6 Project Manager Ci Raccontano le Loro Opinioni Impopolari sul Software di Gestione Progetti
Il software di project management è ovunque — così come le opinioni forti a riguardo. Abbiamo chiesto a project manager e responsabili delle operazioni di condividere i pareri che spesso non si sentono di esprimere apertamente. Dal voler tenere per sé i propri strumenti al chiamare in causa i "preferiti" del settore per nome e cognome, ecco cosa pensano davvero.
Per chi sono davvero pensati questi strumenti?
Lo strumento di PM è per il PM — e per nessun altro
La maggior parte dei project manager dirà che avere visibilità sul progetto è una cosa positiva — più persone vedono il piano, meglio è. Ma Jeff Chamberlain, Manager of Broadband Services e PMO presso il Frederick County Government, offre una prospettiva diversa.
Gestisce i suoi progetti con una politica di accesso rigorosa: il software di PM rimane a lui, tutti gli altri ricevono le informazioni in un formato che possono realmente utilizzare. "È un'opinione piuttosto impopolare, ma lo strumento di project management non è destinato a nessun altro se non al project manager", afferma. "E tutto ciò che esce dallo strumento deve essere in una forma che la gente possa consumare in modo democratico... Quindi, opinione impopolare: io mi diverto con lo strumento, voi no."
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Lo strumento di project management non è destinato a nessun altro se non al project manager.
Per Chamberlain, proteggere l'integrità dello strumento non è questione di controllo, bensì di mantenere i calendari complessi in ordine e fornire informazioni agli stakeholder in modo efficace e realmente utile per loro.
Gli strumenti sono pensati per chi li acquista, non per chi li usa
C’è una tensione di fondo nel modo in cui la maggior parte dei software di PM viene venduta — e Yonelly Gutierrez, Senior Program Manager presso Palo Alto Networks, l’ha notata. Chi compra il software e chi lo usa ogni giorno raramente coincidono e, secondo lei, questo si riflette sui prodotti.
“Penso che a volte gli strumenti si concentrino troppo sulla governance di alto livello, su reportistica e dashboard,” afferma, aggiungendo che gli strumenti di PM “dovrebbero essere pensati tenendo a mente i project manager che li usano quotidianamente e non solo le persone di alto livello che li acquistano.” Il risultato, nella sua visione, è un software che in demo impressiona, ma per chi lo usa ogni giorno crea solo ostacoli.
[Gli strumenti di PM] dovrebbero essere creati pensando soprattutto ai project manager che li utilizzano ogni giorno e non tanto alle persone di alto livello che acquistano il software.
Il problema di voler fare tutto
Il sogno dell'"all-in-one" è un mito
La tentazione di avere una piattaforma unica che gestisce tutto — ticket, pianificazioni, comunicazioni, report — è comprensibile. Ma secondo Chamberlain, la realtà convince molto meno.
“Molti vogliono che il loro sistema di ticketing e quello di project management siano la stessa cosa”, spiega. “E non credo che ci sia un'azienda in grado di fare davvero entrambe le cose bene." Lo strumento che fa tutto ma non ne padroneggia nessuno è una vecchia storia.
Per Matthew Fox, Senior Project Manager e Operations Specialist presso Fox Consulting, ClickUp è l’esempio perfetto di uno strumento che spinge oltre i propri limiti. "ClickUp sta cercando di sostituire tanti strumenti diversi al momento. Ma in realtà non risolve bene i problemi degli utenti finali," afferma Fox. “Solo perché uno strumento può, non significa che debba.”
Il fatto che uno strumento possa fare qualcosa non significa che debba farlo.
L'integrazione totale può soffocare la creatività
Troppe integrazioni possono portare allo stesso problema dello strumento “tutto-in-uno”. Julia Rajic, Chief Operating Officer presso Point Blank, ha sperimentato in prima persona cosa accade quando un team diventa troppo dipendente da un sistema totalmente integrato. Quello che era iniziato come un passo verso una maggiore efficienza ha finito per avere un effetto inaspettato sulla cultura del suo team.
“Sono passata da sistemi e strumenti disparati a una pienissima integrazione,” racconta, e “al punto che le persone dicevano: ‘Non lo faccio finché non mi viene assegnato un compito per questo.’ oppure ‘Non penso fuori dagli schemi o non sono creativo o non risolvo problemi perché questo compito non me lo dice.’” La checklist, ha scoperto, aveva sostituito il pensiero.
Lo strumento non è mai davvero il problema
Cambiare piattaforma non risolverà un processo difettoso
Esiste un modello che Melody MacKeand, fondatrice di Melody MacKeand Consulting, vede ripetersi spesso nelle agenzie: quando qualcosa non funziona, l'istinto è quello di dare la colpa al software e cercarne uno nuovo. Secondo lei, questo istinto è sbagliato.
“Vedo molte agenzie cambiare piattaforma ogni anno sperando che la piattaforma risolva un processo per le persone,” afferma. “In realtà, qualsiasi strumento può essere utile e qualsiasi strumento può essere dannoso. Quindi la vera questione sono le strutture e i sistemi che metti in atto, poi lo strumento sosterrà quello.” Secondo MacKeand, lo strumento non è mai la causa principale — e cambiarlo senza correggere le strutture sottostanti sposta semplicemente il problema da un'altra parte.
Qualsiasi strumento può essere utile e qualsiasi strumento può essere dannoso. Quindi la vera questione sono le strutture e i sistemi che metti in atto, poi lo strumento sosterrà quello
Un grande PM può lavorare con qualsiasi strumento
La stessa logica si applica anche ai singoli professionisti. Sabrina Di Paulo, Fondatrice e Principal Consultant presso Celeste Consulting Inc., contesta l’idea che il software giusto possa salvare un progetto in difficoltà.
“Penso che, come project manager, crediamo che uno strumento possa salvarci,” dice, “ma di nuovo, essere un project manager significa che una delle competenze più importanti è l’adattabilità e dovresti essere in grado di usare praticamente qualsiasi strumento.”
Jeremiah Hammon, formatore in Leadership e Project Management presso Project Revolution, spinge il discorso ancora più avanti, sostenendo che la ricerca del software migliore sia spesso una distrazione dal costruire reali competenze. “Molti di noi girano alla ricerca dello strumento più nuovo e avanzato, senza rendersi conto che se capiamo come collegare tutte queste cose, allora qualsiasi strumento va bene per noi,” afferma. “Puoi mettermi in Asana, puoi mettermi in Jira, puoi mettermi in qualsiasi cosa... le stesse metodologie funzionano.”
Non è lo strumento a fare il PM
I software di project management continueranno a evolversi — verranno lanciate nuove piattaforme, quelle esistenti amplieranno le loro funzionalità ed il dibattito su quale sia il migliore continuerà in ogni canale Slack di team e tra i commenti su LinkedIn.
Ma i PM con cui abbiamo parlato non stanno aspettando che arrivi la soluzione perfetta. Hanno già capito che il lavoro si svolge grazie al pensiero, all’adattabilità e ai sistemi che stanno dietro — non per ciò che appare sullo schermo. Lo strumento resta solo uno strumento.
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