La Scienza (& Arte) delle Stime di Progetto + Le 6 Tecniche Principali
Quando devi prendere una decisione di acquisto importante, qual è la prima cosa che fai? Probabilmente fai un po' di ricerca per capire quali sono i prezzi di mercato e quanto dovresti aspettarti di spendere. Questa è una leggera semplificazione di una stima di progetto—ma è quello che stai facendo.
Prima di avviare un nuovo progetto, i tuoi team e i clienti probabilmente fanno la stessa cosa—cercano di capire quanto costerà completare il lavoro.
Ma il costo non è l’unico elemento da considerare nel processo di stima del progetto; tutti dovranno anche capire quante persone e quanto tempo saranno necessari per completare il lavoro.
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Nel mondo digitale, i prezzi, il personale e le tempistiche possono variare molto anche per progetti simili. Questo perché ci sono molte variabili, tra cui:
- L'ambito del lavoro che deve essere svolto
- I membri del team disponibili per svolgere il lavoro
- Le competenze dei membri del team assegnati al progetto
- Quanto tempo il team ha a disposizione per completare il lavoro
Quindi, come fa un project manager e il suo team di progetto a determinare quanto costerà qualcosa prima di iniziare effettivamente a lavorare?
La stima dei costi può essere una vera sfida—creare un budget di progetto che funzioni per il tuo team e per i clienti se lavori per un’agenzia è un misto tra arte e (data) scienza.
Questa guida ti fornirà gli strumenti e le tecniche di cui hai bisogno per creare stime più accurate.
Cos'è una stima di progetto e quando è necessaria?
Una stima è semplicemente un calcolo approssimativo dell’impegno e del costo che potrebbero essere necessari per completare un progetto.
Non rappresenta una garanzia del costo finale—piuttosto, offre al cliente un preventivo o una guida (spesso un intervallo indicativo) su quanto potrebbe costare eseguire o consegnare qualcosa, così che possa assicurarsi il budget per avviare il progetto. Le stime di budget vengono realizzate prima che un progetto venga ufficialmente avviato.
Se sei nuovo alle stime o vuoi fare pratica, puoi scaricare il modello di budget di progetto per un restyling di sito web qui sotto. Alla fine di questo articolo saprai quale tipo di stima utilizzare—e quando—oltre ai passaggi e agli strumenti software di budget di progetto per gestire la tua stima e, infine, il tuo budget di progetto.
Qual è la differenza tra una stima e un budget?
Una stima è un’approssimazione, mentre il budget è l’importo totale di fondi che hai a disposizione per completare il tuo progetto. Di solito, una stima di progetto diventa un budget di progetto dopo che è stata approvata dallo sponsor del progetto o dal cliente.
Una distinzione importante prima di entrare davvero nel dettaglio: prima di stimare, dovresti conoscere i costi interni. Questo valore può essere inferiore a quello che effettivamente fatturi al cliente (per coprire costi generali e profitto).
Dovresti conoscere i costi fissi dell’attività prima di fornire una stima rivolta al cliente (Nota che questo non si applica ai team digitali interni).
Questo articolo non si concentrerà su come determinare i costi, dato che possiamo approfondire questo aspetto in un altro articolo.
Perché le stime di progetto sono importanti?
Le stime possono sembrare un processo doloroso, ma sono fondamentali. E anche se può sembrare allettante copiare e incollare una stima dei costi e inviarla così com'è, è importante per i project manager capire che ogni stima dei costi è unica.
La stima fa parte delle attività fondamentali del project management—il processo di calcolo di quanto potrebbe costare un progetto è importante per definire i parametri di un progetto.
Ecco perché devi creare una stima per il tuo progetto prima di iniziare il lavoro:
- Le stime forniscono linee guida sui prezzi: devi sapere quanto farai pagare ai clienti (e quando) in modo che il cliente possa decidere se ha il budget necessario e se vale la pena investire per portare avanti il progetto
- Le stime forniscono chiarezza: quando conosci quanto budget ha un cliente, il processo di produzione di una stima dei costi aiuta a definire l'approccio. Puoi utilizzare ciò che sai sul budget complessivo per determinare i ruoli di progetto, le responsabilità e i deliverable. Se, ad esempio, il budget di un cliente è inferiore del 20% rispetto alla tua stima, puoi considerare di ridurre il numero di deliverable nel progetto oppure provare a riallocare le risorse per evitare uno sforamento dei costi.
- Le stime possono aiutare a definire un piano delle risorse: quando completi una stima, puoi anche delineare i passaggi o l'approccio che adotterai per completare il lavoro, il che può essere utilizzato durante la creazione del tuo piano di gestione delle risorse o nella formazione del team di progetto.
Cosa è Incluso in una Stima di Progetto?
La stima di progetto deve includere tutti i costi associati al progetto.
Questi possono essere il costo del tempo del team di progetto (fatturato a ore o a tariffa fissa di progetto), il costo di eventuali licenze hardware o software necessarie per il lavoro progettuale, licenze o abbonamenti a software di terze parti che dovranno essere integrati come parte del progetto e qualsiasi altro costo che verrà addebitato al cliente per qualsiasi motivo.
Alcune stime di progetto includono anche un budget per le contingenze. Questo può essere molto utile se ci sono aspetti del progetto ancora sconosciuti. Avere un 10-20% del budget come riserva può dare al project manager e ai team un po' di "respiro" durante la creazione della stima.
Se tu e il tuo team aggiungete una riserva di contingenza alla vostra stima, assicuratevi di concordare con il cliente come comunicherete la necessità di attingere a questo budget.
Le modalità con cui le stime di progetto vengono comunicate ai clienti o agli sponsor possono variare da agenzia ad agenzia o da team a team. Alcune sono più trasparenti di altre. Un consiglio: più trasparente puoi essere, più facile sarà assicurarsi che nulla venga trascurato e che tutti siano allineati sui costi.
3 Tipi di Stime di Progetto
Quali sono i tipi di stime? Ce ne sono molte, ma ecco alcuni dei tipi più comuni utilizzati dalle agenzie digitali:
Stime Approssimative (Rough Order of Magnitude Estimates - ROM)
A volte chiamata stima di massima, una rough order of magnitude aiuta il cliente a comprendere i costi e il livello di impegno stimato necessario in un progetto. Questo tipo di stima viene di solito utilizzato nelle fasi iniziali della decisione se procedere o meno con un nuovo progetto ed è generalmente una stima indicativa fornita come intervallo.
Ad esempio, se un cliente si rivolge alla tua agenzia per realizzare un nuovo sito web e sai che il segmento ideale della tua agenzia sono progetti web nella fascia tra $95.000 e $150.000, ma il loro budget è solo di $50.000, il cliente potrebbe decidere che il progetto non è adatto alla tua agenzia e potrebbe cercare un'altra realtà che si adatti meglio al suo budget e alle sue esigenze.
Stima di Budget
Una stima di budget sarà molto più specifica. Dovresti utilizzare una stima di budget quando il cliente è abbastanza sicuro di disporre del budget, ma ha bisogno di un po’ più di dettagli su come verrà allocato prima di decidere se procedere con il progetto.
Supponiamo che il tuo cliente sia soddisfatto della stima di massima che hai fornito. Il passaggio successivo sarà preparare il piano di progetto proposto insieme ai costi per ciascuna fase o deliverable. Si potrebbe anche includere una tempistica indicativa che mostri al cliente quando si potrebbe iniziare e quanto durerà il progetto.
Se la tua stima iniziale era un intervallo molto ampio, potresti anche considerare di realizzare due stime di budget, una per il limite superiore e una per quello inferiore. Sebbene probabilmente tu e il cliente cercherete di «centrare» la fascia intermedia, questo fornirà informazioni più dettagliate su cosa otterranno (e quando) a ciascuno degli estremi dell’intervallo.
Stima Definitiva dell'SoW
Usa una stima definitiva dell'SoW quando hai terminato tutta la due diligence e hai bisogno dell'approvazione definitiva del budget di progetto.
Supponiamo che questo cliente sia stato davvero soddisfatto della tua stima di budget e sia pronto a procedere. L’ultimo passaggio nel perfezionamento della stima è redigere lo statement of work (SoW), che includerà la stima e il budget totale del progetto.
Ricorda che l’SoW sarà la base contrattuale con il cliente: dovrebbe dettagliare l’intero ambito di progetto e i costi ad esso associati. Quindi, se ci saranno cambiamenti al budget o all’ambito del progetto dopo la firma del SoW, molto probabilmente dovrai procedere con una change request.
Come Calcolare le Stime di Progetto: 6 Tecniche di Stima
Quali sono quindi i metodi di stima nel project management? Esistono diversi modi per stimare un progetto, ed è utile conoscerli così da sapere quale tecnica di stima utilizzare e in quale occasione applicarla.
In questa sezione, andremo a illustrare sei tecniche di stima. Vale la pena menzionare che puoi utilizzare l'IA nella stima dei costi di progetto insieme a queste tecniche.
1. Stima dall’Alto verso il Basso (Top-down)
In una stima top-down, deciderai (o il cliente ti comunicherà) il budget finale per l’intero ambito di lavoro e poi suddividerai questo totale nelle singole attività o fasi.
Una volta che hai suddiviso il budget per attività o per fase, puoi valutare questi blocchi più piccoli di lavoro per determinare se il budget allocato ti sembra sufficiente.
Qui entra in gioco sia l’arte sia la scienza. Potresti avere dati su quanto tempo richiedano alcune attività, dati che ti aiutano a giudicare se le stime ti sembrano corrette. Devi anche attingere alla tua esperienza e intuizione per capire dove il progetto potrebbe richiedere più tempo o più risorse del solito.
Ciò può dipendere da esigenze creative oppure dal fatto che stai lavorando su un’app che presenta funzionalità più complesse rispetto a quelle già affrontate dal team.
La stima top-down è una tecnica utile nelle prime fasi di progetto, quando devi validare se il budget del cliente è sufficiente per consegnare un progetto.
Il vantaggio della stima top-down è che permette di produrre una stima in modo molto rapido. Può essere utile se stai aiutando un cliente a capire se il suo budget sia realistico. Inoltre, è utile per aiutare un cliente a comprendere che tipo di ambito di progetto il suo budget può coprire.
Lo svantaggio della stima top-down è che spesso non è precisa. Se utilizzi una stima top-down come punto di partenza, assicurati di validare con il tuo team che il budget sia allocato correttamente per completare tutto il lavoro di progetto necessario, prima di trasformare questa stima in una dichiarazione di lavoro.
2. Stima Analogica
Il processo di stima analogica utilizza i dati provenienti da progetti simili per determinare il costo complessivo del progetto.
Un esempio di stima analogica è quando un cliente ti chiede il costo per il redesign di un sito web. Potresti allora consultare progetti simili e basare la tua stima iniziale su quanto è stato fatturato per lavori precedenti.
Ricorda che, se stai guardando progetti vecchi di oltre un anno, dovrai regolare la tua stima per eventuali aumenti di tariffe o costi, così da mantenere la stima più accurata possibile.
Semplice, vero? Sì, ma solo se possiedi dati storici rilevanti che corrispondono con precisione al progetto attuale che stai stimando. Presuppone di avere dati su progetti precedenti abbastanza simili da fornire un confronto utile.
Le stime analogiche possono essere ricavate anche da esempi esterni alla tua o della tua squadra esperienza progettuale (ad esempio, qui c’è un sondaggio con dati di riferimento sui costi di sviluppo di app per dispositivi mobili).
Fai attenzione: gli esempi esterni possono essere un buon punto di partenza se non hai mai realizzato quel tipo di progetto, ma dovrai comunque svolgere un’attenta due diligence mentre scomponi i costi per il tuo caso specifico.
Il vantaggio della stima analogica è che è molto rapida e semplice, e può essere utilizzata quando le informazioni disponibili sul progetto sono limitate; in modo simile alla stima top-down, è un’ottima tecnica di stima quando serve solo una valutazione approssimativa.
Lo svantaggio della stima analogica è che può risultare spesso imprecisa. Anche se ci possono essere somiglianze tra i progetti, ogni progetto è sempre unico – spesso è come confrontare mele con arance.
Inoltre, affinché le stime analoghe siano valide e utili, dipendono fortemente da dati storici accurati (ecco un suggerimento spudorato affinché tu faccia un po' di analisi dei dati alla chiusura del progetto!).
3. Stima parametrica
Se hai a disposizione i dati e un po' più di tempo, una tecnica di stima approssimativa potenzialmente più accurata è la stima parametrica. La stima parametrica prende variabili da progetti simili e le applica al progetto corrente.
Ad esempio, supponiamo di dover sviluppare un'animazione di 2 minuti. Immagina che il costo di un precedente progetto che prevedeva la realizzazione di un'animazione di 30 secondi fosse di 10.000 $. Si potrebbe quindi estrapolare che il costo per il progetto attuale sarà circa 4 volte quello precedente, ovvero intorno ai 40.000 $.
Il vantaggio di questo processo è che è più accurato rispetto alla stima analoga perché utilizza più di un insieme di dati e sfrutta la relazione statistica tra dati storici e variabili. È anche comunemente utilizzato nei progetti di costruzione (e puoi usare l'IA nelle stime di costruzione per aiutarti in questo).
Lo svantaggio è che, con i progetti digitali, spesso è difficile trovare punti dati utili poiché c'è molta varietà tra i progetti. Un'eccezione potrebbe essere se collabori ripetutamente con lo stesso cliente.
Ad esempio, se il tuo cliente dell'animazione è rimasto soddisfatto della sua animazione di 30 secondi e dopo 6 settimane torna da te per produrre 2 animazioni da 40 secondi. I dati del primo progetto (supponendo che il prossimo sia simile) possono facilmente guidare questo nuovo lavoro.
4. Stima a tre punti
Supponendo che tu abbia terminato con le stime approssimative e il cliente abbia richiesto un preventivo dettagliato, devi iniziare a utilizzare tecniche di stima più precise. Stimare un'unica quantità oraria per attività è più semplice, ma a volte può essere utile pensare in termini di intervalli e calcolare una media ponderata.
La stima a tre punti è un modo per calcolare una stima realistica dei costi utilizzando tre punti dati:
- La stima del caso migliore
- La stima del caso peggiore
- La stima più probabile
Come funziona questo metodo? Supponiamo che, dopo aver consultato il tuo team, tu stimi il tempo necessario per progettare una pagina web come segue:
- Caso migliore: 3 ore
- Caso peggiore: 9 ore
- Caso più probabile: 5 ore
Se conosci il caso migliore e il peggiore, puoi anche calcolare la media tra i due per stabilire quale sia il valore più probabile (cioè una via di mezzo tra il caso migliore e il peggiore).
Il vantaggio della stima a tre punti è che riduce il rischio considerando i risultati migliori, peggiori e più probabili.
Gli unici veri svantaggi della stima a tre punti sono che richiede un po' più di tempo e, se devi stimare attività che non hai mai svolto prima, potresti non sapere quanto tempo ci vorrà.
5. Stima bottom-up
Quando sei nella fase di creazione dello statement of work, può essere utile fare una stima dal basso verso l'alto.
La stima bottom-up utilizza una struttura di scomposizione del lavoro (WBS) che puoi ricavare dal tuo project plan e scomporre un progetto nei suoi singoli compiti, che vengono stimati separatamente e poi sommati per calcolare il costo totale del progetto.
Il vantaggio della tecnica di stima bottom-up è che è la più accurata e, essendo dettagliata, consente di monitorare in modo robusto l'avanzamento di un progetto rispetto alla stima. Ti accorgi molto rapidamente se un progetto sta andando fuori budget se i compiti iniziano a richiedere più tempo del previsto.
Lo svantaggio della stima bottom-up è che è dispendiosa in termini di tempo e può essere utilizzata solo quando si conoscono tutti i dettagli di ogni attività di un progetto.
Inoltre, scendendo molto nel dettaglio (stimando a livello di attività), a volte può far aumentare il costo di una stima. Per questo motivo, è una tecnica ottima da usare insieme alla stima analogica quando si cerca di validare l'adeguatezza della propria stima.
6. Metodo del Percorso Critico
Il metodo del percorso critico (CPM) riguarda più la tempistica del progetto che il budget. Detto ciò, mentre alcuni dei metodi di stima esaminati in questo articolo si concentrano sulla stima dei costi, abbiamo anche parlato dell'importanza che la stima del progetto tenga conto della tempistica del lavoro.
Il percorso critico rappresenta la durata minima tra l'inizio e la fine del progetto. In un progetto, ci sono alcune attività che possono essere svolte contemporaneamente e altre che hanno delle dipendenze.
Ad esempio, se il tuo progetto fosse implementare un software per un nuovo chiosco digitale, non puoi installare il software sviluppato nel chiosco finché il chiosco non è stato installato.
Quindi le attività di ordinazione e montaggio del chiosco sono sul percorso critico del progetto, e il progetto non può essere completato (cioè il software non può essere installato) finché il chiosco non è stato assemblato ed è pronto per essere caricato con il software.
In che modo la durata potrebbe allinearsi al budget? Se il cliente desidera che il progetto venga consegnato più velocemente di quanto sia possibile con il team attuale e la tempistica pianificata, potresti dover adeguare il budget per supportare la tua gestione delle risorse e permetterti di aggiungere persone al progetto per rispettare la scadenza richiesta. Un software per la gestione delle risorse può essere utile per questo tipo di analisi, poiché consente di organizzare visivamente i costi di progetto e gli sforzi tra il team e pianificare eventuali contingenze legate alle risorse.
Quali tecniche di stima dovresti usare?
Non esiste un metodo di stima giusto o sbagliato, e a volte potresti utilizzarne più di uno per progetto! Per determinare quale tecnica di stima utilizzare, valuta il tipo di stima di cui hai bisogno basandoti su ciò che sai del lavoro e su dove sono il tuo team o il cliente nel processo decisionale.
Quindi, sebbene la stima bottom-up possa sembrare l'approccio migliore, non è sempre consigliabile quando si hanno pochi tempo e risorse o ci sono ancora molte incognite, anche se potrebbe risultare la più accurata.
La stima di progetto nella pratica
Se non hai mai fatto una stima di progetto prima d'ora, questa è una buona (e sicura) occasione per provarci.
Per questo esercizio, prepariamo una torta. Una torta molto costosa.
Di seguito, troverai una stima di budget per la realizzazione di una torta. Potresti presentare un documento di questo tipo a un cliente e vedere se riesce a ottenere $1,000 per avviare il progetto di realizzazione della torta. Poi, dopo aver perfezionato la stima dei costi, creeresti uno statement of work e avresti l'approvazione tramite ordine di acquisto.
Poi, cucineresti la tua torta super. Certo, è una torta ridicolmente cara, ma ehi, te la meriti.
Questo esempio di stima include alcune informazioni critiche sul progetto, come il nome del progetto, il project manager e la data. La stima suddivide le attività in fasi e mostra chi si occuperà di quale attività in ciascuna fase del progetto e quale livello di impegno verrà applicato.
È importante notare che questo esempio di stima mostra anche i costi di terze parti (che, molto generosamente, non abbiamo maggiorato) e un riepilogo della stima che un cliente potrebbe utilizzare come proprio budget.
In questo esempio di budget di progetto non abbiamo incluso un budget per i rischi, per le modifiche, una riserva o delle assunzioni perché, dopotutto, si tratta solo di una torta, e vogliamo mantenerlo semplice.
Modello di Stima di Progetto
Se stai cercando un modello per la stima di progetto, sei fortunato. Abbiamo creato questo modello di budget per un progetto di web design dal valore di $100k. È in linea con il piano di progetto che abbiamo realizzato, così potrai usare entrambi insieme.
Scarica il modello e usalo mentre segui il resto di questa guida.
I file includono stime dei costi di progetto e modelli di stima che puoi riutilizzare per i tuoi progetti. Se cerchi un modello di budget di progetto per Excel, lo abbiamo incluso in questo pacchetto, oltre a una semplice checklist per la stima di progetto.
5 Cose Da Sapere Prima di Creare una Stima di Progetto
Per poter creare la tua stima, ci sono alcune cose che devi sapere. Che tu stia lavorando internamente e pensando a un nuovo progetto per il tuo team o area funzionale, oppure lavori per un’agenzia e potresti essere incaricato di un lavoro per un cliente, ecco cosa dovresti raccogliere per creare la miglior stima possibile.
1. Definisci il progetto
Prima di iniziare a stimare qualsiasi cosa, la prima cosa su cui devi concentrarti è il motivo per cui stai facendo il progetto. Devi comprendere il brief del cliente, cosa sta cercando di ottenere e perché.
Devi capire quali sono i risultati desiderati dal progetto e cosa significa successo per loro. Senza questa comprensione di base degli obiettivi strategici, è difficile sapere dove focalizzare lo sforzo nel progetto.
Se il progetto è di natura tecnica, chiedi tutte le specifiche tecniche che puoi ottenere. Ad esempio, per un progetto di sito web, chiedi su quale piattaforma vogliono costruire, dove sarà ospitato e quali funzionalità o integrazioni sarà necessario sviluppare.
Se il tuo cliente non lo sa ancora, hai due opzioni: puoi fare (e documentare) alcune ipotesi/raccomandazioni sulla base del sito attuale oppure puoi fornire una stima approssimativa e tornare sull’argomento più avanti!
2. Chiedi del Budget del Progetto
È importante avere un’idea del budget del cliente prima di iniziare qualsiasi attività. Spesso un cliente affermerà di non conoscere il budget, il che significa che dovrai discutere alcune opzioni. Puoi provare a proporre alcune cifre per valutare la reazione del cliente.
Ad esempio, puoi dire: “Come la prenderebbe se dovesse spendere $75,000 per questo lavoro?” Se il cliente dice che sembra davvero troppo, saprai che devi puntare più in basso; oppure, se sai in base alla tua comprensione del progetto che non potrai completare con successo il progetto con quella cifra, puoi interrompere la discussione subito.
Anche se questa situazione è nuova sia per te che per il tuo potenziale cliente, la persona che firma gli assegni dovrebbe avere un’idea di cosa prevede di spendere o di quanto le è consentito spendere.
Ottenere queste informazioni in anticipo ti farà risparmiare molto tempo e numerosi botta e risposta, o la delusione di dedicare ore a creare una stima/proposta che poi non soddisfa le esigenze del cliente.
3. Prepara Un Piano Per Il Progetto
Quando stai stimando un progetto, è molto più semplice se almeno hai un piano di progetto, anche basilare. In realtà, dovrai modificare il piano del progetto (e il cronoprogramma) per allinearlo alla stima, e dovrai affinare la stima per allinearla al piano di progetto.
La relazione tra la stima dei costi e il piano di progetto è simbiotica: si nutrono a vicenda. Se ti butti direttamente su una stima senza un piano, scoprirai velocemente che avrai bisogno anche di un piano di progetto per darle significato.
Detto ciò, può essere utile per la pianificazione del progetto fare una stima veloce dall'alto verso il basso. Pensala come uno schizzo di progetto. Il suo scopo è di piazzare un primo punto di riferimento e vedere quanto sforzo potresti permetterti di allocare alle varie fasi di un progetto per vedere se sia realizzabile.
Un altro elemento fondamentale del piano, particolarmente importante per le stime in un contesto di agenzia, è considerare chi lavorerà al progetto e quanto tempo impiegherà.
Ad esempio, se hai tre sviluppatori che lavorano su siti web a diversi livelli di seniority, applicheranno tariffe orarie differenti (supponendo che tu stia stimando il lavoro a tariffa oraria). Ipotizziamo che il developer più senior fatturi $250/ora, il developer intermedio $175/ora e il junior $115/ora.
Dovrai basare la tua stima su chi è il più probabile che lavori su questo progetto e su quanto tempo pensi sarà necessario in ciascuna fase o per raggiungere ciascun traguardo del progetto.
Non dimenticare di includere nel preventivo alcune ore fatturabili per i responsabili senior che devono consultare o revisionare il lavoro. Potrebbe essere il tuo lead developer che controlla del codice o il direttore creativo che contribuisce a garantire che vengano rispettati gli standard del brand.
4. Sappi Perché Stai Facendo La Stima
Stai stimando per ottenere un budget di progetto accurato? O stai stimando per centrare una cifra precisa? Stai cercando di acquisire nuovi clienti o vuoi proporre un progetto in perdita per ottenere collaborazioni future? Vuoi investire molto nella fase iniziale di discovery, che potrà essere sfruttata per una serie di progetti futuri, o si tratta di un progetto tecnico rischioso dove occorre destinare più sforzo allo sviluppo?
La stima dei costi avrà sempre un contesto. Conoscere l’intero quadro garantisce che tu non sprechi tempo a produrre qualcosa di tecnicamente corretto ma completamente inadatto al progetto.
5. Sappi Di Che Tipo Di Stima Hai Bisogno
Nella fase che precede l'approvazione del budget di un progetto da parte del cliente, si segue un processo di definizione del budget. Quindi, come puoi assicurarti di non perdere tempo a creare una stima dettagliata dei costi che supera di gran lunga il budget del cliente? In diverse fasi di un progetto, possiamo utilizzare diversi tipi di stime.
Domande frequenti sulle stime di progetto
Quando dovrebbero essere create le stime di progetto?
Le stime di progetto dovrebbero essere create per supportare le decisioni sui progetti. Ciò può servire ad aiutare il team o il cliente a decidere se procedere o meno con un progetto, oppure per determinare il budget finale prima dell'avvio del progetto.
È possibile che tu debba fare una stima approssimativa più generale nelle prime fasi di pianificazione di un progetto e una stima più dettagliata e precisa per ottenere la firma e l'esecuzione di un documento di lavoro o di un contratto.
Le stime sono importanti nei progetti agili?
Sì, ma non vengono fatte allo stesso modo dei progetti tradizionali a cascata. Nell'agile, il lavoro viene suddiviso in un backlog di prodotto e viene consegnato tramite sprint. Durante il meeting di pianificazione dello sprint, si stima quali funzionalità potranno essere completate entro lo sprint. Durante l'avanzamento del lavoro, nuovi elementi vengono aggiunti al backlog e altri possono essere rimossi se non sono più necessari.
Quindi, come funziona questo metodo in un'agenzia o in un progetto a contratto dove è necessario fornire al cliente un prezzo complessivo per il lavoro svolto e stabilire una tempistica di consegna? Può essere una sfida!
È meglio sovra o sottostimare i progetti?
Una delle tue responsabilità come project manager è portare a termine i progetti in modo redditizio e rispettando il budget. Quindi l'opzione più semplice e sicura può essere quella di sovrastimare e aggiungere un margine abbondante alla tua stima, in modo da far sembrare te e il tuo team dei fuoriclasse quando rientrate nel budget o lo superate di poco.
Ma uno dei rischi di progetto associati all'aumento eccessivo del budget è che potresti perdere l'intero progetto per l'agenzia. Se la tua stima è troppo alta, il progetto potrebbe essere scartato come troppo costoso e non partire mai.
Se invece ti spingi all'estremo opposto e sottostimi il budget di un potenziale progetto per andare incontro al cliente, rischi di mettere l'agenzia o il team nella posizione di dover lavorare in perdita oppure di dover tagliare sui costi e sacrificare la qualità pur di portare a termine il progetto.
La vera risposta: devi camminare sul filo delle stime. Trovare il giusto equilibrio tra una stima troppo alta e una troppo bassa ti consente di gestire la tensione tra sicurezza e rischio, creando una stima dei costi che il cliente possa accettare, ma che sia abbastanza alta da permetterti di consegnare il lavoro entro il budget.
Gestione del budget finale del progetto
Una volta stabilito un budget (e approvato dal cliente), dovrai gestire e monitorare l'utilizzo del budget per tutta la durata del progetto. Puoi utilizzare il tuo software di project management per allocare e gestire il budget (e anche per monitorare le attività di tutti).
Ci sono diversi modi per farlo, che in questo articolo non approfondiamo del tutto. Ma non ti lasciamo mai senza risorse per la gestione del budget! Assicurati quindi di consultare i nostri articoli sul ciclo di vita della gestione dei progetti e sul scope creep per scoprire alcuni consigli degli esperti.
Dai un'occhiata a questo esempio reale di gestione del budget, in cui il project manager aveva quasi zero fondi.
Cosa succede adesso?
Hai bisogno di ulteriore supporto per la pianificazione del budget di progetto o di qualche consiglio sulla gestione del budget? Leggi l'articolo di Galen sui modi per migliorare il processo di stima dei progetti e scopri di più su come un monitoraggio accurato del tempo può aiutare a migliorare i budget di progetto.
