Come creare un piano di comunicazione del progetto [+ modello]
Essere sulla stessa lunghezza d'onda: Un piano di comunicazione definisce metodi, frequenza e canali per lo scambio di informazioni tra i team di progetto e gli stakeholder, garantendo così allineamento e aspettative chiare per tutte le persone coinvolte.
Armonia con la pianificazione del progetto: Creare un piano di comunicazione va di pari passo con la pianificazione del progetto, così puoi prendere in anticipo decisioni su come verranno condivise le informazioni, invece di condividere informazioni urgenti in modo errato perché non avevi predisposto un piano.
I modelli vengono in soccorso: Invece di creare il piano di comunicazione del progetto da zero, scarica il nostro modello per velocizzare il processo oppure copia e incolla semplicemente da un progetto esistente e modifica il contenuto secondo necessità.
Un piano di comunicazione del progetto ti aiuta a pianificare come intendi comunicare con gli stakeholder chiave. Senza di esso, avrai difficoltà a gestire le aspettative degli stakeholder, a tenere tutti informati e a prevenire il caos all'interno del team di progetto.
Ecco come creare un piano di comunicazione efficace, utilizzarlo per mantenere l'ordine e mantenere il progetto sulla strada del successo.
Che cos'è un piano di comunicazione?
Un piano di comunicazione è una guida strategica che delinea come verranno scambiate le informazioni tra il team di progetto e gli stakeholder. Specifica i metodi, la frequenza e i canali di comunicazione, assicurandosi che tutte le persone coinvolte siano informate, allineate e possano collaborare efficacemente.
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In termini più semplici, è come una mappa che mostra come tutte le persone coinvolte in un progetto comunicano tra loro, incluse le comunicazioni interne tra i membri del team. Indica le esigenze di comunicazione di ciascuna persona: chi deve ricevere quale tipo di informazione, quando ne ha bisogno e come gli verrà inviata.
Un piano di comunicazione del progetto non deve essere formale, ma dovrebbe essere documentato come riferimento. In questo modo tutti sanno cosa sta succedendo, concordano sulle decisioni e collaborano bene, soprattutto quando lavorano online o con strumenti di comunicazione digitali.
Ecco una panoramica (molto) rapida:
Come scrivere un piano di comunicazione
Ecco i passaggi per scrivere e creare un solido piano di comunicazione per la gestione dei progetti:
- Comprendi i parametri del progetto
- Definisci i tuoi obiettivi di comunicazione
- Identifica gli stakeholder
- Definisci la frequenza delle comunicazioni
- Definisci i metodi di comunicazione
1. Comprendi i parametri del progetto
Definisci i parametri del progetto, comprese le dimensioni del progetto, le informazioni sull'azienda del cliente, i risultati da consegnare, le tempistiche e le persone che compongono il team di progetto.
Considera gli stili di comunicazione del tuo team e del cliente:
- Quanto sono state efficaci le comunicazioni finora?
- Il cliente ha indicato qualche preferenza in materia di comunicazione, ad esempio tende a prendere il telefono quando ha una domanda oppure predilige le email?
- Vi siete incontrati di persona o in video?
- Con quale frequenza il tuo team interagisce direttamente con te durante un progetto? Preferisce il contesto scritto alle riunioni?
- Esistono esigenze di pubbliche relazioni, se ce ne sono?
Una volta compreso il team e i clienti con cui stai lavorando, puoi iniziare a formalizzare queste informazioni in un piano di comunicazione del progetto.
2. Definisci i tuoi obiettivi di comunicazione
Elenca gli elementi che definiscono una comunicazione di progetto efficace, non solo per il cliente, ma anche per il tuo team. Usa questo elenco per guidare le decisioni relative alla comunicazione.
Includi un elenco di metriche o KPI che puoi utilizzare per misurare se stai ottenendo comunicazioni efficaci e aggiungilo direttamente al tuo piano di comunicazione. Potrebbe includere il numero di email che invii o ricevi ogni settimana, il numero di email o messaggi che rimangono non letti e così via.
3. Identifica gli stakeholder
Identifica chi deve essere tenuto al corrente del progetto e quali informazioni desidera o deve ricevere. Lo stakeholder principale dal lato del cliente potrebbe volere aggiornamenti dettagliati sullo stato delle singole attività o su chi ci sta lavorando, mentre il responsabile di quella persona potrebbe aver bisogno solo di aggiornamenti di alto livello sul progetto.
Inoltre, annota i recapiti di tutti e conservali nel tuo piano.
4. Definisci la frequenza delle comunicazioni
In base agli obiettivi del progetto, valuta con quale frequenza comunicare con i diversi stakeholder e quali contenuti includere.
Potresti utilizzare più approcci, come verifiche settimanali per esaminare le tempistiche e il budget del progetto, verifiche giornaliere per le domande estemporanee e riunioni periodiche per presentare le principali tappe del progetto.
Tieni presenti i parametri e gli obiettivi del tuo progetto: dovrebbero aiutarti a identificare quali tipi di informazioni devono essere comunicati più o meno frequentemente.
5. Definisci i metodi di comunicazione
Alcune parti interessate potrebbero preferire ricevere aggiornamenti tramite e-mail, Slack o una dashboard del cliente che hai configurato per gli aggiornamenti sullo stato. Questo tipo di informazione è importante da includere nel tuo piano di comunicazione e contribuisce a mantenere soddisfatte le parti interessate.
A volte, sono le informazioni che stai comunicando a determinare il metodo di comunicazione più adatto. Ad esempio, è meglio condurre le riunioni di avvio del progetto di persona (o tramite videochiamata), mentre le domande rapide possono essere gestite tramite Slack o e-mail. Indica quali metodi preferiscono le parti interessate e quando avrai bisogno della loro partecipazione alle riunioni per le tappe fondamentali più importanti, in modo che siano informate in anticipo.
Cosa includere in un piano di comunicazione del progetto
Sebbene gli aspetti specifici del tuo piano di comunicazione per la gestione del progetto possano variare in base al tipo e all'ambito del progetto, ci sono alcuni elementi chiave che dovresti includere in ogni piano di comunicazione del progetto che crei.
Parti interessate principali
Indica le parti interessate principali, incluso il tuo contatto principale presso il cliente. Aggiungi le informazioni di contatto, come numeri di telefono e indirizzi e-mail, in modo che chiunque acceda al piano di comunicazione possa trovarle.
Membri del team
Includi ciascun membro del team di progetto, insieme al relativo ruolo. Questo è utile per chiunque sia nuovo al progetto o non lo conosca. Identifica quali membri del team sono responsabili della produzione dei risultati, della conduzione delle discussioni strategiche e/o della gestione delle conversazioni tecniche con le parti interessate.
Metodi di comunicazione
Descrivi i principali metodi e canali di comunicazione che utilizzi per contattare le parti interessate, come e-mail, telefonate, riunioni, Slack o altri. Includi note sui canali preferiti dalle parti interessate.
Tipi di comunicazione
Elenca le informazioni che dovranno essere condivise e come verranno condivise, cosa includere e il pubblico di riferimento. Ad esempio, potrebbe essere necessario fornire al cliente rapporti settimanali sullo stato del progetto. Considera il meccanismo di comunicazione, la lista di distribuzione e quali informazioni includere nel rapporto. Il software per la reportistica dei clienti può aiutarti in questo (oppure valuta gli strumenti di reportistica open source se hai un budget limitato).
Stili di comunicazione
Differenzia in base alla parte interessata e al metodo di comunicazione. Ad esempio, una determinata parte interessata preferisce esclusivamente comunicazioni formali oppure puoi adottare un tono un po' più informale?
Programma delle riunioni
Sebbene tu possa modificarlo secondo necessità durante il progetto, è utile avere un'idea iniziale della frequenza con cui incontrerai le parti interessate. A seconda dell'ambito del progetto, potresti anche voler definire la frequenza con cui invierai e-mail al cliente. Assicurati di includere anche le riunioni interne del team.
Messaggi chiave
Per ciascuna parte interessata, determina il messaggio o l'informazione principale che desideri comunicare. Qual è il messaggio giusto che risuona con quel gruppo? Inoltre, identifica eventuali feedback o dati specifici richiesti alle parti interessate per convalidare e perfezionare la prova di concetto.
Obiettivi di comunicazione
Un buon piano di comunicazione nella gestione dei progetti include obiettivi di comunicazione. Questo aiuta a garantire che tu prenda decisioni tenendo presenti i risultati desiderati.
Esempio di piano di comunicazione del progetto
In base agli elementi descritti sopra, ecco come potrebbe apparire un esempio di piano di comunicazione del progetto.
Obiettivi di comunicazione
Elenca fin dall'inizio gli obiettivi di comunicazione del progetto, in modo che tutti coloro che accedono al piano possano sostenere decisioni che contribuiscano al raggiungimento di tali obiettivi. Assicurati che siano misurabili.
Informazioni sugli stakeholder e preferenze di comunicazione
Una tabella può essere utile per elencare gli stakeholder del progetto e le loro preferenze.
Per i progetti più complessi, potresti voler suddividere la colonna delle note per condividere ulteriori dettagli (ad esempio, potresti creare una colonna aggiuntiva per indicare la disponibilità degli stakeholder o qualsiasi altra informazione fondamentale per stabilire come e quando comunicare con loro).
Tipi di comunicazione
Usa questa sezione per considerare i modi in cui comunichi con i tuoi stakeholder. Questo aiuta a garantire che la comunicazione sia coerente, significativa ed efficace.
Vantaggi dei piani di comunicazione del progetto
Sviluppare e documentare una strategia di comunicazione rende più fluidi i tuoi progetti e ti aiuta a evitare il fallimento del progetto.
Migliore pianificazione del progetto
Un piano di comunicazione del progetto integra il piano di progetto delineando ulteriori dettagli su come il team lavorerà insieme.
Se hai preso in anticipo decisioni su come fornire le informazioni critiche, incluso quale canale di comunicazione utilizzare, da parte di chi e con quale frequenza, non dovrai occupartene in seguito, quando avrai aggiornamenti urgenti ma non saprai con chi condividerli (questo è particolarmente importante quando pianifichi progetti da remoto).
Il nostro modello di piano di progetto può aiutarti a strutturare questa strategia di comunicazione fin dall'inizio, garantendo un flusso di informazioni senza interruzioni e l'allineamento del team per tutta la durata del progetto.
Aspettative accurate degli stakeholder
Devi definire in anticipo le aspettative relative alla comunicazione per avere qualche possibilità che il progetto proceda senza intoppi.
Informando il cliente fin dalle prime fasi del progetto su ciò che può aspettarsi, stabilisci il tono per l'intero progetto. È inoltre utile che gli stakeholder sappiano in anticipo di cosa hai bisogno da loro, così potranno essere pronti quando arriverà il momento.
Tutto parte dalle aspettative e dal verificare che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Quando avvio un progetto, creo sempre un breve documento sulla comunicazione che dice: “Ecco come puoi contattarmi, quando sono più disponibile e quali sono i canali migliori per raggiungermi”. Il documento sulla comunicazione è anche un buon posto per chiarire le aspettative relative ai tempi di risposta. Per svolgere al meglio il tuo lavoro per il cliente, devi concentrarti e non avrai l’email aperta tutto il tempo (tranne nei momenti davvero cruciali), ad esempio.
Gestione più semplice degli stakeholder
Il modo migliore per gestire le parti interessate è definire un piano di comunicazione, seguirlo e utilizzarlo per comunicare in modo efficace, allineandosi sull'obiettivo e sulle milestone del progetto (e riallineandosi se necessario).
Un piano di comunicazione del progetto favorisce una comprensione condivisa del flusso di comunicazione, così tutti sanno cosa sta accadendo e cosa dovrebbe accadere nel progetto.
Mi sono trovata in una situazione con un cliente in cui le cose erano un vero disastro, ma questo non è stato chiaro finché non era ormai troppo tardi. C’erano piccoli segnali d’allarme, come il fatto che il cliente non fosse molto reattivo dopo l’avvio del progetto e che non rispondesse alle verifiche, quindi ci siamo trovati immediatamente bloccati sul progetto. Mi sono resa conto che non avevamo una cadenza. Indipendentemente da ciò che è presente nei nostri calendari, non c’è alcuna aspettativa su come comunicare. Un piano di comunicazione avrebbe fatto un’enorme differenza e avrebbe fornito un modo per dire, “Non stiamo rispettando nessuna di queste cose che dovremmo fare, e questo è un segnale d’allarme” fin dall’inizio.
Scarica il modello del piano di comunicazione del progetto
Scarica il nostro modello del piano di comunicazione del progetto per raccogliere facilmente tutte le informazioni di contatto e le istruzioni di cui avrai bisogno per i tuoi progetti. È incluso anche un esempio compilato che mostra le migliori pratiche per completare il tuo piano di comunicazione.
Come utilizzare un piano di comunicazione del progetto
1. Condividilo con il tuo team
Condividere il piano con il tuo team lo informa sulla tua cadenza di comunicazione, che influisce sul loro lavoro e sulle date di consegna, ma fornisce anche maggiore contesto su come e con chi comunichi. Condividere queste informazioni significa che il tuo team può supportarti mentre esegui il piano.
2. Rimani sulla buona strada
Pianifica tutte le riunioni chiave del progetto non appena hai definito un piano e aggiungi promemoria al tuo calendario per le verifiche periodiche e persino per le e-mail del progetto, così da rimanere sulla buona strada rispetto agli elementi importanti che hai definito nel piano.
Se a un certo punto ti accorgi di allontanarti dal piano di comunicazione e hai difficoltà a riprenderlo, riconsidera l'approccio che hai definito:
- È ancora in linea con gli obiettivi del progetto?
- Gli obiettivi o le parti interessate sono cambiati in qualche modo dall'inizio del progetto?
- In questa fase del progetto esistono modi più efficaci per comunicare le informazioni sul progetto?
Per ricevere aiuto nel monitoraggio dei progressi del progetto e nel fornire informazioni accurate alle parti interessate, consulta questo elenco di software di gestione dei progetti.
Puoi trovare anche altre strategie di comunicazione nella gestione dei progetti qui.
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