Registri RAID: Definizione, Modello, Esempi e Guida Pratica
Un RAID log è un documento utilizzato da project manager, business analyst, responsabili del rischio, team leader ed executive per supportare la gestione dei rischi di progetto riassumendo le seguenti informazioni chiave:
- Rischi
- Assunzioni o azioni
- Issue (problemi)
- Dipendenze o decisioni
Come project manager, puoi utilizzare un RAID log per mantenere aggiornati i tuoi stakeholder—e te stesso—sugli ultimi dettagli del progetto. Se ben gestito, questo log può fungere da documento strategico chiave per riassumere la salute del progetto a livello di leadership.
I RAID log vengono spesso utilizzati insieme a software di gestione dei rischi.
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Cos'è un RAID Log e cosa significa ‘RAID’?
RAID sta per: rischi, assunzioni (o azioni), problemi e dipendenze (o decisioni).
| Definizione componente del RAID Log | Esempi |
|---|---|
| Rischi. Identificare e categorizzare rischi e opportunità, la loro probabilità di accadimento, il loro impatto/severità qualora si verifichino, e il piano di mitigazione e azioni relative | -Rischio: maltempo ritarda il programma di raccolta dati |
| Assunzioni o Azioni. Documentare i parametri di progetto per prevenire il fenomeno dello scope creep; mantenere una lista "to do" basata sul lavoro di progetto in corso | -Assunzione: le risorse necessarie sono disponibili per eseguire il lavoro del progetto -Azione: coinvolgere il team finance per una ripartizione dei costi dei fornitori terzi già attivi |
| Issue (problemi). Documentare eventi avvenuti che impattano sull'avanzamento del progetto e spiegare il percorso per la risoluzione | -Problema: una violazione della sicurezza compromette l'integrità dei dati dei clienti |
| Dipendenze o Decisioni. Elencare le attività che non possono essere avviate o completate senza che un'altra attività abbia luogo; documentare i percorsi d'azione precedentemente concordati e la motivazione alla base della scelta o del mancato perseguimento | -Dipendenza: effettuare un’analisi delle alternative prima di acquisire un nuovo sistema di gestione fornitori -Decisione: sviluppare internamente un sistema di gestione talenti per mantenere il focus su una cultura ad alte prestazioni, anche se ciò sarà più costoso nel breve periodo |
Noterai che la definizione di RAID include alcuni doppi acronimi: assunzioni o azioni, dipendenze o decisioni. Ecco la mia opinione su come affrontarle:
- Assunzioni vs. Azioni. Non posso contare quante volte avere una lista di assunzioni ha bloccato lo scope creep sul nascere. Se desideri mantenere il log orientato verso un pubblico senior, ti consiglio di tenere le azioni in un documento separato focalizzato sull'esecuzione tattica.
- Decisioni vs. Dipendenze. Nella mia esperienza, nessuno si ricorda mai il motivo delle decisioni prese: in particolare, le alternative considerate e scartate e le ragioni delle scelte fatte. Per evitare pensieri ricorrenti durante un progetto lungo, consiglio di documentare anche le decisioni nel RAID log oltre alle dipendenze.
Quando dovresti creare un RAID Log?
Un registro RAID dovrebbe essere creato all'inizio di un progetto, durante la fase di avvio o pianificazione, quando si sa abbastanza su ambito, stakeholder e obiettivi per identificare rischi e assunzioni iniziali. Da lì, va rivisitato nei principali momenti di verifica, ogni volta che l'ambito cambia o quando emerge un rischio o un problema significativo. Nei progetti Agile, il momento naturale per aggiornarlo è all’inizio di ogni sprint.
Registro RAID vs Registro dei Rischi
Sebbene ci siano alcune sovrapposizioni tra questi due documenti, la differenza è che un registro RAID è più completo di un registro dei rischi. Oltre a documentare i rischi, un registro RAID include anche assunzioni o azioni, un registro dei problemi e dipendenze o decisioni.
Modello di Registro RAID
Ho incluso un download di un modello di registro RAID in Microsoft Excel (dovrai essere un membro DPM per ottenere il modello). Puoi usare questo modello per documentare rischi, assunzioni, problemi e dipendenze. Le colonne M e N tracciano le decisioni e la data della decisione.
Esempio di Registro RAID e Modelli
Oltre al modello di registro RAID, ho incluso anche un esempio di registro Excel così puoi vedere come appare il prodotto finito (anche in questo caso devi essere un membro per accedervi).
Ecco un altro esempio, che mostra come i registri RAID possano essere applicati in uno scenario di progetto relativo a un viaggio in campeggio.
Come Creare un Registro RAID
Ora che hai il tuo modello pronto all’uso, come si fa a compilarlo esattamente? Durante la fase di pianificazione del progetto, potrai reperire i dati per i seguenti componenti del tuo registro RAID:
- Rischi
- Assunzioni
- Dipendenze
Azioni, problemi e decisioni entrano in gioco solo dopo l’avvio del progetto.
Per ogni elemento registrato, annota almeno questi campi:
- Descrizione — un breve riassunto del rischio, dell’assunzione, del problema o della dipendenza
- Responsabile — la persona incaricata di gestirlo o risolverlo
- Priorità — alta, media o bassa
- Stato — aperto, in corso o chiuso
- Data obiettivo — entro quando deve essere risolto o revisionato
- Piano di mitigazione/azione — i passi che si stanno compiendo per affrontarlo
Avere campi coerenti per ogni voce rende il registro facilmente consultabile dagli stakeholder e più semplice da aggiornare nel tempo.
Fonti Potenziali di Contenuto per un Registro RAID
Puoi reperire contenuti per il tuo registro da diversi canali:
- Interviste con gli stakeholder
- Documentazione attuale o precedente del progetto
- Esempi: modello lezioni apprese, retrospettive, post mortem, project charter, piani di progetto, cronoprogrammi di progetto
- Esperienza precedente nell'esecuzione di progetti simili
- Materiali open source online
- Pensiero critico basato sulle informazioni ricavate dalle fonti sopra (ad esempio, i tuoi stakeholder non stanno dicendo esplicitamente che qualcosa è un problema, ma la loro riluttanza ad affrontare l’argomento suggerisce che quest'area potrebbe beneficiare di ulteriori approfondimenti.)
Migliori Pratiche
Quando il tuo progetto è avviato e hai il tuo RAID log in bozza pronto all'uso, tieni a mente queste migliori pratiche per utilizzare il log nella gestione del progetto:
- Adatta il livello di dettaglio al pubblico di riferimento. Gli stakeholder si affidano al RAID log per comprendere il contesto del progetto e qualsiasi rischio o problema che possa minacciare il successo. Mantieni il focus sugli impatti aziendali, piuttosto che sugli aggiornamenti tattici che potrebbero non essere significativi per chi non è coinvolto nel lavoro quotidiano.
- Monitora e aggiorna il log durante tutto il ciclo di vita del progetto. Questo strumento è inutile se non viene aggiornato e integrato con altre documentazioni come un decision log. Un altro motivo per mantenere i contenuti concisi è che il documento non risulti difficile da gestire. Dovresti dedicare la maggior parte del tempo a risolvere i problemi, piuttosto che documentarli.
Benefici
I RAID log apportano benefici agli stakeholder, ai membri del team di progetto, all’azienda e anche a te in qualità di project manager.
- È un punto di riferimento unico per le informazioni rilevanti del progetto e offre facilmente una panoramica in tempo reale sullo stato del progetto
- Consente di tracciare i rischi prima che diventino problemi e poi gestire rapidamente i problemi stessi se i rischi si concretizzano
- I project manager possono documentare assunzioni e decisioni per ridurre il rischio di dover riaprire discussioni che potrebbero ritardare il progetto.
Come vengono utilizzati i RAID log in Agile?
Tipicamente, nei progetti Agile si tende ad evitare la documentazione in favore dello sviluppo di un prodotto funzionante. Detto ciò, ritengo che la realizzazione di un RAID log valga lo sforzo aggiuntivo.
Perché? I progetti Agile normalmente seguono un approccio iterativo all’esecuzione che favorisce una maggiore sperimentazione. Questo metodo è ottimo per fallire velocemente e apprendere più rapidamente.
Tuttavia, eliminare lo stigma del fallimento introduce rischi aggiuntivi che possono far deragliare il tuo progetto. Un’organizzazione può imparare dai fallimenti solo se documenta assunzioni e processi decisionali che hanno guidato ogni sperimentazione.
E ora?
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