza, timesheet, richieste, agenda, software di gestione progetti… Io adoro Float: è semplice, versatile e permette anche i timesheet. Inserisco il budget del progetto, quando pianifico le risorse per la settimana vedo immediatamente rispetto al budget quante ore o soldi rimangono: comodissimo.

Nella vecchia agenzia usavamo Google Form per le richieste di risorse, popolando uno spreadsheet monitorato tutto il giorno. Può sembrare manuale, ma ci aiuta a non perdere informazioni (livello di esperienza, asset, copy disponibili, job number, deadline…). L’importante è avere piccoli sistemi che accompagnino la giornata. Ripeto: adoro Float e non mi pagano per dirlo! Ma davvero, la chiave è trovare un equilibrio tra multi-funzionalità e integrabilità: anche solo uno spreadsheet va bene se aiuta la conversazione!

Galen:

Ottimo! Torniamo ora al lato “umano”. Ti hanno definita employee del decennio, miglior cheerleader e più organizzata: come mantieni la calma in tutto questo caos?

Morgan:

Grazie, sei gentile. Non lo so: credo che mi piaccia davvero chi lavora con me. Il mio scopo è rendere le giornate migliori a chi passa tanto tempo con me: se vedo una producer sovraccarica o stressata, cerco di renderle la vita più facile. Forse il segreto è che mi piace essere impegnata e mi piace il “buzz” di tante cose che succedono contemporaneamente!

Galen:

Ecco, la pianificazione delle risorse riguarda la redditività tanto quanto la cura delle persone e la creazione di una cultura lavorativa piacevole. Può sembrare un gioco di Tetris, ma si tratta delle vite delle persone.

Morgan:

Proprio così, è la parte più interessante di questo ruolo: riguarda davvero prima di tutto le persone!

Galen:

Fantastico, Morgan, è stato un piacere. Grazie davvero! Spero che sia stato utile anche per chi ci ascolta.

Morgan:

Grazie a te, super divertente! È il mio argomento preferito.

Galen:

Ti chiameremo ancora! C’è molto altro che possiamo approfondire sull’assegnazione delle risorse, e siamo solo all’inizio. Lasciamo qualche domanda in sospeso per una prossima volta.

Morgan:

Volentieri, sai dove trovarmi!

Galen:

Assolutamente. Bene, voi che ascoltate, avete consigli, trucchi o esperienze su come assegnare meglio le risorse ai progetti? Cosa funziona (o no) per voi? Raccontatecelo nei commenti qui sotto! E se volete saperne di più e crescere nel vostro lavoro, unitevi alla nostra community DPM.

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