Proposta di Progetto: Guida Completa e Come Scriverne Una
In qualità di project manager, lo sviluppo del business probabilmente non rientra tra le tue aree di responsabilità. Tuttavia, avere l'opportunità di rivedere o contribuire a redigere una proposta di progetto prima che venga presentata a un cliente può aiutare a garantire una consegna del progetto più fluida.
Dopo aver trascorso circa un decennio lavorando nelle vendite e scrivendo innumerevoli proposte vincenti, sono entusiasta di condividere alcune idee e best practice per aiutare te e i tuoi team a sfruttare le vostre proposte per ottenere più affari e progetti migliori.
Cos'è una proposta di progetto?
Quando si tratta di presentare un'offerta formale per un nuovo lavoro, una proposta di progetto si riferisce generalmente a un documento scritto che verrà inviato a uno sponsor interno, a un cliente o a un potenziale cliente e che costruisce un business case per affidare al proprio team la realizzazione di un determinato ambito di lavoro.
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La proposta dovrebbe indicare al lettore chi farà cosa, entro quando, e anche perché e come.
Qual è lo scopo di una proposta di progetto?
Lo scopo di una proposta di progetto è aiutare qualcuno a capire perché dovrebbe essere il tuo team a occuparsi del lavoro. Per questo motivo è molto importante che una proposta sia ben strutturata e racconti una storia convincente.
Oltre ad aiutare una platea esterna a comprendere, la creazione della proposta rappresenta anche un'opportunità per il team interno di allinearsi sull'ambito di lavoro e pianificare come raggiungerlo.
Maggiori dettagli su perché le proposte di progetto sono importanti qui.
Chi crea le proposte di progetto?
La persona o il team responsabile della redazione delle proposte di progetto dipenderà fortemente dall'organizzazione e dal pubblico della proposta. Se lavori in-house, invece che in agenzia, tu (o la persona che guida il progetto) potresti essere responsabile della creazione della proposta e della sua condivisione con il tuo responsabile o con chi approva il progetto.
In un contesto agenziale, spesso il processo di proposta di progetto è di competenza dello sviluppo commerciale o del gruppo dirigente dell’agenzia.
Il project manager e i membri chiave del team di progetto possono essere consultati per valutare la fattibilità e fornire indicazioni, ad esempio sulle ore stimate o sui vincoli che devono essere affrontati nella proposta per assicurare il successo generale del progetto.
Proposta di progetto vs Project Charter vs Project Plan
Nel tipico ciclo di vita di un progetto, la proposta di progetto, il project charter e il project plan possono essere sviluppati in sequenza ma anche sovrapporsi. La proposta di progetto potrebbe dover includere il project charter proposto e il project plan, ma questi documenti potrebbero essere perfezionati prima dell'avvio ufficiale del progetto.
Una volta che tutte le parti hanno approvato il project charter, il project plan può essere confermato (o sviluppato, se non esiste ancora). Il project charter è la stella polare del progetto e rappresenta il criterio con cui verrà misurato il successo. Al termine del progetto, il team verificherà che quanto descritto nel charter sia stato effettivamente raggiunto.
Il project plan suddividerà il lavoro necessario per adempiere al charter e documenterà chi svolgerà il lavoro e quando sarà completato. Il project plan aiuta il team ad allinearsi sulla schedulazione del progetto generale e può anche garantire che il budget venga utilizzato correttamente sull’intero progetto.
Due tipologie di proposte di progetto
Proposte di progetto sollecitate (RFP)
In alcuni casi, una proposta di progetto viene sollecitata da un’organizzazione che cerca un fornitore o un partner per completare uno specifico lavoro.
In questo caso, l’organizzazione può inviarti un documento formale chiamato request for proposal (RFP). A seconda del rapporto con l’organizzazione richiedente, questa richiesta potrebbe essere meno formale e arrivare tramite email o persino attraverso una richiesta sul tuo sito web.
Quando si risponde a una RFP, è importante comprendere che l'organizzazione che ha inviato la richiesta potrebbe averla inoltrata anche a molte altre organizzazioni.
In alcuni tipi di progetti, come quelli governativi o municipali, la RFP potrebbe dover essere pubblicata pubblicamente per un determinato periodo. Questo serve a consentire a qualsiasi parte interessata di rispondere alla richiesta.
Il potenziale cliente potrebbe avere indicato formati e deliverable specifici necessari per accettare la tua proposta. Segui attentamente tutte le istruzioni, questo non è il momento per improvvisare.
La mancanza di un documento chiave o l’utilizzo di un formato diverso potrebbe escludere te e il tuo team dalla prosecuzione nel processo di selezione.
Puoi utilizzare software RFP per aiutarti a gestire il processo di creazione e invio delle risposte alle RFP.
Proposte di progetto non sollecitate
L'altra tipologia di proposta che tu o il tuo team potreste creare è quella chiamata proposta di progetto non sollecitata. Questo avviene quando crei proattivamente una proposta basata su un bisogno percepito (o espresso informalmente).
Sebbene le proposte non richieste siano più spesso ignorate o respinte, presentare una proposta non richiesta può avere alcuni vantaggi. Per prima cosa, potresti affrontare meno concorrenza rispetto a un classico processo formale di Richiesta di Offerta (RFP). Questo semplicemente perché hai contattato il potenziale cliente per primo.
L'altro vantaggio di una proposta non richiesta è la possibilità di sviluppare una soluzione insieme al tuo potenziale nuovo cliente.
Poiché non c’è una Richiesta di Offerta (RFP) formale e non vieni giudicato su requisiti o deliverable di progetto prestabiliti, hai maggiore libertà di ideare una soluzione che raggiunga gli obiettivi progettuali e si adatti direttamente alle esigenze e al budget del cliente.
Questo viene a volte chiamato “arrivare prima della Richiesta di Offerta (RFP)” e può rappresentare un vantaggio per il tuo team o agenzia.
Come si fa? Attraverso una combinazione di networking e ricerca. Ad esempio, se ti trovi a un evento di settore o una conferenza e stai parlando con potenziali clienti, potresti sentire qualcuno accennare informalmente all’idea di voler riprogettare il proprio sito web.
Offrirsi con una proposta (o iniziare a raccogliere informazioni per redigerne una) prima che il team abbia inviato una Richiesta di Offerta (RFP) ufficiale può metterti in una posizione di vantaggio.
Un altro modo è analizzare siti web o progetti digitali su cui il tuo team vorrebbe lavorare. Diciamo che vorresti ridisegnare la strategia di marketing digitale di una certa azienda. Esamina ciò che stanno attualmente facendo e individua alcune opportunità di miglioramento.
Invece di attendere che siano loro a cercare un team strategico, invia la tua proposta con idee e ispirazioni su come potrebbe essere se questa azienda collaborasse con il tuo gruppo.
Cosa Dovrebbe Includere Una Proposta di Progetto?
Non esiste un formato universale o una lista definitiva di elementi per una proposta di progetto efficace, ma ecco un elenco delle sezioni più comuni per assicurarti di coprire ogni aspetto importante:
Schema di Esempio per una Proposta di Progetto
Sintesi Esecutiva
Fornisci una breve introduzione (massimo 1-2 paragrafi) che riassuma la sfida, la soluzione e l’approccio che adotteresti per gli stakeholder del progetto.
Questa sezione dovrebbe essere pensata per un dirigente senior che potrebbe essere responsabile dell’approvazione del progetto ma non ha bisogno di tutti i dettagli operativi su come verrà svolto il lavoro o su chi sarà coinvolto. Mantienila quindi ad alto livello e includi le informazioni più importanti in modo conciso.
La Nostra Comprensione
Riformula la sfida e il contesto del progetto in modo che sia evidente la tua comprensione delle reali problematiche, i vincoli e il valore intrinseco nel risolvere quella sfida.
Se il tuo team ha già avuto conversazioni preliminari con il potenziale cliente o team, utilizza alcune delle espressioni sentite in questi incontri per mostrare attenzione e comprensione di ciò che stanno cercando.
La Nostra Soluzione & Approccio Proposto
Questa sarà una delle sezioni più corpose della proposta e rappresenterà il “cuore" del documento. Dovrebbe includere i seguenti elementi:
- Descrizione della soluzione e dell'approccio proposto
- La metodologia che utilizzerai per gestire il progetto
- Le modalità di comunicazione con gli stakeholder
- L'ambito del progetto e i deliverable che produrrai,
- Le metriche che userai per valutare il successo del progetto
- Il valore complessivo che la realizzazione del progetto apporterà all'organizzazione
Piano di Progetto & Traguardi Principali
Dimostra di avere un piano di progetto realistico e una tempistica adeguata per completare il lavoro nel contesto dell’azienda cliente.
Prima di presentare questa timeline al potenziale cliente o partner, assicurati che parte del tuo team, che sarà responsabile dell’esecuzione, ritenga la pianificazione raggiungibile e i traguardi ben identificati. La gestione delle risorse è efficace solo se il piano temporale e progettuale sono realistici e realizzabili.
Costi di Progetto
Indica i costi per raggiungere i risultati desiderati. Il tuo preventivo dovrebbe includere costi di servizio, costi accessori, imprevisti e tasse (se applicabili). Dove possibile, descrivi questi aspetti in termini di valore: quali risultati e impatti otterrà il cliente? Se conosci il budget target del potenziale cliente, spiega come lo hai considerato.
Se la cifra sembra irrealistica, affrontalo nella proposta. Ti consiglio di fornire due opzioni di costo: una che mostri cosa puoi realizzare nel budget desiderato dal cliente e una seconda che presenti i costi realistici per tutto ciò che è stato richiesto.
Con la seconda opzione, assicurati di spiegare il valore aggiunto e i vantaggi di investire maggiormente in questo lavoro subito.
Membri del Team Proposto
Se lavori per un'agenzia più piccola o ti senti sicuro di sapere come verrà gestito il personale per il progetto proposto, aggiungi questa sezione alla tua proposta. Questo ti aiuterà a dimostrare di avere persone qualificate per svolgere il lavoro e a far entusiasmare il potenziale cliente alla prospettiva di lavorare con un team di progetto specifico.
Devi spiegare chiaramente cosa contribuirà ogni membro al successo del progetto e quali competenze o conoscenze speciali ciascuno porterà al gruppo.
Studi di Caso o Premi
Questa è la sezione in cui puoi vantarti un po'! Dimostra di avere le competenze e l'esperienza per portare a termine con successo progetti di questo tipo. Dove possibile, mostra che l'hai già fatto in passato su una scala comparabile.
Anche se il focus della tua proposta dovrebbe essere su ciò che farai per portare beneficio al cliente specifico, avere alcune testimonianze, studi di caso o premi che dimostrino la tua esperienza può aiutarti a ottenere il lavoro.
Se hai clienti precedenti soddisfatti che sono felici di fungere da riferimento per il tuo team, valuta di condividere questa informazione nella proposta (con il loro permesso) così che il potenziale cliente possa sapere di più su com'è lavorare con te.
Assunzioni e Necessità
Spiega le assunzioni che hai fatto come base per la tua stima ed evidenzia chiaramente di cosa avresti bisogno dal tuo cliente durante il progetto per raggiungere gli obiettivi concordati. Ad esempio, aspetti come:
- Questa proposta presume che il cliente fornirà i testi per la landing page e le nuove pagine del sito web entro la data X.
- I prezzi in questa proposta coprono tre cicli di feedback e revisioni del design.
- Tutti gli stakeholder parteciperanno alle riunioni di revisione del design e forniranno feedback entro cinque giorni lavorativi.
- Il team di progetto avrà accesso di modifica al back end del sito web e ai plugin rilevanti.
- La tempistica del progetto dipende dalla firma dell'SOW entro la data X.
Informazioni Supplementari
Fornisci tutte le informazioni aggiuntive o risorse che desideri o devi condividere. Questo potrebbe includere una panoramica dell'azienda/del team, informazioni tecniche, descrizioni dettagliate della funzionalità della soluzione, flussi di lavoro proposti per l'approvazione, il software di gestione dei progetti e gli strumenti di comunicazione che userai, eventuali moduli, accordi di servizio o bozze di contratto.
In termini di sequenza, l’ordine con cui presenti queste informazioni (e se includerle o meno) dipenderà interamente dal tuo pubblico e da ciò che interessa a loro.
Rileggilo: si tratta di ciò che interessa al tuo pubblico, non di come vuoi strutturare la proposta. Consideralo come raccontare una storia che suscitano emozione e convinzione anche se non viene letta dall'inizio alla fine.
Come Si Presenta Una Proposta di Progetto?
Esistono molti tipi diversi di formati di proposta, ma invece di cercare di coprirli tutti, analizzeremo i due estremi dello spettro: presentazioni brevi (slide deck) e documenti estesi.
Il "Slide Deck" Breve
Quando hai la possibilità di parlare a un pubblico di livello senior ma poco tempo per convincerli che il tuo approccio è quello giusto, una presentazione concisa e incisiva che stimola il dialogo è la tua arma migliore. Pensala come un elevator pitch.
Anche se probabilmente avrai più tempo di 2-3 minuti, assicurati di non tralasciare la parte più importante e di esporre i punti cruciali in modo diretto e coinvolgente, senza fronzoli!
Di solito si tratta di una presentazione di 5-15 slide che si concentra esattamente su ciò che interessa al tuo pubblico. Questo significa che devi davvero prenderti il tempo di metterti nei panni del tuo potenziale cliente:
- Hanno la sensazione di aver bisogno di un team che comprenda a fondo le sfide aziendali e la politica interna per essere davvero efficace?
- Cercano un approccio a prova di bomba, personalizzato sulle loro esigenze invece di una metodologia preconfezionata?
- Cercano la prova che siete in grado di ottenere risultati tangibili evitando i rischi che li tengono svegli la notte?
Questo formato volutamente evita di entrare troppo nei dettagli, solitamente dando priorità all'impatto aziendale rispetto alle minuzie della vostra metodologia e del lavoro quotidiano di progetto. Mira inoltre a rispondere alle domande chiave lasciando un po' di mistero per stimolare una conversazione più profonda.
Quando provate la vostra presentazione, dovrebbe durare meno della metà del tempo a disposizione nell’incontro per permettere una discussione in tempo reale durante la presentazione. Inoltre, anche se questa tipologia di proposta di progetto può essere condivisa al di fuori della riunione e reggersi sulle proprie gambe, ciò che in realtà rappresenta sono i punti chiave di discussione per i dirigenti quando cercano di ottenere il consenso dai propri team.
Vantaggi:
- Più veloce da realizzare
- Ottima per un pubblico di dirigenti
- Efficace per favorire la conversazione
Svantaggi:
- Richiede molta sintesi
- Poco spazio per i dettagli
Il Documento in Formato Esteso
Quando vi viene chiesto di fornire un quadro dettagliato del vostro approccio a una commissione di decisori trasversali che hanno interessi molto diversi, probabilmente è opportuno optare per un documento più lungo.
Può avere praticamente qualsiasi lunghezza (io stesso ho realizzato proposte da 30 pagine, 220 pagine e tutte le opzioni intermedie), ma l’aspetto fondamentale è che il documento sia ben organizzato in capitoli che abbiano un significato per i lettori. Questa è la vostra occasione per convincere il loro enterprise architect che il vostro approccio comprovato all’integrazione di sistemi legacy sarà in grado di scalare con le loro esigenze negli anni a venire.
Questa è l'occasione giusta per riaffermare il valore delle vostre filosofie di design centrato sulla persona al direttore della customer experience. E per mostrare come collaborerete con il loro team di business intelligence per costruire un motore di analisi che sfrutti il machine learning e l’intelligenza artificiale di nuova generazione.
Questo formato utilizza i contenuti per parlare direttamente a specifici decisori, rafforzando nel contempo i temi vincenti chiave. Racconta una buona storia se letto tutta d’un fiato, ma prevede anche che possa essere letto in ordine sparso o che alcuni lettori leggano solo le sezioni di loro interesse.
Cerca di rispondere a una vasta gamma di domande dando vita al progetto per i suoi lettori. In alcuni casi, contiene abbastanza dettagli da poter essere utilizzato per informare la SoW.
Vantaggi:
- Permette di inserire maggiori dettagli
- Alcune parti possono essere utilizzate nella SOW
- Ottima per una commissione di revisori con valori e priorità diverse
Svantaggi:
- Rischia di sostituire la conversazione
- Richiede un processo di redazione della proposta molto impegnativo
Template ed Esempio di Proposta di Progetto
Per i membri della community DPM, offriamo numerosi modelli ed esempi di proposte di progetto che potete utilizzare direttamente o prendere come ispirazione per realizzare proposte vincenti personalizzate.
Avere un modello, oltre a consultare esempi di altre proposte, può aiutarti a capire cosa funziona e cosa no. Quando guardi esempi di altre proposte, mettiti nei panni di un potenziale cliente. Cosa penserà? Quali elementi risuoneranno con lui?
Guardare altre proposte, anche al di fuori del tuo settore, può offrire tanta ispirazione. Osserva ciò che ti piace e verifica se noti delle tendenze che potresti sfruttare quando scrivi le tue proposte.
Come creare una proposta di progetto
Creare proposte di progetto non deve essere un compito opprimente; usando un modello come quello appena visto, potresti voler iniziare proattivamente creando il tuo modello (o più modelli se offri diversi servizi) così saranno pronti per essere personalizzati.
Quando sei pronto a creare una proposta per un nuovo cliente, ecco un semplice processo passo-passo che renderà più facile collaborare con il tuo team e stupire il cliente!
- Determina quali servizi intendi proporre
- Scegli il giusto modello di progetto dalla tua libreria di modelli
- Prepara l'offerta, il team di progetto e tutte le informazioni importanti per questo progetto specifico
- Aggiungi tutti i dettagli rilevanti alla tua proposta, assicurandoti che sia personalizzata al 100%. Potresti dover rimuovere alcune informazioni non pertinenti a questa opportunità.
- Chiedi ai membri del team di progetto o ai colleghi di rivedere la proposta. C'è qualcosa di irragionevole o poco chiaro? I tempi e i costi sono adeguati all'ambito di lavoro?
- Gestisci i feedback ricevuti nel passaggio precedente.
- Rimanda la proposta per una revisione e approvazione finale.
- Invia la tua proposta al potenziale cliente (oppure consegnala durante una presentazione)
- Incrocia le dita e attendi la buona notizia che la tua proposta è stata accettata!
Creare modelli di proposta oggi è più facile che mai. Esistono molti tipi di software per le proposte che creano proposte commerciali e di progetto accattivanti e interattive. Tra questi ci sono Qwilr, PandaDoc, Proposify, e persino Canva e Google Slides possono essere utilizzati per questo scopo.
Qualunque strumento tu scelga per creare e distribuire le tue proposte, è importante mantenere aggiornata la tua libreria di modelli in modo che le proposte possano essere create in modo rapido, accurato ed efficiente.
Modelli obsoleti possono portare a lavoro supplementare o all'invio ai clienti di servizi datati o, peggio ancora, di vecchie tariffe—il che significa perdere fatturato.
Scopri maggiori dettagli sul processo di creazione di una proposta di progetto qui.
Prossimi passi
Ora che hai a disposizione esempi, modelli e un processo chiaro per creare ottime proposte di progetto, c'è ancora una competenza che potresti voler affinare per portare le tue proposte al livello successivo.
Si tratta della capacità di stimare il lavoro di progetto. Far accettare a un cliente una proposta di lavoro che non è stata stimata correttamente potrebbe costare caro al tuo team o alla tua agenzia.
Per questo motivo è fondamentale stimare correttamente e fornire un monte ore e un budget ragionevole e realistico per il progetto! Se hai bisogno di suggerimenti e strategie per stime più accurate in ogni fase del ciclo di vita del progetto, consulta la nostra guida per creare le stime.
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