16 Principi Fondamentali della Gestione dei Progetti Spiegati
Definisci Prima gli Obiettivi: Inizia determinando gli obiettivi del progetto e impostando una struttura chiara. Scegli una metodologia di gestione dei progetti e definisci le principali tappe prima di iniziare il lavoro.
Crea Tutti i Piani: Come parte del tuo piano di progetto, prendi seriamente in considerazione la creazione anche di un piano di gestione dei rischi, un piano di gestione della qualità, un piano di gestione delle modifiche e un piano di comunicazione.
Gli Strumenti Software Sono Fondamentali: Il software di gestione dei progetti giusto può aiutarti nella pianificazione, nell’assegnazione delle risorse e nel monitoraggio dell’avanzamento. È uno strumento di grande valore che può contribuire al successo del progetto.
Ecco i sedici principi di gestione dei progetti che ti offrono la migliore possibilità di successo. Che tu sia alle prime armi nella gestione dei progetti o ne abbia già seguiti alcuni, questi principi favoriscono una buona gestione e ti aiutano a verificare di non aver trascurato nulla nella pianificazione o nell’esecuzione del tuo progetto.
1. Definisci la Struttura del Progetto
Come project manager, definirai gli obiettivi del progetto e darai struttura al lavoro ben prima che inizi l’esecuzione vera e propria. Questo implica scegliere una metodologia di gestione dei progetti e individuare le tappe fondamentali del progetto.
In questo modo i membri del team di progetto e gli altri stakeholder impattati dal progetto capiranno cosa devono aspettarsi e quando.
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2. Conferma lo Sponsor del Progetto
Qualcuno deve essere responsabile di un progetto, quindi questo principio prevede di confermare o trovare uno sponsor. Anche se tu supervisioni il progetto quotidianamente come project manager, lo sponsor è la persona responsabile del progetto.
Detiene il budget e controlla il personale o le altre risorse di cui avrai bisogno per raggiungere gli obiettivi. Se lo sponsor non è chiaro fin dall’inizio, lavora con il tuo responsabile o con il team di progetto per individuarne uno. Anche se pensi di non averne bisogno, potresti trovarti in futuro in una situazione in cui serve supporto ulteriore.
3. Definisci Obiettivi e Scopi Chiari per il Progetto
Spetta a te, in qualità di project manager, essere chiaro sugli obiettivi e sulle finalità che il tuo progetto deve raggiungere. Ciò che viene misurato viene gestito, perciò sii strategico su questo punto. Se ciò che viene controllato non è allineato con le aspettative degli stakeholder o con i risultati attesi dal progetto, il successo sarà fuori portata.
Pensa all’approccio SMART nel fissare gli obiettivi e organizzare le finalità progettuali: cioè specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e temporizzati. Va bene, in certi casi, prevedere anche obiettivi ambiziosi (cioè obiettivi leggermente superiori a quanto sia ragionevole attendersi), ma è sempre meglio promettere meno e mantenere di più.
4. Documenta Tutti gli Stakeholder
Documentare gli stakeholder e i loro ruoli nel progetto è fondamentale, specialmente in un’agenzia o in altri contesti in cui si lavora su progetti per clienti o partner esterni.
Non conosco un solo project manager in agenzia che non abbia visto emergere un nuovo stakeholder verso la fine del progetto e scombinarlo completamente. Dal chiedere revisioni su deliverable già approvati a cambiare del tutto l’ambito o le tempistiche del progetto, ho visto di tutto.
Lavora con il tuo cliente o con lo sponsor per definire fin dall’inizio tutti gli stakeholder coinvolti nel progetto. Anche se insistono che questa persona sarà solo un osservatore silenzioso, non vuoi certo avere brutte sorprese.
5. Definisci un Calendario e una Data di Fine per il Progetto
La schedulazione di progetto è più un’arte che una scienza esatta, e può essere particolarmente impegnativa per chi è alle prime armi.
Devi considerare il tempo necessario per ogni attività, oltre a fattori come altri incarichi progettuali o priorità concorrenti, ferie, assenze per malattia, attività che richiedono più tempo del previsto e ritardi nell’ottenimento di approvazioni, risorse o altri elementi necessari.
Quando compili il piano iniziale, lascia sempre un margine e sii un po’ pessimista. Considera di impostare la data di fine progetto sulla parte più lontana della tua stima. Tuttavia, non essere troppo pessimista: rischieresti di lasciare il team senza lavoro pianificato.
6. Crea un Project Plan
Una volta che hai definito le milestone e il programma del progetto, crea un piano dettagliato. Questa fase sarà leggermente diversa se stai gestendo un progetto agile. In tal caso, crea insieme al tuo team un piano dello sprint che delinei ciò che sperate di realizzare nel prossimo sprint.
Per i progetti waterfall o ibridi, questa fase è molto più dettagliata. Pianifica esattamente cosa sarà fatto e quando, per arrivare alla conclusione del progetto. Puoi assegnare compiti a persone specifiche (se conosci il tuo team di progetto) o a ruoli. Questo potrebbe significare tracciare le attività che spettano a uno sviluppatore, un content strategist e un designer.
7. Determina il Team di Progetto e Definisci i Ruoli
A volte, la tempistica del progetto aiuterà a decidere il team (in base alla disponibilità), mentre altre volte il piano di progetto potrebbe essere costruito attorno alla disponibilità di membri specifici del team.
Quando compili il team di progetto, pensa ai requisiti del progetto e alle competenze che serviranno per raggiungerli. Se sai che ci sono delle lacune tra le competenze dei membri del team che hai e ciò che serve per portare a termine il lavoro, non preoccuparti—hai delle opzioni.
Puoi chiedere ad altri membri del team di agire come mentori o puoi chiedere ad altri all'interno dell'organizzazione di mettere a disposizione tempo e competenze per il tuo progetto. Se nessuna di queste opzioni è disponibile, valuta la possibilità di coinvolgere un collaboratore esterno o un membro temporaneo per colmare eventuali lacune di competenze.
In ogni caso, è importante assicurarsi che tutti nel team capiscano chiaramente il proprio ruolo. Qualsiasi ambiguità o confusione può causare problemi nella consegna del progetto o creare forti tensioni nella dinamica di gruppo. Il modo migliore per farlo è attraverso un diagramma RACI.
Dovresti anche creare un piano per mantenere le persone responsabili. Come project manager, spetta a te assicurarti che ognuno faccia ciò che ha dichiarato di fare (quando ha detto che lo avrebbe fatto)!
8. Definisci il Budget di Progetto
Assicurati di avere chiarezza sul budget di progetto prima di iniziare qualsiasi lavoro e allinea il budget alla tempistica per non rischiare di spenderlo troppo velocemente. Se stai lavorando su progetti fatturabili, tieni sotto stretto controllo i costi del lavoro e intervieni tempestivamente se qualcuno del team sta utilizzando troppe ore (e budget) troppo rapidamente.
Garantire di avere abbastanza budget per completare il progetto è una competenza che si affina col tempo. Le stime di progetto sono semplicemente le migliori ipotesi su quanto tempo e denaro serviranno per un progetto.
Poniti come obiettivo di mantenere qualsiasi scostamento entro il dieci percento: è un buon modo per valutare quanto bene stai gestendo il budget. Se hai la possibilità di prevedere un budget di contingenza, chiedilo. È una somma aggiuntiva che puoi aggiungere al budget nel caso tu ne abbia bisogno.
A seconda del tuo capitolato o contratto, potrebbero esserci requisiti aggiuntivi da rispettare prima di poter utilizzare il budget di contingenza. Questo può includere la firma del cliente o di un altro stakeholder, e/o l'utilizzo dell'intero budget ordinario prima.
9. Definisci il Perimetro del Progetto
Come project manager, una delle responsabilità più critiche è comprendere il perimetro del progetto e prevenire il crescita incontrollata degli obiettivi. Se il perimetro del progetto deve cambiare durante lo svolgimento, va bene. Effettua una richiesta di cambiamento per essere certo che il nuovo perimetro sia documentato, approvato ed eseguito.
Potresti essere tentato di voler fare più del dovuto per impressionare il cliente, lo sponsor di progetto o altri stakeholder, ma non è una buona idea. Il tuo ruolo è gestire le aspettative e assicurarti che il cliente o lo stakeholder ottenga ciò per cui sta pagando.
Immagina se dovessi vendere un'auto al tuo stakeholder. Se il loro budget è limitato, dovrebbero guardare una Toyota o una Honda, non una Ferrari. Il tuo compito è trovare loro la migliore Toyota o Honda possibile, non dargli una Ferrari col loro budget. Vale lo stesso per i progetti digitali.
Il tuo obiettivo è assicurarti che il cliente riceva il meglio possibile all'interno del perimetro e del budget. Lascia l'effetto sorpresa e la soddisfazione al modo in cui consegni le componenti o magari a un piccolo valore aggiunto alla fine.
10. Crea un Piano di Gestione dei Rischi
Hai il tuo programma, l’ambito, il budget, gli stakeholder e il team di progetto. È tutto pianificato nel tuo software di project management, fino ai minimi dettagli, e ora non resta che eseguire. Cosa potrebbe andare storto? (Non rispondere a questa domanda...)
È qui che entra in gioco il tuo piano di gestione dei rischi. Elenca tutto ciò che potrebbe potenzialmente far deragliare il tuo progetto. Questo potrebbe includere:
- Rimanere senza budget troppo presto
- Gli stakeholder che cercano di inserire ulteriore ambito
- Priorità organizzative che cambiano
- Comparsa di nuove tecnologie che rendono il progetto obsoleto
- Un membro chiave del team ha bisogno di molto tempo di permesso o congedo durante il progetto
- Troppe incognite che cambiano la migliore linea d’azione per il progetto nel tempo
Una volta che hai la tua lista dei rischi, lavora con il team e gli stakeholder e pianifica come potresti mitigarli. Ad esempio, se sei preoccupato per il budget, considera di ridurre le spese iniziali o cerca modi per lavorare in modo più efficiente. Se ti preoccupa la nuova tecnologia, informati e valuta se realizzare il progetto ora o se aspettare per vedere cosa succede.
Ogni approccio può avere pro e contro, quindi valuta quale riduce di più il rischio. Il lavoro di progetto quasi mai sarà privo di rischi e non è questo il tuo obiettivo. Vuoi eliminare o mitigare quanto più possibile il rischio per aumentare le probabilità di successo del progetto.
11. Crea un Piano di Gestione del Cambiamento
Il tuo piano di gestione del cambiamento è destinato principalmente a chi sarà impattato dal tuo progetto. Inizia facendo brainstorming su tutto ciò che cambierà in seguito al completamento del progetto.
Prendiamo come esempio un nuovo sito web. Con un nuovo sito, chi è responsabile del suo aggiornamento dovrà imparare a fare modifiche nel back end. E se si apportano cambiamenti, per esempio, ai moduli di contatto o a dove vengono inviati, il team marketing potrebbe anche dover imparare a usare i nuovi moduli e capire dove vanno i dati una volta che un modulo viene compilato.
E per quanto riguarda i visitatori del sito? Saranno differenti l’informativa sulla privacy o i termini d’uso? Assicurati che questo sia evidenziato nel piano e comunicato frequentemente. Mentre molti utenti saranno entusiasti del nuovo sito, alcuni potrebbero essere restii. Prevedi un piano per affrontare le resistenze e fornire supporto aggiuntivo dove necessario.
12. Crea un Piano di Comunicazione
Credo che non ci sia nessuna competenza di project management più critica della comunicazione, e il tuo piano di comunicazione ha un forte impatto sulle performance del progetto.
Oltre alle comunicazioni specifiche prima, durante e dopo il progetto per supportare il piano di gestione del cambiamento, è importante avere un piano per comunicare aggiornamenti di stato, feedback e altri dettagli del progetto con il team e tutti gli stakeholder impattati dal progetto.
Questo potrebbe includere:
- Revisioni interne, check-in di team e meeting 1:1 con i membri del team di progetto
- Aggiornamenti di stato (settimanali, bisettimanali o mensili)
- Revisioni e approvazioni da parte del cliente o degli stakeholder
- Sessioni di feedback o meeting operativi
- Comunicazioni per il lancio del progetto
- Piani di formazione
- Retrospettive di progetto o post-mortem
Assicurati che tutti nel team siano connessi, ben informati e supportati. Se le persone si sentono escluse o non aggiornate, può avere un impatto negativo. Ma non spendere così tanto tempo in riunioni o ad eccedere nella comunicazione da togliere tempo al lavoro di progetto.
13. Crea un Piano di Gestione della Qualità
Come project manager, sei responsabile di assicurare la qualità nei tuoi progetti. Quindi, come hai fatto per la gestione dei rischi e del cambiamento, dovrai preparare un piano di gestione della qualità per assicurarti che il team stia consegnando un lavoro di alto livello.
Come saranno le fasi di test e di assicurazione qualità del progetto? Qual è la baseline per l’accettazione e dove puoi spingerti per superare tale obiettivo?
14. Concentrati sulla Consegna del Valore
Se chiedi a 10 (o 100) diversi stakeholder come il loro project manager apporta valore, otterrai 10 (o 100) risposte diverse. Non si tratta solo dei deliverable del progetto e dei piani. Si tratta di mantenere il progetto in movimento, far lavorare bene il team insieme E ottenere risultati.
Non importa quanto tempo passi a esaminare le strategie di project management in manuali come il PMBOK, questi non possono dirti esattamente come fare perché sarà diverso per ogni progetto e per ogni team di progetto con cui lavori.
15. Monitora Progresso e Prestazioni
I piani di progetto quasi mai sono qualcosa che si può impostare e dimenticare. I cicli di feedback si prolungano. I deliverable devono essere aggiustati. Il team inizia a mostrare segni di stanchezza per via dei continui cambi di contesto.
Questo fa parte del tuo ruolo come project manager — tenere d’occhio da vicino il progresso del progetto e le prestazioni del team. Un aspetto particolare di questo compito è che, in molte organizzazioni, i membri del team di progetto non rispondono direttamente al project manager. Quindi, quando emergono problemi di prestazione, dovrai collaborare con altri leader dell’organizzazione per affrontarli.
16. Chiudere il Progetto e Documentare le Lezioni Apprese
Tutte le cose belle devono finire, e così anche i tuoi progetti. Quando tutti i deliverable sono stati consegnati e approvati, è il momento di iniziare la tua checklist di chiusura del progetto e documentare le lezioni apprese in un modello.
La tua checklist di chiusura del progetto dovrebbe includere cose come verificare che tutte le fatture finali siano state inviate, revocare l’accesso a drive o programmi condivisi, e archiviare i progetti nei tuoi strumenti di gestione. Potresti anche voler inviare un sondaggio per misurare la soddisfazione del cliente.
Per documentare le lezioni apprese, organizza una retrospettiva di progetto o un post-mortem. Se non riesci a riunire il team, invia un sondaggio così che tutti possano esprimersi. Le informazioni raccolte possono aiutarti a gestire meglio i prossimi progetti e colmare eventuali carenze nei processi.
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