11 compétences en gestion des tâches que les chefs de projet doivent maîtriser

Les compétences en gestion des tâches ne se limitent pas à la capacité de cocher un élément sur une liste de tâches. Il s’agit de gérer les membres de l’équipe, de hiérarchiser les tâches et de créer des échéanciers réalisables et mesurables pour l’ensemble d’un projet.

Cela inclut les capacités de prise de décision, la gestion des tâches de l’équipe et des vôtres en tant que chef de projet, ainsi que la motivation des membres de l’équipe pour qu’ils terminent les tâches à la date prévue (ou plus tôt). Ces compétences peuvent vous aider à mieux suivre les progrès et à gérer les tâches d’un projet, à créer des plans de projet plus solides et à maintenir le travail en mouvement dans le flux de travail.

11 compétences clés en gestion des tâches

Les compétences en gestion des tâches présentées ci-dessous comptent parmi les plus importantes à maîtriser. J’explique également comment les présenter sur votre CV ou lors d’un entretien pour un poste en gestion de projet.

1. Planification

La planification ne consiste pas seulement à fixer et à respecter des échéances. Il s’agit également de définir des échéanciers réalistes et de déterminer l’ordre approprié des tâches importantes afin d’optimiser le flux de travail de votre projet.

Pour mettre en valeur cette compétence en gestion des tâches dans un contexte professionnel, vous pouvez citer des exemples de projets précis au cours desquels vous avez défini des listes de tâches prioritaires et les échéanciers correspondants. 

2. Hiérarchisation

Savoir quelles tâches doivent être prises en charge et dans quel ordre est une compétence essentielle appelée hiérarchisation des tâches. Elle constitue non seulement un élément clé des compétences d’un chef de projet, mais aussi l’une des compétences les plus sous-estimées. Être capable de distinguer une tâche urgente d’une tâche importante demande beaucoup de pratique en matière de définition d’objectifs à long terme et de planification à court terme. 

Lors d’un entretien, mettez en avant vos compétences en hiérarchisation en partageant un exemple où l’avancement des tâches à court terme semblait satisfaisant, mais où vous aviez anticipé un problème plus loin dans le projet si vous n’apportiez pas certains ajustements aux tâches dans une perspective à plus long terme. 

3. Gestion de la charge de travail

La gestion de la charge de travail est une tâche essentielle, en particulier dans un environnement où la collaboration d’équipe est valorisée. Elle consiste à veiller à ce que les membres de l’équipe ne soient ni surchargés ni sous-utilisés. En accordant une attention particulière à vos ressources, vous pouvez gérer efficacement les tâches, réattribuer le travail des membres les plus occupés à ceux qui le sont moins et déléguer les tâches aux membres de l’équipe selon les besoins.

Si vous souhaitez attirer l’attention sur votre compétence en gestion de la charge de travail dans votre CV, mentionnez un projet au cours duquel vous avez géré efficacement vos ressources pour éviter l’épuisement professionnel et la procrastination, tout en atteignant les jalons du projet dans les délais ou en avance.

4. Délégation

De bonnes compétences en délégation favorisent le développement des compétences au sein de l’équipe, renforcent la motivation et contribuent à éviter les goulots d’étranglement liés à une charge de travail excessive. La capacité à déléguer les tâches afin que votre équipe reste sur la bonne voie pour atteindre la feuille de route du projet compte parmi les compétences les plus importantes en matière de gestion des tâches et du temps. Elle contribue à préserver un équilibre sain entre vie professionnelle et vie personnelle pour vous et votre équipe.

Pour mettre au mieux en évidence vos compétences en délégation, décrivez ou présentez brièvement sous forme de liste un projet au cours duquel vous avez pu évaluer des tâches complexes, échanger avec les parties prenantes et répartir la charge de travail afin de favoriser un travail d’équipe plus efficace.

5. Communication

Que vous discutiez avec des membres de l’équipe, des parties prenantes, des clients ou même des prestataires, vous devez savoir communiquer efficacement. Cela réduira le temps consacré à rattraper les retards ou à refaire le travail. 

Pour présenter vos compétences en communication sur un CV ou lors d’un entretien, décrivez une situation dans laquelle vous avez utilisé des techniques de communication efficaces pour gérer un projet en temps réel. Vous pouvez notamment expliquer votre méthode de communication ou présenter vos stratégies de communication.  

6. Gestion du temps

Techniques de gestion du temps comme la méthode Pomodoro, le regroupement des tâches ou les tableaux Kanban (bien qu’elles soient souvent utiles) sont légion. Il faudra peut-être procéder par essais et erreurs pour trouver les outils ou les compétences qui vous conviennent le mieux, mais une bonne gestion du temps revient à consacrer moins de temps aux tâches sans réduire la qualité.

Une manière efficace de démontrer vos compétences en gestion du temps consiste à fournir des preuves de la façon dont vous avez réussi à accomplir davantage en moins de temps. Il peut s’agir, par exemple, d’une brève anecdote sur une fois où vous avez réduit de plusieurs jours la durée d’un projet.

7. Organisation

Adopter une approche structurée pour gérer les tâches, les échéances, les ressources et les informations est une compétence essentielle pour vous en tant que chef de projet : être capable d’organiser chaque détail constitue l’un des travaux les plus importants que vous puissiez accomplir pour un projet.

Vous pouvez mettre en avant vos compétences organisationnelles en expliquant les systèmes et les processus que vous avez mis en place pour suivre les tâches, l’avancement, les fichiers et leurs versions, les retours ainsi que les échanges avec les parties prenantes, et d’autres éléments essentiels liés aux informations du projet. 

8. Adaptabilité

Rester agile et flexible avec votre plan de projet est une compétence majeure pour les chefs de projet. Les exigences peuvent changer, de nouvelles parties prenantes peuvent être impliquées et la portée du projet peut s’élargir. La capacité à réfléchir rapidement et à s’adapter lorsque cela est nécessaire est indispensable pour gérer des projets.

Sur votre CV ou lors d’un entretien, mettez en avant la manière dont vous vous êtes adapté lorsque les objectifs ou les calendriers d’un projet précis ont évolué avec les clients. Présentez un exemple concret où vous avez dû changer de direction de manière imprévue. 

9. Résolution de problèmes

Identifier un problème, puis agir pour le résoudre, semble simple, mais un nombre étonnamment élevé de chefs de projet se retrouvent bloqués sur des problèmes soit sans importance, soit non urgents. 

Lors d’un entretien, expliquez comment vous avez résolu rapidement et efficacement un problème inattendu. Sur votre CV, présentez les problèmes précis que vous avez résolus ainsi que les résultats de votre capacité à réfléchir rapidement. 

10. Esprit critique

Reconnaître un problème est une chose, mais réfléchir à la manière de le résoudre requiert un ensemble de compétences totalement différent. Une réflexion critique, créative et rapide peut grandement contribuer à vous maintenir sur la bonne voie pour achever votre projet dans les délais.

Ne vous contentez pas de mentionner l’esprit critique parmi vos compétences sur un CV. Mettez ces compétences en valeur en expliquant brièvement comment votre réflexion créative et critique a amélioré les résultats du projet. 

11. Connaissance des logiciels de gestion des tâches

Il existe une multitude d’outils de gestion des tâches, d’applications et de modèles parmi lesquels choisir pour vous aider à mieux gérer votre temps et les tâches de vos projets. Trouver le bon logiciel de gestion de projet implique de s’assurer que l’outil vous convient, ainsi qu’à votre équipe, et non l’inverse. Cela va au-delà de la simple vérification de votre accès à des fonctionnalités de notification, d’intégration aux réseaux sociaux ou de suivi du temps. 

Sur votre CV ou lors d’un entretien, expliquez votre expérience avec les outils existants. L’essentiel ne concerne pas tant les outils précis que vous avez utilisés par le passé que la manière dont vous vous en êtes servi pour achever les tâches et les projets dans les délais, en respectant le budget et la portée définie.

Comment améliorer vos compétences en gestion des tâches

Voici mes principaux conseils pour améliorer vos compétences en gestion des tâches. 

Déterminez vos périodes de productivité maximale

Identifiez les moments où votre cerveau fonctionne à plein régime. Trouver ces périodes de productivité maximale peut être difficile ; si vous souhaitez perfectionner vos compétences en gestion des tâches, commencez par observer attentivement les moments où vous fournissez votre meilleur travail.

Selon Insightful, une bonne pratique consiste à déterminer les moments où vous êtes le plus productif au cours de la journée en procédant par expérimentation. Définissez une tâche simple qui nécessite une bonne dose de réflexion pour être accomplie. Répétez cette tâche à différents moments de la journée et notez le temps qu’elle vous a pris (un outil simple de suivi du temps est idéal pour cela), le niveau de difficulté ressenti ainsi que votre degré de fatigue avant et après.

La collecte de ces données vous aidera à repérer des tendances et à identifier les moments où vous travaillez au meilleur de vos capacités. Planifiez ensuite toutes vos tâches exigeant un effort intellectuel important pendant ces créneaux.

Fixez des objectifs clairs

La définition d’objectifs est une compétence importante en matière de gestion des tâches, mais elle ne se limite pas aux objectifs ambitieux à long terme. Définissez des objectifs plus modestes qui peuvent être facilement planifiés et atteints. Cela vous permettra de rester motivé et de conserver votre élan afin d’optimiser la gestion de votre temps.

Pour ma part, je définis chaque jour une tâche majeure qui me rapproche de mes objectifs plus importants, suivie de 3 à 5 tâches plus modestes qui contribuent à cette tâche majeure. De cette façon, vous avez un objectif clair à atteindre et un chemin précis pour y parvenir.

Bloquez du temps dans votre calendrier

Si vous avez déterminé vos périodes de productivité maximale et défini des objectifs clairs, votre prochaine tâche consiste à réserver du temps dans votre calendrier pour accomplir ces tâches prioritaires. Il s’agit d’une tactique populaire présentée dans de nombreux ouvrages sur la gestion du temps, et un dicton très répandu dans les milieux entrepreneuriaux affirme que « ce qui est planifié est réalisé ». Il est donc essentiel de réserver du temps pour atteindre vos objectifs.

Le blocage de temps peut consister à inscrire dans votre calendrier vos tâches les plus importantes, par nom ou par type. Par exemple, prévoyez une à deux heures pour les « tâches administratives » pendant votre période la moins productive, puis un autre créneau d’une à deux heures pour « atteindre les objectifs quotidiens ». Si ces tâches sont inscrites dans votre calendrier, vous veillerez à ce qu’elles soient réalisées.

Suivez votre temps et vos progrès

Il existe un autre dicton : « ce qui est mesuré est géré ». Si vous consacrez du temps à suivre vos progrès et la durée nécessaire à leur réalisation, vous pourrez mieux repérer les éventuelles inefficacités.

La méthode Pomodoro est une technique populaire de gestion du temps. Elle consiste à travailler par périodes entrecoupées de courtes pauses pendant une à deux heures. Cela vous aide à voir ce que vous pouvez accomplir au cours de créneaux précis. Après avoir examiné vos progrès, vous repérerez certains schémas qui vous permettront de gérer votre temps plus efficacement.

Une excellente façon de procéder consiste à utiliser la méthode du temps limité — une méthode couramment utilisée par les personnes les plus performantes et les PDG.

Fixez des échéances réalistes et suivez-les

Toutes les compétences de gestion du temps et des tâches au monde ne pourront pas vous aider si vous ne vous fixez pas d’objectifs et d’échéances réalistes. Le biais d’optimisme est un concept psychologique qui explique pourquoi nous pensons souvent être plus efficaces que nous ne le sommes réellement pour accomplir un travail. Toutefois, si vous suivez votre temps et vos progrès, vous pouvez surmonter ce biais.

Établissez des priorités et déléguez ce qu’un autre membre de l’équipe peut réaliser plus efficacement. Utilisez un logiciel de gestion de projet pour mettre de l’ordre dans vos échéanciers et vos processus de gestion des ressources.

Évitez le multitâche

Lorsque j’ai de nombreux projets à gérer ou diverses tâches à accomplir dans un délai court, je suis tenté d’essayer d’en traiter plusieurs à la fois. Toutefois, il a été prouvé que le multitâche est inefficace pour la grande majorité des personnes.

Lorsque vous divisez votre attention, vous réduisez la qualité de votre travail. Ne soyez pas tenté d’essayer d’accomplir davantage en faisant plusieurs choses en même temps. Concentrez-vous pleinement sur une seule tâche à la fois et vous constaterez que vous accomplissez davantage en moins de temps.

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