Come Stabilire Scadenze Realistiche in Tempi Imprevedibili
Mantenere Tutti Sulla Stessa Lunghezza d’Onda: Tempistiche chiare aiutano ad allineare lo sforzo del team e a mantenere il flusso di lavoro, prevenendo ritardi che possono incidere sul tuo progetto o su altri collegati nella tua organizzazione.
L’Effetto Domino dei Ritardi: Un singolo ritardo può propagarsi a progetti diversi e compromettere la tua pianificazione. Ecco perché è importante inserire flessibilità e margine nei tuoi piani, così avrai lo spazio necessario se dovesse servire.
Gli Strumenti Non Sono Bacchette Magiche: Il software può essere di grande aiuto nella pianificazione di scadenze realistiche, ma dovrai comunque intervenire per risolvere i problemi di scadenza, stabilire aspettative realistiche e offrire una supervisione costante.
Se la domanda "quando potremo lanciare?" ti fa sentire come un cervo abbagliato dai fari, probabilmente trovi difficile stabilire (e rispettare) scadenze realistiche.
Con il numero di sistemi di gestione delle attività e strumenti di project management disponibili, potresti pensare che basti caricare il tuo piano di progetto, assegnare il lavoro e le scadenze, e lasciare che il team faccia il resto (e se sei un project manager esperto, probabilmente ti sei fatto una risata).
Ecco perché è importante stabilire scadenze realistiche e come farlo correttamente, in modo da consegnare i progetti in tempo e mantenere soddisfatti clienti e stakeholder.
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Perché è importante stabilire scadenze realistiche?
Stabilire delle scadenze è essenziale per il successo di un progetto per molte ragioni, tra cui il rispetto degli impegni presi e il non mancare le scadenze.
- In un contesto agenzia, i progetti vengono venduti in base alla capacità prevista del team. Spostare le cose di uno o due giorni qua e là solitamente non provoca effetti negativi a lungo termine, ma estendere le tempistiche di settimane o mesi può scombussolare le tempistiche di altri lavori che dipendono da quei membri del team.
- Non è diverso dal lavoro su progetti interni. Supponiamo tu stia gestendo il lancio di un nuovo sito web. Dici al team di comunicazione che il sito sarà online tre mesi dopo il tuo kickoff meeting. Poi, dopo un mese, uno stakeholder aggiunge nuove funzionalità. Ora il lancio si prospetta tra cinque o sei mesi. Devi riassegnare le risorse per rispettare la nuova data di consegna.
Questi esempi illustrano come la mancata definizione delle tempistiche possa destabilizzare i team di progetto e l’intera organizzazione, ma potresti anche ritrovarti in una situazione in cui una scadenza di progetto irrealistica venga imposta al team da un cliente o uno stakeholder.
Come stabilire scadenze realistiche: la versione da manuale
Se hai ricevuto una qualsiasi formazione in PM, probabilmente hai trascorso molto tempo ad imparare a stimare realisticamente i tempi delle attività. Questo può avvenire tramite una tecnica di stima top-down, una tecnica di stima bottom-up o un processo di stima analogica.
Ad esempio, supponiamo tu debba stimare il tempo necessario per progettare una homepage di un nuovo sito web. Se hai usato un time tracker, sai che in passato al tuo designer sono servite:
- 6 ore per preparare uno schema iniziale
- 1 ora per la revisione interna (designer, sviluppatore, project manager, direttore creativo)
- 1 ora per presentare il progetto a clienti o stakeholder
- 2 ore per effettuare le revisioni
- 1 ora per la revisione interna
- 1 ora per la ri-presentazione al cliente
- 2 ore per finalizzare il design e prepararlo per lo sviluppo
- 1 ora per il passaggio tra design e sviluppo
Quanti giorni dovresti stimare per questo processo nelle tue istruzioni di pianificazione di progetto? Supponiamo tu scelga due settimane in base ai dati in tuo possesso. Come si presenta questa pianificazione? Suddividi le attività di progetto come segue:
Settimana 1
- Lunedì/Martedì: bozze del design iniziale
- Mercoledì: revisione interna
- Giovedì: revisione con cliente o stakeholder
- Venerdì: feedback cliente/stakeholder
Settimana 2
- Lunedì: revisioni
- Martedì: revisione interna
- Mercoledì: revisione con cliente/stakeholder
- Giovedì: feedback cliente/stakeholder
- Venerdì: revisioni finali, preparazione file e passaggio agli sviluppatori
Se questo intervallo di tempo ti sembra troppo serrato, puoi aggiungere un po’ di margine e allungare la timeline a due settimane e mezzo o tre. Questo è utile quando sai che i tuoi stakeholder daranno molti feedback e il designer non potrà gestire le modifiche così velocemente.
Anche se non sembrano molte ore da inserire in quel lasso di tempo, potresti voler aggiungere del margine in modo proattivo per evitare che il lavoro si trascini troppo a lungo e rovini tutto il tuo programma.
Come stabilire scadenze realistiche: la versione reale
È il momento di fare un bagno di realtà. Quando gestisci un progetto di successo con scadenze realistiche, devi imparare a leggere tra le righe.
Considera lo scenario descritto sopra—devi tenere conto delle persone che svolgono il lavoro. Se hai un designer che procrastina o manca di capacità nella gestione delle scadenze, crea un senso di urgenza per portare a termine le cose. Più conosci le abitudini del tuo team, più sarà facile fissare scadenze realistiche.
Un altro elemento essenziale da considerare sono gli imprevisti o fattori X. Questi esulano dalla classica pianificazione o stima di progetto, ma possono incidere profondamente sulla tempistica e sulla tua capacità di fissare scadenze realistiche.
Pensaci: Quando ti viene chiesto di creare un programma di progetto, attività e date di consegna all'avvio del progetto, potresti non sapere molto sulle specifiche del progetto e sulle parti coinvolte. Man mano che il progetto si sviluppa, diventerai molto più preciso nel fissare scadenze realistiche per il lavoro sul progetto.
Esempi di imprevisti o fattori X che possono influenzare le scadenze e le tempistiche del progetto includono:
- Nuovi stakeholder che entrano in un progetto all'ultimo minuto
- Condizioni meteo estreme e pandemie globali
- Licenziamenti di massa o riduzioni del personale
- Nuove tecnologie o il pensionamento di tecnologie attuali per integrazioni o dipendenze
Come Capire Quando È il Momento di Cambiare una Scadenza
Se devi modificare una scadenza, sii proattivo. Ad esempio, se stai lavorando a un sito web che deve essere pubblicato in una data precisa che coincide con altre attività di marketing (un comunicato stampa, copertura mediatica pianificata o il lancio di una campagna), queste attività devono svolgersi nell’ordine corretto.
In questo caso, il sito dovrebbe essere lanciato qualche giorno prima dell’avvio della campagna di marketing. In questo modo, c’è tempo per sistemare eventuali problemi finali o risolvere bug. Ma sappiamo tutti come vanno le cose: un avvio in ritardo o approvazioni posticipate possono costringerci ad accorciare notevolmente i tempi.
Se sembra che il progetto sia molto in ritardo e il lancio si avvicina, probabilmente è meglio coordinarsi con gli stakeholder per accelerare, dare priorità a ciò che serve per il giorno del lancio, oppure posticipare la scadenza.
Prevedi check-in frequenti per monitorare il morale del team e tenere sotto controllo l’avanzamento del progetto.
Come fai a sapere se devi spingere il team a rispettare le scadenze o iniziare a cambiare i programmi? Ci sono dei segnali, sia sottili che evidenti, che indicano che è il momento di gestire le scadenze del progetto e riallineare il calendario con termini più realistici. Questi includono:
- Lavori bloccati perché le attività dipendenti non sono complete
- Il campo d’azione del progetto è cambiato e il piano iniziale non aveva previsto lavoro extra
- Il team comincia a sentirsi stressato
- Ci sono rischi maggiori legati alla fretta nell’esecuzione delle attività
- Sono emerse nuove richieste
- Sono stati evidenziati bug importanti o problemi di qualità
Se non sei ancora sicuro se sia necessario o meno modificare una scadenza, crea un piano di emergenza con i membri del tuo team. Chiedi loro di provare a rispettare la scadenza originale, ma individuate insieme un checkpoint (ben prima della scadenza effettiva) per valutare i progressi e prendere una decisione finale.
In questo modo, permetti al team di completare il lavoro il più rapidamente possibile ma garantisci comunque una rete di sicurezza nel caso serva.
E ora?
Scopri di più su come fissare scadenze realistiche consultando le nostre proposte formative nella DPM School.
