Énoncé du périmètre du projet : comment en rédiger un en 5 étapes
Il est important de rédiger correctement l’énoncé du périmètre du projet, car cela aide les équipes à s’aligner sur les livrables, les délais, les responsabilités et les attentes du projet avant le début des travaux. Sans périmètre clairement défini, les projets peuvent rapidement être confrontés à de la confusion, à des attentes divergentes, à une dérive du périmètre, à des approbations retardées et à des dépassements de budget.
Qu’est-ce qu’un énoncé du périmètre du projet ?
Un énoncé du périmètre du projet est une description documentée du périmètre d’un projet, qui comprend ses principaux objectifs, livrables, exclusions, contraintes et hypothèses. Cet énoncé sert de référence fondamentale pour toutes les décisions relatives au projet.
Un énoncé du périmètre du projet répond à la question à laquelle tout projet doit répondre avant le début des travaux : que construisons-nous, livrons-nous ou réalisons-nous exactement, et qu’est-ce que nous ne faisons explicitement pas ? Les énoncés du périmètre du projet figurent généralement dans un énoncé des travaux (SoW), mais peuvent également exister indépendamment afin de fournir des précisions pour une estimation de projet.
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Principaux éléments d’un énoncé du périmètre du projet
Un énoncé du périmètre du projet définit les limites du projet, notamment ce que l’équipe livrera, la manière dont les travaux seront réalisés et ce qui est exclu du projet. Les principaux éléments d’un énoncé du périmètre du projet comprennent :
| Élément de l’énoncé du périmètre | Éléments à inclure |
|---|---|
| Vue d’ensemble du projet | Un bref résumé expliquant en quoi consiste le projet, pourquoi le projet est réalisé, le besoin de l’entreprise et l’objectif global du projet |
| Travaux inclus dans le périmètre | Les résultats finaux, ressources, produits ou services que l’équipe projet produira |
| Travaux exclus du périmètre | Les livrables, demandes, fonctionnalités ou activités spécifiquement exclus du projet afin d’éviter toute dérive du périmètre |
| Livrables du projet | Les résultats finaux, ressources, produits ou services que l’équipe projet produira |
| Approche et phases du projet | La manière dont le projet sera réalisé, notamment les flux de travail, les méthodologies, les phases, les tâches principales ou l’approche de mise en œuvre |
| Calendrier et jalons | Les principales échéances du projet, les jalons, les dates de lancement, les approbations et les calendriers de livraison |
| Budget et calendrier des paiements | Les estimations du projet, les budgets, les conditions de paiement, les calendriers de facturation ou les hypothèses financières |
| Hypothèses et dépendances | Les hypothèses du projet, les dépendances, les conditions ou les facteurs externes affectant la réalisation du projet |
| Gouvernance et approbations | Les parties prenantes, les approbateurs, les décideurs, les voies d’escalade et les responsabilités en matière d’approbation |
| Précisions et exclusions | Les notes supplémentaires, précisions, définitions ou exclusions nécessaires pour éviter les malentendus concernant le périmètre des travaux |
Exemple d’énoncé du périmètre du projet
Voici un exemple d’énoncé simplifié du périmètre d’un projet de refonte de site web.
| Rubrique | Description |
|---|---|
| Présentation du projet | L’agence fournira au client des services de stratégie de site web, de conception UX, de conception visuelle, de développement front-end responsive et d’intégration e-commerce dans le cadre d’une refonte complète du site e-commerce de l’entreprise. |
| Objectif du projet | L’objectif du projet est de moderniser l’expérience du site web existant, d’améliorer son utilisabilité sur mobile, de soutenir la croissance future du commerce électronique et d’augmenter les achats en ligne dans les principales catégories de produits de l’entreprise. |
| Travaux inclus | Étude du site web et ateliers avec les parties prenantes, recherche UX et création de wireframes, conception visuelle responsive, intégration e-commerce, tests d’assurance qualité et assistance au lancement |
| Calendrier & jalons | Le projet sera réalisé au cours des phases d’étude, de conception, de développement, d’assurance qualité et de déploiement, sur une durée estimée à 16 semaines. |
| Approche & phases | L’agence présentera deux orientations de conception initiales pour examen. Une orientation approuvée passera à la conception et au développement de pages complètes. Les révisions de conception sont limitées à deux séries par étape d’approbation, sauf accord contraire formalisé au moyen d’une demande de modification. |
| Livrables | Les livrables finaux comprendront des modèles de site web responsive, les maquettes de conception approuvées, l’intégration des fonctionnalités e-commerce, l’assistance aux tests d’assurance qualité et l’aide au déploiement du site web. |
| Travaux hors périmètre | Maintenance continue du site web, révisions de conception supplémentaires au-delà des séries approuvées, production de photographies ou de vidéos, frais de licence ou d’hébergement de tiers, services de rédaction |
| Hypothèses & dépendances | Tous les retours du client doivent être centralisés par un interlocuteur unique et transmis par écrit dans les trois jours ouvrés suivant chaque cycle de revue. Des approbations tardives ou l’absence de ressources de contenu peuvent avoir une incidence sur le calendrier de livraison final. |
| Budget & modalités de paiement | Le budget estimé du projet est de $75,000, avec des paiements prévus aux étapes du lancement du projet, de l’approbation de la conception et du lancement final du site web. |
| Gouvernance & approbations | Les approbations finales seront fournies par le directeur marketing et le responsable e-commerce du client avant le lancement. |
| Risques & contraintes | Les retards dans les approbations, l’absence de ressources de contenu ou les modifications du périmètre du projet peuvent avoir une incidence sur les délais de livraison. |
Comment créer un énoncé du périmètre du projet
Voici cinq étapes pour rédiger un document de périmètre de projet infaillible, accompagnées de nombreux exemples montrant comment les mettre en œuvre.
1. Commencer par une présentation claire du projet
Cet énoncé de périmètre général définit ce qu’est le projet, pourquoi il est réalisé et ce qu’il permettra d’accomplir. Commencez l’énoncé du périmètre par un résumé concis expliquant :
- Ce qu’est le projet
- Pourquoi le projet est réalisé
- L’objectif ou le but commercial
- La valeur que le projet devrait apporter
Cette section doit fournir suffisamment de contexte pour permettre aux parties prenantes de comprendre l’objectif du projet avant d’examiner les livrables ou les calendriers détaillés. Veillez à :
- Rester concis. Vous avez vendu le projet — nous ne faisons maintenant qu’en présenter les détails.
- Ajouter tous les indicateurs clés de performance relevant du présent accord.
Je vous suggère de demander à votre responsable de compte ou à votre commercial de rédiger cette partie s’ils interviennent dans le projet.
2. Définir les livrables et les jalons
Ensuite, définissez clairement ce qui sera livré, à quel moment et dans quel format.
Soyez précis concernant :
- Les livrables
- Les plateformes ou appareils inclus
- Le nombre de révisions
- Les calendriers et les jalons
- Les dépendances
Évitez autant que possible les formulations vagues. Plus vos livrables sont détaillés, plus il devient facile de gérer les attentes et d’éviter une dérive du périmètre par la suite. Par exemple, si vous fournissez des wireframes, les fournissez-vous pour l’ensemble de l’expérience sur ordinateur et sur mobile ? Uniquement pour tablette ? Combien de modèles ? Combien d’écrans ?
3. Décrire le processus d’approbation
Un énoncé de périmètre de projet solide doit expliquer comment se dérouleront les revues, les approbations et les retours tout au long du cycle de vie du projet.
Définissez :
- Qui fournit les retours
- Comment les retours doivent être transmis
- Délais d'approbation
- Responsabilités des parties prenantes
- Processus de révision
Cela instaure une responsabilisation et évite les retards causés par des retours fragmentés ou tardifs. En général, j'inclus cette formulation dans la section « dépendances et hypothèses ». Ensuite, j'ai une conversation orale avec le ou les clients afin de m'assurer que nous sommes alignés sur le processus de retours et d'approbation attendu.
4. Clarifier les éléments inclus et exclus
L'une des parties les plus importantes d'un énoncé de périmètre de projet consiste à définir ce qui est inclus et exclu du projet. Cette section permet de :
- Prévenir la dérive du périmètre
- Réduire les litiges
- Améliorer le contrôle du budget
- Fixer des attentes réalistes
5. Créer un système de suivi du périmètre
Pour les projets plus vastes ou plus complexes, créez un système permettant de suivre les approbations, les livrables, les révisions et les modifications du périmètre tout au long du projet.
De nombreux chefs de projet utilisent :
- Des matrices de périmètre
- Des outils de suivi des révisions
- Des journaux d'approbation
- Des logiciels de gestion de projet
Pourquoi les documents de périmètre de projet sont-ils importants ?
Les documents de périmètre de projet définissent ce qu'un projet livrera, ce qui est exclu et les limites dans lesquelles l'équipe doit travailler. Ils vous aident à aligner les parties prenantes, à gérer les attentes et à prévenir la dérive du périmètre tout au long du cycle de vie du projet.
Voici six raisons pour lesquelles les documents de périmètre de projet sont importants :
- Prévenir la dérive du périmètre : Documenter clairement ce qui est inclus et exclu vous fournit un point de référence lorsque de nouvelles demandes apparaissent. Vous pouvez identifier les travaux hors périmètre avant qu'ils n'affectent votre budget ou votre calendrier.
- Aligner les attentes des parties prenantes : Un document de périmètre partagé garantit que les clients, les sponsors et les membres de l'équipe s'accordent sur les objectifs du projet, les livrables et les limitations. Cela réduit les malentendus et les litiges ultérieurs.
- Améliorer la planification et les estimations du projet : Des exigences et des livrables définis aident votre équipe à estimer plus précisément les coûts, les ressources et les délais. Vous aurez une vision plus claire du travail requis avant de prendre des engagements.
- Établir des responsabilités claires : Les documents de périmètre précisent qui est responsable de certains livrables et ce que chaque partie est censée fournir. Cela aide à éviter les doublons, les tâches oubliées et la confusion quant à la responsabilisation.
- Soutenir la gestion des changements : Une référence de périmètre approuvée vous donne un élément de comparaison pour évaluer les changements proposés. Vous pouvez en mesurer l'impact, négocier des compromis et documenter les approbations avant d'engager des ressources supplémentaires.
- Définir des critères d'acceptation mesurables : Documenter ce qui constitue un livrable terminé aide votre équipe à vérifier que les exigences ont été satisfaites. Cela fournit également aux clients une base claire pour examiner et approuver le travail finalisé.
5 conseils et astuces pour définir des énoncés de périmètre
Même avec un énoncé de périmètre de projet bien rédigé, des attentes imprécises et des hypothèses vagues peuvent encore créer de la confusion plus tard dans le projet. Utilisez les conseils suivants pour créer des énoncés de périmètre plus clairs et plus exploitables, que les parties prenantes et les équipes projet pourront suivre plus facilement.
1. Éviter les formulations ambiguës
Des formulations vagues créent des malentendus et rendent plus difficile la gestion des changements de périmètre plus tard dans le projet.
Au lieu d'écrire :
- « Assistance à la conception incluse »
- « Mises à jour du site web selon les besoins »
- « Révisions supplémentaires si nécessaire »
Définissez :
- Les livrables exacts
- Le nombre de révisions
- Les plateformes ou modèles pris en charge
- Les phases spécifiques du projet ou les responsabilités
Plus votre énoncé de périmètre est précis, plus il devient facile de gérer les attentes.
2. Définir ce à quoi ressemble un travail « terminé »
Expliquez clairement comment les livrables seront examinés, approuvés et finalisés.
Cela permet d’éviter les situations où :
- Les parties prenantes demandent des révisions indéfiniment
- Les équipes ne sont pas d’accord sur les critères d’achèvement
- Les livrables restent bloqués dans des cycles de révision
Définissez :
- Les étapes d’approbation
- Les critères d’acceptation
- Les limites de révision
- Les exigences de validation finale
3. Documenter rapidement les hypothèses
De nombreux problèmes de projet surviennent parce que les équipes supposent qu’un élément est inclus sans le documenter clairement.
Utilisez l’énoncé de périmètre pour documenter les hypothèses concernant :
- La livraison des contenus
- La disponibilité des parties prenantes
- Les outils tiers
- Les intégrations
- L’accès aux plateformes
- Les délais d’approbation
Si le projet dépend d’un élément externe, incluez-le par écrit.
4. Prévoir les changements de périmètre
Même les énoncés de périmètre solides ne peuvent pas empêcher toutes les demandes de changement. Les projets évoluent, les priorités changent et les parties prenantes demandent souvent du travail supplémentaire après le lancement.
Plutôt que d’essayer d’éviter complètement les changements de périmètre, définissez :
- La manière dont les demandes de changement seront traitées
- La personne qui approuve les changements de périmètre
- La manière dont les répercussions sur le calendrier ou le budget seront évaluées
- Les cas où des estimations supplémentaires ou des avenants sont nécessaires
Cela crée un processus structuré pour gérer les changements sans perturber inutilement le projet.
5. Faciliter la lecture rapide de l’énoncé de périmètre
Un énoncé de périmètre doit être détaillé, mais il doit également être facile à examiner rapidement pour les parties prenantes.
Utilisez :
- Des titres clairs
- Des listes à puces
- Des tableaux
- De courts paragraphes
- Des sections clairement définies
Évitez les formulations excessivement juridiques ou compliquées, sauf si elles sont requises par votre organisation ou la structure de votre contrat.
Énoncé de périmètre du projet, charte de projet et cahier des charges : quelles différences ?
Les chartes de projet, les énoncés de périmètre du projet et les cahiers des charges ont des objectifs différents dans la gestion de projet, notamment en ce qui concerne leur contenu, leur calendrier et leur utilisation :
| Aspect | Charte de projet | Énoncé de la portée du projet | Énoncé des travaux (SoW) |
|---|---|---|---|
| Objectif principal | Autorise officiellement le projet | Définit les limites et les livrables du projet | Définit l’accord commercial et le projet dans son ensemble |
| Étape du projet | Créée lors du lancement du projet | Créé lors de la planification du projet | Généralement créé avant le début des travaux, lors de la contractualisation |
| Principal domaine d’intérêt | Objectifs commerciaux, parties prenantes, budget et autorité du projet | Portée, livrables, hypothèses, exclusions et échéanciers | Portée, tarification, conditions juridiques, échéanciers et responsabilités |
| Niveau de détail | Vue d’ensemble de haut niveau | Détaillé et axé sur l’exécution | Détaillé, avec des exigences contractuelles et commerciales |
| Public cible | Commanditaires, cadres dirigeants et parties prenantes de la direction | Équipes de projet, clients et parties prenantes chargées de la réalisation | Clients, fournisseurs, chefs de projet, équipes des achats et équipes juridiques |
| Utilisation | Confirme l’approbation et l’orientation du projet | Clarifie ce qui est inclus et exclu, gère les attentes et contribue à prévenir l’élargissement incontrôlé de la portée | Régit la relation de travail et établit les obligations contractuelles |
| Format | Document autonome d’autorisation du projet | Document autonome ou partie d’un accord de projet plus vaste | Accord formel qui intègre souvent un énoncé de la portée du projet |
| Approbation | Approuvée par le commanditaire du projet ou par la direction habilitée | Examiné et approuvé par les parties prenantes pertinentes du projet | Signé ou officiellement accepté par les représentants habilités du client et du prestataire de services |
| Gestion des changements | Les changements majeurs peuvent nécessiter des mises à jour ou une nouvelle autorisation | Sert de référence pour évaluer et contrôler les changements de portée | Définit les procédures contractuelles d’approbation des changements de portée, de coûts ou d’échéanciers |
FAQ
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REMARQUE : Rien de ce qui précède ne constitue un conseil juridique professionnel, et je ne suis pas habilité à fournir quelque forme de conseil juridique que ce soit. Si vous ne disposez pas de modèles couvrant ces éléments autres que l’énoncé des travaux, je vous encourage vivement à consulter les modèles de projet disponibles dans notre espace Membres et à les personnaliser selon vos besoins avec l’aide d’un conseiller juridique.
