Cosa Bisogna Coprire in una Riunione di Avvio Progetto?

Guarda questo video per una panoramica veloce:

Client Kickoff Meeting Agenda | How To Set the Stage for Success

Cosa Bisogna Affrontare Nella Riunione Preliminare di Kickoff con il Cliente?

Come abbiamo già menzionato in precedenti articoli sulle riunioni di kickoff, spesso è utile organizzare un kickoff preliminare col cliente, prima della vera e propria riunione di kickoff di progetto. Funziona bene come incontro individuale tra project manager e referente del cliente, e può essere semplice come prendere un caffè o pranzare insieme.

L’obiettivo di questo primo incontro è ottenere alcune informazioni specifiche dal cliente senza la presenza di un gruppo di partecipanti che potrebbero avere opinioni contrastanti o una visione meno chiara su cosa sia realmente il nuovo progetto. È anche un'ottima occasione per iniziare a costruire una relazione col cliente.

Anche se ogni incontro col cliente richiede un ordine del giorno ad hoc, cerca comunque di coprire queste basi fondamentali della gestione di progetto. Abbiamo creato questo esempio di agenda per l’incontro preliminare con il cliente, con una stima di tempi, così da poterlo inserire in una riunione di 60 minuti:

1. Presentazioni – qualche scambio amichevole per rompere il ghiaccio (5 min)
2. Revisione dei team di progetto – chi è responsabile di cosa? (3 min)
3. Processo di approvazione – modalità e persone coinvolte nel validare i deliverable (3 min)
4. Revisione dello Statement of Work – cosa facciamo, quando, come e quali saranno i deliverable? (20 min)
5. Discussione RAID (Rischi, Assunzioni, Issues, Dipendenze) e gestione delle modifiche – qual è l’atteggiamento e l’approccio del cliente alla gestione del rischio e del cambiamento? (3 min)
6. Reportistica – come tracceremo e comunicheremo i progressi del progetto e a chi? (3 min)
7. Collaborazione – quali strumenti useremo per lavorare insieme? (3 min)
8. Asset – cosa ci serve per partire? (5 min)
9. Agenda del kickoff – di cosa parleremo nel kickoff con il cliente? (5 min)
10. Varie ed eventuali – c’è altro di cui dobbiamo parlare? (5 min)

Presentazioni – qualche scambio amichevole per rompere il ghiaccio (5 min)

Finché il cliente non porta con sé tutto il team di progetto, questa è un’occasione per avere un confronto autentico e diretto, in modo da poter gestire il progetto al meglio, riducendo le sorprese sgradite.

È una buona idea iniziare con un semplice icebreaker — chiedi come sta andando la loro settimana o cosa hanno in programma per il weekend. L’obiettivo qui è conoscere il cliente anche al di fuori del contesto del progetto e sviluppare un rapporto di fiducia che vi accompagnerà lungo tutto l’iter progettuale, tra alti e bassi.

Revisione del team di progetto – chi è responsabile di cosa? (3 min)

Nella "vera" riunione di kickoff ci sarà una panoramica con tutto il team di progetto su ruoli e responsabilità, quindi qui l’obiettivo di discutere del team è condividere e ottenere qualche impressione sulla dinamica tra i membri.

Stai cercando di avere una prospettiva interna su chi sarà coinvolto e con quale livello di impegno. Vuoi sapere qual è il modo migliore per interagire con loro affinché contribuiscano al buon esito del progetto. È molto utile capire chi sono gli alleati o sostenitori dell’iniziativa e chi invece potrebbe rivelarsi critico o fonte di problemi.

Questa è anche un’opportunità per valorizzare le risorse che hai selezionato per il progetto, per trasmettere al cliente fiducia nel team che affiancherà nella riunione di kickoff. Dando qualche dettaglio informale sul tuo gruppo di lavoro, è probabile che il cliente ricambi e fornisca informazioni sulle personalità del loro team che potrebbero influenzare il progetto, in positivo o in negativo.

Processo di approvazione – modalità e persone coinvolte nel validare i deliverable? (3 min)

Dopo aver esaminato il “chi è chi” dei team di progetto e aver identificato la squadra, è una facile transizione passare alla governance e a chi dovrà approvare cosa durante il progetto. È importante chiarire fin dallo Statement of Work (SoW) cosa viene dato per assodato in termini di approvazione delle tempistiche e dei cicli di revisione.

Stai cercando di capire dal cliente se il processo che hai ipotizzato nel tuo SoW funzionerà. Il cronoprogramma è abbastanza lungo? Sono previsti abbastanza cicli di revisione all’interno del SoW? Alcuni membri del team sono difficili da reperire per riunioni o approvazioni? Saranno in ferie durante il progetto?

Revisione del SoW – cosa faremo, quando, come e cosa produrremo?

Tra tutti i punti all’ordine del giorno, questo è probabilmente il più importante per allineare le aspettative, quindi vale la pena dedicare una buona parte del tempo a questo argomento. Devi entrare nel ‘vero’ kickoff del cliente dopo aver discusso in dettaglio questo punto, così da essere allineato sulle aspettative.

Questa è un’occasione per guidare il cliente attraverso la bozza del tuo SoW nei minimi dettagli; sì, questo significa dettagliare come verrà gestito il progetto, quali attività potranno essere svolte e in che misura (nell’ambito di budget e tempistiche proposti), e quali saranno i deliverable. È importante mettere in evidenza i cicli di revisione, le dipendenze e le ipotesi, così da essere allineati su ciò che il progetto consegnerà effettivamente.

Se si rimanda la discussione del SoW alla vera riunione di kickoff con il cliente, la situazione può prendere una brutta piega: le dinamiche di un grande team del cliente che discute su cosa debba essere incluso o escluso dallo scope non sono mai piacevoli. Le discussioni su l’ambito del progetto è meglio riservarle a incontri ristretti con il cliente dove poter avere un confronto diretto, evitando di trasformare tutto in un dibattito a tavola rotonda.

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Discutere RAID (Rischi, Assunzioni, Problemi, Dipendenze) e gestione del cambiamento – qual è l’atteggiamento e l’approccio del cliente rispetto alla gestione di rischi e cambiamenti? (3 min)

Come parte della discussione conclusiva sul SoW, è utile confrontarsi con il cliente sulle sue preferenze per la gestione di rischi e problemi, così come sulla sua propensione al cambiamento. Se puoi, prepara in anticipo un registro dei rischi o RAID log e illustralo durante la discussione. Imposta le aspettative per l’intero ciclo di vita del progetto assicurandoti che siate trasparenti nell’identificare e affrontare insieme rischi e problemi.

Ti sarà utile capire dal cliente quanta flessibilità esiste sul budget. Un modo efficace di affrontare il tema può essere chiedere se esiste un budget aggiuntivo per modificare il progetto in caso si presentino nuove opportunità – come round extra di sviluppo del design, implementazione di funzionalità aggiuntive o testing utenti.

Ricordati inoltre di parlare dell’uso della contingenza e di allinearvi su a cosa serve e come potrà essere utilizzata: si tratta di un fondo per rischi e problemi o serve ad accomodare piccoli cambiamenti durante lo sviluppo? Consiglia un approccio per la gestione della contingenza, così che sia chiaro cosa succederà ogni volta che emergerà qualcosa di non pianificato durante il progetto.

Ascolta il nostro episodio del podcast sui RAID log qui.

Reportistica – come tracceremo e comunicheremo l’avanzamento del progetto, e a chi? (3 min)

Monitorare l’andamento del progetto richiederà un report di stato che mostri come il progetto sta avanzando in termini di budget, tempistiche, task specifici e milestones. Allo stesso modo di come occorre prepararsi per dimostrare come si intenderà gestire il rischio, può essere utile preparare un report di stato (facilmente realizzabile con software di reporting per clienti) da condividere con il cliente per assicurarsi che formato e livello di dettaglio siano adeguati.

Impostare in modo corretto formato e dettagli del report di stato è importante in quanto spesso collegato al ciclo di fatturazione. Devi assicurarti che il cliente riceva dettagli aggiornati nel modo giusto affinché non trattenga il pagamento delle fatture. A tale scopo, monitora il budget nel report di stato indicando anche l’importo della prossima fattura e quando verrà emessa.

Concorda la lista di distribuzione del report di stato così da garantire che chi deve essere informato sull’andamento del progetto sia sempre aggiornato. Meglio diffondere il report anche a un pubblico più ampio del necessario: così, se dovesse emergere qualche problema, nessuno potrà dire di non essere stato informato.

Collaborazione – quali strumenti useremo per lavorare insieme? (3 min)

La maggior parte dei project manager e dei team avrà già definito il proprio set di strumenti di collaborazione predefinito. Che si tratti di Basecamp o Jira, di Trello o Businessmap (precedentemente Kanbanize), pianificate con il vostro team come facilitare il lavoro di squadra, così da poter condividere con il cliente un piano su quali strumenti utilizzerete e come li utilizzerete.

Quindi verificate con il cliente che sia soddisfatto degli strumenti scelti e che sia in grado di utilizzare quella piattaforma per condividere file, informazioni, aggiornamenti di stato e per gestire le conversazioni di progetto.

Materiali – di cosa abbiamo bisogno per iniziare? (5 min)

C’è sempre qualcosa che serve prima che un progetto possa iniziare correttamente. Fai un elenco di tutte le cose di cui hai bisogno da chiedere al cliente, in ordine di priorità, così che possano affrontare prima gli elementi più critici.

• Credenziali di accesso – CMS, analytics, social, librerie di immagini
• Brand – loghi, font, linee guida di stile, template
• Repository – file del sito, database
• VPN – per accedere all’intranet del cliente
• Fatturazione – a chi devono essere inviate? Chi le approva?

Agenda del kickoff – di cosa parleremo nel kickoff del progetto con il cliente? (5 min)

Questa è l’occasione per passare in rassegna l’agenda per il vero kickoff meeting. Affinché il kickoff sia efficace, il cliente dovrà fare i compiti a casa. Al minimo, dovrai chiedergli di preparare un resoconto e un briefing del progetto da condividere durante l’incontro iniziale.

Trovo davvero utile che sia il cliente a farlo invece di provare a riferire male ciò che tu pensi sia il brief. Inevitabilmente potresti dimenticare qualcosa di importante o urtare la sensibilità di qualcuno — ma se lasci che sia il cliente ad occuparsene, sei a posto!

Varie ed eventuali – c’è altro di cui dobbiamo parlare? (5 min)

Concludi la conversazione delineando chiaramente i prossimi passi e offrendo al cliente la possibilità di sollevare qualsiasi altro punto desideri affrontare. Spesso, semplicemente chiedendo: "C’è qualcos’altro che dovremmo sapere?", il cliente sarà spinto a condividere questioni che non aveva ancora menzionato ma che vale la pena conoscere.

E infine, assicurati di chiudere con una nota positiva. Torna all’atmosfera informale con cui hai iniziato: è un’occasione per creare rapporto e conoscerli meglio; scopri cosa fanno nel tempo libero, cosa guardano su Netflix o che sport seguono. Getta le basi per conoscerli come persone, così avrai qualcosa di cui parlare la prossima volta che vi sentirete.

Ricordati di condividere le buone notizie

Non tenere tutte le informazioni apprese solo per te. Dopo l’incontro col cliente, torna dal tuo team e aggiornali sulla conversazione così saranno adeguatamente preparati per la riunione di kickoff.

Ora che sai cosa trattare nella riunione preliminare con il cliente, passiamo all’agenda ufficiale del kickoff di progetto.

Cosa deve essere affrontato in un kickoff di progetto?

Ogni progetto è unico, ma coprire i punti base dell’agenda del kickoff aiuta a mettere team e cliente sulla stessa lunghezza d’onda. Abbiamo creato questo esempio di agenda di kickoff per il cliente con una stima delle tempistiche, così che tu possa inserirla in una riunione da un’ora e mezza:

1. Presentazioni – chi lavora al progetto e qual è il suo ruolo? (15 min)
2. Background del progetto – come si inserisce questo brief nella strategia più ampia e negli altri progetti? (10 min)
3. Brief di progetto – qual è il problema di business e il bisogno dei clienti? (30 min)
4. Successo – come capiremo se abbiamo avuto successo e cosa è già fallito in passato? (10 min)
5. Gestione progetto – revisione tempistiche, deliverable, rischi, ruoli, report, stime e gestione cambiamenti (10 min)
6. Varie ed eventuali – cosa non abbiamo discusso che dovremmo? (10 min)
7. Prossimi passi – quali sono i prossimi step per far avanzare il progetto? (5 min)

Presentazioni: chi lavora al progetto e qual è il suo ruolo? (15 min)

Naturalmente, all’inizio di un kickoff di progetto tutti inizieranno a presentarsi e a scambiarsi i biglietti da visita. È probabile che, in una riunione con molti stakeholder di progetto e un grande team dell’agenzia presente, non tutti abbiano la possibilità di conoscere gli altri prima dell’inizio della riunione.

Invece di limitarsi a fare il giro della stanza chiedendo a tutti nome e ruolo, vale la pena dedicare un po' più di tempo alle presentazioni, così che tutti comprendano chiaramente ruoli e responsabilità e l’attenzione che ciascuno avrà sul progetto. Sapere solo il nome e il titolo lavorativo di qualcuno è davvero poco utile!

Idealmente, avrai già preso contatto con il cliente in anticipo per sapere chi saranno i partecipanti al kickoff, ma mentre comprendi i ruoli delle persone è anche importante chiarire la governance del progetto e il processo di approvazione.

Dopo che le persone avranno spiegato i loro ruoli, assicurati di chiudere la discussione ottenendo chiarezza su chi sarà il punto di contatto unico, chi si assumerà la responsabilità di quali deliverable, chi dovrà approvare quali deliverable e quali altri stakeholder saranno coinvolti nel processo.

Un output di questa discussione, anche in tempo reale su una lavagna, può essere un RACI (Responsabile, Approvatore, Consultato, Informato) per i deliverable e il team. Il RACI aiuterà a mitigare qualsiasi incertezza sulla responsabilità e a evidenziare le fasi di progetto ad alta interazione che richiederanno un significativo coordinamento da parte del project management.

Contesto del progetto – come si inserisce questo brief nella strategia più ampia e in altri progetti? (10 min)

Questa parte del kickoff dovrebbe essere guidata dal cliente — sarà necessario fornirgli una breve indicazione prima della riunione, così potrà prepararsi. È un’occasione per ottenere il background del progetto, scoprire temi di successo, comprendere eventuali sfide legate alle sovrapposizioni tra progetti e trovare opportunità per futuri progetti.

Devi trattare i seguenti punti:

• Qual è il tuo piano strategico aziendale complessivo?
• In che modo gli obiettivi del progetto sono allineati a quel piano strategico?
• Quali progetti hanno preceduto questo e quali sono previsti successivamente?
• Quali altri progetti saranno influenzati da questo progetto?

Brief di progetto – qual è il problema aziendale e il bisogno del cliente? (30 min)

Anche il brief di progetto dovrebbe essere guidato dal cliente e sarà necessario fornirgli una traccia per prepararsi prima dell'incontro. È un’opportunità per loro di condividere dati specifici relativi al progetto, così da offrirci una comprensione più approfondita e un’analisi della loro azienda e del problema specifico per cui ci stanno ingaggiando.

Questa è un’ottima occasione per porre domande al cliente su come questo sia collegato alle esigenze dei clienti finali — spesso i clienti non tengono conto di questo nelle loro pianificazioni. Dovresti chiedergli di coprire qualsiasi elemento possa essere utile a comprendere:

• Ricerche sui clienti, insight e sondaggi
• Analytics e dati
• Brand
• Stack tecnologico

Se non sai da dove iniziare, ti consigliamo di leggere il nostro articolo su domande di discovery da porre ai tuoi clienti prima di un progetto.

Successo – come sapremo se abbiamo avuto successo e cosa è fallito in passato? (10 min)

Perché un progetto sia davvero di successo, è fondamentale comprenderne la definizione di successo — non è uguale per ogni progetto, anche con lo stesso cliente. Consegnare un progetto rispettando tempi, budget e obiettivi è solo l’inizio: devi sapere cosa significa "successo" per tutti i principali stakeholder di un progetto.

Tutto parte dalla comprensione della strategia di fondo del cliente e dell'importanza strategica del progetto. Oltre a costruire una nuova app o un sito web, perché il cliente vuole che lo realizziamo; cosa spera di ottenere? E dove ha sbagliato la precedente agenzia o il precedente fornitore? Quali sono i KPI? Assicurati che siano SMART — Specifici, Misurabili, Azionabili, Rilevanti e Tempestivi — in modo da poterli valutare, dimostrare il successo e quantificare il valore.

Project management – revisione di timeline, deliverable, ruoli, reporting e gestione del cambiamento (10 min)

Ci sono sempre aspetti che vale la pena chiarire all’inizio del progetto, prima ancora che inizi davvero, e che poi possono essere riportati in un contact report.

• Esamina la tempistica – presenta un piano di progetto a livello generale con le principali fasi e milestone per assicurare che tutti gli stakeholder e i project sponsor siano allineati sulla sequenza delle attività e che eventuali dipendenze che possono influenzare la tempistica del progetto siano chiaramente dichiarate.
• Esamina i deliverable – dovresti aver già avuto una discussione con il cliente riguardo lo SoW e trovato un accordo su attività, deliverable, obiettivi comuni ed eventuali assunzioni, ma durante la riunione con il gruppo più ampio di stakeholder vale la pena riassumere i deliverable e le milestone per assicurarsi che nessuno si aspetti altro.
• Esamina ruoli e responsabilità – stabilisci il contatto quotidiano e chiarisci con chi comunicare per specifici aspetti o deliverable.
• Esamina la governance del progetto del cliente – comprendi chi sarà coinvolto nei processi di approvazione e verifica, e quanto tempo sarà necessario per approvare i deliverable, poiché questo può avere un impatto sulla tempistica.
• Esamina il piano di comunicazione – discuti come verrà gestito il reporting sullo stato del progetto per monitorare l’utilizzo del budget e l’impatto sulla fatturazione, e con quale frequenza verrà comunicato lo stato del progetto. È utile avere un esempio di report sullo stato progetto a portata di mano.
• Discuti la gestione di rischi, problemi e cambiamenti – comprendi l'approccio del cliente verso il rischio e confronta il tuo metodo di gestione collaborativa.

Varie ed eventuali – di cosa non abbiamo ancora parlato e dovremmo? (10 min)

Vale la pena concludere la conversazione lasciando al cliente lo spazio per sollevare eventuali argomenti che desidera affrontare.

Successivo – quali sono i prossimi step per far avanzare il progetto? (5 min)

Assicurati di concludere la riunione definendo con chiarezza i prossimi passaggi e ripetendo esattamente cosa dovrà fare il cliente per portare avanti il progetto, così come ciò che tu farai per garantire il raggiungimento delle principali milestone. Ricordati di inviare un follow-up via email dopo il kickoff per rendere chiare le prossime azioni da intraprendere.

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E adesso?

Non dimenticare di scaricare il nostro template di agenda per la riunione di kickoff quando crei la tua! Spesso è anche utile preparare una presentazione per la riunione di kickoff — questo darà un tocco di professionalità e organizzazione al meeting.

Ricordati di leggere i consigli di Sarah Sime su cosa fare prima, durante e dopo la riunione di kickoff interna e scopri qui come condurre al meglio la riunione.