Cos’è un calendario delle risorse nella gestione dei progetti?
Creare un calendario delle risorse nella gestione dei progetti garantisce che i membri del team siano disponibili e abbiano la capacità di lavorare sulle attività di progetto che ci si aspetta che svolgano.
Senza questo passaggio importante nella fase di pianificazione del progetto, si finisce solo per avere maggiore confusione, scaricabarile, delusione e accuse reciproche.
Che cos'è un calendario delle risorse?
Un calendario delle risorse è uno strumento che mostra la disponibilità dei membri del team. Serve per determinare se il tuo piano di gestione delle risorse è fattibile e per monitorare la capacità e l’utilizzo (quanto tempo hanno a disposizione e eventuali priorità lavorative concorrenti). Tiene anche conto di festività pubbliche, giorni non lavorativi o giorni in cui i membri del team di progetto non saranno disponibili (vacanze, permessi programmati, ecc.).
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Dovresti creare il calendario all’inizio di un progetto (insieme al tuo piano di progetto) e aggiornarlo regolarmente. È consigliabile crearlo direttamente nel tuo software di gestione delle risorse o nello strumento che utilizzi per gestire i progetti. Di solito viene creato dal project manager, ma anche un resource manager potrebbe occuparsene.
Lo scopo di un calendario delle risorse
Lo scopo di un calendario delle risorse è determinare la disponibilità generale delle risorse umane e verificare se le risorse giuste sono disponibili. Non è raro che il calendario delle risorse evidenzi che un progetto non sia realizzabile a causa di vincoli di risorse, il che può richiedere una modifica al programma del progetto, all’ambito, all’assegnazione delle risorse o ai costi.
Come creare un calendario delle risorse
Ecco i passaggi per creare un calendario delle risorse.
1. Parti da un nuovo calendario
Inizia creando un nuovo calendario nel tuo strumento di gestione delle risorse o utilizzando un modello di calendario. Uno dei principali vantaggi degli strumenti di pianificazione delle risorse è che sono progettati appositamente per aiutarti a snellire il processo di pianificazione delle risorse. Salva il calendario in una posizione facilmente accessibile affinché sia visibile a tutti i membri del team.
Grazie alle funzionalità di autorizzazione offerte dalla maggior parte dei software di gestione delle risorse, puoi controllare gli accessi, consentendo ai membri del team di visualizzare, modificare e aggiungere le proprie voci. Questa funzionalità collaborativa non solo favorisce la trasparenza, ma migliora anche la coordinazione e la produttività all’interno del team.
2. Aggiungi membri del team e risorse
Il passaggio successivo consiste nell’inserire i dettagli del team nel tuo strumento di gestione delle risorse. Definisci per ciascun membro del team i giorni lavorativi e la percentuale del loro tempo lavorativo che può essere dedicato al progetto.
Ad esempio, un membro del team che lavora dal lunedì al venerdì potrebbe avere circa 3 ore al giorno di lavoro operativo da svolgere, quindi il suo tempo disponibile per il progetto su base settimanale potrebbe essere di 20 ore lavorative.
Utilizzando le migliori pratiche per la gestione delle risorse di progetto puoi monitorare e regolare facilmente queste assegnazioni, assicurando che il carico di lavoro di ciascun membro sia equilibrato e che la tempistica del progetto rimanga realistica.
3. Identifica i periodi in cui il team non sarà disponibile
Nel calendario, segnala anche i periodi di indisponibilità dei membri del team, incluse ferie aziendali, festività pubbliche, periodi di ferie programmate, aspettative, permessi e qualsiasi altro periodo di assenza dal lavoro.
Segnando questo tempo come non disponibile nel tuo strumento, garantisci una visione più completa della disponibilità delle risorse. Questo ti aiuterà a evitare conflitti di pianificazione e ad assicurarti che la pianificazione del progetto sia il più realistica possibile.
Puoi anche consentire ai membri del team di aggiornare e modificare facilmente i propri periodi di assenza direttamente nel tuo strumento di gestione delle risorse, per garantire che il calendario rimanga aggiornato durante tutta la durata del progetto.
4. Pubblica il calendario delle risorse
Una volta che il calendario è completo, assicurati di condividerlo con il team e gli stakeholder. Creare il calendario in uno strumento di gestione delle risorse lo rende semplice da condividere e permette a tutti di rimanere aggiornati in tempo reale.
Avere il calendario ben visibile aiuterà i membri del team di progetto e gli stakeholder a essere aggiornati su ciò che sta accadendo e a comprendere le possibili difficoltà di disponibilità che il team potrebbe affrontare.
Ad esempio, si stanno avvicinando le vacanze invernali? Che impatto avranno sulla capacità di progetto? Ricorda, è fondamentale considerare e rispettare la necessità di ferie del tuo team: il riposo è vitale per mantenere alto il morale.
5. Rivedi regolarmente il calendario delle risorse
Una volta che hai condiviso il calendario delle risorse, il lavoro non è finito. Devi rivedere regolarmente il calendario con il tuo team e gli stakeholder. Questo è un altro motivo per cui creare il calendario in uno strumento di gestione delle risorse è una scelta intelligente.
Così facendo sarà semplice per i membri del team inserire e aggiornare costantemente i propri periodi di assenza. Le revisioni regolari del calendario contribuiranno a mantenerlo accurato, evitando che diventi obsoleto e difficile da gestire.
Puoi anche utilizzare le funzioni di notifica del tuo software per sollecitare aggiornamenti tempestivi e mantenere tutti allineati.
Cosa Includere in un Calendario delle Risorse
Dovrai includere le seguenti informazioni su tutti i membri del team o sulle risorse di progetto necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto:
- Nomi
- Ruoli
- Date di inizio
- Date di fine (se applicabile)
- Giorni lavorativi tipici
- I giorni specifici in cui ogni membro del team è disponibile per lavorare al progetto
- Permessi pianificati, aspettative, congedi, ecc.
- Priorità lavorative in conflitto
Ecco un esempio di come potrebbe apparire:
Calendario delle Risorse vs. Calendario di Progetto
Mentre un calendario delle risorse è una pianificazione di quando i membri del team sono disponibili per lavorare sui compiti ed è utilizzato per tracciare la disponibilità delle risorse, un calendario di progetto è una pianificazione delle attività e delle milestone previste, utilizzato per monitorare l’avanzamento del progetto.
I membri del team utilizzano il calendario delle risorse per indicare quando sono disponibili a lavorare sul progetto, mentre i calendari di progetto indicano quali compiti e deliverable sono assegnati a chi e quando il lavoro deve essere completato.
Insieme, i calendari di progetto e delle risorse permettono ai project manager o ai team leader di avere visibilità sulla disponibilità dei membri e sulle milestone e tempistiche del progetto, così da identificare in anticipo potenziali colli di bottiglia che altrimenti potrebbero passare inosservati.
| Calendario delle Risorse | Calendario di Progetto |
|---|---|
| Creato da: Il project manager o il resource manager | Creato da: Il project manager |
| Info principale: Tempo disponibile, ferie, festività e permessi | Info principale: Tempistiche di progetto e milestone, secondo il piano di progetto |
| Utilizzo: Tracciamento della disponibilità dei membri per lavorare sui compiti | Utilizzo: Tracciamento dello stato di avanzamento delle attività e delle milestone del progetto |
Ecco come potrebbero apparire questi calendari.
Vantaggi dell'Uso di un Calendario delle Risorse nella Gestione dei Progetti
Ecco alcuni vantaggi chiave da considerare se stai ancora decidendo se hai davvero bisogno di un calendario delle risorse o meno.
- Garantirai che il lavoro del progetto sia ben distribuito tra i membri del team
- Eviterai di sovraccaricare o sottoutilizzare i membri del team e ridurrai il rischio di esaurimento, mantenendo alta la produttività
- Sarai in grado di valutare rapidamente quali membri del team sono disponibili e per quanto tempo prima di assegnare loro dei compiti
- Saprai in anticipo quando i membri del team saranno assenti, permettendoti di prevedere la fattibilità del progetto e la disponibilità delle risorse per nuovi progetti o progetti più complessi in futuro
- Potrai vedere queste disponibilità in modo visivo e immediato (invece di dover faticare ad analizzare una lista di date in un foglio di calcolo)
Inizia Subito
Gli strumenti software sono molto più semplici da usare rispetto a Google Calendar e ai fogli di calcolo quando si tratta di creare un calendario delle risorse. Dai un'occhiata alle nostre liste di software di programmazione delle risorse per trovare l'opzione giusta per il tuo team e le tue esigenze di progetto.
