Come Gestire un Progetto Aziendale & 10 Consigli di Esperti 2026
Stai lavorando su progetti che sono importanti per la strategia della tua organizzazione? Come puoi esserne certo? Senti di sapere come gestire progetti aziendali? Se la tua risposta a queste domande non è sì al 100%, questo articolo fa per te.
Si potrebbe pensare che tutti i progetti dovrebbero essere allineati agli obiettivi chiave di business di un'organizzazione. Gli studi rilevano che solo circa la metà delle organizzazioni dichiara di avere un ufficio di gestione dei progetti a livello aziendale (EPMO), ma quelle che allineano il loro EPMO alla strategia dell'organizzazione riferiscono che il 38% in più dei loro progetti raggiunge gli obiettivi prefissati (PMI).
Questo significa che, sebbene alcune organizzazioni abbiano investito nella gestione di progetti aziendali, molte altre stanno rinunciando al successo dei progetti fallendo nell'esecuzione di progetti aziendali come portafoglio.
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Ricordo la prima volta che mi fu affidato il compito di gestire un progetto aziendale. Sembrava un'impresa scoraggiante e non sapevo da dove partire. Dopo alcune ricerche e aver imparato dai colleghi più esperti, ho scoperto che ci sono alcuni passaggi da seguire per assicurarti che il progetto abbia successo.
Arrivando ai giorni nostri, ho ormai dieci anni di esperienza nella gestione di progetti aziendali e sono entusiasta di condividere con te alcuni suggerimenti e consigli, così potrai saltare alcune delle esperienze di apprendimento dolorose che ho dovuto affrontare per capire come gestire un progetto aziendale.
L’efficace gestione di progetti aziendali richiede una pianificazione e un'esecuzione accurate affinché i progetti vengano completati nei tempi e nei costi previsti; tra i punti principali c’è la creazione di piani dettagliati allineati agli obiettivi organizzativi di alto livello e il monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione.
In questo articolo discuteremo di come le aziende possano utilizzare i giusti strumenti e strategie per il successo della gestione di progetto aziendale (EPM).
Cos’è la gestione di progetti aziendali?
La gestione di progetti aziendali (EPM) è il processo che permette di gestire sia progetti multipli che progetti complessi all’interno di un’organizzazione. L’EPM spesso comporta il coordinamento tra diversi dipartimenti e team di progetto, garantendo che ogni progetto rimanga in carreggiata e raggiunga i suoi obiettivi. Sebbene ogni progetto possa essere diverso, tutti hanno un impatto sulla stessa organizzazione.
L’Enterprise Project Management (EPM) è un processo che aiuta le organizzazioni a pianificare, eseguire e consegnare progetti a livello aziendale. L’EPM coinvolge il coordinamento di risorse, tempistiche e budget tra diversi dipartimenti e portatori di interesse.
Il Project Management Institute (PMI) considera la maggior parte dei progetti su larga scala parte della gestione di progetti aziendali e offre numerosi corsi e strumenti per imparare a gestire progetti aziendali sia con metodologie tradizionali di project management sia tramite approcci più adattivi, agili o moderni.
Vantaggi della gestione di progetti aziendali
La gestione di progetti aziendali è importante perché aiuta le organizzazioni a raggiungere i propri obiettivi strategici. Comunicazione, collaborazione e gestione delle risorse nelle grandi organizzazioni possono essere sfide difficili: l’EPM può aiutare a superarle.
Le organizzazioni che adottano una strategia efficace di gestione di progetti aziendali saranno meglio posizionate per avere successo in un contesto lavorativo in continuo cambiamento.
Sfide nella gestione di progetti aziendali
Molte organizzazioni ne riconoscono l’importanza ma hanno difficoltà nell’implementare con successo l’EPM. Ci sono diversi motivi per cui le organizzazioni fanno fatica: tra questi, la complessità della gestione aziendale dei progetti, il coordinamento e la comunicazione richiesti tra più dipartimenti e portatori di interesse e la mancanza di conoscenza degli strumenti di project management a livello aziendale, incluso il software di gestione delle attività corporate che aiuta i team a eseguire e tracciare il lavoro tra vari dipartimenti.
Nonostante le difficoltà, la gestione di progetti aziendali è un processo fondamentale per aziende di ogni dimensione.
Che cos’è un progetto aziendale?
Un progetto aziendale è un'iniziativa su larga scala che implica il coordinamento di diversi dipartimenti e team all’interno di un’organizzazione. I progetti aziendali richiedono solitamente pianificazione, risorse e impegno temporale approfonditi per avere successo.
I progetti aziendali possono variare molto in termini di dimensioni e ambito, ma tutti hanno una cosa in comune: richiedono soluzioni di gestione complesse per assicurare che tutte le componenti vengano completate nei tempi e nei costi previsti e che il risultato del progetto sia in linea con gli obiettivi e la strategia aziendale di alto livello.
Come puoi sapere se stai lavorando come project manager aziendale?
Comprensibilmente, può essere difficile stabilire se stai gestendo un progetto enterprise o se stai ricoprendo il ruolo di enterprise project manager. Se è così, prova a porti queste domande:
- Sei in grado di spiegare in che modo i tuoi progetti sono allineati con la strategia aziendale complessiva?
- Stai lavorando su progetti che coinvolgono più unità aziendali?
- La tua organizzazione vanta una storia di successo nel completamento dei progetti?
- Collabori con altri dipartimenti o unità aziendali per garantire che i risultati del progetto siano utili per tutti?
Se hai risposto sì alla maggior parte o a tutte queste domande, probabilmente sei un enterprise project manager o stai lavorando su un progetto enterprise.
Come Gestire Un Progetto Enterprise
In pratica, la gestione di progetti enterprise segue generalmente un processo sistematico. Il primo passo è raccogliere informazioni sui risultati desiderati del progetto, assicurarsi che siano allineati agli obiettivi organizzativi di alto livello e tenere conto di eventuali fattori ambientali aziendali o limitazioni esistenti.
Questo include la raccolta di dati su risorse disponibili, budget, tempistiche e su eventuali requisiti o modifiche specifiche necessarie per il progetto. Successivamente, il project manager lavorerà con il team di delivery individuato per creare un piano di progetto enterprise che definisce attività e tappe fondamentali per completare il progetto.
Questo piano dovrebbe anche includere strategie di gestione del rischio, comunicazione e controllo qualità.
Una volta che il piano è stato definito, è importante monitorare i progressi per tutta la durata del progetto. Controllare regolarmente con i membri del team e assicurarsi che le scadenze vengano rispettate è fondamentale per il successo dell'EPM. È inoltre importante guardare trasversalmente ai progetti per assicurarsi che le lezioni apprese vengano condivise (il modo migliore per farlo è tramite un template per le lezioni apprese di progetto) e che l'organizzazione impari insieme, evitando costi irrecuperabili, spreco di tempo e lavoro su progetti che non sono più rilevanti.
Quando sono necessarie modifiche al progetto, è importante adattare processi e piani, guidati dagli obiettivi organizzativi di alto livello e dal contesto della sfida e dell'obiettivo affrontato.
In definitiva, una gestione efficace dei progetti enterprise richiede un costante monitoraggio delle attività, delle risorse e dei progressi, per garantire che i progetti rimangano sulla giusta strada e raggiungano gli obiettivi all'interno della strategia e degli obiettivi di alto livello dell'organizzazione. Con i giusti strumenti e pratiche di gestione progetti enterprise, le organizzazioni possono gestire con successo qualsiasi tipo di progetto.
Un elemento chiave dell'EPM è l'utilizzo di indicatori chiave di performance (KPI) coerenti su tutti i progetti. I KPI forniscono metriche utili per misurare il successo dei progetti e mantenere i team sulla giusta rotta. Questi KPI possono includere tappe raggiunte, budget utilizzato, deliverable completati, livelli di soddisfazione del cliente e altro ancora.
Monitorare regolarmente i KPI aiuterà a garantire che il progetto raggiunga gli obiettivi desiderati e il monitoraggio coerente tra i progetti evidenzierà dove è necessario porre maggiore attenzione o investire di più all'interno del portfolio di progetti enterprise.
È fondamentale mantenere una comunicazione adeguata tra tutte le parti coinvolte nel progetto per tutta la durata del lavoro. Questo significa comunicare cambiamenti e progressi, così come eventuali problemi o criticità emersi durante lo sviluppo.
Una comunicazione chiara e costante tra i membri del team e gli stakeholder può aiutare a garantire che il progetto venga completato nei tempi previsti e rientrando nel budget.
Seguendo pratiche efficaci di gestione dei progetti enterprise, le organizzazioni possono gestire con successo anche i progetti più complessi. Utilizzare un processo sistematico, monitorare i principali indicatori di performance e mantenere una comunicazione aperta in tutta l'organizzazione, guidati dagli obiettivi organizzativi di alto livello, sono tutti elementi essenziali per il successo dell'EPM.
Vediamo una guida passo passo lungo il ciclo di vita di un progetto enterprise:
1. Decidere Cosa Fare
Raccogli informazioni sui risultati attesi del progetto e assicurati che il progetto sia una priorità assoluta per l'organizzazione e che gli obiettivi siano allineati con quelli organizzativi di alto livello. Identifica eventuali dipendenze o limitazioni già note, comprese quelle nei processi gestionali esistenti.
2. Costruire Un Piano
I project manager aziendali dovrebbero lavorare con il team di delivery identificato per costruire un piano per il progetto basato sui requisiti noti e sulle stime delle attività. Prestate attenzione all'allocazione delle risorse, anche tra progetti diversi.
Spesso, nei team interfunzionali, le persone sono assegnate a più progetti individuali, il che può rappresentare una sfida nella fase di esecuzione del progetto. Considerate le sfide della gestione delle risorse e valutate se è necessario un tracciamento dettagliato dei tempi.
3. Avvia l'esecuzione
Partite! Date il via al team nell'esecuzione del progetto. In qualità di project manager a livello aziendale, facilitate il team nell'iniziare a fornire valore. Gestione delle attività, previsione e pianificazione continua sono fondamentali per l'esecuzione e per assicurare che i rischi di progetto vengano identificati e analizzati lungo il percorso. La collaborazione e la comunicazione nel team sono fondamentali per garantire il progresso costante del progetto.
4. Gestisci ciò che emerge lungo il percorso
Nella mia esperienza, nessun progetto si svolge esattamente come pianificato all'inizio. In qualità di project manager, lavora con il team per adattarti ai cambiamenti e incoraggia l'apprendimento attivo. È possibile che le necessità di cambiamento provengano dall'interno o dall'esterno del team.
Il tuo superpotere come project manager emergerà se sarai in grado di adattarti rapidamente ai cambiamenti e aiutare gli altri a imparare e adattarsi durante tutto il processo. L'adattamento al cambiamento dovrebbe essere preso in considerazione per essere integrato nella metodologia di project management aziendale della tua organizzazione.
5. Concludi al meglio
Quando il team si avvicina alla fine del progetto e sta realizzando i risultati desiderati, assicurati di gestire (a volte significa ripulire) tutti i sistemi informativi associati, gli strumenti di project management, i piani e i sistemi EPM.
Man mano che il team produce valore, celebra i successi lungo il percorso e ricordati di raccogliere feedback dal team o di condurre retrospettive per acquisire le lezioni apprese e poi condividile ampiamente! Aiutare gli altri membri del team ad evitare le difficoltà affrontate in passato è un elemento chiave per una gestione di progetti aziendali di successo.
10 consigli per la gestione dei progetti aziendali
L'enterprise project management non è una soluzione universale. Non esiste un singolo approccio di project management aziendale che funzioni per tutte le organizzazioni. Quando si considera la gestione dei progetti aziendali, è importante valutare i bisogni e gli obiettivi della propria organizzazione.
Una volta che hai una chiara comprensione dei bisogni della tua organizzazione, puoi iniziare a sviluppare una strategia di enterprise project management che sia efficace per la tua realtà. Quando valuti come creare questa strategia e gestire uno o più progetti aziendali, prendi in considerazione questi consigli:
- Guarda su tutta l’azienda per assicurarti che il lavoro che stai svolgendo (o guidando) sia unico, di valore e allineato agli obiettivi e alla strategia aziendale a livello generale. Se nella tua azienda è presente un enterprise project management office (EPMO) o un project management office (PMO), sfrutta questo gruppo per garantire la corretta prioritizzazione delle iniziative chiave in linea con gli obiettivi aziendali complessivi.
- Parla con i team leader delle business unit o dei dipartimenti per costruire relazioni e facilitare la comunicazione futura. Le relazioni, soprattutto quelle con il top management e il management esteso, sono fondamentali per sviluppare una forte capacità di gestione progetti a livello enterprise in qualsiasi organizzazione.
- Lavora con la leadership della tua organizzazione per creare e definire OKR o KPI a livello aziendale; questi ti aiuteranno a guidare il lavoro di progetto tra i team. Misura il successo dei progetti in base a questi OKR e KPI, in tempo reale se possibile.
- Confronta l’elenco dei progetti in corso con gli OKR o i KPI della tua azienda. Assicurati che ciò che stai facendo sia ancora di valore e allineato agli obiettivi di alto livello. Se un progetto a cui stai lavorando perde rilevanza o valore, smetti di portarlo avanti.
- Riporta costantemente i progressi tra progetti e team. Rendi i progressi visibili a tutti gli stakeholder. Condividi il più trasparentemente possibile in tutta l’organizzazione e collega i risultati agli OKR o KPI esistenti a livello di leadership. L’utilizzo dell’intelligenza artificiale nei project management office può essere d’aiuto in questo senso.
- Assicurati che le decisioni vengano prese tenendo conto di tutti gli altri progetti enterprise in corso e delle iniziative strategiche. Evita di costruire solo per il presente o il passato e dai priorità alla costruzione del futuro della tua organizzazione. Allineati con gli obiettivi di business chiave futuri per evitare rework o costi sommersi dovuti a decisioni miopi.
- Presta attenzione ai bisogni di change management delle persone. Certo, può essere entusiasmante guidare cambiamenti su larga scala e ad alta velocità, ma le persone hanno bisogno di tempo per adattarsi. Cambiare significa apprendere e richiede la modifica dei comportamenti, non solo la conoscenza. Quando guidi il cambiamento, soprattutto in grandi organizzazioni, considera le tipiche reazioni al cambiamento e lavora per facilitare la transizione per chi viene impattato: l’investimento ripagherà nel tempo se fatto bene.
- Impara, ripeti, condividi. Documenta e condividi le lezioni apprese, in modo che altri possano trarre insegnamento dalla tua esperienza e ottimizzare il loro lavoro. Continua il processo di definizione di KPI e OKR allineati con la strategia e le iniziative di progetto. Fai sì che questo processo diventi parte integrante della cultura organizzativa.
- Considera il software di project management attualmente in uso nella tua organizzazione. Il software deve essere di supporto, non una distrazione né un peso. Collabora con il PMO della tua azienda, se possibile, per individuare un enterprise project management software coerente con le priorità principali della tua organizzazione. Punto extra se il software EPM include automazione dei flussi, integrazioni con altri strumenti e modelli! In caso contrario, va bene anche una integrazione con un enterprise workflow software.
- Cerca di non fissarti troppo sugli artefatti di progetto specifici. Certo, i diagrammi di Gantt, le Kanban board, i registri dei rischi e i grafici burndown sono belli da vedere, ma se non rappresentano direttamente il valore creato, non sono di per sé utili. Dedica la maggior parte del tempo a fornire risultati concreti, non agli artefatti.
Inizia con la gestione progetti di tipo Enterprise
La gestione progetti di tipo enterprise è un processo complesso ma necessario per consentire alle organizzazioni di ottenere il successo dei progetti e l’allineamento con la strategia aziendale. Sfruttando gli strumenti e le strategie giuste, come processi sistematici, indicatori di performance e piani di comunicazione, le aziende possono gestire anche progetti su larga scala con sicurezza.
Se hai ancora bisogno di aiuto, consulta la nostra Guida definitiva alla Gestione Progetti di tipo Enterprise (PDF) qui.
