Come gestire un progetto aziendale & 10 consigli degli esperti 2026
Stai lavorando a progetti importanti per la strategia della tua organizzazione? Come fai a saperlo? Pensi di sapere come gestire i progetti aziendali? Se la tua risposta a una qualsiasi di queste domande è qualcosa di diverso da un sì al 100%, questo articolo fa per te.
Si potrebbe pensare che tutti i progetti debbano essere allineati agli obiettivi aziendali principali di un'organizzazione. Gli studi rilevano che solo circa la metà delle organizzazioni dichiara di disporre di un ufficio di gestione dei progetti a livello aziendale (EPMO), ma quelle che allineano il proprio EPMO alla strategia dell'organizzazione riferiscono che il 38% in più dei loro progetti raggiunge gli obiettivi prefissati (PMI).
Ciò significa che, mentre alcune organizzazioni hanno investito nella gestione dei progetti aziendali, molte altre stanno rinunciando al successo dei progetti non riuscendo a gestire i progetti aziendali come un portafoglio.
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Ricordo la prima volta che mi è stato affidato il compito di gestire un progetto aziendale. Sembrava un compito arduo e non ero sicuro da dove iniziare. Dopo aver fatto alcune ricerche e aver imparato da colleghi esperti, ho scoperto che è possibile seguire alcuni passaggi per assicurarsi che il progetto abbia successo.
Facendo un salto ai giorni nostri, ho dieci anni di esperienza nella gestione di progetti aziendali e sono entusiasta di condividere con te alcuni suggerimenti e trucchi, così potrai evitare alcune delle dolorose esperienze di apprendimento che ho vissuto lungo il percorso per capire come gestire un progetto aziendale.
Una gestione efficace dei progetti aziendali richiede un'attenta pianificazione ed esecuzione affinché i progetti vengano completati nei tempi previsti e rispettando il budget, inclusa, non da ultimo, la creazione di piani dettagliati allineati agli obiettivi organizzativi di alto livello e il monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione.
In questo articolo parleremo di come le aziende possano sfruttare gli strumenti e le strategie giusti per una gestione efficace dei progetti aziendali (EPM).
Che cos'è la gestione dei progetti aziendali?
La gestione dei progetti aziendali (EPM) è il processo di gestione di più progetti e di progetti complessi all'interno di un'organizzazione. L'EPM spesso implica il coordinamento tra diversi reparti e team di progetto, garantendo che ogni progetto rimanga in linea con i piani e raggiunga i propri obiettivi. Sebbene ogni progetto possa essere diverso, tutti hanno un impatto sulla stessa organizzazione.
La gestione dei progetti aziendali (EPM) è un processo che aiuta le organizzazioni a pianificare, eseguire e portare a termine progetti a livello aziendale. L'EPM implica il coordinamento di risorse, tempistiche e budget tra più reparti e parti interessate.
Il Project Management Institute (PMI) considera la maggior parte dei progetti su larga scala come parte della gestione dei progetti aziendali e offre diversi corsi e strumenti per imparare a eseguire progetti aziendali utilizzando sia le metodologie di gestione dei progetti tradizionali sia approcci più adattivi, agili o moderni.
Vantaggi della gestione dei progetti aziendali
La gestione dei progetti aziendali è importante perché aiuta le organizzazioni a raggiungere i propri obiettivi strategici. La comunicazione, la collaborazione e la gestione delle risorse nelle organizzazioni più grandi possono essere difficili: l'EPM può aiutare.
Le organizzazioni che implementano una strategia efficace di gestione dei progetti aziendali saranno meglio posizionate per avere successo in un panorama aziendale in continua evoluzione.
Sfide della gestione dei progetti aziendali
Molte organizzazioni ne riconoscono l'importanza, ma incontrano difficoltà nell'implementare con successo l'EPM. Esistono diversi motivi per cui le organizzazioni faticano. Tra questi figurano la complessità dell'EPM, il coordinamento e la comunicazione necessari tra più reparti e parti interessate e la mancanza di conoscenze sugli strumenti di gestione dei progetti a livello aziendale, incluso il software aziendale per la gestione delle attività che aiuta i team a eseguire e monitorare il lavoro tra i reparti.
Nonostante le difficoltà, la gestione dei progetti aziendali è un processo fondamentale per le aziende di qualsiasi dimensione.
Che cos'è un progetto aziendale?
Un progetto aziendale è un'iniziativa su larga scala che implica il coordinamento di più reparti e team all'interno di un'organizzazione. I progetti aziendali richiedono solitamente un'ampia pianificazione, risorse e investimenti di tempo per avere successo.
I progetti aziendali possono variare notevolmente per dimensioni e ambito, ma hanno tutti una cosa in comune: richiedono soluzioni di gestione complesse per garantire che tutte le componenti siano completate nei tempi previsti e rispettando il budget e che il risultato del progetto sia allineato agli obiettivi e alla strategia organizzativi di alto livello.
Come fai a sapere se stai lavorando come responsabile di progetto aziendale?
Comprensibilmente, può essere difficile determinare se stai gestendo un progetto aziendale o svolgendo il ruolo di responsabile di progetto aziendale. In questo caso, prova a porti queste domande:
- Sei in grado di spiegare in che modo i tuoi progetti si allineano alla strategia aziendale complessiva?
- Stai lavorando a progetti che coinvolgono più unità aziendali?
- La tua organizzazione ha una comprovata esperienza nel completamento con successo dei progetti?
- Collabori tra dipartimenti o unità aziendali per garantire che i risultati del progetto siano efficaci per tutti?
Se hai risposto sì alla maggior parte o a tutte queste domande, è probabile che tu sia un responsabile di progetto aziendale o che stia lavorando a un progetto aziendale.
Come gestire un progetto aziendale
Nella pratica, la gestione dei progetti aziendali segue generalmente un processo sistematico. Il primo passo consiste nel raccogliere informazioni sui risultati desiderati del progetto, garantire l'allineamento con gli obiettivi dell'organizzazione nel suo complesso e ai massimi livelli, nonché essere consapevoli di eventuali fattori ambientali aziendali o limitazioni esistenti.
Ciò include la raccolta di dati sulle risorse disponibili, sul budget, sulle tempistiche e su eventuali requisiti speciali o modifiche necessari per il progetto. Successivamente, il responsabile di progetto collaborerà con il team di realizzazione individuato per creare un piano di progetto aziendale che delinei le attività e le tappe fondamentali necessarie per completare il progetto.
Questo piano dovrebbe includere anche strategie per la gestione dei rischi, la comunicazione e il controllo della qualità.
Una volta definito il piano, è importante monitorare i progressi per tutta la durata del progetto. Verificare regolarmente la situazione con i membri del team e assicurarsi che le scadenze vengano rispettate è fondamentale per il successo dell'EPM. Inoltre, è necessario esaminare i vari progetti per garantire che le lezioni apprese vengano condivise (il modo migliore per farlo è utilizzare un modello per le lezioni apprese del progetto) e che l'organizzazione impari nel suo insieme, evitando costi irrecuperabili, sprechi di tempo e attività su progetti che non sono più di valore.
Quando sono necessarie modifiche al progetto, è importante adeguare di conseguenza processi e piani, tenendo conto degli obiettivi dell'organizzazione nel suo complesso e ai massimi livelli, nonché del contesto della sfida e dell'obiettivo in questione.
In definitiva, una gestione efficace dei progetti aziendali richiede un monitoraggio costante delle attività, delle risorse e dei progressi per garantire che i progetti rimangano in linea e raggiungano i propri obiettivi nel contesto degli obiettivi e della strategia dell'organizzazione ai massimi livelli. Con il giusto insieme di strumenti e pratiche per la gestione dei progetti aziendali, le organizzazioni possono gestire con successo qualsiasi tipo di progetto.
Un elemento chiave dell'EPM consiste nell'utilizzare indicatori chiave di prestazione (KPI) coerenti tra i vari progetti. I KPI forniscono metriche utilizzabili per misurare il successo dei progetti e mantenere i team sulla buona strada. Questi KPI possono includere le tappe fondamentali raggiunte, il budget speso, i risultati finali completati, i livelli di soddisfazione dei clienti e altro ancora.
Il monitoraggio regolare dei KPI contribuirà a garantire che il progetto raggiunga i risultati desiderati, mentre un monitoraggio coerente tra i progetti consentirà di individuare dove siano necessari maggiore attenzione o investimenti nel portafoglio dei progetti aziendali.
È necessario mantenere una comunicazione adeguata tra tutte le parti coinvolte nel progetto per tutta la sua durata. Ciò include la comunicazione di modifiche e progressi, nonché di eventuali questioni o problemi che si presentano durante lo sviluppo.
Una comunicazione chiara e coerente tra i membri del team e le parti interessate può contribuire a garantire che il progetto venga completato nei tempi previsti e nel rispetto del budget.
Seguendo pratiche efficaci di gestione dei progetti aziendali, le organizzazioni possono gestire con successo anche i progetti più complessi. L'utilizzo di un processo sistematico, il monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione e il mantenimento di una comunicazione aperta in tutta l'organizzazione, tenendo conto degli obiettivi dell'organizzazione nel suo complesso e ai massimi livelli, sono tutti componenti essenziali di un EPM di successo.
Analizziamo il processo in una guida passo passo relativa al ciclo di vita di un progetto aziendale:
1. Decidere cosa fare
Raccogli informazioni sui risultati desiderati del progetto e assicurati che il progetto sia una priorità assoluta per l'organizzazione nel suo complesso e che gli obiettivi siano allineati agli obiettivi organizzativi ai massimi livelli. Identifica eventuali dipendenze o limitazioni note, comprese quelle presenti nei processi di gestione esistenti.
2. Elaborare un piano
I responsabili dei progetti aziendali dovrebbero collaborare con il team di realizzazione individuato per elaborare un piano per il progetto basato sui requisiti noti e sulle stime delle attività. Presta attenzione all’allocazione delle risorse, anche tra progetti diversi.
Spesso, nei team interfunzionali, le persone vengono assegnate a più progetti individuali, il che può rappresentare una difficoltà nella fase di esecuzione del progetto. Considera le difficoltà della gestione delle risorse e stabilisci se sia necessario un monitoraggio dettagliato del tempo.
3. Iniziare l’esecuzione
Si parte! Avvia il team nell’esecuzione del progetto. In qualità di responsabile del progetto aziendale, facilita il team nell’iniziare a fornire valore. La gestione delle attività, le previsioni e la pianificazione continua sono fondamentali per l’esecuzione e per garantire che i rischi del progetto vengano identificati e analizzati lungo il percorso. La collaborazione e la comunicazione del team sono essenziali per garantire il continuo avanzamento del progetto.
4. Gestire ciò che si presenta lungo il percorso
In base alla mia esperienza, nessun progetto procede esattamente come previsto all’inizio. In qualità di responsabile del progetto, collabora con il team per adattarti ai cambiamenti e incoraggia l’apprendimento attivo. È possibile che le esigenze di cambiamento provengano dall’interno o dall’esterno del team.
Il tuo superpotere come responsabile del progetto emergerà se sarai in grado di adattarti rapidamente ai cambiamenti e di aiutare gli altri a imparare e adattarsi durante tutto il processo. L’adattamento ai cambiamenti dovrebbe essere considerato e integrato nella metodologia di gestione dei progetti aziendali della tua organizzazione.
5. Concludere in modo eccellente
Quando il team si avvicina alla fine del progetto e sta ottenendo i risultati desiderati, assicurati di gestire (a volte questo significa fare ordine) tutti i sistemi informativi, gli strumenti di gestione dei progetti, i piani e i sistemi EPM associati.
Man mano che il team fornisce valore, celebra i successi lungo il percorso e assicurati di raccogliere i feedback del team o di condurre delle retrospettive per raccogliere gli insegnamenti appresi, quindi condividili ampiamente! Aiutare gli altri membri del team a evitare le difficoltà affrontate in passato è un elemento fondamentale della gestione efficace dei progetti aziendali.
10 consigli per la gestione dei progetti aziendali
La gestione dei progetti aziendali non è una soluzione valida per ogni situazione. Non esiste un unico approccio alla gestione dei progetti aziendali che funzioni per tutte le organizzazioni. Quando si prende in considerazione la gestione dei progetti aziendali, è importante valutare le esigenze e gli obiettivi della propria organizzazione.
Una volta acquisita una chiara comprensione delle esigenze della propria organizzazione, è possibile iniziare a sviluppare una strategia di gestione dei progetti aziendali adatta alla propria organizzazione. Mentre valuti come creare questa strategia e gestire uno o più progetti aziendali, considera questi suggerimenti:
- Esamina l’intera azienda per assicurarti che il lavoro che stai svolgendo (o guidando) sia unico, prezioso e allineato agli obiettivi e alla strategia di alto livello dell’azienda. Se disponi di un ufficio di gestione dei progetti aziendale (EPMO) o di un ufficio di gestione dei progetti (PMO), sfrutta questo gruppo per garantire la corretta definizione delle priorità delle iniziative chiave in linea con gli obiettivi aziendali.
- Parla con i responsabili dei team delle unità aziendali o dei reparti per costruire relazioni e facilitare la comunicazione in futuro. Le relazioni, soprattutto quelle con il senior management e il team dirigenziale allargato, sono fondamentali per sviluppare una solida capacità di gestione dei progetti aziendali in qualsiasi organizzazione.
- Collabora con la leadership della tua organizzazione per creare e definire OKR o KPI a livello aziendale; questi contribuiranno a guidare il lavoro sui progetti tra i vari team. Misura il successo dei progetti rispetto a questi OKR e KPI, in tempo reale se possibile.
- Confronta l’elenco dei progetti in corso con gli OKR o i KPI della tua azienda. Assicurati che ciò che stai facendo continui a essere utile e allineato agli obiettivi di alto livello. Se un progetto a cui stai lavorando non è più rilevante o utile, interrompilo.
- Comunica costantemente i progressi dei progetti e dei team. Rendi i progressi visibili a tutti gli stakeholder. Condividili nel modo più trasparente possibile all’interno dell’organizzazione e collegali agli OKR o ai KPI esistenti a livello dirigenziale. L’utilizzo dell’intelligenza artificiale negli uffici di gestione dei progetti può aiutarti in questo.
- Assicurati che le decisioni vengano prese nel contesto di tutti gli altri progetti aziendali in corso e delle iniziative strategiche. Evita di costruire pensando al presente o al passato e dai priorità alla costruzione del futuro della tua organizzazione. Allineati agli obiettivi aziendali chiave del futuro per evitare rielaborazioni inutili o costi irrecuperabili dovuti a una decisione miope.
- Presta attenzione alle esigenze di gestione del cambiamento delle persone. Certo, può essere divertente guidare un cambiamento diffuso ad alta velocità, ma le persone hanno bisogno di tempo per adattarsi. Il cambiamento implica apprendimento e richiede una modifica dei comportamenti, non solo l’acquisizione di conoscenze. Quando guidi un cambiamento, soprattutto nelle organizzazioni di grandi dimensioni, sii consapevole delle reazioni tipiche al cambiamento e lavora per facilitare la transizione delle persone coinvolte: se gestito bene, l’investimento darà grandi risultati.
- Impara, risciacqua, ripeti. Documenta e condividi le lezioni apprese affinché gli altri possano imparare dalle tue esperienze e semplificare il proprio lavoro. Continua il processo di definizione di KPI e OKR allineati alla tua strategia e alle tue iniziative di progetto. Rendi questo processo parte della cultura della tua organizzazione.
- Valuta il software di gestione dei progetti utilizzato nella tua organizzazione. Il software dovrebbe aggiungere valore, non distrarre né rappresentare un peso. Se possibile, collabora con il PMO della tua organizzazione per selezionare un software aziendale per la gestione dei progetti allineato alle priorità chiave della tua organizzazione. Punti bonus se il software EPM include l’automazione dei flussi di lavoro, integrazioni con altri strumenti e modelli! In caso contrario, anche l’integrazione con un software aziendale per la gestione dei flussi di lavoro può essere una soluzione.
- Cerca di non fissarti troppo sugli specifici artefatti del progetto. Certo, i diagrammi di Gantt, le bacheche Kanban, i registri dei rischi e i diagrammi burndown possono essere belli da vedere, ma a meno che non riflettano direttamente il valore creato, non sono di per sé preziosi. Dedica la maggior parte del tuo tempo al raggiungimento dei risultati, non alla creazione degli artefatti.
Inizia con la gestione dei progetti aziendali
La gestione dei progetti aziendali è un processo complesso ma necessario affinché le organizzazioni garantiscano il successo dei propri progetti e l’allineamento con la strategia organizzativa. Sfruttando gli strumenti e le strategie giusti, come processi sistematici, indicatori di performance e piani di comunicazione, le aziende possono gestire con sicurezza anche iniziative di grandi dimensioni.
Se hai ancora bisogno di aiuto, consulta qui la nostra Guida definitiva alla gestione dei progetti aziendali (PDF).
