Che Cos’è la Pianificazione della Capacità? Strategie, Benefici e Processo

L’obiettivo della pianificazione della capacità è prevedere se le risorse esistenti saranno sufficienti a raggiungere gli obiettivi di progetto. Dovrai considerare la disponibilità delle risorse sia per le risorse fisiche che per le persone che lavoreranno al progetto. Valuta se i membri del team hanno capacità e competenze per eseguire il lavoro.

Pianificazione della capacità vs. Pianificazione delle risorse

La pianificazione delle risorse è una sottocategoria della pianificazione della capacità. La pianificazione della capacità offre una panoramica strategica su un progetto, mentre la pianificazione delle risorse si occupa dei dettagli relativi all’allocazione e all’utilizzo delle risorse.

La pianificazione della capacità mira a garantire che il progetto disponga delle risorse necessarie per portare a termine con successo il lavoro. La pianificazione delle risorse, invece, si concentra sull’identificare e allocare le risorse richieste per un progetto e poi gestirle.

Strategie di pianificazione della capacità

Dopo aver calcolato offerta e domanda previste, puoi applicare tre tipi di strategie di pianificazione della capacità:

• Strategia Lag: Mantieni solo le risorse sufficienti per soddisfare la domanda in tempo reale. Se arriva un nuovo progetto, ti affidi all’assunzione, chiedi, prendi in prestito e arrangi per soddisfare le esigenze del progetto. Il tempo necessario per trovare una risorsa può rallentare la capacità produttiva (ovvero c’è un ritardo).
• Strategia Lead: Mantieni una capacità in eccesso per far fronte alla domanda prevista. Questo permette di rispondere rapidamente alle nuove richieste degli stakeholder, ma se la domanda prevista non si realizza, rischi di influire negativamente sulla redditività e sui risultati finali.
• Strategia Match: Un approccio ibrido in cui rivedi frequentemente le previsioni di domanda in risposta ai nuovi requisiti di capacità. Assumi quindi in modo incrementale in base alla domanda prevista.

rnrnAnche se può essere rischiosa, preferisco la strategia lead. Mantiene felici gli stakeholder ed è la più agile. Se gestisci bene i tuoi progetti, solitamente non è troppo difficile convincere gli stakeholder che hanno bisogno di più del tuo prezioso supporto. Il miglioramento continuo dei processi libera budget per affrontare questi compiti.rnrn rnrnrnrnLa strategia di matching è probabilmente la soluzione ideale di gestione della capacità, ma non è sempre praticabile. La propensione all’assunzione tende a seguire cicli di boom/bust, quindi è meglio approfittare dei periodi di crescita. Per i pianificatori risulta dispendioso in termini di tempo rivedere le previsioni in modo incrementale.rnrn

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Processo di pianificazione della capacità

Ci sono quattro passaggi fondamentali nel processo di pianificazione della capacità. Vediamoli con un esempio:

• Immagina di guidare un team di data engineer che deve acquisire e importare dati su una grande piattaforma di analytics.
• Questi dati riguardano diversi flussi di lavoro e devono essere importati ogni settimana.
• I tuoi stakeholder stanno pianificando il budget del prossimo trimestre e vogliono sapere se ci saranno variazioni nei costi del personale.

1. Valuta l'offerta

Per calcolare la tua capacità di risorse esistente, rispondi alle seguenti domande:

• Quanti data engineer stanno svolgendo questo lavoro oggi?
• Quante ore a settimana hanno a disposizione da dedicare a questo progetto?

Supponiamo che tu abbia un team di 10 data engineer, ciascuno dei quali è dedicato a questo progetto a tempo pieno. Potrebbe essere allettante calcolare la capacità delle risorse come 10 data engineer ✖ 40 ore/settimana, per un totale di 400 ore.

Realisticamente, queste persone non trascorreranno 8 ore al giorno lavorando sul progetto. E che dire delle riunioni e delle pause caffè? L'utilizzo delle risorse pari a 5 ore/giorno è probabilmente più ragionevole.

L'offerta quindi è 10 data engineer ✖ 5 ore/giorno ✖ 5 giorni/settimana = 250 ore/settimana.

2. Prevedere la domanda

Successivamente, dovrai prevedere la domanda, cosa che puoi fare con le seguenti domande:

• Quanti flussi di lavoro hai oggi? Quanti flussi di lavoro pensi di aggiungere nel prossimo trimestre?
• Attualmente, quanti record acquisisci e inserisci settimanalmente all'interno di ciascun flusso di lavoro? Ti aspetti che questo numero aumenti nel prossimo trimestre per uno dei flussi di lavoro esistenti? Quanti record ti aspetti per i nuovi flussi di lavoro?
• Quanto tempo impieghi per acquisire e inserire questi record? (Per semplicità, calcola una velocità basata su un certo numero di record. Diciamo 10.000.)

Flusso di lavoro	Numero di record da acquisire e inserire settimanalmente	Numero di ore per acquisire e inserire 10.000 record	Ore stimate per settimana
Finanza	500.000	2	100
Retail	200.000	4	80
Farmaceutica	175.000	4	70
Facility (previsto)	100.000	2,5	25
Totale: 4	Totale: 975.000	Totale: 12,5	Totale: 275

Divario tra offerta e domanda = 250 ore/settimana ➖ 275 ore/settimana = -25 ore/settimana.

Note

In questo esempio suppongo che gli ingegneri non richiedano competenze particolari in base al flusso di lavoro. In realtà, dovresti prevedere la domanda in base al ruolo per assicurarti di coinvolgere persone con le competenze adeguate per il lavoro.

3. Determinare la strategia di capacity planning

Hai determinato che la domanda del progetto supera la capacità di 25 ore/settimana. Ora devi decidere cosa fare a riguardo.

Se il tuo budget lo consente, potrebbe valere la pena adottare una strategia di tipo lead. Assumi ora un dipendente a tempo pieno per garantirti un po' di margine prima del futuro aumento della domanda.

E se i tuoi stakeholder rifiutassero e/o non ci fossero abbastanza fondi? Hai comunque alcune opzioni:

• Dare priorità ai quattro flussi di lavoro in base alla capacità disponibile. Dovrai tagliare qualcosa perché non sarai in grado di supportare tutto
• Puntare sull’ottimizzazione delle attività già esistenti. Potresti aver notato che i flussi di lavoro retail e farmaceutica richiedono più tempo per acquisire e inserire i dati rispetto sia a finanza che alle facility previste. Allora:
  1. Potresti automatizzare l’onboarding per aumentare il throughput?
  2. Potresti configurare una checklist per l’acquisizione che renda più efficiente la raccolta delle informazioni?

Se metti in evidenza le conseguenze del non portare avanti progetti di priorità inferiore E utilizzi metriche per dimostrare che il tuo flusso di lavoro sta diventando più efficiente, potresti riuscire a sostenere la scelta di adottare una strategia principale nei prossimi trimestri.

4. Monitora e adatta

Una volta selezionata una strategia, devi monitorare costantemente carichi di lavoro, richiesta di progetti e prestazioni del team per assicurarti che il tuo piano resti realistico.

Usa queste attività per adattare la capacità e mantenere il lavoro allineato con le priorità aziendali:

• Traccia il carico di lavoro reale: Confronta le ore previste con quelle che il tuo team effettivamente impiega ogni settimana per acquisire e inserire i record. Questo aiuta a individuare stime non accurate e nuove tendenze di lavoro.
• Monitora la domanda che cambia: Nuovi flussi di lavoro, dataset più grandi o cambiamenti nelle priorità degli stakeholder possono aumentare la capacità richiesta. Rivedi regolarmente le previsioni così da poter intervenire prima che si verifichino colli di bottiglia.
• Ridistribuisci le risorse: Se un flusso di lavoro viene sovraccaricato mentre un altro rallenta, ridistribuisci le attività per bilanciare l'utilizzo e rispettare le scadenze di consegna.
• Misura gli sforzi di ottimizzazione: Tieni traccia se i miglioramenti di processo stanno riducendo l’impegno nel tempo. Ad esempio, iniziative di automazione o checklist standardizzati di onboarding possono ridurre il numero di ore richieste ogni 10.000 record.
• Comunica aggiornamenti agli stakeholder: Condividi tempestivamente cambi di capacità, necessità di personale o aspettative di consegna. Una reportistica regolare aiuta gli stakeholder a prendere decisioni informate su budget e priorità.

Supponiamo che il tuo team abbia automatizzato una parte del flusso di lavoro per l’acquisizione dei dati retail. Di conseguenza, il tempo per acquisire e inserire 10.000 record retail scende da 4 ore a 3 ore.

Questo riduce lo sforzo del flusso di lavoro retail da 80 ore/settimana a 60 ore/settimana, abbassando la richiesta totale settimanale da 275 ore a 255 ore.

Il divario aggiornato tra offerta e richiesta è ora:

250 ore/settimana ➖ 255 ore/settimana = -5 ore/settimana.

Hai ancora un gap di risorse, ma il miglioramento del processo ha ridotto il deficit senza la necessità di una nuova assunzione. Monitorare le tendenze nel tempo ti aiuta a decidere se sono necessari ulteriori miglioramenti di processo, una priorità diversa dei carichi di lavoro o cambiamenti nel personale.

Tipi di Capacity Planning

Quando inizi un percorso di capacity planning per la tua organizzazione, considera l’intero spettro delle esigenze organizzative, che potrebbero richiedere diversi tipi di pianificazione della capacità:

• Pianificazione della capacità della forza lavoro valuta se disponi della forza lavoro adeguata (in termini di numero e competenze) per soddisfare il volume di lavoro previsto della tua organizzazione.
• Pianificazione della capacità degli strumenti analizza se la tua organizzazione dispone dei mezzi appropriati (ad esempio software o altre apparecchiature) per erogare servizi ai clienti.
• Pianificazione della capacità di prodotto considera i prodotti o altre risorse necessari a generare deliverable (ad esempio, se vendi un prodotto, hai abbastanza unità di quel prodotto in magazzino?).

Benefici della Capacity Planning

Ecco alcuni dei vantaggi che otterrai da una capacity planning efficace:

• Carichi di lavoro bilanciati: La pianificazione della capacità aiuta a distribuire equamente il lavoro, in modo che i dipendenti rimangano produttivi senza essere sovraccaricati o sottoutilizzati. Questo migliora il coinvolgimento, riduce il burnout e mantiene i progetti a un ritmo sostenibile.
• Ottimizzazione dell'utilizzo delle risorse: È possibile assegnare le persone giuste ai compiti giusti in base a disponibilità, competenze e priorità. In questo modo si evita di sprecare capacità e si garantisce che le risorse contribuiscano al massimo valore agli obiettivi aziendali.
• Previsioni accurate: Prevedere la domanda e regolare la capacità in tempo reale aiuta a rispondere rapidamente alle priorità che cambiano e alle nuove richieste. Ciò riduce i ritardi e previene la perdita di opportunità di business.
• Maggiore redditività: L'allocazione efficiente delle risorse riduce i tempi di inattività, diminuisce i costi del lavoro non necessari e migliora l’utilizzo fatturabile. Si può completare più lavoro con le risorse esistenti proteggendo i margini di profitto.
• Miglior processo decisionale: La pianificazione della capacità fornisce informazioni basate sui dati riguardo carichi di lavoro, tempistiche e performance del team. Si possono utilizzare queste informazioni per decisioni più consapevoli su assunzioni, budget e priorità.
• Migliore flessibilità: I team possono adattarsi più facilmente a cambiamenti di ambito, scadenze che slittano o richieste inattese quando hanno visibilità sulla capacità disponibile. In questo modo è più semplice rispondere alle esigenze di business senza compromettere il lavoro in corso.
• Visibilità sulle lacune di competenze: La pianificazione della capacità mette in luce carenze di competenze e aree dove potrebbe essere necessario formare o assumere altre persone. I manager possono agire proattivamente per colmare le lacune prima che influenzino la consegna dei progetti.
• Tempistiche di progetto realistiche: Comprendere la disponibilità del team e la capacità di carico aiuta a fissare scadenze raggiungibili. Questo migliora le aspettative degli stakeholder e riduce la probabilità di mancato rispetto delle tappe.
• Individuazione di colli di bottiglia nei processi: La pianificazione della capacità aiuta a scoprire inefficienze e colli di bottiglia nei flussi di lavoro esistenti. Si possono usare queste informazioni per migliorare i processi e rimuovere gli ostacoli che rallentano le consegne.

Quando Effettuare la Pianificazione della Capacità

L’ideale è raggiungere un livello di maturità organizzativa in cui la pianificazione della capacità venga svolta in modo continuo. Fino ad allora, è utile rivedere la situazione nei momenti chiave della pianificazione di progetto, come ad esempio:

• Pianificazione strategica a fine trimestre o anno fiscale (quando si guarda avanti al prossimo trimestre o anno fiscale)
• Prima di un nuovo progetto o portafoglio di progetti che si prevede cambieranno significativamente le risorse disponibili o la capacità attuale

Best Practice per la Pianificazione della Capacità

Esistono alcune best practice per la pianificazione delle risorse che dovresti avere a portata di mano per garantire una pianificazione della capacità efficace:

• Conferma l’ambito del progetto: Può sembrare ovvio, ma è fondamentale. Devi essere assolutamente chiaro su cosa riguardi il progetto. Definisci l’ambito, gli obiettivi e cosa vuoi consegnare. Conferma aspettative e deliverable con gli stakeholder.
• Analizza i progetti passati: Consulta i dati dei vecchi progetti. Scopri cosa ha funzionato, cosa no e usa queste lezioni per stimare meglio le risorse necessarie.
• Approfondisci l’analisi del team: Accertati che le competenze dei membri del team siano in linea con le richieste del progetto e acquisisci una panoramica su carico di lavoro del team e disponibilità. Scopri anche gli interessi delle persone. Assegna compiti che coincidano con le passioni per ottenere risultati migliori.
• Organizza la tecnologia: Utilizza software per la pianificazione della capacità per semplificare la gestione. Questi strumenti aiutano a pianificare le risorse, apportare aggiustamenti e monitorare i progressi. Tieni sotto controllo l’andamento del progetto e l’uso delle risorse. Sii pronto a riorganizzare se il progetto prende una piega diversa dal previsto.
• Non saltare la retrospettiva: Una volta concluso il progetto, analizza a posteriori. Chiedi feedback al team su cosa ha funzionato e cosa no. Utilizza queste lezioni per migliorare i progetti futuri.

Sfide Comuni nella Pianificazione della Capacità

Usa questa tabella per individuare le sfide comuni nella pianificazione della capacità e i modi pratici per affrontarle:

Problema	Strategie per superarlo
Previsioni inaccurate	Usa dati storici di progetto, tendenze dei carichi di lavoro e input degli stakeholder per migliorare la precisione delle previsioni. Rivedi regolarmente le previsioni per tenere conto di priorità o condizioni aziendali mutevoli.
Scarsa visibilità delle risorse	Centralizza orari, carichi di lavoro e disponibilità delle risorse in uno strumento di pianificazione condiviso così che i project manager possano individuare gap o sovraccarichi.
Sovraccarico e rischio burnout	Monitora costantemente i tassi di utilizzo e riequilibra i carichi di lavoro prima che i membri del team vengano sopraffatti. Inserisci dei tempi cuscinetto nei piani di progetto per ridurre la pressione.
Priorità che cambiano rapidamente	Rivaluta spesso i piani di capacità per riflettere nuove richieste, scadenze spostate o nuovi obiettivi aziendali. Dai priorità alle attività in base al valore strategico e alla capacità disponibile.
Carenza di competenze	Identifica presto i gap di competenze e investi in formazione, collaborazioni trasversali o assunzioni mirate per rafforzare la copertura del team.
Povera comunicazione tra team	Stabilisci revisioni di pianificazione regolari con stakeholder, responsabili di dipartimento e team di progetto per allineare le aspettative su tempistiche, priorità e necessità di personale.
Mancanza di dati in tempo reale	Usa strumenti di resource management o project portfolio management che offrano aggiornamenti live su carichi di lavoro, utilizzo e avanzamento dei progetti.
Aspettative irrealistiche degli stakeholder	Utilizza i dati di capacity planning per supportare le stime sulle tempistiche, giustificare richieste di personale e comunicare i compromessi quando la domanda supera le risorse disponibili.
Collo di bottiglia sulle dipendenze	Mappa le dipendenze di progetto in fase di pianificazione per individuare aree dove ritardi su un team o un flusso di lavoro potrebbero impattare le tempistiche generali di consegna.
Resistenza al cambiamento di processo	Coinvolgi i membri del team nelle discussioni di pianificazione e comunica chiaramente come il capacity planning migliori i carichi di lavoro, la prevedibilità delle consegne e gli outcome aziendali.

Come fare il capacity planning nell'Agile

Mentre leggevate questo articolo, potreste esservi chiesti: “e il capacity planning nell'agile?”

Considerate che la pianificazione dello sprint è una mini versione del capacity planning! Ad ogni sprint (che può durare da 2 a 6 settimane), il team valuta la domanda di lavoro di progetto (ticket) rispetto alle risorse disponibili per realizzare quei ticket. Si usa una strategia di "matching" per rivalutare continuamente la domanda.

Piuttosto che corrispondere su una cadenza di due settimane, che potrebbe essere eccessivo, consiglio di svolgere il capacity planning tramite un processo di pianificazione trimestrale o di impostazione OKR.

Concentrati sull’utilizzare i prodotti che intendi sviluppare come base per prevedere il fabbisogno di risorse per questo periodo. Poi, aggiusta i piani di assunzione in base alla strategia scelta (lag, lead o matching) per soddisfare queste esigenze.

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