Le Migliori Pratiche di Project Management: Cosa Dovresti Fare Ogni Mese (con Joanna Leigh Simon di The Heads of State)
Ben Aston parla con Joanna Leigh Simon, scoprendo la sua storia personale con DPM e discutendo delle migliori pratiche di project management che dovresti mettere in atto ogni mese. Affrontando l’intero spettro di un reset mensile di progetto, scopri come migliorare il tuo flusso di lavoro, ridurre lo stress quotidiano e mantenere i progetti senza intoppi.
Leggi la Trascrizione:
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Ben Aston:
Grazie per l’ascolto, sono Ben Aston e questo è il podcast Digital Project Manager. Oggi sono in compagnia della splendida Joanna Leigh Simon e parleremo di migliori pratiche di project management. E tutto ciò riguarda cosa dovremmo fare ogni mese. Questo argomento è stato molto popolare negli ultimi giorni, quindi sono davvero entusiasta di discuterne.
Ma prima Joanna, raccontami un po’ di te, non ci siamo mai conosciuti davvero prima d’ora. E in realtà non so niente di te. Quindi parlami un po’ di quello che fai. Dove sei? Cosa ti tiene occupata?
Joanna Leigh:
È un piacere conoscerti virtualmente. Sono a Philadelphia, Pennsylvania, dall'altro lato del continente, credo, rispetto a te. Vivo in un quartiere chiamato Kensington, che si trova a nord-est della città, e lavoro in una zona chiamata Callowhill, appena a nord del centro, vicino a Chinatown.
Ben Aston:
Bene! Sei in un’agenzia come producer. Raccontami qualcosa del tuo ruolo.
Joanna Leigh:
Lavoro da quasi due anni per uno studio di graphic design chiamato The Heads of State, che è qui a Philadelphia da circa 12-15 anni, credo. Siamo un’agenzia piccola ma molto attiva, e il team è molto unito. Sono una producer e, come hai detto tu in un altro episodio, i titoli nel project management possono significare tante cose diverse. Ma in fondo tutti facciamo la stessa cosa: permettere che si realizzino buoni progetti. Ci specializziamo soprattutto in graphic design, branding, illustrazione, tutto ciò che dà vita visiva ai progetti, e lavoriamo con clienti di ogni dimensione: da piccole aziende a progetti artistici e culturali fino a grandi società. Di tutto un po’.
Ben Aston:
Interessante, quindi più sulla parte di UX, design e sviluppo?
Joanna Leigh:
Esatto. È il motivo per cui esito a definirmi digital project manager — in realtà non mi definisco quasi mai così. Mi sono inserita in questa community perché la dimensione digitale è ormai ovunque nei servizi creativi e molti dei miei colleghi sono DPM veri e propri. Vengo da un background più vicino ai media tradizionali, pubblicità e branding, e ora lavoro in uno studio specializzato in branding e graphic design.
Ben Aston:
Ottimo. Raccontami un po’ degli strumenti che usi da Heads of State. Dal momento che non gestite solo progetti digitali, come li organize?
Joanna Leigh:
A volte scherzo ai meetup con altri project manager che lavorano più sul lato sviluppo, dicendo che, pur non essendo “digital”, i nostri strumenti lo sono. Usiamo molte delle stesse soluzioni di project management delle agenzie digitali: email, Slack, Trello, Flow, Harvest e tutti questi strumenti fantastici che ora ci aiutano a tenere traccia dei documenti e dei processi. Anche se il prodotto finale è materiale, gli strumenti sono quasi tutti digitali. Per fortuna!
Ben Aston:
Ricordo ancora quando si usavano le cartelle di lavoro, ti è mai capitato? Iniziai anch’io in agenzie pubblicitarie tradizionali e si girava con queste buste giganti marroni che contenevano tutto su ogni progetto, dai francobolli agli artwork. Dovevi stampare ogni cosa, inserirla nella busta… Era proprio il modo di lavorare!
Joanna Leigh:
Devo ammettere che in molte pratiche sono ancora molto “analogica”. Provo a stare al passo con i tempi per facilitare la vita agli altri, ma l’idea del “job bag” mi affascina — potrei persino adottarla! Ecco la tua cartella…
Ben Aston:
Terribile. La quantità di carta, e di tempo speso alla stampante era folle. Ora c’è un tool per tutto, per fortuna.
Ci sono strumenti che hai scoperto da poco e che reputi indispensabili?
Joanna Leigh:
Non credo di avere nulla di segreto, sono molto entusiasta degli strumenti che usano in molti. Trello è il primo che ho integrato nella mia pratica e senza il quale non potrei vivere. Ognuno lo usa in modo diverso, ma la cosa bella è proprio questa versatilità. Naturalmente Slack è stato una rivoluzione per la nostra agenzia. Lo usiamo solo internamente, non ancora con i clienti.
Ma qualcosa di nuovo c’è in effetti: usiamo molto Dropbox per gestire i nostri materiali digitali e inviarci i lavori in corso, soprattutto quelli voluminosi. Però Dropbox ha anche un prodotto chiamato Dropbox Paper — l’avete mai provato?
Ben Aston:
L’ho visto ma non l’ho mai usato fino in fondo.
Joanna Leigh:
Ero scettica, ma uno dei miei direttori creativi lo ha scoperto ad una conferenza e ne era entusiasta. Abbiamo iniziato a implementarlo e mi sono dovuta ricredere! È come un documento Word o Google, ma “vivo”: tutti possono modificarlo, si possono aggiungere file, importare direttamente da Dropbox, tutto molto semplice da usare e condividere. Lo consiglio.
Ben Aston:
Quindi una via di mezzo tra Google Docs e Dropbox. Per cosa lo usate?
Joanna Leigh:
Principalmente, anche se non ancora con i clienti, per due cose: creare sommari di progetto (come una versione digitale del “job bag”), con timeline, team, tool e file chiave, oppure per fare i recap degli incontri e delle call con i clienti. Si creano check-list, scadenze con calendario, puoi menzionare qualcuno nel documento per una task (“@Steve devi farlo entro domani”). Così il documento di progetto vive e si aggiorna.
Ben Aston:
Quindi è come un Wiki di progetto.
Joanna Leigh:
Sì, è un’ottima definizione! La userò anch’io la prossima volta.
Ben Aston:
Fantastico. Parliamo dell’articolo che hai scritto: si intitola Le Migliori Pratiche di Project Management: Dieci cose da fare ogni mese ed è stato davvero molto popolare. È proprio inizio mese e molti si chiedono: cosa dovrei fare adesso?
Joanna Leigh:
Tempismo perfetto!
Ben Aston:
Se non l’avete ancora letto, fatelo! Ci sono tanti consigli utili su cosa fare di mese in mese. Molti riguardano il “reset” dei propri progetti per mantenerli sulla giusta strada. Spesso nel project management si è presi dalla routine quotidiana (riunioni, scrivere brief, documentazione, ecc…) e si rischia di trascurare attività importanti ma non urgenti. Nell’articolo parli di tutto, dall’amministrazione personale a quella di progetto e all’incoraggiamento del team. Partiamo da alcune delle 10 cose di cui parli.
Una che mi ha colpito è Inbox zero. Tu suggerisci di svuotare la inbox ogni mese – cosa che io non faccio più da tipo dieci anni! Come si fa ad arrivare a inbox zero se si hanno migliaia di mail?
Joanna Leigh:
Potresti essere senza speranza… Ho visto di tutto: io tendo a tenere la mia inbox abbastanza vuota, al massimo 20-25 thread. Il mio trucco è archiviare tutto appena non serve più: quando non serve risposta né azione, si archivia. Se mi serve, uso la ricerca. Quindi: tieni in inbox solo ciò che richiede una risposta o una tua azione; tutto il resto va archiviato. Questo senso di “inbox zero” almeno una volta al mese: appena ho un’ora libera senza meeting, mi concentro su quelle mail rimaste lì e agisco — vedrai che diventa anche motivante eliminare man mano le mail!
Ben Aston:
Io non posso più provarlo, ma ti ammiro. Ai miei tempi cercavo di svuotare la posta ogni venerdì, ma poi rimanevo in ufficio fino a tardi — quindi ho smesso!
Joanna Leigh:
Mai più!
Ben Aston:
Prossimo tema: fare inventario. Rivedi scope, documentazione e progetti: che vuol dire e come si fa?
Joanna Leigh:
Secondo me ognuno trova il proprio metodo, perché esistono tanti PM quante sono le persone! Ognuno ha il suo stile e spesso il numero di progetti da gestire è molto vario. Tra clienti esterni e progetti interni, io arrivo a 30-50 progetti a testa, a diversi stadi di avanzamento. Ho una lista magica — la “master projects list” — dove li scrivo tutti, solo i nomi. Almeno una volta a settimana sfoglio questa lista e mentalmente controllo come vanno, anche solo rapidamente. Segnare quelli con “bandierine rosse” e poi approfondire. Basta un pensiero rapido: quello va bene, quell’altro ha dei problemi, lo segno. Così mantieni familiarità coi progetti senza trascurarli.
Ben Aston:
Ottimo. Spesso si compilano report di stato ogni settimana, ma senza vedere il progetto da un punto di vista globale. Fermarsi periodicamente a valutare se raggiungeremo gli obiettivi strategici è fondamentale!
Joanna Leigh:
Esattamente. E il numero di progetti è la variabile chiave: c'è chi ne segue uno solo (magari enorme) e chi ne segue molti. Puoi suddividere i grandi progetti in fasi e ricontrollare fase per fase. Alcuni richiedono poca attenzione settimanale o mensile, altri di più.
Ben Aston:
Benissimo. Un altro tema importante: imparare dalle esperienze (lessons learned), per non ripetere gli stessi errori. Come monitori e condividi davvero queste lezioni apprese?
Joanna Leigh:
Per me è fondamentale verbalizzare le lessons learned e ne parlo spesso col mio team. Non è solo un compito individuale. Mi piace sentire anche le impressioni degli altri: anche solo fare una lista, anche su carta, di piccoli appunti da riprendere in seguito. Sono abbastanza vecchia scuola — amo carta e penna!
Ben Aston:
Bellissimo. Nel tuo articolo affronti anche la gestione dei problemi: come scegli che problema risolvere per non venirne sopraffatti?
Joanna Leigh:
La scelta dipende soprattutto dall’impatto: i problemi che creano più difficoltà a me, al team o ai clienti vanno risolti per primi. Non si può risolvere tutto subito: suddivido in blocchi di 90 giorni (quarter) i miei obiettivi di problem solving; per esempio il prossimo trimestre voglio ottimizzare i kickoff meeting, trovare un sistema migliore di archiviazione dei file, e comprare una penna migliore! (ride) È importante darsi degli obiettivi focalizzati. Risolvere i problemi richiede spesso prove ed errori: per esempio, trovare un buon software di allocazione risorse e gantt chart richiede tanti tentativi — nessun tool perfetto, quindi bisogna provare tante soluzioni. Anche solo dedicare tempo alla ricerca è già parte del lavoro.
Ben Aston:
E fallire fa parte del processo.
Joanna Leigh:
Tantissimo!
Ben Aston:
Parlando di problemi: hai trovato la “penna perfetta”?
Joanna Leigh:
Sì! Non sono una fanatica della cartoleria ma lavoro con molti designer che lo sono. Io mi accontento facilmente: Bic Clic Stic con grip morbido e inchiostro nero, fine. Non mi piace il blu! Se qualcuno all’ascolto vuole provarla, mi scriva: gliene spedisco una!
Ben Aston:
Il primo giveaway del podcast: penne in omaggio!
Joanna Leigh:
Ne ho una decina di milioni, e stacco sempre la clip. Così si riconoscono subito le mie penne.
Ben Aston:
E sono quelle da regalare.
Joanna Leigh:
Arriveranno con la clip già staccata!
Ben Aston:
Un vero omaggio Joanna! Passiamo così al prossimo punto: sgombrare lo spazio. Anche questo è parte della tua strategia?
Joanna Leigh:
Sì! Spedisco le penne per liberare la scrivania! L’ordine nello spazio è fondamentale per tutti, non solo per project manager; anche se non sono super ordinata, cerco almeno una volta al mese di mettere a posto. Fa sentire subito meglio!
Ben Aston:
Concordo — sono uno di quelli che la scrivania la sistema ogni settimana. Arrivare in ufficio con tutto in ordine è una sensazione super. Parliamo del check-in col team: l’articolo contiene anche una bella lista di domande che usi. Te la giro: cosa ti entusiasma in questo periodo?
Joanna Leigh:
Una cosa personale e professionale insieme: una mia collega si sposa la prossima settimana, e sono molto felice di andare alla festa! Saremo tutta la squadra insieme fuori ufficio a festeggiare.
Ben Aston:
Fantastico!
Joanna Leigh:
Molto emozionata per questo.
Ben Aston:
Bello. Parliamo ora del dire grazie: ammetto di essere sempre proiettato sulla prossima cosa e spesso mi dimentico di ringraziare. Invece è fondamentale, anche per celebrare piccoli successi: una squadra motivata e apprezzata rende meglio. Bellissimo il trucco dei biglietti da tenere sulla scrivania pronti per essere usati!
Joanna Leigh:
Chi ama la cancelleria avrà una scusa in più: tutti apprezzano un biglietto scritto a mano! Magari non lo faccio quanto vorrei, ma cerco di far sapere alle persone che le apprezzo. Il lavoro è fatto di persone. Anche chi lavora da solo, crea comunque per altri: ogni ringraziamento conta!
Spesso pensiamo che la nostra professione sia ingrata e che i clienti non ringrazino mai; ma quando è stata l’ultima volta che noi abbiamo ringraziato un cliente?
Ben Aston:
Domanda interessante.
Joanna Leigh:
Non è un gesto solo disinteressato: accumulare “punti karma” serve! Essere ricordati per la gratitudine può valere un altro lavoro, una raccomandazione…
Ben Aston:
I clienti lavorano volentieri con chi li apprezza. Un’alternativa alle lettere sono i dolci: io regalo spesso ciambelle. Non sarà profondo come un biglietto scritto a mano, ma funziona!
Joanna Leigh:
Assolutamente d’accordo sulle ciambelle!
Ben Aston:
Ottimo. Un altro punto chiave: dare una mano. Come PM potremmo pensare “non è compito mio”, ma in realtà siamo lì per servire il team, per rendergli la vita più semplice, togliere ostacoli e facilitare la riuscita dei progetti. Hai esempi recenti di “aiuto concreto” dato al team?
Joanna Leigh:
Nessun episodio specifico in mente, ma cerco sempre di essere utile. Come producer a volte creo problemi, ma il bello del nostro lavoro è questo: aiutare gli altri. Ricordarsi che il nostro compito è fare tutto il necessario affinché il progetto riesca. Magari coordinare, schedulare o anche solo trovare una foto online — qualsiasi cosa, se serve a portare avanti il lavoro!
Ben Aston:
Concordo, anche la ricerca di immagini stock è ormai nel nostro DNA!
Joanna Leigh:
A volte capita di dover cercare cose stranissime — dovrei tenerne traccia! Una volta, barbecue sauce vista dal basso (ride).
Ben Aston:
O, ancora meglio, salsa barbecue da una prospettiva panoramica con spazi bianchi!
Joanna Leigh:
Esatto, cose assurde! Anche rendere semplice l’acquisto di un software da 20 dollari può far risparmiare ore al team. Prendersi cura degli strumenti e delle esigenze pratiche è parte del nostro lavoro!
Ben Aston:
Esatto!
Joanna Leigh:
Appunto.
Ben Aston:
Altro tema: guardare al futuro ogni mese. Che skill vuoi imparare o che obiettivi ti sei data?
Joanna Leigh:
Come ti dicevo in email, uno dei miei obiettivi 2017 era partecipare a un podcast.
Ben Aston:
Ed eccoci qui!
Joanna Leigh:
Obiettivo raggiunto — grazie! Ora il mio focus è capire realmente, tra le tante sfaccettature del project management (“producer” vuol dire tutto e niente...), cosa so fare meglio, dove posso avere più impatto e cosa mi piace di più. Sto lavorando su attività più strategiche, mi piace molto e voglio migliorare. Sulla pianificazione e schedulazione, combatto da sempre: quello è il mio Everest!
Ben Aston:
Benissimo. Ultimo tema: concedersi qualcosa. Hai fatto un regalo a te stessa di recente?
Joanna Leigh:
In realtà ci siamo da poco trasferiti in un nuovo ufficio — splendido! Provo a tenere sempre snack e bevande frizzanti a disposizione di tutti. In particolare, acqua frizzante al limone e lime! Potrebbe sembrare poco, ma è una coccola per tutto il team. Credo che la prossima volta mi regalerò anche un massaggio!
Ben Aston:
Mi aspettavo parlassi di auto o vacanze!
Joanna Leigh:
Per ora solo lattine (ride). Ma prima o poi…
Ben Aston:
Sono le piccole cose che contano!
Joanna Leigh:
Assolutamente. Ma penso che un bel massaggio sia la prossima coccola.
Ben Aston:
Perfetto. Di tutto ciò, cosa trovi più utile? Io direi: fare periodicamente l’inventario dei progetti, per ridurre l’incertezza e avere tutto sotto controllo — tu cosa scegli?
Joanna Leigh:
D’accordo: dal punto di vista tecnico l’inventario è il più importante, e in realtà lo faccio persino ogni giorno, non solo ogni mese. Ma la cosa più preziosa per me resta fare check-in con le persone. Il nostro lavoro ci permette di avere un contatto privilegiato con tutto il team e non va dato per scontato: è un vero privilegio!
Ben Aston:
Da un punto di vista “ROI”: se uno dicesse “non ho tempo per tutto, quale dà più risultati”? Per me è la pulizia della scrivania, in cinque minuti cambia la prospettiva.
Joanna Leigh:
Direi coccole: trattarsi bene fa bene a tutti!
Ben Aston:
Anche solo una lattina fresca può dare la carica giusta!
Joanna Leigh:
Basta un piccolo break per sentirsi meglio: va bene così.
Ben Aston:
Grazie mille, Joanna, per essere stata con noi oggi!
Joanna Leigh:
Grazie a voi!
Ben Aston:
Se volete partecipare alla conversazione, commentate il post o visitate la sezione community di theDigitalProjectManager.com, dove troverete tante discussioni interessanti e potrete unirvi al nostro team su Slack. Grazie per l’ascolto!
