22 statistiche sulla gestione del tempo per alleggerire il carico di lavoro

Se il tuo team non si concentra sulle attività principali perché il coordinamento occupa troppo tempo, i progressi rallenteranno e il lavoro non verrà completato entro la scadenza. Libera il team dalle attività non necessarie e chiarisci le priorità, così potrà lavorare su ciò per cui è stato assunto. 

2. I membri del team dedicano il 27% del loro tempo al lavoro per cui sono stati assunti

Secondo lo stesso rapporto di Asana, il tuo team dedica solo il 27% del proprio tempo alle attività e alle responsabilità per cui è stato assunto. Questo è un indicatore importante della produttività. Se il tuo team non dedica tempo al lavoro effettivo, sarà difficile completare progetti e attività nei tempi previsti. 

Scopri su cosa lavora il tuo team oltre a quanto previsto dalla descrizione del ruolo e verifica se puoi sollevarlo da questi incarichi. La definizione delle priorità è importante: se quelle attività aggiuntive sono importanti, programmale per un momento specifico, così il tuo team saprà chiaramente su cosa lavorare prima. 

3. I membri del team perdono il 62% della giornata a causa di attività manuali e ripetitive

Un’altra rivelazione contenuta nel rapporto di Asana è che il 62% di ogni giornata lavorativa viene perso a causa di attività manuali e ripetitive. Tra queste rientrano la compilazione dei fogli presenze, l’invio del lavoro per revisioni o approvazioni e l’aggiornamento dello stato degli elementi nel tuo software di gestione dei progetti.

Gli strumenti di automazione dei flussi di lavoro possono svolgere al posto tuo le attività ripetitive. Supponiamo che tu configuri un’automazione che si attiva quando un membro del team contrassegna un risultato come pronto per l’approvazione. Il software può inviarti una notifica via email, avvisare il membro del team successivo che ci lavorerà e aggiornare il foglio presenze del membro del team in base al tempo dedicato all’attività.

4. L’88% della settimana lavorativa tipica di un dipendente è dedicato alla comunicazione

Secondo un recente rapporto di Grammarly, il dipendente medio dedica la maggior parte del proprio tempo alla comunicazione. Questo include il tempo trascorso in riunione, quello dedicato alla stesura e al controllo delle email e dei messaggi Slack e le conversazioni faccia a faccia. Il lavoro da remoto ne è in parte responsabile: con meno persone in ufficio, il team trascorre più tempo in riunioni e a comunicare aggiornamenti.

Per ridurre il tempo che le persone dedicano alla comunicazione (e aumentare quello impiegato nel lavoro effettivo), attieniti ad agende rigorose per le riunioni, incoraggia l’uso di strumenti di intelligenza artificiale per redigere le comunicazioni e aiuta il tuo team a sviluppare le competenze comunicative.

Statistiche su interruzioni, riunioni & notifiche

Questi dati sulla gestione del tempo riguardano le distrazioni e le interruzioni che riducono la produttività. 

5. I membri del team ritengono non necessarie due riunioni su tre tra quelle a cui partecipano

Un’altra importante conclusione del rapporto di Asana è che i membri del team ritengono non necessaria la maggior parte delle riunioni. Queste sottraggono tempo prezioso alle priorità e prosciugano l’energia e la motivazione del team, soprattutto quando avrebbero potuto essere un’email. 

Prima di programmare una riunione, valuta se sia necessaria. Se cerchi un aggiornamento sullo stato o devi trasmettere informazioni semplici, è meglio inviare un’email. Se decidi di organizzare una riunione, prepara un’agenda chiara e rispetta il tempo che hai stabilito.

6. Quasi un dipendente su tre registra ore di straordinario, principalmente a causa dell’elevato volume di email e notifiche

Secondo i dati di Asana, quasi un terzo dei lavoratori d’ufficio registra regolarmente ore straordinarie, principalmente a causa di un flusso incessante di notifiche, e-mail e messaggi Slack. Il sovraccarico di notifiche è un problema comune, legato anche all’aumento del lavoro da remoto.

Dedica del tempo al “lavoro concentrato”, durante il quale ti focalizzi sull’attività da svolgere e disattivi le notifiche. Non controllare le notifiche durante questo periodo: interromperebbe il tuo flusso di lavoro e avresti bisogno di tempo per ritrovare la concentrazione. Fai sapere ai membri del team che possono fare lo stesso (salvo emergenze). Con più tempo dedicato alla concentrazione, i dipendenti non dovrebbero aver bisogno di rimanere al lavoro fino a tardi (o di controllare le notifiche al di fuori dell’orario di lavoro).

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7. In Australia, le riunioni impreviste sono il motivo principale per cui i lavoratori si trattengono fino a tardi

I dati di Asana suggeriscono che, per i lavoratori australiani, il motivo principale alla base delle ore straordinarie sono le riunioni impreviste. Sono dannose quanto le riunioni non necessarie: quando le pianifichi in anticipo, tutti possono organizzare la propria giornata di conseguenza. 

Quando le riunioni vengono convocate all’improvviso, il lavoro viene riorganizzato, il che significa che qualcosa deve essere rimandato. Se l’attività rimandata ha una scadenza ravvicinata, il tuo team potrebbe dover rimanere al lavoro fino a tardi. Cerca di non aggiungere riunioni dell’ultimo minuto ai calendari del tuo team (di nuovo, salvo emergenze).

8. Una mole di lavoro eccessiva è la principale fonte di stress per un terzo dei dipendenti statunitensi

Il rapporto di Asana mostra che la principale fonte di stress per un terzo dei dipendenti statunitensi è avere troppo lavoro. Questo è un problema comune con molte cause: cambiamenti o ampliamenti delle mansioni nel tempo, riduzione del personale nel team o aggiunta di nuovo lavoro senza un’adeguata definizione delle priorità. 

Comunica il livello di priorità di ogni nuovo incarico. Senza questa chiarezza, il team potrebbe dare la priorità all’attività sbagliata, sentirsi sopraffatto o cercare di svolgere più attività contemporaneamente (con un ulteriore impatto negativo sulla produttività). Pianifica il lavoro che deve essere completato e valuta quali attività a basso valore puoi eliminare o declassare in termini di priorità.

Statistiche sul tempo sprecato, sulle inefficienze & sul lavoro duplicato

Queste statistiche mostrano l’importanza della gestione del tempo nel ridurre i processi inefficienti e gli sprechi.

9. Le persone sprecano 91 minuti al giorno in riunioni e attività non importanti

Secondo un recente studio di Acuity Training, i membri del team trascorrono in media un’ora e mezza al giorno su attività e riunioni non pertinenti ai loro ruoli. Questo significa avere meno tempo da dedicare al lavoro che può produrre risultati significativi o avvicinare i tuoi progetti al traguardo.

Prima di inviare un invito a una riunione, esamina attentamente l’elenco degli invitati: è necessario che partecipino tutti? La riunione è pertinente alle attività e ai risultati che stanno portando avanti? Lo stesso vale per le attività. Prima di assegnare qualcosa di nuovo, assicurati che rientri nell’ambito delle loro mansioni.

10. La metà dei dipendenti non ha mai analizzato come impiega il proprio tempo

Un’altra conclusione dello studio di Acuity Training è che quasi la metà dei dipendenti non ha mai analizzato come impiega il proprio tempo. Dovresti tenere sotto stretto controllo il modo in cui i membri del team impiegano normalmente il loro tempo — dopo tutto, i fogli presenze incidono sulla fatturazione — ma vale anche la pena chiedere al team di esaminare regolarmente il proprio impiego del tempo e di effettuare un audit del tempo.

Una volta avuta l’opportunità di analizzare quanto tempo e impegno dedicano a ciascuna attività, potranno capire se il loro impegno è proporzionato all’impatto prodotto, individuare le aree da migliorare e attuare cambiamenti che li rendano più efficienti.

11. Il 70% dei dipendenti perde 20 ore alla settimana a causa di processi e strumenti inefficienti

Un rapporto di Quickbase suggerisce che quasi il 70% dei lavoratori perde metà della settimana a causa di “sistemi frammentati”: dati distribuiti tra diversi strumenti, processi obsoleti e sistemi inefficienti. Questo comporta perdite in termini di produttività, tempo e ricavi.

Utilizza un’unica fonte di riferimento per i tuoi progetti (ovvero uno strumento software per la gestione dei progetti) che includa tutte le informazioni di cui il team ha bisogno per completare le proprie attività, invece di cinque diversi fogli di calcolo, uno strumento di collaborazione, uno strumento separato per monitorare il tempo e uno strumento per monitorare i progressi.

12. Le aziende statunitensi perdono quasi 500 miliardi di dollari a causa della scarsa produttività dei dipendenti

Un recente studio di Economist Impact mostra che le aziende statunitensi perdono complessivamente 468 miliardi di dollari a causa della scarsa produttività e delle distrazioni. I membri del team non riescono a portare a termine tutto il lavoro che potrebbero, con ripercussioni sui risultati economici della tua azienda.

Questo non significa che i lavoratori si sottraggano al lavoro o rimandino intenzionalmente le attività: molte distrazioni (a volte importanti) possono sottrarre tempo alle attività principali. In questo caso possono essere utili pratiche di gestione del tempo come la pianificazione di periodi di concentrazione e la disattivazione delle notifiche.

13. I dipendenti dedicano il 10% della loro giornata ad attività già completate

Il rapporto di Asana evidenzia che i lavoratori dedicano il 10% della loro giornata ad attività già completate. Ciò equivale a oltre 200 ore all'anno sprecate per lavori duplicati.

Mantieni aggiornato il software di gestione dei progetti indicando cosa è stato completato, cosa deve essere fatto e chi si sta occupando di cosa. Dovresti anche organizzare riunioni rapide e incontri di aggiornamento regolari, prestando però attenzione anche ai livelli di comunicazione. I membri del team si passano il lavoro in modo efficiente? Si aggiornano a vicenda su ciò che è stato fatto? Puoi anche definire processi chiari e automazioni per far funzionare tutto senza intoppi.

Statistiche sui sistemi e gli strumenti di gestione del tempo

Queste statistiche sulla gestione del tempo riguardano l'uso di strumenti e sistemi software per una migliore gestione del tempo. 

14. Solo il 18% delle persone dispone di un sistema dedicato alla gestione del tempo

Un recente studio di Acuity Training mostra che meno del 20% dei dipendenti dispone di un sistema dedicato alla gestione e alla definizione delle priorità del proprio tempo. Con un sistema dedicato alla gestione del tempo, tu e il tuo team potete lavorare in modo più efficiente e portare a termine più attività.

Il tuo sistema potrebbe includere strumenti di gestione delle attività o software per il monitoraggio del tempo, oltre a tecniche come gli elenchi di cose da fare, il blocco del tempo sul calendario e strategie specializzate di gestione del tempo come la tecnica del pomodoro o il metodo della “rana da mangiare”.

15. Un terzo dei dipendenti utilizza un elenco di cose da fare per gestire il tempo e le attività

Secondo Acuity Training, un terzo dei lavoratori utilizza gli elenchi di cose da fare per gestire le proprie attività e il proprio tempo, rendendoli il metodo di gestione del tempo più diffuso a questo scopo. L'importante è che tu e il tuo team utilizziate ciò che funziona per i vostri progetti e processi. Non obbligare tutti a utilizzare lo stesso elenco di cose da fare se preferiscono organizzare le proprie attività importanti in modo diverso. 

16. Un quarto dei dipendenti utilizza la propria casella di posta elettronica per gestire il tempo e le attività

Secondo lo stesso studio di Acuity Training, il 25% delle persone utilizza la propria casella di posta elettronica per gestire il tempo e le attività. È una buona opzione per i membri del team che lavorano principalmente dalla propria casella di posta, come quelli che si occupano di vendite, assistenza clienti, IT e marketing.

Ancora una volta, lascia che il tuo team lavori nel modo più efficace per ciascuno. Puoi anche collegare la casella di posta elettronica al software di gestione dei progetti o al CRM, in modo che tutte le informazioni sui progetti rimangano in un unico posto anche se i team lavorano dalle proprie caselle di posta individuali.

17. Le persone che utilizzano la matrice di Eisenhower hanno maggiori probabilità di sentire di avere il lavoro sotto controllo

Secondo lo studio di Acuity Training, il 50% di coloro che hanno dichiarato di utilizzare la matrice di Eisenhower per gestire il proprio tempo e le proprie attività ritiene di avere il carico di lavoro sotto controllo ogni giorno. L'altro 50% ha dichiarato di avere il carico di lavoro sotto controllo 4 giorni alla settimana. 

La matrice di Eisenhower divide il lavoro in 4 categorie: urgente e importante, urgente ma non importante, importante ma non urgente e né urgente né importante. Inizia a utilizzarla personalmente prima di coinvolgere il team. Puoi usarla per le tue attività di gestione dei progetti o per definire le priorità del lavoro di progetto. 

18. Il mercato dei software per il monitoraggio del tempo varrà 32 miliardi di dollari entro il 2028

Un'analisi di Data Bridge Market Research mostra che il mercato dei software per il monitoraggio del tempo è in crescita. Ciò è probabilmente dovuto al fatto che i titolari delle aziende devono assicurarsi che i dipendenti siano produttivi (questo è strettamente legato all'aumento del ritorno in ufficio e al fatto che ai dipendenti viene chiesto di fare di più con meno risorse).

Un mercato in crescita incoraggia la concorrenza tra i fornitori di soluzioni per il monitoraggio del tempo che desiderano massimizzare la propria quota di mercato, rendendo questo un ottimo momento per investire in un software per il monitoraggio del tempo. Scegli uno strumento adatto alle tue esigenze in termini di funzionalità necessarie, dimensioni del team, integrazioni con gli strumenti software esistenti e prezzi. 

Statistiche su chiarezza, obiettivi e aumenti della produttività

Queste statistiche sulla gestione del tempo mostrano come la chiarezza e gli obiettivi possano aumentare la produttività.

19. Meno della metà dei lavoratori comprende in che modo il proprio lavoro contribuisce al successo

Un recente studio di Asana ha rilevato che il 46% dei dipendenti non comprende in che modo il proprio lavoro aiuti la propria organizzazione a raggiungere i suoi traguardi e obiettivi. Questa è una ricetta per il disimpegno e per una scarsa gestione del tempo.

Mantieni i membri del team aggiornati su come il lavoro contribuisca al successo dei progetti e dell'organizzazione. Avranno un'idea più chiara delle proprie priorità e saranno più motivati e produttivi quando potranno vedere come il loro lavoro si inserisce nel quadro generale.

20. In Giappone, il 19% dei lavoratori comprende in che modo contribuisce al successo

Secondo il rapporto di Asana, ancora meno dipendenti giapponesi comprendono in che modo il loro lavoro aiuta la propria organizzazione a raggiungere i suoi obiettivi (19%). Questo dato è significativamente inferiore alla media globale (46%). Anche in questo caso si applica lo stesso consiglio. All’inizio di nuovi progetti o iniziative, dedica del tempo ad aiutare il tuo team a comprendere il quadro generale a cui sta contribuendo.

21. Nel Regno Unito, il 68% dei dipendenti svolge ogni settimana attività che non contribuiscono al successo dell’organizzazione

Secondo Asana, il 68% dei lavoratori del Regno Unito ogni settimana riceve l’incarico di completare attività che non supportano gli obiettivi dell’azienda o del progetto. Questo sottrae tempo ai membri del team per le attività prioritarie che invece contribuiscono ai tuoi obiettivi, e lavorare su compiti che non sono utili o pertinenti demoralizzerà il tuo team. 

Stabilisci le priorità e valuta se alcune attività siano semplicemente utili da avere e quindi meno urgenti. Potrebbero essercene anche alcune che non vale la pena completare: la matrice di Eisenhower può aiutarti in questo.

22. I lavoratori in uno stato di flusso sono fino a 5 volte più produttivi

Secondo la ricerca di McKinsey, i dipendenti sono fino a cinque volte più produttivi quando si trovano in uno stato di “flusso”. Lo stato di “flusso” è associato allo sport e, quando ci si trova in questo stato, si è completamente concentrati sull’esecuzione di ciò che deve essere fatto. Non è possibile entrare nello stato di “flusso” a comando: dipende da quanto si apprezza l’attività, dalla propria routine abituale e da eventuali distrazioni presenti nelle vicinanze.

Tuttavia, puoi mantenere il tuo team coinvolto e motivato riconoscendo i meriti quando è opportuno, aiutandolo a vedere il quadro generale e offrendo flessibilità nell’assegnazione delle attività, negli orari di lavoro e nella partecipazione alle riunioni, quando possibile (anche se non è sempre fattibile).

Domande frequenti sulla gestione del tempo

Ecco le risposte ad alcune domande frequenti sulla gestione del tempo.

Quali sono le principali difficoltà nella gestione del tempo che devono affrontare i responsabili di progetto?

Le principali difficoltà nella gestione del tempo che devono affrontare i responsabili di progetto includono le interruzioni causate da riunioni, email e notifiche, che riducono la concentrazione; i cambiamenti dell’ambito e lo spostamento delle priorità; e le incomprensioni che portano a errori e rilavorazioni. Tra le utili tecniche di gestione del tempo rientrano la suddivisione del tempo in blocchi, la definizione di periodi dedicati alla concentrazione e la definizione delle priorità utilizzando la matrice di Eisenhower.

Come possono i responsabili di progetto aiutare i loro team a stabilire efficacemente le priorità delle attività?

I responsabili di progetto possono aiutare il proprio team a stabilire le priorità delle attività chiarendo le priorità con tecniche come la matrice di Eisenhower, MoSCoW e la gestione dell’elenco delle attività arretrate. 

La matrice di Eisenhower e il metodo MoSCoW aiutano a decidere su cosa lavorare per prima cosa, cosa delegare, cosa programmare e cosa eliminare. La gestione dell’elenco delle attività arretrate (utilizzata in Scrum e nei metodi agili) consiste nello scegliere su quali attività lavorare in un determinato periodo di tempo. Confrontati con i membri del team il più spesso possibile per assicurarti che comprendano ciò che ci si aspetta da loro.  

Che ruolo svolge il software di gestione dei progetti nella gestione del tempo?

Il software di gestione dei progetti è estremamente utile per la gestione del tempo. Spesso include una funzione di rilevamento del tempo, che aiuta a capire quanto tempo richiedono le attività e dove i membri del team potrebbero dedicare troppo (o troppo poco) tempo. Gli strumenti di gestione dei progetti aiutano anche a monitorare i progressi delle attività e a migliorare la responsabilizzazione, fornendo chiarezza su chi sta lavorando a cosa.

In che modo una gestione inefficace del tempo influisce sul morale del team e sull’esaurimento professionale?

Una gestione inefficace del tempo influisce negativamente sul morale del team e causa esaurimento professionale. Quando i membri del team sono intrappolati tra riunioni e notifiche invece di concentrarsi sulle priorità, si sentiranno stressati e, in alcuni casi, potrebbero dover lavorare ore aggiuntive. Questo porta all’esaurimento professionale e a una mancanza di equilibrio tra vita professionale e privata, causando il disimpegno dei membri del team, riducendo il morale e aumentando il ricambio del personale. 

Quali sono le migliori pratiche per consentire ai responsabili di progetto di dare il buon esempio nella gestione del tempo ai propri team?

I responsabili di progetto possono dare il buon esempio per mostrare una gestione efficace del tempo ai propri team: riservando periodi al lavoro concentrato e approfondito, disattivando le notifiche quando necessario, stabilendo dei limiti e rifiutando le riunioni non necessarie. A livello di progetto, puoi stabilire scadenze e stime realistiche per il lavoro, chiarire regolarmente le priorità e prevenire l’ampliamento incontrollato dell’ambito.

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