Non Fare Sempre “Le Faccende di Progetto” (con Patrice Embry)

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Ben Aston:

Benvenuti al podcast DPM dove andiamo oltre la teoria per offrire consigli pratici di project management digitale per guidare progetti migliori. Grazie per averci ascoltato, io sono Ben Aston, fondatore di The Digital Project Manager. Ora, mi chiedo se questa situazione vi sia familiare. "Ehi, puoi solo fissare una riunione per noi?", oppure "Ehi, potresti sistemare una linea conferenza per me?", o ancora meglio, "Ehi, potresti prenotarmi voli e hotel?".

La domanda è: come rispondi? "Uh, certo." Ma, dovresti davvero essere d'accordo? Dovresti fare il lavoro sporco degli altri? Ed è proprio questo l'argomento del podcast di oggi. Come e dove tracciamo il confine tra ciò che è gestione del progetto e ciò che è amministrazione personale o di progetto che dovrebbero fare da soli.

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Ecco il dilemma dei PM: siamo davvero bravi a far accadere le cose e tutti lo riconoscono, sanno che siamo le persone a cui rivolgersi. Siamo fantastici, organizzati, ma se non stiamo attenti, tutti possono semplicemente pensare di usarci come assistenti personali. Ma stanno solo approfittando di noi? E cosa possiamo farci? Oggi ne parlo con Patrice Embry, una DPM in remoto, certificata Scrum Master, una delle nostre esperte di project management digitale. Patrice ha opinioni forti su questo tema dell'admin di progetto, quindi parleremo di come gestire meglio noi stessi e i nostri team così da responsabilizzarli sul proprio lavoro amministrativo. Sembra interessante, vero? Bene, ciao Patrice.

Patrice Embry:

Ciao!

Ben Aston:

È bello averti nuovamente con noi oggi.

Patrice Embry:

Sempre un piacere.

Ben Aston:

Patrice e io stavamo parlando offline. Patrice sta per esibirsi, credo che possiamo chiamarlo proprio così, esibirsi al DPM Summit con il suo lightning talk. Patrice, puoi darci un'anticipazione su cosa parlerai?

Patrice Embry:

Parlerò di postmortem, e li chiamo postmortem anche se tutti mi dicono che è troppo macabro e che dovrei chiamarli retrospettive. Ecco la tua anteprima. Mi rifiuto di conformarmi e li chiamerò postmortem.

Ben Aston:

C'è un motivo per cui preferisci il termine mortem?

Patrice Embry:

Non lo so, penso che sia proprio azzeccato. La gente pensa sia macabro, ma in realtà si tratta di sezionare –

Ben Aston:

… il progetto è morto, giusto?

Patrice Embry:

Il progetto è morto e bisogna capire cos'è che l'ha ucciso, quindi sì, penso che sia adatto.

Ben Aston:

Certo, c'è il ciclo di vita del progetto. Il progetto nasce, vive, matura, e poi…

Patrice Embry:

Muore.

Ben Aston:

Già, penso sia corretto. Oltre al tuo talk un po' macabro, puoi dirci a cos'altro stai lavorando attualmente?

Patrice Embry:

Sono in quella strana fase in cui spesso si trovano i freelance, che forse molti potranno capire: alcuni progetti grandi stanno finendo e sto cercando di capire come sarà il resto del mio anno. Credo che molti freelancer la capiranno: sei un po' in ansia per il talk al Summit di Project Management Digitale e nello stesso tempo ti chiedi se arriveranno nuovi lavori. È un periodo un po' stressante per me, ma sto facendo…

Ben Aston:

Quindi vuol dire che ci sarà presto una PM digitale disponibile?

Patrice Embry:

Forse, forse, forse.

Ben Aston:

Ecco, se volete assumere Patrice andate sul suo sito e contattatela. È Patrice-Embry.com, giusto?

Patrice Embry:

Sì, Patrice trattino Embry punto com.

Ben Aston:

Bene. Che tipo di progetti ami gestire? Qual è il tuo punto di forza? Mi incuriosisce sapere, come PM in remoto, quali siano i progetti che preferisci, quindi quali sono e come decidi se accettare o meno un incarico, anche se non è proprio nelle tue corde?

Patrice Embry:

Penso di averlo detto anche l'ultima volta che abbiamo registrato un podcast insieme, ma senza sforzi particolari mi sto occupando molto di progetti no-profit, che adoro perché mi fa sentire utile per il mondo. Quindi, no-profit e accademia. È come se lo lanciassi nell'universo e ti torna indietro, quindi sto lavorando molto in questi settori ultimamente. Ovviamente, non hanno budget come altri tipi di progetti, e questo mi mette un po' in difficoltà, ma mi piace molto il lavoro e sono soddisfatta. Non è che non farei altro, ma in questo periodo sono qui. Quindi, a prescindere dal progetto in sé, quello che importa davvero è che amo i clienti finali con cui collaboro. Quindi sto facendo un po' di tutto.

Ben Aston:

Oltre ai budget che… c'è sempre quella sfida del budget quando lavori con no-profit o accademia, ma quali sono le altre sfide? Come affronti queste situazioni? C'è chiaramente meno budget per un PM, ma anche nella gestione del progetto, cosa hai imparato facendo postmortem? Quali sono le tue lezioni dal mondo accademico e non-profit che potrebbero essere utili anche ad altri?

Patrice Embry:

Credo che la maggior parte dei project manager cerchi sempre modi per semplificare e trovare efficienze, ma è ancora più importante quando il budget è limitato. A volte lavori con una cifra ridotta ma sai che in fondo hanno qualche extra disponibile. Nelle realtà con cui lavoro ora, invece, so che non c'è niente di più. In certi casi so anche come raccolgono i fondi, quindi devi trovare ogni efficienza possibile e ricordare a chi lavora con te che hanno pochissimo tempo e, se non riescono a portare a termine un compito in 3 ore, devono dirmelo entro 15 minuti. È un lavoro molto preciso.

Ben Aston:

Penso sia una buona cosa. Ci costringe a essere più disciplinati su come gestiamo e controlliamo i progetti. Devi conoscere i dettagli, altrimenti tutto rischia di crollare subito. Parliamo del tuo articolo: la realtà è che finiamo tutti a fare le mansioni più disparate per i nostri team. Sembrerebbe che tocchi sempre ai PM dover fissare le riunioni, pulire la sala, portare l'acqua, persino digitare il numero per la conference call. Siamo quelli che prendono gli appunti, andiamo a prendere i dolci, insomma, facciamo tutto ciò che permette agli altri di lavorare meglio. Ma dovremmo davvero farlo? È davvero compreso nel nostro ruolo di PM?

Patrice ha scritto un ottimo articolo su questo e una delle domande che poni è: lo facciamo per una questione di genere? Io sono uomo e tu donna, ma lo facciamo solo perché siamo troppo gentili? Tu chiaramente ci tieni molto e io da un'altra prospettiva, ma pensi che spesso, se sei donna, finisci più facilmente a dover fare queste cose? Da uomo posso dire che è toccato anche a me, però… Iniziamo a parlare delle richieste che riceviamo. Qual è stata la peggior richiesta assurda che ti hanno fatto dando per scontato che fosse tuo compito?

Patrice Embry:

Niente di particolarmente grave, che ricordi. È solo la quantità di volte che mi hanno chiesto le stesse cose.

Ben Aston:

Giusto.

Patrice Embry:

Capisci cosa intendo?

Ben Aston:

Sì.

Patrice Embry:

Quindi non c’è nulla di eclatante, tipo uno che chiede "tagliami le unghie dei piedi". Niente del genere, eh, ma la quantità di volte che mi viene chiesto certe cose è davvero incredibile.

Ben Aston:

Sì, anche per me il problema è il volume e la ripetitività, e penso che se non stiamo attenti si crea una cultura in cui ci si approfitta, no?

Patrice Embry:

Sì.

Ben Aston:

Quando acconsentiamo a richieste come "mi prenoti un taxi per l’aeroporto?" diciamo "Ok, ti aiuto solo stavolta perché sei impegnato, non voglio che perdi il volo, così arrivi al meeting e il progetto continua." È sempre quel bilanciamento tra aiutare il team a lavorare al meglio e il chiedersi "perché non lo fanno loro stessi?" Quindi la questione centrale è questa: riguarda una migliore definizione del nostro ruolo, o il non voler essere sempre troppo accondiscendenti? Cosa ne pensi?

Patrice Embry:

Molto di quanto hai appena detto è vero. Il nostro lavoro… anche se non è scritto nella job description, il compito del PM è eliminare gli ostacoli così che altri possano lavorare bene. Dobbiamo spianare la strada, anche ricordando a qualcuno della riunione. È successo spesso che dovessi andare personalmente a chiamare le persone.

Ben Aston:

Sì, sì.

Patrice Embry:

Avevano già un promemoria in calendario! Ma la differenza vera sta nel rispetto del ruolo: lo fanno perché hanno bisogno davvero oppure perché pensano sia il tuo lavoro? C’è differenza tra aiutare qualcuno davvero in difficoltà e crearsi la fama di “quella che fa tutto”. In questi casi so come dire con eleganza che non lo farò.

Ben Aston:

Raccontaci: come fai? Quindi, ok, facciamo finta. Patrice, sono un po’ in ritardo per la riunione, puoi assicurarti che la sala sia pronta e già connessa così siamo a posto appena arrivo?

Patrice Embry:

Direi qualcosa tipo "Ti aiuto questa volta, nessun problema, non ho altro subito prima quindi tutto a posto." Metto in chiaro che potrei non poterlo fare la prossima volta. Se avessi avuto altro da fare, non avrei potuto aiutarti, ed è la verità.

Ben Aston:

Sì.

Patrice Embry:

Essendo discreti, per la maggior parte delle persone il messaggio arriva. A forza di ripeterlo, capiscono che lo fai per il progetto, non perché sei la factotum.

Ben Aston:

Esatto. Dal tuo punto di vista? Alcuni di noi sono la “factotum” da anni, è un ruolo che ci siamo cuciti addosso. Anch'io ho iniziato come stagista in un'agenzia pubblicitaria, quindi…

Patrice Embry:

Quindi eri un factotum professionista.

Ben Aston:

Sì, ma ti rende umile, vero? Sai di essere all’ultimo gradino e qualunque lavoro sporco tocca a te. È difficile cambiare mentalità, col tempo: quando serve qualcosa, tu lo fai per far lavorare tutti al meglio. La domanda quindi è: fino a che punto è una questione di principio il non voler sempre fare il lavoro sporco di tutti? E fino a che punto bisogna invece solo rimboccarsi le maniche e farlo, visto che nessun altro lo fa?

Patrice Embry:

Sì, se ti pesa, se ti fa arrabbiare al punto di voler mandare a quel paese qualcuno, chiediti se lo fai perché ti senti sfruttato o insicuro su quanto conti il tuo ruolo.

Ci sono tanti motivi per cui ci si può sentire così. Sta a te analizzarli. Magari pensi di non essere in una posizione abbastanza forte, ma questo non è un buon motivo per rifiutare una richiesta. Un buon motivo invece è se non riesci a fare il tuo lavoro perché preso da queste attività.

Ben Aston:

Giusto.

Patrice Embry:

Questo è subito un segnale d'allarme. O anche se, ad esempio, sei in una posizione senior e ti chiede qualcosa un designer junior: 15 minuti del tuo tempo valgono di più per l’azienda che 15 minuti del suo.

Ben Aston:

Sì.

Patrice Embry:

Puoi pensarla così anche tu: costa meno a loro farlo, ci guadagna tutta l’azienda. In modo opposto, se costa di più al vicepresidente, allora io lo faccio. Quindi ci sono modi concreti anche per ragionarci.

Ben Aston:

Certo, è utile, aiuta a fare chiarezza e a capire come regolarsi. Perché può capitare che solo noi possiamo fare alcune cose (accesso, carta di credito, ecc.) e per questo tocca sempre a noi certe incombenze.

Patrice Embry:

Certo.

Ben Aston:

Ma è davvero questa la cosa migliore per il valore del nostro tempo? Ecco, questo è un tema. Quindi, per chi ascolta e pensa "Va bene, ma come si interrompe il ciclo del factotum?" Hai già dato un esempio pratico per dire "lo faccio solo questa volta". Ma se da un giorno all’altro dici di no, potrebbero restare sorpresi?

Patrice Embry:

Sì, certo.

Ben Aston:

change management. Come si cambia cultura? È un cambiamento culturale ciò di cui stiamo parlando, anche nel distinguere essere PM uomo o donna?

Patrice Embry:

Se hai sempre fatto tutto e ora ti accorgi che "sai Patrice, hai ragione, non riesco più a occuparmene così spesso", puoi dire "so che di solito prenoto io le riunioni o il pranzo, ma ora non ce la faccio più, potremmo dividerci i compiti? Magari Jane si occupa di questo e John di quest’altro". Dire che il calendario è più occupato è un motivo molto valido e la gente può capirlo. Puoi esagerare un po’, ma è una via d’uscita.

Ben Aston:

Ottimo.

Patrice Embry:

Già.

Ben Aston:

Il famoso “dividersi i compiti” e questa cosa di responsabilizzare tutti è un buon consiglio. Ma qual è il primo passo per capire se si è sfruttati? Ha senso partire dalle piccole richieste, o da dove si comincia?

Patrice Embry:

Secondo me è più facile partire da ciò che è semplice da cambiare. Credo molto nel "raggiungere prima il frutto più basso": iniziare dalle piccole cose. Man mano che impari a dire di no con rispetto anche su problemi più grandi, chi ti sta attorno non lo vedrà come un fulmine a ciel sereno. Iniziare in modo soft e poi aumentare.

Ben Aston:

Nella tua esperienza, hai sempre combattuto questa cosa, o è una consapevolezza recente? Com’è stata la tua esperienza personale nel farti valere?

Patrice Embry:

Non ho iniziato come stagista, ma da una posizione piuttosto junior, e chi mi conosce sa che non ho una laurea classica. Ora sono vecchissima, quindi non importa più molto.

Ben Aston:

Wow.

Patrice Embry:

Sì, ma all’epoca ci tenevo e pensavo che la gente dubitasse che potessi fare bene. Di conseguenza, cercavo di fare di tutto per farmi prendere sul serio, nella speranza che così dicessero "Patrice è affidabile, le si può chiedere di tutto". In realtà così rendevo solo più facile agli altri approfittarsi.

Quindi, questi consigli valgono molto per chi è all’inizio, ma secondo me succede di più alle donne che agli uomini perché ci sono norme sociali e bias inconsci. Appena si parla di questi temi molti si sentono accusati, ma è proprio l'inconscio la chiave: non è che qualcuno sia consapevolmente sessista, ma a volte si finisce a seguire un'abitudine senza farci caso o per quieto vivere. Basti pensare alla parola segretaria: viene sempre in mente una donna alla scrivania. C’è sicuramente un bias che rende più difficile alle donne dire di no.

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Ben Aston:

Sì.

Io non sono la segretaria del progetto. Quando pensi alla parola “segretaria”, cosa viene in mente? Una donna dietro una scrivania. Questo bias insidioso rende più difficile per le donne opporsi a queste situazioni.

Ben Aston:

Certo, io sono uomo e ho provato…

Patrice Embry:

E sei una brava persona, probabilmente anche per questo non ti rivedi totalmente nella questione. Perché tu non lo faresti, anzi parleresti a voce alta, quindi capisco.

Ben Aston:

Forse dipende anche dal fatto che, soprattutto nel settore del project management digitale, è una mia impressione ma vedo molte più donne che uomini. È così anche nei miei team e guardandomi intorno nel settore. —

Patrice Embry:

Ci sono più donne che uomini nel project management digitale. Però nei ruoli di sviluppo sono ancora molti più uomini che donne e spesso in un team ti trovi 5 sviluppatori uomini e magari una sola donna PM o designer. Tra i designer invece il divario è meno marcato. Ma nei developer c'è ancora molta strada da fare.

Ben Aston:

Sì.

Patrice Embry:

Quindi sì…

Ben Aston:

Il mio punto è che questo rende più difficile, da donna, opporsi a queste cose, ma quello che mi ha colpito davvero è che, come PM, il nostro ruolo è creare valore per team, progetti e clienti e dobbiamo pensare bene a cosa è importante e cosa è urgente. Le attività meno importanti dovremmo farle solo se sono davvero urgenti e critiche per il progetto, per restare nei tempi e nel budget. Lì si possono fare eccezioni—

Patrice Embry:

E se letteralmente sei l’unico che può farlo. Non abbiamo ancora parlato della questione “prendere appunti”, che fa discutere molti… chiunque può prendere appunti in una riunione. Chiunque è capace, a meno che non siate solo in due e l’altra persona parla sempre. Io prendo sempre appunti, anche se altri lo fanno, perché servono a me.

Ben Aston:

Stavo per dire proprio questo, come project mana—

Patrice Embry:

Ed è quello che dico: prendo appunti per me, ma può anche andare bene per il progetto, a volte. E all’inizio di una riunione dico “Parlerò molto in questo meeting, potresti prendere tu gli appunti?”

Ben Aston:

Sì.

Patrice Embry:

Ha senso. Nessuno ti dirà di no.

Ben Aston:

A meno che tutti sappiano che quella persona scrive male! Perché sì, tutti possono scrivere appunti, ma il valore aggiunto del PM è dare più struttura.

Patrice Embry:

Meglio.

Ben Aston:

Esatto.

Patrice Embry:

Magari sono solo più bravi.

Ben Aston:

Ma forse, dopo vari tentativi, la qualità degli appunti migliora e magari dicono "Ehi, Frank i tuoi appunti non vanno, chiedi a Patrice come si fa".

Patrice Embry:

Sì. Con appunti e tutto il resto, se ciò che fai non sostiene il tuo ruolo di leader nel progetto, rischi di perdere autorevolezza. Se ora ti sembra difficile anche solo dire a qualcuno che deve lavorare diversamente, allora hai esagerato col lavoro da factotum.

Ben Aston:

Giusto.

Patrice Embry:

Se non puoi più permetterti di dire a qualcuno che sta sbagliando, forse è il segnale che hai dato troppo spazio alle attività accessorie.

Ben Aston:

Sì, è un problema reale. Patrice, grazie mille per essere stata con noi oggi.

Patrice Embry:

Grazie a voi.

Ben Aston:

E come nostra esperta DPM, Patrice non solo sarà presente al digital PM summit, ma parteciperà anche al nostro prossimo corso a settembre: Millstream digital project management. Se non sai di cosa si tratta, ma senti che ti serve una formazione PM, informati. È un corso intensivo di sette settimane con videolezioni, esercizi, discussioni di gruppo e l’opzione di coaching.

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