Struttura di Scomposizione delle Risorse: Guida Passo-Passo per il 2026

Alla base, una RBS è un elenco delle risorse per il tuo progetto. Una RBS efficace funge da gerarchia visiva che scompone i requisiti di risorse in livelli di dettaglio crescenti, che si allineano con i requisiti progettuali.

Perché la RBS è Importante nel Project Management?

Una RBS è uno strumento fondamentale del project management che supporta il processo di gestione delle risorse di progetto. Una RBS:

• Individua le risorse necessarie per supportare le attività di progetto
• Evidenzia i vincoli delle risorse prima che diventino un collo di bottiglia nell’esecuzione del progetto
• Funge da input per affinare le tempistiche di progetto e le stime dei costi
• Fornisce una base da cui prendere decisioni di allocazione delle risorse durante il ciclo di vita del progetto

Vantaggi di una Struttura di Scomposizione delle Risorse

L’utilizzo di una RBS per sostenere la pianificazione delle risorse offre diversi vantaggi:

• Migliore allocazione delle risorse: Una volta documentate le necessità di risorse per il tuo progetto, puoi confrontare tali informazioni con la disponibilità delle risorse e il loro utilizzo per assegnare i task ai membri del team durante la fase di pianificazione del progetto. Durante l’esecuzione puoi monitorare le prestazioni e apportare modifiche in tempo reale se necessario.
• Budgeting e monitoraggio finanziario semplificati: Organizzare visivamente le risorse tramite una RBS facilita la previsione e l’ottimizzazione dei costi di progetto. Man mano che il progetto avanza, puoi monitorare chi svolge il lavoro e i costi associati.
• Migliore gestione dei rischi: Prevedendo le esigenze di risorse per il tuo progetto, la RBS consente di identificare, monitorare e intervenire per affrontare eventuali rischi emergenti, aumentando le probabilità di superarli con successo.
• Meno colli di bottiglia e conflitti sulle risorse: Confrontare la domanda di risorse descritta nella RBS con la capacità disponibile consente di adeguare i livelli di personale e mantenere il team impegnato.
• Membri del team più motivati: Ottimizzare l’allocazione delle risorse garantisce che i membri del team lavorino su attività in linea con le loro competenze e interessi, senza rischiare sovraccarichi e conseguenti casi di burnout, migliorando così la performance.

Cosa Includere in una Struttura di Scomposizione delle Risorse 

Prima di analizzare come creare una RBS, vediamo le diverse categorie di risorse che dovresti includere per aumentare l’efficienza: 

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Risorse Umane

Le risorse umane, ossia la forza lavoro, sono il personale necessario per completare un progetto. Poiché molta parte del project management si basa sulla gestione delle persone, questa categoria richiede gran parte della tua attenzione come project manager.

All’interno della categoria risorse umane, differenzia per tipo di ruolo e/o livello di seniority (ad es. ingegnere senior, designer junior) mentre sviluppi il tuo piano di gestione delle risorse. Questo semplificherà le richieste di personale, informerà il tuo budget e migliorerà la delivery tramite un migliore allineamento tra i tipi di risorse e le attività richieste dal progetto.

Dovresti distinguere anche tra i dipendenti interni e i collaboratori esterni assunti per compiti o funzioni specifiche, dato il diverso profilo dei costi per queste risorse.

Per saperne di più: Consulta la nostra lista dei migliori software per la gestione delle risorse umane per aiutarti a restare aggiornato su personale, disponibilità e allocazione.

Risorse materiali

Le risorse materiali sono le risorse fisiche di cui hai bisogno per completare un progetto, come attrezzature e altri materiali di consumo. Per i progetti digitali, questo può includere elementi come licenze software o di dominio, oltre a hardware o materiali per l’ufficio.

Quando negozi con i fornitori per approvvigionare risorse materiali, ricorda che potresti essere in grado di utilizzarle anche in altri progetti del tuo portafoglio per risparmiare sui costi.

Risorse finanziarie

Monitorare le risorse finanziarie, ovvero il budget di progetto, è essenziale per gestire efficacemente gli altri tipi di risorse di progetto. 

L’RBS è uno strumento utile per comprendere la domanda di risorse e i costi associati. Se sai quali membri del team intendi utilizzare nel tuo progetto, per quanto tempo ne hai bisogno e qual è la loro tariffa oraria, puoi usare queste informazioni per sviluppare una stima dei costi di progetto.

Integrare il controllo dei costi di progetto è una best practice nella gestione delle risorse.

Risorse basate sul tempo

Oltre al monitoraggio dei costi, un RBS tiene traccia del tempo necessario per completare il tuo progetto. Se comprendi quanto tempo ogni risorsa deve dedicare alle attività di progetto, puoi utilizzare queste informazioni per sviluppare il piano temporale del progetto e gestire le attività.

Struttura di scomposizione delle risorse vs. Struttura di scomposizione del lavoro

Una struttura di scomposizione del lavoro (WBS) è uno strumento organizzativo utilizzato per visualizzare i deliverable del progetto e il lavoro necessario per completarli. Utilizzare una WBS insieme a un RBS offre una panoramica completa di quali lavori devono essere svolti e chi ne è responsabile.

Sia una WBS che una RBS sono input per un diagramma RACI, che identifica ruoli e responsabilità degli stakeholder per le attività di progetto.

Come creare una struttura di scomposizione delle risorse

Segui i passaggi di seguito per creare un RBS per il tuo progetto:

1. Identifica le risorse necessarie

Consulta gli stakeholder del progetto, le tue esperienze pregresse e qualsiasi dato storico disponibile nella tua organizzazione per determinare quali risorse ti servono per svolgere il lavoro di progetto.

2. Categorizza le risorse

Una volta individuato l’elenco delle risorse, suddividilo in categorie. Le categorie di risorse includono risorse umane, risorse materiali, risorse finanziarie e risorse basate sul tempo.

Scomporre le risorse per categoria semplifica le richieste di budget e ti garantisce di pianificare e programmare il lavoro in modo adeguato.

3. Assegna la proprietà e la responsabilità delle risorse

Prendi il tuo elenco categorizzato di risorse e approfondisci nel dettaglio ruoli, responsabilità, competenze richieste e costi associati. 

Ad esempio, ogni risorsa umana nel tuo RBS dovrebbe avere una tariffa oraria assegnata. Ogni risorsa materiale dovrebbe avere un costo di acquisizione e un costo operativo.

4. Allinea l’RBS con la tua WBS

A questo punto, dovrai confrontare la tua RBS con la WBS che hai creato per il tuo progetto, per assicurarti che ogni attività abbia una risorsa assegnata. Verifica che i membri del team assegnati siano disponibili e possiedano le competenze appropriate per eseguire le attività del progetto.

5. Valida e rivedi la RBS

Revisiona la bozza della tua RBS per verificarne completezza e fattibilità. Poi, validala con i tuoi stakeholder per assicurarti di non aver tralasciato dettagli chiave. Effettua le eventuali modifiche necessarie alla RBS sulla base del feedback ricevuto dagli stakeholder.

6. Distribuisci la RBS 

Una volta finalizzata, distribuisci la RBS completa agli stakeholder di progetto per garantire allineamento e responsabilità rispetto al piano proposto.

Strumenti per la scomposizione delle risorse

Mentre lavori alla creazione della tua RBS, ricorda che esistono numerosi strumenti di gestione delle risorse sul mercato che possono automatizzare parte del lavoro nel processo di gestione delle risorse.

Dai un'occhiata al nostro elenco dei migliori software per la gestione delle risorse:

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Best practice per la struttura di scomposizione delle risorse

Ecco alcune best practice da tenere a mente durante lo sviluppo di una RBS:

• Mantieni la struttura chiara e gerarchica: Un eccesso di dettagli nella tua RBS può renderla difficile da gestire o troppo macchinosa. Valuta quale livello di informazione è necessario per gestire le risorse di progetto senza introdurre troppa complessità.
• Assicurati che la RBS sia allineata con gli obiettivi del progetto: Durante la documentazione e la categorizzazione delle risorse, controlla che la RBS sia allineata con gli obiettivi stabiliti nel tuo project charter. Se le risorse elencate non contribuiscono al successo del progetto, chiediti se siano effettivamente necessarie.
• Coinvolgi gli stakeholder nel processo: Se il team non concorda sulle risorse elencate nella RBS, allora questa non sarà uno strumento utile. Raccogli i feedback degli stakeholder per perfezionare la tua RBS e assicurati che i suoi contenuti siano realistici.
• Aggiorna e perfeziona regolarmente la RBS in base all’evoluzione delle esigenze progettuali: Come ogni documento di progetto, la RBS dovrebbe essere un documento "vivo" per facilitare decisioni in tempo reale. Mantienila aggiornata con regolarità per riflettere i cambiamenti nelle circostanze del progetto.
• Integra la RBS con il software di project management per un migliore monitoraggio: Puoi anche integrare la RBS con il software di project management già in uso per evidenziare eventuali problematiche nella gestione delle risorse prima che emergano. 

Esempio di Struttura di Scomposizione delle Risorse

Ecco un esempio di RBS che puoi considerare per i tuoi progetti. Nota che a ciascuna risorsa elencata viene assegnata una categoria, un ruolo e il relativo costo:

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