Agenzia Agile: 10 Metodi Agili per le Agenzie
Ogni agenzia digitale che ho incontrato sembra affermare di essere agile in qualche modo.
La sfida oggi è cosa intendiamo per agenzia agile? Il termine agenzia agile è stato utilizzato in così tanti contesti che ormai ha perso quasi completamente di significato.
Da una parte può riferirsi alle intenzioni originarie di un approccio flessibile e adattabile che dà valore ai risultati sopra ogni altra cosa. All’estremo opposto dello spettro può essere semplicemente un’etichetta per un ambiente lavorativo caotico senza alcun processo. Dire di essere 'agile' sembra molto più credibile che ammettere la realtà del 'stiamo improvvisando man mano'.
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Non vuole essere una critica. Il digitale è ancora un settore agli inizi. Stiamo ancora cercando di capire come gestire e offrire il nostro lavoro migliore.
La Sfida di Scrum per le Agenzie Digitali
Molte agenzie digitali che ho conosciuto iniziano con Scrum nel tentativo di trovare un processo agile. In apparenza, è una scelta logica. Troverai riferimenti a Scrum ovunque inizi a informarti sulle metodologie agili. (Il termine Scrum viene spesso – ma erroneamente – usato come sinonimo di agile, come se fossero la stessa cosa. Non lo sono. Agile è molto di più di Scrum.)
Il fascino di Scrum è evidente. Ci sono tanti termini alla moda e parole d’effetto che suonano impressionanti per qualcuno: sprint, backlog, retrospective di sprint, velocità, burndown chart, Scrum master, product owner… Esiste una moltitudine di opzioni di formazione e certificazione. Soprattutto, può essere visto come un biglietto d’oro. Segui questa ricetta e il caos si trasformerà magicamente in un'utopia. Quello che spesso si dimentica è che le radici di Scrum sono nello sviluppo di prodotti software. Scrum è un’ottima opzione quando sei una squadra presso un produttore di software con un obiettivo chiaro di realizzare un prodotto specifico.
Tuttavia, Scrum inizia a vacillare quando ci sono dipendenze esterne da gestire. Quando lavori in un'agenzia digitale, praticamente ogni aspetto del tuo lavoro dipende da fattori esterni – i tuoi clienti. Questo genera un notevole spreco. I project manager finiscono per gestire complesse trattative politiche a ogni sessione di pianificazione degli sprint per assicurarsi che i loro progetti vengano inclusi nello sprint. Ho visto riunioni di pianificazione degli sprint durare per un’intera giornata e coinvolgere tutto il team. Considerando che gli sprint durano in genere due o tre settimane, ciò rappresenta il 6-10% della capacità totale del team. Che spreco di tempo e risorse!
Non solo: spesso i piani degli sprint iniziano a sgretolarsi dopo un giorno o due. I clienti cambiano idea o ritardano nel fornire le informazioni richieste. Inoltre, si verificano eventi imprevisti come nuove opportunità di business o problemi tecnici su sistemi in produzione.
Tutto ciò porta a continue rinegoziazioni che consumano altro tempo e risorse dell’agenzia. È qui che il processo agile può andare in crisi e impattare in modo negativo sulla gestione delle risorse delle agenzie creative.
Una lezione importante da imparare
Esistono molti metodi agili e pratiche disponibili. L’ho realizzato già nel 2010 dopo aver faticato a ottenere i benefici attesi da Scrum e aver approfondito le mie ricerche. Questo mi ha portato al Kanban e al pensiero snello. Alcune delle loro pratiche sembravano offrire miglioramenti al metodo che stavamo usando.
Ho iniziato a sperimentare. Prima con un progetto piccolo e prevedibile, poi in modo progressivo con lavori più grandi e complessi. Ho iniziato dal modo in cui scomponevo i progetti – sono passato dalle user story alle descrizioni delle funzionalità e poi ai deliverable basati sul valore. Questo rendeva più semplice per i clienti rivedere e approvare il lavoro, semplificando la gestione dei progetti.
Ho iniziato a mettere in discussione i nostri processi e il modo in cui gestivamo tutto il lavoro. Questo ci ha portato ad abbandonare le sessioni di pianificazione degli sprint a favore di rapide riorganizzazioni durante il daily stand-up. Abbiamo presto lasciato perdere il concetto di sprint e ci siamo spostati verso una gestione del flusso attraverso Kanban. Ulteriori miglioramenti sono arrivati dai suggerimenti di tutto il team su come potevamo migliorare, per poi sperimentarli subito.
I risultati hanno parlato da soli:
- Il personale era più felice perché era più facile per loro dare il meglio di sé e autogestirsi nella maggior parte dei casi
- Questo ha liberato tempo ai project manager permettendo loro di gestire più progetti in parallelo con maggiore tranquillità e concentrarsi sui risultati che contavano davvero
- Ci sono stati miglioramenti significativi nella qualità del nostro lavoro, nei tempi di consegna, nelle relazioni con i clienti e nei risultati raggiunti
- E allo stesso tempo, abbiamo triplicato il fatturato per persona nel nostro team in poco meno di tre anni.
Riflettendo ulteriormente, è diventato chiaro che la vera svolta è arrivata dal coraggio di sperimentare. Ho apportato cambiamenti e osservato i loro effetti.
Prima di allora, i tentativi di miglioramento dei processi cercavano un processo pronto all’uso da adottare – tipo Scrum. Ora capisco che questo non esiste. Non esiste perché il nostro settore è ancora agli inizi, quindi stiamo ancora cercando di capire come devono funzionare le nostre aziende. Inoltre, è vero che ogni azienda è unica. La soluzione di workflow creativo che funziona in un’agenzia potrebbe non essere trasferibile a un'altra.
10 modi per integrare i metodi Agile per le agenzie in un'agenzia digitale
Collaboro con diverse aziende di knowledge work, tra cui molte agenzie digitali, aiutandole a migliorare i loro processi operativi. In base a questa esperienza, ecco i miei migliori consigli per integrare i metodi agile nell’ambiente delle agenzie:
1. Accetta che non esiste un’unica vera strada e nulla è scolpito nella pietra
Ogni organizzazione è unica. Il successo di agile per le agenzie si basa sul costruire sulle idee degli altri e adattarle alla propria situazione.
2. Promuovi una cultura del cambiamento incrementale e del miglioramento continuo
Sebbene il ritmo del cambiamento sia naturalmente più alto all’inizio del lavoro di ottimizzazione dei processi, è un errore considerarlo mai ‘finito’. L’agilità nelle agenzie richiede di adattarsi e testare costantemente i propri metodi di lavoro (kaizen, nel gergo). Questo è il motivo per cui le grandi iniziative di cambiamento gestite tutte in una volta raramente producono risultati duraturi.
3. Definisci gli obiettivi che contano davvero
[Tweet "Ricordate che i clienti principalmente valutano il ritorno sul loro investimento. #agile #projectmanagement"] A loro non interessa qual è il vostro processo o come si chiama, purché permetta loro di ottenere facilmente i risultati desiderati (i contratti agili possono aiutare a strutturare questa relazione). Allo stesso modo, ricordate i motivi e le motivazioni per cui esiste la vostra agenzia.
4. Misura quantitativamente
Non è necessario esagerare, ma è importante raccogliere misurazioni normalizzate del proprio lavoro. Senza queste misurazioni, si lavora di fatto alla cieca.
Quando guidavo il team di sviluppo in un’agenzia, tra le mie misurazioni c'erano il ‘fatturato per persona’, ‘fatturato per cliente’, ‘costo opportunità per cliente’ (cioè il valore delle ore non fatturabili spese per ciascun cliente) e la ‘completezza dei timesheet’ (ore registrate su ore lavorate). Raccoglievo questi dati ogni mese, riportando i risultati sia al mio team sia ai direttori aziendali (i software di reportistica per agenzie di marketing possono aiutare in questo). Questo forniva sempre preziosi spunti su dove concentrare i successivi sforzi di miglioramento.
La maggior parte di questi dati dipende dall’accuratezza dei timesheet, e so che questa può essere una sfida. Ho scoperto che spiegare perché i timesheet sono importanti e come vengono utilizzate (e non utilizzate) le informazioni aiuta moltissimo a farli compilare.
5. Misura qualitativamente
I numeri sono importanti, ma non dimenticare le misurazioni più “morbide” che sono altrettanto preziose per l’agilità nelle agenzie. Queste includono la percezione della qualità dei progetti, la soddisfazione dei clienti e il coinvolgimento / benessere / felicità del personale.
6. Metti in discussione tutto
Non intendo in modo fastidioso che irrita chi ti sta intorno, ma con una mentalità personale del tipo: “come potrei migliorare questo?”. Se partecipi (o guidi) una riunione ricorrente che sembra poco produttiva, indossa il tuo cappello agile per agenzie, pensa a come potrebbe essere migliorata, o se sia davvero necessaria.
7. Suddividi i progetti in ‘unità di valore’
Ad esempio, la sezione notizie di un sito web oppure l’elemento di email marketing di una campagna. Questo rende il lavoro più semplice da gestire e da quotare, e i clienti sono più propensi ad accettarlo. Se lo si fa in modo coerente su tutti i progetti, si costruisce così un insieme di dati relativi a tempi e costi tipicamente associati a una consegna, rendendo più semplice la preventivazione dei progetti futuri. È molto più prezioso e accurato che calcolare i costi in base al tipo di competenza (design, sviluppo front-end, sviluppo back-end, PM, ecc.).
8. Visualizza il tuo lavoro
Il termine tecnico è "mappatura del flusso di valore". La cosa importante è costruire e mantenere un quadro chiaro dello stato di tutto il lavoro affinché tutti siano allineati. Strumenti agili come Trello e Jira sono ottimi in questo contesto, ma il semplice Post-It può essere altrettanto valido se siete tutti nello stesso luogo.
9. Limita il lavoro in corso
In altre parole, "smetti di iniziare e inizia a finire". I risultati che contano derivano dal lavoro portato a termine. Un lavoro di alta qualità nasce dalla concentrazione sul compito da svolgere e dalla sua conclusione. Avere troppi elementi in lavorazione allunga i tempi di consegna e riduce la qualità. Puoi utilizzare un software di project management per agenzie creative o software di project management agile per monitorare il tuo WIP e l'avanzamento dei progetti.
10. Cattura i tuoi processi in un manuale operativo
Le aziende sono complesse. Semplicemente non è possibile (né utile) che le persone ricordino tutto sul funzionamento dell'attività. Occorre quindi un modo per raccogliere i tuoi processi in modo chiaro e accessibile.
Non si tratta di tomi interminabili. Sono principalmente checklist per come affrontare una situazione con alcune note di supporto che si perfezionano nel tempo. Il loro utilizzo garantisce che il valore dei tuoi processi sia integrato nell'agenzia e non solo nella mente di pochi individui. Un buon manuale operativo rende molto più semplici situazioni come l'onboarding del personale, la pianificazione della continuità aziendale, il disaster recovery e persino la semplice suddivisione del lavoro nei periodi più intensi.
Dal punto di vista pratico, un insieme di Google Docs collegati tra loro più un documento separato come "indice" risulta un'ottima soluzione. Molto più flessibile ed efficace rispetto a un sofisticato intranet.
Per Concludere
I lettori più attenti noteranno una forte influenza dei principi lean e Kanban in questa lista di pratiche agili per le agenzie. Non è una coincidenza. Ma pensare che la metodologia giusta per la tua agenzia sia semplicemente il lean software development o Kanban sarebbe un errore. Offrono strumenti utili, ma in fondo sono solo etichette.
I tuoi processi sono unici. L'obiettivo è avere un modo unificato di lavorare in tutta l'agenzia. Questo assicura un'esperienza coerente per clienti e personale. Fornisce le solide basi necessarie per migliorare continuamente qualità, creatività, soddisfazione e profitti. L'unico nome che conta è quello della tua azienda.
Partecipare a conferenze per titolari di agenzie può essere molto utile: offrono l'opportunità di vedere come altri affrontano le sfide operative, spesso condividendo soluzioni concrete che combinano metodologia agile, creatività e strategia aziendale sotto uno stesso tetto.
Ricorda: il successo dipende dalle azioni che intraprendi quando incontri processi poco efficienti e inefficienze. Non è necessario attendere un'agenda di cambiamento specifica. Quando qualcosa non funziona, mettilo in discussione e prova qualcos'altro. Comincia oggi stesso. Se non lo fai, domani ti troverai nella stessa situazione di oggi.
Cosa Succede Ora?
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