9 Consigli di Esperti per Gestire il Tuo Team di Subappaltatori Star
Negli ultimi anni, l’uso strategico dei subappaltatori è diventato sempre più diffuso tra le aziende che devono espandere le operazioni a causa di fluttuazioni economiche o cambiamenti interni.
Il subappalto consente alle aziende di essere agili, rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato e cogliere nuove opportunità senza i vincoli di una forza lavoro permanente.
Tuttavia, gestire efficacemente i subappaltatori non è così semplice come sembra. In questo articolo, esploreremo strategie chiave e pratiche consigliate che i project manager possono adottare per garantire una gestione di successo dei subappaltatori.
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Che cos’è la gestione dei subappaltatori?
La gestione dei subappaltatori è il processo di coordinamento dell’assunzione, delle risorse e della supervisione dei subappaltatori in progetti che richiedono competenze specifiche, contribuendo così al completamento e al successo dei lavori.
I termini "appaltatore", "subappaltatore" e "freelancer" a volte vengono utilizzati in modo intercambiabile a seconda del settore—in ambito edile o in agenzia, per esempio. Tuttavia, possono riferirsi a differenti modalità di lavoro, livelli di responsabilità e ruoli nei progetti.
Gli appaltatori, ad esempio, non sono classificati come dipendenti. Vengono invece ingaggiati tramite contratto con una data di inizio e fine definita, per fornire risultati o servizi prestabiliti.
I subappaltatori, invece, lavorano sotto la direzione di un appaltatore principale e non direttamente per il cliente. Svolgono una parte specifica del lavoro che l’appaltatore si è impegnato a completare, mantenendo quindi una relazione gerarchica.
D’altra parte, i freelance sono lavoratori autonomi che offrono i loro servizi ai clienti. Godono della flessibilità di collaborare con differenti clienti su vari progetti senza essere legati a un datore di lavoro a lungo termine.
| Appaltatore | Subappaltatore | Freelancer | |
| Rapporto di lavoro | Ingaggiato direttamente da un cliente per completare un progetto o una mansione | Ingaggiato da un appaltatore per portare a termine una parte di un progetto | Lavora indipendentemente con più clienti, spesso su progetti brevi o di dimensioni ridotte |
| Ambito di lavoro | Gestisce interi progetti o parti sostanziali di essi | Si occupa di compiti o componenti specifici di un progetto assegnati dall'appaltatore | Offre servizi specifici, spesso focalizzandosi su progetti a breve termine o diversificati |
| Costi associati | Pagato in base ai termini contrattuali, di solito senza benefit | Pagato dall’appaltatore secondo accordi presi | Pagato da più clienti per progetto o incarico, è responsabile dei propri benefit |
| Gestione del progetto | Supervisiona il completamento del progetto, con possibilità di assumere subappaltatori | Si concentra sul proprio compito specifico nell'ambito del progetto | Gestisce autonomamente il proprio carico di lavoro e i rapporti con i clienti |
| Rapporto con il cliente | Risponde direttamente al cliente | Risponde all’appaltatore che l’ha assunto | Risponde direttamente a più clienti |
Comprendere queste differenze aiuta le aziende a scegliere il tipo di lavoratore più adatto alle proprie esigenze e garantisce una gestione dei subappaltatori chiara ed efficace.
In questo articolo si farà riferimento a un modello di agenzia per discutere la gestione delle risorse e dei subappaltatori, piuttosto che ai progetti di costruzione.
9 consigli per una gestione efficace dei subappaltatori
Ecco come gestire correttamente i subappaltatori.
1. Coinvolgili fin dall’inizio
In molte agenzie, il project manager valuta l’ambito e la tempistica inizialmente presentati al cliente.
Coinvolgendo i subappaltatori nelle prime fasi di definizione dello scope, si dà loro la possibilità di porre domande, aggiungere contesto e offrire un lavoro di qualità.
Diversi appaltatori hanno approcci differenti e possono proporre suggerimenti in base alle esigenze del cliente, dei requisiti del progetto, del controllo qualità e della propria esperienza, contribuendo in modo significativo al successo del progetto.
Chiedi al subappaltatore di stimare il numero di ore necessarie per completare il lavoro. In base alla loro esperienza, tariffa o specializzazione, questa stima può variare sensibilmente rispetto a una tua previsione iniziale. Inoltre, questo ti permette di pianificare meglio e di responsabilizzare maggiormente i subappaltatori rispetto alle loro stime.
Un periodo di prova per i subappaltatori è prezioso, perché ti consente di valutare le loro prestazioni e l’integrazione in azienda—il che può portare a un’assunzione stabile o a continuative collaborazioni.
2. Definisci i termini di pagamento
Sottolineate la necessità di definire un calendario dei pagamenti chiaro. Questo dovrebbe includere la tempistica del progetto, le tappe fondamentali e le scadenze dei pagamenti, che potrebbero essere collegate al completamento di specifici compiti o fasi di progetto. Termini di pagamento chiari aiutano a evitare malintesi e garantiscono pagamenti puntuali e corretti.
Specificare quanto segue:
- Requisiti della fattura, inclusi quali informazioni devono essere inserite (es. piano di progetto completato, date, importi).
- Metodo di pagamento (es. bonifico bancario, assegno) e tutte le informazioni necessarie per elaborare i pagamenti. Rimarranno fedeli se li pagate costantemente nei termini previsti o anche prima.
- La valuta in cui verranno pagati, particolarmente importante per i subappaltatori internazionali.
Chiarire le responsabilità fiscali, inclusa ogni ritenuta o altra imposta applicabile, è un modo per garantire una relazione lavorativa fluida. Fornire queste informazioni in anticipo rassicura i subappaltatori e li fa sentire più tranquilli riguardo alle proprie responsabilità legali.
3. Includere gli elementi essenziali
Includere quanto segue in tutti i contratti:
- Clausole che descrivono penali o conseguenze per scadenze non rispettate. Questo non solo incentiverà la consegna puntuale ma assicurerà anche un continuo avanzamento del progetto.
- Come verranno gestiti e retribuiti eventuali lavori aggiuntivi o richieste di modifica al di fuori dello scopo originale.
- Il periodo di preavviso richiesto per la risoluzione del contratto.
- Clausole che tutelano informazioni sensibili e la proprietà intellettuale. Ciò garantisce che i subappaltatori non divulghino né utilizzino in modo improprio informazioni proprietarie, salvaguardando il progetto e l'integrità dell'agenzia.
4. Effettuare l'onboarding di agenzia e progetto
Quando inserite un subappaltatore, considerate di condividere ulteriori informazioni sulla vostra agenzia e sul progetto, soprattutto se il progetto è rivolto direttamente al cliente. Volete garantire un'esperienza coerente per il vostro cliente e i membri del team, radicata nel modo in cui gli altri dipendenti gestiscono il progetto e il cliente.
Familiarizzare i collaboratori con il processo interno, i membri chiave del team e il portfolio dell’azienda. Programmate e pianificate la formazione per ciascuno in base ai suoi punti di forza e debolezza. I subappaltatori più senior potrebbero avere bisogno solo di una formazione sul vostro processo specifico piuttosto che su come usare gli strumenti o gestire i clienti.
Incoraggiate la partecipazione attiva alle riunioni di team e alle sessioni di brainstorming per una collaborazione ottimale, e fornite linee guida dettagliate e modelli per i deliverable per assicurare coerenza e controllo qualità. Questo può includere guide di stile, standard di codifica o template di design.
Assicuratevi che il subappaltatore sia configurato su tutto il software di gestione dei progetti per subappaltatori necessario, come strumenti di monitoraggio del tempo, strumenti di project management, archiviazione documenti e una wiki aziendale.
Quando gestite fornitori come agenzie, assicuratevi di seguire le best practice per la gestione dei fornitori.
5. Definire aspettative chiare
Create un ambiente di fiducia essendo sinceri e trasparenti. Anche se potrebbero essere solo temporaneamente parte del team, è importante favorire una relazione positiva.
È anche importante adattare il modo in cui si danno e si ricevono feedback. Non sono dipendenti, quindi probabilmente non ci saranno controlli o revisioni periodiche sulle performance.
È bene essere trasparenti su come valuterete la loro performance nel progetto. Definite indicatori chiave di performance (KPI) per misurare la qualità e la puntualità del lavoro dei subappaltatori.
6. Identificare e mitigare i rischi
Una volta creato il piano/cronoprogramma del progetto, fate rivedere e approvare il tutto al subappaltatore. Il loro coinvolgimento ridurrà le difficoltà del project manager o dell’agenzia quando sarà necessario negoziare aumenti di tempo o costi.
Aggiungete uno o due giorni di margine alle scadenze finché non conoscete l’affidabilità del subappaltatore.
7. Definire standard chiari di comunicazione e qualità
Impostate una tabella RACI per l’intero team di progetto in modo che tutti, compresi i subappaltatori, capiscano le proprie responsabilità. Assegnate un referente principale che possa essere il punto di contatto costante per i subappaltatori se hanno domande o necessitano di assistenza in emergenza. Teneteli aggiornati qualora il perimetro del loro lavoro cambi.
8. Assegnare i subappaltatori con attenzione
Chiedete chiarimenti sulla disponibilità, flessibilità e fuso orario del subappaltatore (soprattutto per fissare riunioni) il prima possibile.
Capire e distinguere tra il curriculum di un subappaltatore e il suo desiderio di ampliarlo è fondamentale. Ad esempio, uno stratega di content marketing potrebbe aver lavorato sulla strategia di marca alcune volte in passato, ma potrebbe essere più adatto per un ruolo di content strategist per esigenze complesse dei clienti.
È importante tenerlo a mente mentre assegni le risorse e gestisci i subappaltatori nel tuo software per la gestione delle risorse.
9. Monitora Costantemente le Prestazioni
Sfrutta i loro punti di forza per mantenere la qualità del lavoro e offri opportunità di crescita insieme ai dipendenti a tempo pieno o ad altri subappaltatori.
Garantisci check-in regolari con i membri del team e i responsabili dei dipartimenti. È facile lavorare in modo isolato e perdersi nei dettagli. Offrire opportunità ai subappaltatori di dare feedback, collaborare e condividere le proprie esperienze migliora i processi e i risultati finali.
Come Funziona la Gestione dei Subappaltatori: Esempio
Vedere la gestione di appaltatori e subappaltatori attraverso la lente di una squadra di baseball (ovvero un'agenzia assunta per il lavoro) può chiarire come ogni ruolo contribuisca al successo complessivo del progetto.
Ecco come una squadra di baseball può essere paragonata a un'agenzia che hai assunto per contribuire al tuo progetto:
- Squadra di Baseball = Agenzia Assunta per il Lavoro
- Responsabilità: Coordinare tutti i membri del team e garantire che il progetto venga eseguito efficacemente per soddisfare le aspettative del cliente.
- Direttore della Lega = Stakeholder del Cliente
- Responsabilità: Definire i requisiti del progetto, fornire feedback, approvare i deliverable e assicurarsi che il piano del team risponda ai loro bisogni e alle loro aspettative.
- Direttore Generale = Product Manager
- Responsabilità: Definire la visione, fissare gli obiettivi del prodotto, dare priorità alle funzionalità e prendere decisioni di alto livello su ambito e direzione.
- Manager della Squadra = Project Manager
- Responsabilità: Pianificare la strategia, monitorare le prestazioni, apportare modifiche durante il gioco e offrire motivazione e supporto a tutti i giocatori.
- Capitano della Squadra = Product Owner
- Responsabilità: Garantire che il piano di gioco rispecchi la visione del direttore generale, dare priorità ai compiti quotidiani e comunicare con i membri del team (designer e sviluppatori) per mantenere il progetto sulla giusta strada.
- Interni = Designer Subappaltatori
- Responsabilità: L’interno è responsabile di azioni rapide e precise per impedire agli avversari di avanzare, proprio come i designer che creano gli elementi grafici e di esperienza utente che rappresentano la base di un progetto. Ogni interno ha la competenza per ricoprire quel ruolo specifico, come i designer UX rispetto ai motion designer su un progetto.
- Esterni = Sviluppatori Subappaltatori
- Responsabilità: Gli esterni coprono molto campo, fanno prese e tiri critici per impedire i punti, similmente agli sviluppatori che implementano codice e garantiscono la funzionalità per dare vita al progetto. Ogni posizione dell'esterno ha la competenza per quel ruolo specifico, come sviluppatori front-end rispetto agli sviluppatori back-end.
Ecco come questa analogia si traduce in uno scenario di partita (progetto). Il manager della squadra (project manager) sviluppa la strategia, includendo posizionamenti e azioni, per aiutare la squadra a vincere (completare il progetto).
Il direttore generale (product manager) definisce gli obiettivi generali e le priorità, assicurandosi che gli sforzi del team siano in linea con gli obiettivi più ampi, e il capitano della squadra (product owner) esegue la strategia sul campo, garantendo che i membri seguano il piano di gioco e facciano aggiustamenti in tempo reale.
Quando si parla di comunicazione, il team manager (project manager) comunica la strategia generale e fornisce feedback sulle prestazioni dei subappaltatori durante la partita (cioè durante il ciclo di vita del progetto).
Il general manager (product manager) comunica la visione e si assicura che il team comprenda gli obiettivi più ampi, mentre il team captain (product owner) fa da collegamento tra i giocatori (subappaltatori) e la direzione (project manager e product manager), assicurandosi che tutti siano allineati.
Le attività di progetto corrispondono all’esecuzione delle azioni. Gli interni (designer) eseguono azioni rapide e precise (come la creazione di asset grafici) per impedire agli avversari di avanzare, mentre gli esterni (sviluppatori) coprono l’area di gioco e fanno prese e lanci critici (scrivere codice e implementare funzionalità) per impedire punti agli avversari (garantendo avanzamento e consegna di funzionalità funzionanti).
Durante la partita, il coaching team fornisce feedback e fa degli aggiustamenti. Il team manager (project manager) osserva il gioco, dà feedback e apporta modifiche strategiche per migliorare la performance.
Il general manager (product manager) si assicura che il team abbia i giocatori giusti (le risorse) e fa aggiustamenti di alto livello per mantenere il progetto sulla giusta strada, mentre il team captain (product owner) fornisce feedback in tempo reale ai giocatori e fa le modifiche necessarie per garantire la buona riuscita della strategia difensiva.
Vantaggi dell'utilizzo di subappaltatori
Ecco i principali vantaggi dell’utilizzo dei subappaltatori:
- Risparmio sui costi: Si possono prevedere spese generali più basse poiché non si pagano benefit come assicurazione sanitaria, piani pensionistici e altri vantaggi dei dipendenti. I datori di lavoro non sono obbligati a pagare tasse salariali per i collaboratori.
- Flessibilità: I subappaltatori possono essere assunti progetto per progetto, consentendo alle aziende di adattarsi rapidamente in base al carico di lavoro e alla domanda. Puoi coinvolgerli in progetti a breve termine senza doverti impegnare a lungo termine. Questo ti permette di regolare la forza lavoro secondo necessità, dandoti il pieno controllo delle attività. Inoltre, i subappaltatori spesso lavorano da remoto, offrendo accesso a un bacino di talenti più ampio senza la necessità di spostamenti o di spazio in ufficio.
- Competenze specialistiche: I subappaltatori spesso possiedono competenze, certificazioni ed esperienza specialistica nel loro campo, permettendo alle aziende di beneficiare della loro esperienza senza doverli assumere a tempo indeterminato. Possono iniziare a contribuire immediatamente perché portano con sé i propri strumenti, competenze ed esperienza.
- Nuove prospettive: Uno degli aspetti più interessanti dell’avere il giusto subappaltatore è il potenziale di innovazione e nuove idee. Grazie alle loro esperienze diversificate, i subappaltatori possono portare nuove soluzioni e approcci, con la possibilità di introdurre innovazioni significative e miglioramenti dei processi per la tua azienda.
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