Le migliori pratiche di gestione dei progetti: cosa dovresti fare ogni mese (con Joanna Leigh Simon di The Heads of State)

 

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Ben Aston:

Grazie per esserti sintonizzato. Sono Ben Aston e questo è il podcast di Digital Project Manager. Oggi sono insieme alla straordinaria Joanna Leigh Simon e parleremo delle migliori pratiche di gestione dei progetti. In particolare, di ciò che dovresti fare ogni mese. Questo articolo è stato molto popolare questa settimana, quindi sono davvero entusiasta di discuterne.

Ma prima, Joanna, perché non mi racconti qualcosa di te? Non ci siamo mai conosciuti davvero e, a dire il vero, non so praticamente nulla di te. Raccontami un po’ di te. Dove sei? E cosa ti tiene impegnata?

Joanna Leigh:

È davvero un piacere conoscerti, anche se solo digitalmente. Sono a Philadelphia, in Pennsylvania, dall’altra parte del continente rispetto a te, direi. Vivo in un quartiere chiamato Kensington, nella zona nord-orientale di Philadelphia, e lavoro in un quartiere chiamato Callowhill, appena a nord del centro città, più o meno vicino alla nostra Chinatown.

Ben Aston:

Bello. Lavori lì in un’agenzia come produttrice. Raccontami qualcosa del tuo lavoro.

Joanna Leigh:

Lavoro da quasi due anni per uno studio di design grafico chiamato The Heads of State, che si trova qui a Philadelphia da circa 12 o 15 anni, qualcosa del genere. È un’agenzia piccola ma molto forte, estremamente impegnata, con un team molto affiatato. Sono una produttrice e, come ho ascoltato di recente nell’episodio in cui parlavi dei diversi titoli nella gestione dei progetti, sappiamo tutti che questi titoli possono significare molte cose diverse. Ma facciamo tutti la stessa cosa: realizziamo ottimi progetti. Ci occupiamo soprattutto di design grafico, branding, illustrazione e di qualsiasi tipo di progetto visivo. Lavoriamo con clienti e aziende di ogni dimensione: dalle piccole imprese ai progetti artistici e culturali, fino alle grandi aziende. Di tutto, insomma.

Ben Aston:

Bello. Quindi vi occupate soprattutto di progettazione dell’esperienza utente, sviluppo e programmazione?

Joanna Leigh:

Esatto. Ed è proprio per questo che esito a definirmi così. In pratica non mi presento quasi mai come responsabile digitale dei progetti e mi sono fatta strada in questa comunità perché, ovviamente, il digitale è ormai molto presente nel settore dei servizi creativi. Molti dei miei colleghi e delle persone che ho conosciuto nella gestione dei progetti sono veri responsabili digitali dei progetti, quindi mi sono inserita in questi gruppi per trovare supporto. Tuttavia provengo da un contesto più legato ai media tradizionali, alla pubblicità e al branding, e ora lavoro in uno studio specializzato in branding e design grafico.

Ben Aston:

Bene. Raccontami qualcosa del lavoro che svolgi per The Heads of State. Prima di tutto, quali strumenti utilizzi? Non realizzate direttamente progetti digitali, quindi come gestisci i tuoi progetti?

Joanna Leigh:

Uno dei modi in cui lo faccio — a volte scherzo durante gli incontri o quando parlo con altri responsabili di progetto che lavorano maggiormente nello sviluppo — è che, anche se molti dei nostri prodotti non sono necessariamente orientati al digitale, molti dei nostri strumenti lo sono. Utilizziamo molti degli stessi strumenti per la gestione dei progetti e gli stessi processi delle agenzie digitali: ovviamente e-mail, Slack, Trello, Flow, Harvest e tutti questi fantastici software che oggi esistono per tenere traccia di documenti e processi. Non ci sono molti lavori nei servizi creativi in cui, anche se il prodotto fisico è qualcosa che si realizza con inchiostro e carta, come fanno talvolta i designer con cui lavoro, il kit di strumenti non sia principalmente digitale. E per fortuna.

Ben Aston:

Ricordo però che una volta si lavorava con le cartelline di lavoro. Non so se ti sia mai capitato, ma quando ho iniziato lavoravo anch’io nelle agenzie pubblicitarie tradizionali e avevamo queste cartelline. Il direttore creativo girava per l’ufficio e la prima cosa che chiedeva era: “Dov’è la cartellina di questo progetto?”. Era una busta marrone enorme. Dentro c’erano tutti i materiali e le grafiche del progetto.

Joanna Leigh:

A dire il vero sono ancora molto analogica in molte delle mie pratiche. Cerco di rimanere il più possibile aggiornata per rendere la vita più semplice a tutti gli altri. Però una cartellina di lavoro mi attira davvero, in modo quasi perverso. Potrei doverla reintrodurre nella pratica. Ecco la tua cartella.

Ben Aston:

È terribile. La quantità di carta e di materiali da stampare è folle. Immagina di dover stampare ogni volta l’ultima versione prima di una riunione. Passi tutta la giornata davanti alla stampante. Non farlo. Sono sicuro che esista uno strumento per evitarlo.

Joanna Leigh:

Non credo di avere strumenti particolarmente sconosciuti. Sono molto entusiasta di strumenti che molte persone già utilizzano. Trello è la prima cosa che ho integrato nella mia pratica e di cui sento davvero di non poter fare a meno. Ognuno lo utilizza in modo diverso e trovo interessante che la sua semplicità permetta di personalizzarlo. Slack è stato ovviamente una svolta per la nostra agenzia. Lo utilizziamo solo internamente, anche se so che alcune persone lo usano con i clienti.

In realtà ho qualcosa da aggiungere. Niente di rivoluzionario, ma abbiamo iniziato da poco a utilizzare Dropbox Paper. Usiamo Dropbox moltissimo per gestire le nostre risorse digitali e scambiarci i lavori in corso, soprattutto quando si tratta di file di grandi dimensioni.

Ben Aston:

Ho visto che esiste, ma non l’ho ancora provato.

Joanna Leigh:

Ero scettica, ma uno dei soci della nostra azienda, che è anche uno dei nostri direttori creativi, è tornato da una conferenza dopo aver incontrato qualcuno che elogiava Dropbox Paper. Abbiamo iniziato a implementarlo ed è fantastico. All’inizio ero scettica perché mi piace che le cose rimangano come sono e non amo introdurre un altro strumento che tutti devono imparare a usare. Però è davvero ottimo perché è sostanzialmente un documento, come un documento Word o Google, ma dinamico: tutti possono modificarlo, aggiungere file e visualizzarli direttamente da Dropbox. È molto facile da usare e condividere e lo consiglio sicuramente a chiunque.

Ben Aston:

Quindi è una specie di Google Documenti insieme a Dropbox. Come lo state utilizzando? Per condividere e tenere traccia di tutto ciò che condividete con i clienti?

Joanna Leigh:

Sì, anche se per ora non lo utilizziamo direttamente con i clienti, sebbene potremmo iniziare a farlo. Al momento lo usiamo soprattutto per due scopi. Il primo è creare riepiloghi o report di progetto, una sorta di versione digitale della cartellina di lavoro. Il documento principale, il centro e il nucleo del progetto: ecco in cosa consiste il progetto, questa è la tempistica, questo è il team, questi sono gli strumenti e i file necessari per iniziare, queste sono le responsabilità di ciascuno. Nel documento puoi anche creare liste di controllo, in modo che le persone possano spuntare le attività completate, oltre a una funzione calendario per assegnare una scadenza a una determinata attività e la possibilità di taggare le persone nel documento.

Utilizziamo questi documenti come riepiloghi e documenti di progetto dinamici, che presentiamo durante il kickoff. Li utilizziamo anche per redigere i resoconti delle riunioni e delle telefonate con i clienti. Che si tratti di una riunione commerciale o di una sessione di feedback e revisioni, è molto semplice condividerli con tutti e aggiornarli durante il lavoro.

Ben Aston:

Quindi è una specie di wiki del progetto.

Joanna Leigh:

Sì. È un modo davvero ottimo di descriverlo. D’ora in poi lo chiamerò così.

Ben Aston:

Perfetto. Passiamo all’articolo che hai scritto. Se non l’avete ancora letto, andate a cercarlo su theDigitalProjectManager.com. Si intitola Le migliori pratiche di gestione dei progetti: dieci cose che dovresti fare ogni mese. È stato davvero molto popolare e questa settimana ha ricevuto più visite persino della homepage. Ha ottenuto anche moltissime condivisioni. Evidentemente è un argomento che interessa molto, probabilmente anche perché siamo all’inizio del mese e le persone si stanno chiedendo: “Aspetta, cosa dovrei fare questo mese?”.

Joanna Leigh:

Direi che il momento era perfetto.

Ben Aston:

Se non l’avete ancora visto, andate a leggerlo. Ci sono ottimi consigli su ciò che dovresti fare ogni mese. Molti riguardano il premere il pulsante di ripristino per mantenere le cose sotto controllo a livello generale. È facile lasciarsi assorbire dalla routine quotidiana della gestione dei progetti: partecipiamo alle riunioni giornaliere, scriviamo brief, creiamo documentazione di progetto e gestiamo moltissime attività diverse, spesso con priorità in conflitto. Per me, uno dei punti principali è dedicare tempo a quelle attività importanti ma probabilmente non urgenti. Nell’articolo Joanna affronta tutto: dall’amministrazione personale a quella del progetto, fino al sostegno e all’incoraggiamento del team. Parliamo di alcune delle dieci cose che descrivi nell’articolo.

Una di queste è la posta in arrivo vuota. Suggerisci di portare la casella di posta a zero, cosa che io non faccio da molto tempo. Ho rinunciato circa dieci anni fa, quando la ricerca è diventata abbastanza utilizzabile. Come hai iniziato questo percorso verso l’illuminazione della posta in arrivo?

Joanna Leigh:

Forse per te non c’è più speranza. Potresti aver superato il punto di non ritorno. Il mio consiglio principale per mantenere pulita la posta in arrivo è archiviare. Se organizzi tutto in cartelle diverse, è ottimo e ti faccio i miei complimenti. Io non sono così evoluta. Archivio le conversazioni quando hanno esaurito il loro scopo, quando non richiedono più una risposta o un’azione da parte mia. Se poi mi serve recuperarle, mi affido alla funzione di ricerca. Benedetta funzione di ricerca.

Le mie due regole sono semplici: un messaggio dovrebbe restare nella posta in arrivo solo se devi rispondere a qualcuno o se ti ricorda un’azione da compiere. Quando non ti serve più, archivialo e salutalo. Mi sento davvero bene quando riesco ad arrivare a una posta in arrivo vuota. Non succede spesso, ma cerco di farlo circa una volta al mese. Individuo magari un pomeriggio tranquillo o un’ora senza riunioni e telefonate e mi concentro. Non necessariamente sull’archiviazione, ma sul completare le azioni rimaste in sospeso. Rispondo alle e-mail che ho lasciato lì perché non erano molto importanti o perché non sapevo come gestirle in quel momento. Una volta che ne elimini tre o quattro, diventa quasi una dipendenza.

Ben Aston:

Io non proverò mai quella sensazione, ma ti ammiro. Una volta ci riuscivo anch’io e provavo a farlo ogni venerdì. Cercavo di arrivare a zero entro la fine della settimana, ma spesso significava rimanere fino a tardi il venerdì. A un certo punto ho pensato: basta, me ne vado a casa.

Joanna Leigh:

Assolutamente no.

Ben Aston:

Bene. Il prossimo punto dell’articolo riguarda il fare l’inventario. Parli della revisione degli ambiti, dei documenti di definizione o delle descrizioni dei progetti per capire come stanno procedendo. Puoi approfondire? Quando dici che rivedi queste informazioni, che aspetto ha concretamente questa revisione? Cosa cerchi?

Joanna Leigh:

Dipende davvero. Una cosa che vale per tutti questi dieci consigli è che credo fermamente che esistano tanti tipi di responsabili di progetto quante sono le persone. Ognuno ha il proprio stile e il proprio approccio. Ci sono anche molte differenze nel numero di progetti gestiti contemporaneamente. Tra progetti esterni per i clienti e progetti interni dell’agenzia, posso avere tra i 30 e i 50 progetti diversi sotto controllo, in fasi differenti.

Per questo ho una lista magica, che chiamo semplicemente elenco principale dei progetti. È molto semplice: contiene tutti i progetti. Non entra nei dettagli, elenca solo il nome di ciascun progetto. Almeno una volta alla settimana — e suggerisco di farlo almeno una volta al mese se non si è abituati — la scorro e mi fermo mentalmente su ciascun progetto. Controllo come sta andando, anche solo a livello istintivo. Va tutto bene? Non devo preoccuparmi di questo.

Il processo consiste nell’identificare i progetti, passare in rassegna il proprio inventario e dire: questo è in buone condizioni, anche questo, mentre questo presenta alcuni segnali d’allarme, quindi è meglio annotarli e approfondire. Come affronterò questo problema? Non devi affrontare tutto contemporaneamente, ma lasciare che i progetti entrino nella tua mente e riflettere sul loro stato crea una grande familiarità con attività che potremmo dare per scontate. Devi solo concederti il tempo di pensare all’elenco.

Ben Aston:

Penso sia un ottimo approccio. Spesso finiamo per produrre qualche tipo di report ogni settimana, continuando a generare gli stessi documenti. In fretta, magari il mercoledì è il giorno del tuo report sullo stato del progetto, aggiorni rapidamente numeri e tempistiche, ma non guardi davvero i progetti da una prospettiva più ampia. È importante fermarsi e chiedersi: stiamo davvero raggiungendo gli obiettivi strategici del progetto? Stiamo andando nella direzione giusta? Quali modifiche devo apportare alla tempistica o al processo per assicurarci di ottenere ciò che speravamo all’inizio?

Joanna Leigh:

Assolutamente. Un elemento variabile è il numero di progetti di cui stiamo parlando. Conosco persone che lavorano su un solo progetto alla volta, probabilmente enorme e con molte parti in movimento. Se hai uno o due progetti contemporaneamente, ma sono più grandi, complessi e lunghi, puoi dividerli in sezioni o fasi e controllare ciascuna fase, invece di considerarli solo a livello generale. Alcuni progetti non richiedono molta attenzione ogni settimana o ogni mese. A volte può bastare dire: non ci sono ancora novità, oppure va tutto bene, e passare al progetto successivo.

Ben Aston:

Il punto successivo che trovo molto utile è tenere sotto controllo le lezioni apprese. Parli della necessità di raccoglierle mensilmente per evitare di ripetere continuamente gli stessi errori. Cosa fai con queste lezioni? Come le raccogli e come ti assicuri di imparare davvero da esse, invece di limitarci a scriverle?

Joanna Leigh:

Cerco di individuare continuamente gli insegnamenti che possiamo trarre. È molto importante verbalizzare le lezioni apprese e, in questo, mi affido molto anche al team. Non è un compito individuale da svolgere in solitudine. Mi piace dire al gruppo di progetto: questo è un ottimo esempio di qualcosa da cui possiamo imparare; la prossima volta possiamo farlo in questo o in quel modo. Mi piace anche ascoltare l’esperienza degli altri e ciò che hanno imparato da un momento specifico del progetto.

Gran parte del lavoro consiste nello scrivere le cose e mantenere un elenco mentale e anche fisico, seppure molto semplice, degli argomenti da riprendere. Sono una persona molto legata a carta e penna. E credo che molti responsabili di progetto lo siano. Ci piacciono gli elenchi. Se ti viene naturale, sfruttalo.

Ben Aston:

Ottimo. Nell’articolo continui parlando della gestione di alcuni problemi. Noi responsabili di progetto affrontiamo sempre problemi e questioni di vario tipo. Come scegli quali affrontare, senza farti sommergere o trasformare tutto in una distrazione?

Joanna Leigh:

Per me ci sono due fasi: scegliere un problema da risolvere e poi risolverlo. La scelta riguarda di solito ciò che mi crea più difficoltà e che ritengo abbia un impatto sul team, sul lavoro o sui clienti. Più grande è l’impatto, più importante è risolvere il problema. Nessuno può risolvere tutto contemporaneamente, quindi è necessario stabilire delle priorità.

Cerco di individuare alcune cose da sistemare ogni trimestre. Divido l’anno in periodi di 90 giorni e dico: in questo trimestre voglio migliorare le riunioni di avvio, trovare un modo migliore per archiviare i file e procurarmi una penna migliore. Sono esempi molto semplici, ma mi aiutano a concentrarmi. È molto più facile che pensare ogni giorno che ci sia qualcosa di nuovo da affrontare. Mi do il permesso, insieme al team, di concentrarmi su poche cose durante quei 90 giorni, senza fissare obiettivi irrealistici.

Per risolvere concretamente i problemi, spesso procedo per tentativi. Alcune difficoltà della mia pratica personale le ho superate solo gradualmente. Un esempio è trovare un buon software per l’allocazione e la previsione. Quel magico diagramma di Gantt che tutti vorrebbero, ma che in realtà non esiste. Ci sono ottimi programmi e li ho provati tutti, ma nessuno fa tutto ciò che vorresti. Provare strumenti diversi e dedicare tempo alla ricerca è lavoro a tutti gli effetti. Anche se non sai esattamente come risolvere un problema, cercare una soluzione conta come lavoro. Non devi sentirti in colpa se stai facendo ricerche o imparando qualcosa: stai contribuendo a diventare migliore e più forte per il tuo team e per i tuoi clienti.

Ben Aston:

E fallire fa parte del processo.

Joanna Leigh:

Sì, si fallisce moltissimo.

Ben Aston:

Quando dici che vuoi trovare un nuovo strumento di previsione, la realtà è che trovare, configurare e testare uno strumento adatto richiede molto tempo e molti fallimenti, fino a capire che devi costruirne uno tuo oppure trovare finalmente quello che fa tutto ciò di cui hai bisogno.

Joanna Leigh:

Assolutamente.

Ben Aston:

Pensavo però che, parlando dei problemi che ogni responsabile di progetto affronta, saresti tornata alla tua penna. Ne hai trovata una che faccia esattamente ciò che ti serve?

Joanna Leigh:

Certamente. Non mi definirei un’appassionata ossessiva di articoli di cancelleria, anche se lavoro con designer e conosco molte persone, designer e responsabili di progetto in ruoli diversi, che sono veri fanatici della cancelleria. Io sono facile da accontentare: mi piace una Bic Clic Stic a sfera, con impugnatura morbida e inchiostro nero. Non mi piace l’inchiostro blu. Se posso scegliere, voglio una Bic Clic Stic con impugnatura morbida e punta fine. È la mia penna preferita e, se qualcuno non ha mai avuto il piacere di scrivere con questo strumento, mi mandi un tweet e gliene spedirò una.

Ben Aston:

Aspetta. Il primo omaggio di Digital Project Manager: delle penne.

Joanna Leigh:

Sì, ne ho circa dieci milioni e stacco il supporto. Sai quella parte che dovrebbe infilarsi nella tasca? La stacco. È un tic, non posso farne a meno. Per questo si può sempre capire quali penne dell’ufficio sono o erano mie.

Ben Aston:

E quelle saranno le penne disponibili per l’omaggio.

Joanna Leigh:

La staccherò prima e te la spedirò in una busta. Già separata.

Ben Aston:

Un autentico omaggio della penna di Joanna. Che affare. Questo ci porta perfettamente al punto successivo: riordinare il proprio spazio. Fa parte della tua strategia per liberarti del disordine?

Joanna Leigh:

Sì, spedirò le mie penne e le distribuirò. Riordinare lo spazio è importante per tutti, non solo per produttori e responsabili di progetto. È importante sia a casa sia al lavoro. Non sono necessariamente una persona molto pulita o ordinata, ma cerco almeno una volta al mese di liberare il mio spazio dal disordine. Fa davvero bene, richiede cinque minuti e può fare una grande differenza.

Ben Aston:

Sono completamente d’accordo. Io preferisco pulire la scrivania ogni settimana. Mi piace arrivare in ufficio il lunedì mattina e pensare: sono pronto. Aiuta davvero.

Parliamo del rapporto con il team. Nel tuo articolo hai un ottimo elenco di domande da porre per capire come stanno le persone. Una è: “Cosa ti entusiasma?”. Vorrei fartela anch’io. C’è qualcosa che ti entusiasma personalmente o professionalmente?

Joanna Leigh:

Personalmente posso fare un esempio a metà tra il personale e il professionale: uno dei miei colleghi, a cui voglio molto bene, si sposa la prossima settimana. Sono molto felice di partecipare alla festa e ci saremo tutti quelli dell’ufficio. Sarà bello stare insieme fuori dal lavoro e festeggiare il nostro collega e la sua splendida sposa.

Ben Aston:

Fantastico.

Joanna Leigh:

Sono davvero entusiasta.

Ben Aston:

Il tuo punto successivo è dire grazie. È un aspetto importantissimo e io sono pessimo in questo. Sono sempre concentrato sulla prossima cosa e dimentico continuamente di ringraziare. Celebrare i successi, anche quelli piccoli, e far sapere al team che apprezzi ciò che fa è fondamentale per il morale e per creare un senso di slancio. Mi piace molto l’idea di tenere una pila di biglietti sulla scrivania, già pronti.

Joanna Leigh:

Per chi ama la cancelleria e rimpiange i tempi in cui i computer non avevano ancora eliminato cartelle, biglietti e buste, è una buona scusa per concedersi della bella carta da lettere. A tutti fa piacere ricevere una nota scritta a mano. Non lo faccio quanto vorrei, ma cerco davvero di far sapere alle persone che le apprezzo. Il lavoro riguarda le persone.

Anche se lavori da solo, ci sono persone per cui realizzi o fai qualcosa, oppure strumenti che non potresti utilizzare senza il lavoro di altre persone. Tutte queste piccole cose si sommano. È importante far sapere alle persone che le apprezzi, siano colleghi, superiori o clienti. A volte i clienti ci fanno venire voglia di strapparci i capelli, ma senza di loro non potremmo fare ciò che facciamo. C’è sempre qualcosa per cui ringraziare qualcuno.

Ben Aston:

È un punto eccellente. Noi responsabili di progetto tendiamo a lamentarci che il nostro sia un lavoro senza gratitudine e che i clienti non dicano mai grazie. Ma quando è stata l’ultima volta che hai ringraziato un cliente?

Joanna Leigh:

Esattamente.

Ben Aston:

È una domanda stimolante che dovremmo porci anche noi.

Joanna Leigh:

E non è un gesto completamente altruistico. Vuoi essere ricordato come una persona gentile e riconoscente, perché questo può significare un altro lavoro o qualcuno disposto ad aiutarti la prossima volta. Bisogna accumulare punti karma ogni volta che si può.

Ben Aston:

I clienti vogliono lavorare con persone che apprezzano e con cui si trovano bene. È una situazione vantaggiosa per tutti. Per chi non ama scrivere biglietti, le ciambelle sono un’ottima alternativa. Forse sono meno sentite, ma sono un ottimo modo per dimostrare apprezzamento.

Joanna Leigh:

Approvo completamente le ciambelle.

Ben Aston:

Un altro punto riguarda il dare una mano. Mi piace l’idea che, come responsabili di progetto, possiamo cadere nella trappola di pensare: non è il mio lavoro, perché dovrei aiutare? In realtà è leadership al servizio degli altri. Permettiamo al team di dare il meglio, lo guidiamo offrendo una visione, ma siamo anche lì per servire e aiutare le persone. Dobbiamo rimuovere gli ostacoli e aprire la strada. Hai qualche esempio recente di come hai dato una mano al tuo team?

Joanna Leigh:

Non so se ho esempi specifici. Cerco sicuramente di essere il più utile possibile. Alcuni miei colleghi, passati e presenti, potrebbero avere molti aneddoti su occasioni in cui sono stata più un ostacolo che un aiuto, perché come produttrice ho la reputazione di essere la persona che fa accadere le cose, ma talvolta anche quella che deve impedire che accadano. Non ho un esempio preciso, però dirò che questa è la mia parte preferita del lavoro e il motivo per cui voglio continuare su questo percorso.

Hai ragione: ai responsabili di progetto viene chiesto di svolgere moltissimi lavori diversi, quindi è facile avere una visione limitata e dire: questa non è una mia responsabilità. Io cerco di ricordarmi che sono qui per fare tutto ciò che serve a far funzionare il progetto. Alcune responsabilità sono più centrali, come la pianificazione, la gestione del flusso di lavoro, l’allocazione e il rapporto con i clienti. Ma se qualcuno ha bisogno che cerchi fotografie su internet, che chiami un fornitore o che risolva un problema, se posso farlo voglio farlo, per aiutare le persone a realizzare qualcosa di bello.

Ben Aston:

Sono completamente d’accordo con te sulla ricerca delle immagini stock. A volte non si riesce a trovare un’immagine che rappresenti qualcosa di molto specifico.

Joanna Leigh:

Non è curioso ciò che a volte dobbiamo cercare? Dovrei iniziare a tenere traccia delle mie ricerche. Oggi cerco salse barbecue. È assurdo, ma prima o poi arriva sempre il momento.

Ben Aston:

Salse barbecue viste dal basso, magari.

Joanna Leigh:

E devono essere panoramiche, con molta superficie vuota. È proprio così.

Ben Aston:

A volte può bastare capire quali problemi sta vivendo il team. Le persone potrebbero non avere il software giusto o aver bisogno di un computer più potente. Se uno strumento che costa pochi euro al mese può far risparmiare ore, vale la pena acquistarlo. Puoi semplicemente essere il loro sostenitore e assistente personale, per rendere la loro vita più facile.

Joanna Leigh:

Assolutamente.

Ben Aston:

Un altro punto riguarda il futuro e ciò su cui rifletti ogni mese. Quali competenze stai cercando di imparare o quali obiettivi ti sei posta? Forse le tue idee possono ispirare altre persone.

Joanna Leigh:

Uno dei miei obiettivi per il 2017 era partecipare a un podcast.

Ben Aston:

Eccolo, questo è il tuo momento.

Joanna Leigh:

Grazie per aver realizzato tutti i miei sogni. È tutto ciò che speravo e anche di più. Personalmente, il futuro riguarda soprattutto la comprensione dei diversi ruoli che esistono. La gestione dei progetti è un grande ombrello e, quando le persone mi chiedono cosa faccio e rispondo “sono una produttrice”, spesso mi sento come in un cartone di Dilbert.

Voglio capire quali ruoli, all’interno di questo enorme ambito della gestione dei progetti, sono quelli in cui riesco meglio, dove le mie competenze hanno il maggiore impatto e cosa mi piace di più. Ultimamente ho svolto più attività strategiche e mi piacciono molto. Vorrei farne di più e migliorare, oltre a continuare la battaglia infinita per trasformare pianificazione e allocazione in una scienza esatta.

Ben Aston:

Bene. L’ultimo punto dell’articolo è concedersi un premio. Hai comprato qualcosa di entusiasmante per te recentemente?

Joanna Leigh:

Il mio ultimo premio…

Ben Aston:

Il premio per te stessa.

Joanna Leigh:

Il premio per me stessa.

Ben Aston:

È un nuovo mese, quindi dovrebbe essere appena successo.

Joanna Leigh:

Hai ragione, grazie per avermelo ricordato. Ci siamo appena trasferiti in un nuovo ufficio, in uno spazio nuovo e meraviglioso. È molto emozionante vedere già quanto il nuovo ambiente stia aiutando il team. Sto cercando di assicurarmi che in ufficio ci siano sempre bevande e snack divertenti, soprattutto acqua frizzante aromatizzata. Voglio concedermi il piacere di avere sempre almeno una confezione di acqua frizzante al limone e lime nel frigorifero, così che tutti possano prenderne. Ora che lo dico ad alta voce, sembra un po’ deludente.

Ben Aston:

Pensavo avresti parlato dell’acquisto di una macchina nuova.

Joanna Leigh:

Non sono ancora arrivata a quel punto.

Ben Aston:

Una vacanza importante. Invece sono bevande in lattina.

Joanna Leigh:

Bevande in lattina.

Ben Aston:

Sono le piccole cose.

Joanna Leigh:

Sono le piccole cose. Credo di aver bisogno di un massaggio. Potrei concedermene uno nelle prossime settimane. È qualcosa da aspettare con piacere. Per ora, le bevande in lattina.

Ben Aston:

È un buon inizio. Tra tutte le cose di cui abbiamo parlato, quale ritieni più preziosa? Per me è probabilmente fare l’inventario e ridurre l’incertezza e il rischio del progetto, tornando a familiarizzare con il progetto completo invece di guardarlo solo giorno per giorno.

Joanna Leigh:

Sono d’accordo. Dal punto di vista tecnico, fare l’inventario è certamente la cosa più importante per svolgere il lavoro in modo costante e corretto. Anche se nell’articolo consiglio di farlo ogni mese, probabilmente io lo faccio ogni giorno. Mi affido moltissimo a questa pratica. Da una prospettiva più generale e astratta, direi invece controllare come stanno le persone. Nessuno è un’isola e voglio capire come si sentono e cosa hanno in mente, chiedendoglielo direttamente o semplicemente facendo due chiacchiere. Come responsabili di progetto siamo fortunati perché possiamo avere accesso a tutti i membri del team in un modo che non è possibile per tutti. Non voglio mai darlo per scontato. Mi sento privilegiata a essere al centro del progetto e voglio ricambiare facendo tutto il possibile per sapere cosa succede alle persone.

Ben Aston:

Dal punto di vista del ritorno sull’investimento, se qualcuno guarda l’elenco delle dieci cose e pensa di essere già sommerso dal lavoro, quale sarebbe la scelta migliore? Per me è pulire la scrivania: richiede cinque minuti e offre subito una prospettiva nuova.

Joanna Leigh:

Concedersi un premio. Assolutamente.

Ben Aston:

Se si tratta solo di una lattina, forse hai ragione. Potrebbe essere proprio la nuova prospettiva di cui hai bisogno.

Joanna Leigh:

Se hai solo 30 secondi e vuoi sentirti di nuovo in controllo, apri una lattina fredda di acqua frizzante e diventerai una persona completamente nuova.

Ben Aston:

Sei reattiva?

Joanna Leigh:

Devo aggiungere un po’ più di entusiasmo alle mie bevande. Penso che sia giusto concedersi una pausa di cinque minuti e poi tornare al lavoro.

Ben Aston:

Joanna, grazie mille per essere stata con noi. È stato fantastico averti qui oggi.

Joanna Leigh:

Grazie davvero tantissimo.

Ben Aston:

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