4 superpoteri che i project manager NON hanno (e di cosa hai davvero bisogno)
Negli ultimi 8 anni, ho insegnato un corso introduttivo di project management presso un'università locale nel sud-ovest dell'Ontario.
Nella prima lezione di ogni semestre, di solito pongo agli studenti due domande:
- Avete esperienza di project management?
- Secondo voi, cosa fa un project manager?
Considerando che l'età media della mia classe si aggira intorno ai 20-23 anni, è prevedibile che la maggior parte degli studenti non abbia alcuna esperienza di project management "ufficiale", ma possa aver svolto alcune attività tipiche di project management, come organizzare i turni di lavoro per un impiego part-time in un fast-food o pianificare un evento di raccolta fondi per un'organizzazione non-profit.
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Le risposte che ricevo alla domanda n.2 spesso suonano come: "gestiscono progetti" o "gestiscono cose per portare a termine i progetti". A volte gli studenti sono onesti e rispondono: "Non so davvero cosa faccia un project manager, ma spero di impararlo in questo corso".
Il fatto che i miei studenti spesso non sappiano quale sia il ruolo di un project manager su un progetto non è sorprendente, dato il momento della carriera accademica e professionale in cui si trovano molti di loro.
Ciò che è invece un po' sorprendente è la sporadica mancanza di consapevolezza tra gli stakeholder (a volte anche sponsor e clienti) riguardo il ruolo del project manager e le competenze che i project manager apportano a un progetto. E questo proviene da professionisti che probabilmente hanno più esperienza dei miei studenti universitari.
Come project manager, potresti non avere a disposizione un semestre di 12 settimane per «formare» i tuoi stakeholder su quali competenze dovrebbe avere un project manager e quale sia il suo ruolo. Potresti dover adottare un approccio più tattico.
In questo articolo esplorerò alcune delle competenze che un project manager dovrebbe avere (e quelle che le persone presumono abbiano) e perché è importante condividere con gli stakeholder il valore di tali competenze.
La comunicazione è fondamentale (la lettura del pensiero un po' meno)
La gestione dei progetti non è un'attività svolta in autonomia o in isolamento. Infatti, secondo Adrienne Watt, “Si scopre che il 90% del lavoro di un project manager è dedicato alla comunicazione”.
La comunicazione in un progetto può assumere molte forme. Oltre a inviare aggiornamenti formali sullo stato di avanzamento e ascoltare i membri del team di progetto, i project manager potrebbero anche dover fare domande. Queste domande possono talvolta essere difficili o imbarazzanti da porre, ma nella maggior parte dei casi servono a ottenere informazioni essenziali per permettere al team di procedere.
È interessante notare che gli stakeholder non sempre si identificano in questo. Possono percepire le domande di un project manager come invadenti o fastidiose. Possono anche pensare: "Come mai il project manager non sa già questa cosa?"
Purtroppo però i project manager non sono in grado di leggere nella mente. A volte il project manager dovrà comunicare con gli stakeholder e avviare una conversazione per ottenere le informazioni necessarie.
Porre domande e intrattenere conversazioni non solo aiuta a raccogliere dati utili per il team, ma contribuisce anche a costruire relazioni tra gli stakeholder del progetto.
Cosa dovresti fare
Per quanto i project manager vorrebbero avere la capacità di guardare in una sfera di cristallo e leggere nella mente degli stakeholder, purtroppo questa è una dote che i project manager (o chiunque altro!) semplicemente non hanno.
Tuttavia, sviluppare sia le competenze comunicative orali che scritte e praticare l'ascolto attivo aiuteranno i project manager e i team a superare qualsiasi sfida o ostacolo.
I soldi non crescono sugli alberi
Quando ero bambino, i miei genitori mi dicevano: "I soldi non crescono sugli alberi". Quel consiglio mi ha aiutato a sviluppare buone competenze nella gestione del denaro fin da piccolo.
Anche se probabilmente a cinque anni non comprendevo il concetto di budget, capivo che il denaro non era una risorsa infinita o illimitata che appariva magicamente.
Sbalzando avanti all'età adulta. Cammino in un supermercato locale e vedo un mucchio di fiori e piante in vaso assortiti e, con mia sorpresa (e gioia), trovo una piantina chiamata proprio 'albero dei soldi'!
Ne fui talmente divertito che scattai una foto del magico 'albero dei soldi' e la inviai ai miei genitori con il messaggio: “Penso che dovreste delle scuse; a quanto pare i soldi crescono davvero sugli alberi!”
Mi ha fatto pensare che è qui che gli stakeholder possono avere l'impressione che, quando il budget di un progetto è a rischio e le finanze sono ristrette, un project manager possa magicamente ‘far crescere’ altro denaro.
Se il budget di un progetto è a rischio e non sono possibili compromessi su ambito e tempi, forse il project manager può andare al suo ‘albero dei soldi’ e raccoglierne un po'?
Cosa Dovresti Fare
Per quanto tutti probabilmente vorremmo avere un albero dei soldi (o una foresta), questa ovviamente non è la realtà. I project manager devono essere in grado di stimare accuratamente i costi, sviluppare un budget e monitorare tali costi mentre il team esegue il progetto.
Se si prospetta che il budget di un progetto supererà l’importo approvato, i project manager devono essere in grado di individuare modi per affrontare la situazione senza avere un impatto negativo su ambito del progetto, qualità o tempi. Le opzioni potrebbero includere:
- Usare attrezzature, materiali e/o risorse a costo più basso
- Verificare se i costi possano essere condivisi con altri progetti all'interno di un programma o di un portafoglio.
Quindi alla fine, i miei genitori avevano ragione... il denaro non cresce sugli alberi e, proprio come per le tue finanze personali, anche il denaro in un progetto deve essere ben gestito.
Mi dispiace, Nessuna Astronave Per Manipolare il Tempo Qui
Non sono un grande fan del genere fantascientifico, ma devo ammettere che sono un fan della serie sci-fi britannica Dr. Who. "Il Dottore", come è noto il protagonista, può manipolare il tempo e viaggiare indietro nel tempo. È una capacità davvero straordinaria.
Immagina se stai lavorando a un progetto e sei in ritardo con la tabella di marcia. Non sarebbe fantastico poter premere il pulsante ‘pausa’ per permettere al team di recuperare il ritardo e rispettare comunque la scadenza?
Invece di entrare in una riunione Zoom per rivedere il calendario, non sarebbe fantastico saltare semplicemente sulla nostra astronave per creare più tempo?
Cosa Dovresti Fare
Purtroppo, noi umani non abbiamo la capacità di mettere in pausa il tempo, tornare indietro o ‘creare’ più tempo se i nostri progetti sono in ritardo.
Se i nostri progetti rischiano di non rispettare la data di completamento prevista, i project manager dovrebbero considerare l'uso di tecniche di compressione del programma e modalità per ottimizzare la pianificazione.
Opzioni come il crashing o il livellamento delle risorse sono strumenti che un project manager può usare senza dover chiedere più tempo allo sponsor o al cliente (il che potrebbe non essere possibile).
Alla fine, il tempo è una risorsa preziosa che non possiamo permetterci di gestire male. A differenza di una risorsa fisica come l’hardware di un computer, semplicemente non possiamo creare tempo aggiuntivo. Tuttavia, questo non significa che un project manager non possa essere creativo e innovativo nel gestire il tempo a disposizione.
È sempre bene fissare aspettative realistiche con gli stakeholder di progetto durante la fase di avvio e nella fase di pianificazione di un progetto. Se la pianificazione di progetto non è realistica, il project manager dovrebbe comunicarlo tempestivamente.
Nessuna Risorsa Rotonda In Buchi Quadrati di Progetto
Sapere chi e cosa ti serve per portare a termine il tuo progetto è un'attività che solitamente viene svolta all'inizio del progetto. Che tu stia utilizzando un approccio a cascata o un framework di consegna agile, la pianificazione delle risorse per le persone di cui avrai bisogno per il progetto è molto importante per assicurarsi di avere un team con le giuste competenze e conoscenze.
Per quanto cerchiamo di pianificare al meglio, possono esserci momenti durante un progetto in cui scopri che non hai abbastanza risorse o il giusto tipo di risorse per raggiungere gli obiettivi del progetto.
Tanti progetti fa, mi sono trovato in una situazione in cui ci siamo accorti, più avanti in un progetto agile, che avevamo bisogno di uno UX designer nel team. In base al feedback ricevuto durante una demo con il cliente, era necessaria una riprogettazione di una funzionalità. Ok, nessun problema, vero? Coinvolgiamo il nostro UX designer e andiamo avanti.
Un piccolo problema: a questo punto del progetto non avevamo uno UX designer nel team. Era stato assunto solo per qualche sprint nella fase iniziale del progetto, quando prevedevamo lavori di design e stavamo collaborando con il cliente sull’esperienza utente.
Per incorporare il feedback del cliente, avremmo dovuto "prendere in prestito" uno UX designer da un altro progetto interno oppure provare a ricoinvolgere il nostro collaboratore a contratto. Quando sono state presentate queste opzioni, il cliente ha chiesto: "Avete delle persone nel team, giusto? Non può occuparsene uno di loro?"
Quando ho spiegato che il team attuale era composto da sviluppatori software e tester QA, il cliente ha chiesto di nuovo: "Beh, non può farlo uno di loro? È sempre tecnica la questione, giusto?"
Come dovresti rispondere a questo tipo di domanda?
Cosa Dovresti Fare
La risposta dovrebbe essere qualcosa come: "In realtà no, purtroppo un project manager non può trasformare o far mutare uno sviluppatore software in uno UX designer."
Allo stesso modo, un project manager non può mutare e trasformare istantaneamente un technical writer in un content strategist per i social media o in qualsiasi altra figura che possa mancare al team di progetto.
Non puoi far entrare un piolo quadrato in un buco rotondo. Se ci sono carenze di competenze nel team di progetto, il project manager potrebbe:
- Verificare se tra le persone dell’organizzazione c’è qualcuno che possiede le competenze necessarie e che possa aiutare temporaneamente sul progetto
- Verificare se ci sono fondi nel budget di progetto e tempo nel programma per assumere una persona esternamente per colmare quella lacuna
Un’ulteriore opzione che un project manager ha (che andrà valutata con attenzione rispetto al programma e al piano della qualità del progetto) è formare un membro del team affinché si occupi del compito richiesto.
In base a cosa sia il compito richiesto, alle tempistiche e a quanto questa sia una soluzione realistica, è sempre positivo dare alle persone la possibilità di imparare e crescere mentre lavorano a un progetto.
Anche la Leadership di Progetto È Un Superpotere Fantastico
La gestione dei progetti è complessa e i project manager portano una varietà di competenze a un team di progetto. Alla base di queste competenze ci sono la comunicazione, il budget, la gestione del tempo e la gestione delle risorse.
Attraverso la collaborazione e la definizione di aspettative realistiche con gli stakeholder sul ruolo che il project manager svolgerà, si possono evitare malintesi. Sebbene sarebbe fantastico avere superpoteri come leggere nel pensiero o far crescere i soldi, anche saper guidare un team nella realizzazione di un progetto che superi le aspettative dei clienti è davvero una superpotenza. La cosa positiva è che puoi seguire corsi sulla gestione degli stakeholder per migliorare nella conduzione di progetti che hanno molti occhi puntati addosso.
Leggi il nostro studio sulle competenze di project management più richieste.
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