Astuces de productivité dont Beyoncé serait fière (avec Tucker Sauer-Pivonka de Crema)

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Ben Aston :

Merci d'être à l'écoute, je suis Ben Aston et voici « Le podcast sur la gestion de projet digital ». Aujourd'hui, je suis accompagné de Tucker Sauer-Pivonkavonka. Tucker, merci beaucoup d'être venu à l'émission.

Tucker Sauer-Pivonka :

Merci de m'avoir invité.

Ben Aston :

On a l'impression que Beyoncé vaut à elle seule vingt personnes. On dirait qu'elle est partout à la fois, qu'elle fait des miracles, et c'est probablement parce qu'elle a une énorme équipe, mais aujourd'hui, nous allons parler des astuces de gestion du temps que nous pouvons appliquer pour être aussi productifs qu'elle.
Nous allons être très concrets et parler de ce que nous pouvons faire pour gagner du temps dans notre journée. Ce sont des astuces simples qui vont vous faire gagner un temps fou et vous permettre d'exceller dans votre rôle de chef de projet.
Mais avant tout, laissons Tucker se présenter. Tucker est chef de projet chez Crema et travaille avec de nombreux types de clients, des start-ups financées à de grands groupes, en réalisant beaucoup de prototypage et de tests pour des applications mobiles et web. Tucker, parle-nous un peu de toi en dehors du bureau. Que fais-tu pendant ton temps libre ?

Tucker Sauer-Pivonka :

Bien sûr, oui. Généralement, j'aime partir en vacances. J'aime faire des randonnées. Je viens d'acheter une maison. Voilà ce à quoi je consacre mon temps libre. En fait, je reviens juste des Bahamas.

Ben Aston :

Oh, très chouette.

Tucker Sauer-Pivonka :

Je suis rentré jeudi dernier, donc je reviens tout juste de vacances.

Ben Aston :

Les Bahamas, c'est de bonnes vacances pour un chef de projet ?

Tucker Sauer-Pivonka :

C'était des vacances merveilleuses. On n’a presque rien fait du tout, on s’est juste reposés sur la plage et on a profité du soleil. Que demander de plus pour des vacances ?

Ben Aston :

Sympa ! Tu disais que tu faisais des travaux. Est-ce que tu fais le chef de projet pour tes travaux ?

Tucker Sauer-Pivonka :

Oui, au grand désespoir de mon mari, c’est certain. Je gère vraiment notre maison comme un vrai projet. On l’a achetée en août dernier. Pour l’instant, rien de majeur, mais avec l’arrivée du printemps, on commence à planifier quelques rénovations pour l’extérieur.

Ben Aston :

Est-ce que tu prends un ton ou une attitude professionnelle à la maison quand tu essaies de tout organiser, au grand désespoir de ton mari ?

Tucker Sauer-Pivonka :

Oui, complètement. Je dois parfois me rappeler que ce n’est pas un client mais ma vie privée, et qu’il faut que je sois indulgent avec mon mari. Je n’ai pas besoin de son approbation écrite pour tout ! C’est tout le côté fun de la gestion de projet.

Ben Aston :

« Signe juste le cahier des charges. Signe juste le cahier des charges », oui. Raconte-nous ton parcours. Comment en es-tu arrivé à la gestion de projet digital ? J’ai vu ton profil LinkedIn et tu as commencé, il y a longtemps, comme styliste.
Comment passe-t-on de styliste à chef de projet digital ?

Tucker Sauer-Pivonka :

Bien sûr. Styliste, c’était un travail d’étudiant à l’époque. Je travaillais dans une petite boutique. J’aimais aider mes clients à se sentir bien grâce à leurs vêtements, ce qui, en fait, a des ressemblances avec le métier de chef de projet : on aide son client à bien paraître auprès de son patron. Donc cette expérience m’a servi pour devenir chef de projet.
Après mes études, j’ai débuté comme coordinatrice d’account dans une agence de pub classique à Kansas City. C’était assez traditionnel, pas forcément digital. Je travaillais beaucoup sur le print et des supports pour la vente.
Mais assez vite, la direction a repéré mes compétences digitales. Rapidement, j’ai été en charge de développer une plateforme locale d’intelligence marketing pour l’agence. C’est là que ma carrière dans le digital a commencé.

Ben Aston :

Super ! D’où te viennent tes compétences numériques, alors ? Cela ressemble à mon parcours, mais à quel moment as-tu développé ça en coulisses ?

Tucker Sauer-Pivonka :

Depuis petit, j’ai toujours été attiré par… tout a commencé par un intérêt pour l’informatique et le fonctionnement des ordinateurs. À cinq ans, j’ai eu mon premier ordinateur, et je l’ai démonté pour tout comprendre, de manière très basique.

Ben Aston :

Oui, tu démontais le disque dur !

Tucker Sauer-Pivonka :

Exactement ! Après, j’ai continué à bidouiller des logiciels, à tester des commandes. Puis, au lycée, ces compétences se sont développées. À la fac, j’ai choisi la communication parce que c’était assez généraliste, je ne savais pas encore précisément.
Mais j’ai continué à développer mes compétences digitales dans différents jobs. Je savais déjà que je voulais aller dans cette direction, c’était juste une question d’opportunités.
Heureusement, cela s’est fait naturellement avec mon premier job dans la pub.

Ben Aston :

Top ! Je trouve ça intéressant qu’il y ait toujours des personnes passionnées de digital. Tu parlais de projets personnels à la fac. Est-ce que tu travailles sur des projets en ce moment ?

Tucker Sauer-Pivonka :

Pas actuellement.

Ben Aston :

Tu as un site web à toi ?

Tucker Sauer-Pivonka :

J’en ai déjà eu un.

Ben Aston :

Si, si, tu en as un, non ?

Tucker Sauer-Pivonka :

Je n’ai rien sur lequel je me concentre vraiment pour le moment, car l’année a été très intense personnellement : nouvelle maison, mariage, nouveau travail… Je m’adapte, donc pas de projet annexe en ce moment, mais ça reviendra sûrement bientôt.

Ben Aston :

Bien. Parle-nous de ton travail chez Crema. Est-ce qu’on dit Crema ou Créma ?

Tucker Sauer-Pivonka :

Crema.

Ben Aston :

Crema.

Tucker Sauer-Pivonka :

Oui. Je ne voulais pas te corriger plus tôt, mais oui, c’est Crema.
Je suis chef de projet chez Crema, mais comme nous sommes une agence centrée produit à la base, on ne précise pas « digital », c’est implicite.
J’occupe souvent le rôle de scrum master, parfois product owner, selon le besoin du client. Et en dehors de ces responsabilités, je veille à ce que mon équipe ait tout pour avancer, qu’on atteigne nos objectifs client, et j’optimise aussi les processus. Bref, je fais tout ce qu’un chef de projet digital doit faire.

Ben Aston :

Super. Tu peux nous parler de projets en cours, si c’est possible ?

Tucker Sauer-Pivonka :

Certains sont confidentiels, mais oui, je travaille sur des projets complexes passionnants. Honnêtement, j’adore gérer la complexité. La beauté du digital pour moi, c’est de simplifier l’expérience utilisateur même derrière des idées complexes.
C’est le défi que je trouve le plus intéressant en ce moment.

Ben Aston :

Chouette. Parlons de ton article, d’ailleurs. Il cartonne au niveau des statistiques. On s’en parlait avant d’enregistrer. Je crois qu’être autour de Beyoncé aide ! Peut-être parce que Beyoncé vient d’être mordue.

Tucker Sauer-Pivonka :

Bon timing !

Ben Aston :

Les gens sont très excités autour de Beyoncé. Si vous ne l’avez pas encore lu, allez vite y jeter un œil. On a même fait une infographie à partager, donc n’hésitez pas. Si vous vous dites : « Génial, mais j’ai pas le temps d’écouter ces deux-là aujourd’hui », ce podcast est pour vous.
On parle aujourd’hui de comment être plus productif, pas en faisant plus, mais en travaillant plus intelligemment. Ce n’est pas une question d’être occupé, mais de savoir se concentrer sur les bonnes tâches sans être distrait.
Dans ton article, tu expliques cinq techniques différentes : le blocage de calendrier, la réduction des distractions, la gestion de l’énergie, la priorisation et la définition d’objectifs. Oh, et comment être efficace en réunion. Si vous ne l’avez pas déjà lu, allez le lire.
Pour ceux qui écoutent maintenant, peux-tu expliquer ce qu’est le blocage de calendrier ?

Tucker Sauer-Pivonka :

Absolument ! C’est une de mes stratégies favorites. Le concept est assez simple. Beaucoup pensent qu’ils ne peuvent pas le faire car ils passent leur temps à éteindre des incendies, mais même dans ce cas, ça vaut le coup d’essayer !
L’avantage principal est de fixer des attentes, en interne et en externe : vous avez besoin de temps pour faire votre travail, et ce n’est pas possible si on vous interrompt sans arrêt.
Ça m’est souvent arrivé, de finir la journée sans avoir fait mon travail, juste à cause de réunions ou de multiples sollicitations. Le fait de bloquer du temps dans votre agenda, du temps pour accomplir vos propres tâches (« Get Things Done » ou GTD), vous permet de réserver des créneaux pour votre propre travail. C’est crucial.

Ben Aston :

C’est très utile. Pour ceux qui ne connaissent pas, GTD signifie quoi, Tucker ?

Tucker Sauer-Pivonka :

Get Things Done. (Faire avancer ses tâches/réaliser ses actions)

Ben Aston :

Get Things Done. Je ne connaissais pas, mais bon… Suis-je le seul à ne pas utiliser GTD ?

Tucker Sauer-Pivonka :

Je ne crois pas. Avant, je disais ça autrement, puis en rejoignant Crema, tout le monde utilisait GTD, donc j’ai adopté le terme.

Ben Aston :

Ok. Et combien de temps te bloques-tu vraiment pour ces sessions GTD ?

Tucker Sauer-Pivonka :

En fait, ça change selon les semaines, ma charge de travail, mes réunions. Parfois, je ne peux bloquer que quelques créneaux de trente minutes à deux ou trois heures.
Ce que je constate, c’est que si je peux bloquer un long créneau et que je réussis à me concentrer (on en reparlera), alors je fais tout ce que je dois faire en la moitié ou les trois-quarts du temps prévu, et il me reste du temps libre ensuite. Parce que j’ai pu vraiment me concentrer grâce à cette organisation.

Ben Aston :

Oui, je trouve fou le peu de temps qu'il faut pour accomplir une tâche quand on se concentre dessus.

Tucker Sauer-Pivonka :

Oui !

Ben Aston :

Mais en tant que chefs de projet, on aime être le contrôleur aérien du projet, à faire plein de choses en même temps, à tout coordonner.
La raison pour laquelle on croit qu’un rapport d’avancement prend des heures, c’est qu’on ne s’y met jamais à 100%. Il suffirait de s’y mettre sérieusement pour le faire en dix minutes. La concentration, c’est clé.

Tucker Sauer-Pivonka :

Exactement ! Si on n'arrive pas à se plonger sérieusement dans ce qu'on fait, on devient très inefficace. J’invite les adeptes du multitâche à essayer de faire une chose à la fois justement pour cette raison-là.

Ben Aston :

En effet. C’est aussi lié à la priorisation et à la fixation d’objectifs. Très présent dans ton article. Comment hiérarchises-tu tes tâches et objectifs ? Comment décides-tu quoi faire en priorité et ce qui peut attendre ?
Tu disais justement qu'il ne faut pas simplement combattre tous les incendies ; comment déterminer lesquels éteindre en priorité ?

Tucker Sauer-Pivonka :

Oui, j’ai utilisé plusieurs méthodes, mais la plus efficace pour moi : être intransigeant sur la valeur associée à chaque tâche.
Valeur pour qui ? Moi, mon équipe, mon client… En classant mes tâches selon leur valeur, il est plus simple d’y voir clair sur ce qu’il faut faire d’abord. Souvent, ce qui me semblait urgent ne l’était pas tant que ça pour l’avancement du projet ou du client.
C’est une des méthodes que j’utilise chaque matin : je regarde ma liste et je priorise avec cet angle.
Je traite chaque journée comme un mini sprint. Ma planification a lieu le matin, puis j’attaque. En général, ma journée n’est pas trop perturbée si je prévois bien.

Ben Aston :

C’est pas mal ! Personnellement, je me pose trois questions, comme ce que tu évoques : Quelles sont mes activités à forte valeur ajoutée ?
Puis : que puis-je faire, moi uniquement, qui fera la différence ? Parfois il faut déléguer.

Tucker Sauer-Pivonka :

Exactement.

Ben Aston :

Enfin : quelle est l’utilisation la plus judicieuse de mon temps maintenant ? Et puis il y a les choses urgentes mais pas forcément importantes… Ce n'est pas si évident de faire le tri. Ce qui est urgent paraît souvent important, alors que ce n’est pas forcément le cas.

Tucker Sauer-Pivonka :

Oui, tout à fait. Par exemple : comme chef de projet, tu as des tâches quotidiennes importantes pour le processus, mais ce qui est urgent, c’est parfois une question bloquante en daily avec les développeurs. Ce blocage-là, il faut le traiter tout de suite. C’est à nous d’ajuster nos priorités en conséquence.

Ben Aston :

Exactement. On a balayé beaucoup d’aspects dont tu parles dans l’article. Parmi eux, un point clé : la réduction des distractions. On en revient à la concentration.
Tu donnes plein de conseils pratiques comme le tri des notifications sur le téléphone, qui peut vraiment perturber : alertes mails, Slack, messagerie, et bien sûr le téléphone lui-même !
Tu expliques comment tu as pris conscience de cela. Pour ceux qui écoutent, comment savons-nous qu’il est temps de faire le ménage dans nos notifications ?

Tucker Sauer-Pivonka :

Oui, exactement. On l'a évoqué plus tôt, mais j’ai réalisé que je n’arrivais plus à rester concentré sur une tâche. Une notification m’emmenait ailleurs, puis je finissais dans plusieurs impasses, et je perdais le fil.
Ce coût d'interruption finit par peser sur le temps. Mes tâches s’accumulaient et, en analysant pourquoi, je voyais bien que c’était à cause des notifications qui détournent l’attention.
J’ai donc analysé quelles alertes je recevais vraiment utilement et lesquelles pouvaient attendre.
On pourra en reparler, mais c'est le point de départ. Et puis, il y a un outil que j’ai découvert récemment : RescueTime. Tu connais ?
Je ne connaissais pas. Je vais aller voir.

Ben Aston :

C’est un outil un peu « creepy », il faut aimer… Tu l'installes sur ton ordinateur, il examine tout : sites web, applis, temps de frappe, de souris…
Ce qui est instructif, c’est de voir, au bout d’une semaine, combien de temps tu passes sur Facebook. Pour moi, j’ai réalisé que j’y passais six heures par semaine !
Évidemment, on n’y pense pas sur le coup, mais en prenant conscience de comment on utilise son temps, on peut analyser sa semaine type.
Il répartit aussi le temps par client, par mots-clés… Si tu penses ne pas perdre beaucoup de temps, je te mets au défi d’installer RescueTime.
Sinon, autre astuce que tu cites dans l’article : faire des feuilles de temps, même si ce n’est pas imposé. J’aime bien Toggl, tu connais ? Il suffit de lancer le minuteur, de choisir le projet, et c’est parti.
Voir le chrono tourner, ça aide à rester sur sa tâche !

Tucker Sauer-Pivonka :

Oui, complètement. Nous, chez Crema, on utilise Harvest pour suivre le temps, et Harvest Forecast pour planifier. Je vérifie souvent dans Forecast où mon temps doit être passé contractuellement. Ça m’aide à me recentrer.
Exercice très utile en cas de coup de stress.

Ben Aston :

Super ! Pour finir, parlons d’un point original, pour gagner du temps : être productif en réunion. Comment tu fais, concrètement ?
J’imagine le scénario : tu réalises en réunion qu’une action peut être faite tout de suite. Comment tu le fais sans casser la dynamique de la réunion ou que tout le monde attende que tu aies fini d’écrire son mail ?
Comment tu t’organises ?

Tucker Sauer-Pivonka :

Deux choses : il y a un moment pour tout. Certaines réunions ne s’y prêtent pas. Mais si c’est une réunion interne, une fin de sprint par exemple, et qu’il faut avoir une réponse rapidement, il m’arrive d’envoyer un message en cinq secondes. Généralement, j’ai une réponse immédiate, ce qui change la suite de la réunion.
Il s’agit de savoir ce qu’il est pertinent de faire ou non. Je ne vais pas écrire un long mail ou demander un retour sur un design en pleine réunion.
Il ne faut pas nuire à la concentration du groupe. Le temps de chacun est précieux : il faut être respectueux.
Perso, il s’agit souvent d’un message Slack envoyé très vite qui me prend cinq secondes. Mieux vaut cela que de devoir y revenir plus tard, en devant se remettre dans le contexte.
Voilà ma méthode pour être efficace en réunion, sans perturber l’avancement.

Ben Aston :

Oui, c’est une approche efficace. Une grande force du chef de projet, c’est la notion d’élan collectif. En réunion, dès qu’un blocage apparaît (« Je ne peux pas estimer cette tâche parce qu’il me manque une info »), il faut tout faire pour lever ce blocage tout de suite.
Sinon, il faut refaire une réunion, perdre du temps, etc. Mieux vaut traiter le point en live et garder la dynamique du projet et l’engagement des personnes sur place.

Tucker Sauer-Pivonka :

Tout à fait.

Ben Aston :

Tu as parlé de quelques outils : Harvest, Forecast. Est-ce qu’il y a d’autres outils liés au temps dans ta « boîte à outils » ?

Tucker Sauer-Pivonka :

Oui, côté organisation des réunions et du temps, on utilise Meetingbird qui simplifie tout : finit les échanges de mails pour trouver un créneau, il scanne les agendas et propose direct le bon créneau aux invités.
A part ça, on utilise beaucoup Harvest, Harvest Forecast, Asana pour la gestion de projet, ZenHub pour les projets de dev, Slack et Dropbox Paper. Certaines fois, les clients imposent Jira ou autres environnements spécifiques. Et l’e-mail, évidemment.
Voilà les outils que j’utilise quotidiennement ou presque.

Ben Aston :

Je suis curieux à propos de Dropbox Paper. Je le vois dans Dropbox, mais je n’ai jamais essayé. Tu t’en sers pour quoi ?

Tucker Sauer-Pivonka :

C’est un super outil collaboratif ! C’est assez similaire à Google Docs : plusieurs personnes peuvent travailler, commenter sur un même document, mais l’interface est plus intuitive.
En plus, comme on stocke beaucoup de choses sur Dropbox, c’est simple d’y accéder, même pour nos clients. On y stocke toute la doc projet, les journaux, etc. C’est très pratique, tout est centralisé.
En plus, Paper gère le Markdown, ce qui est compatible avec Bear, l’application que j’utilise pour mes notes. Cela facilite le passage d’un outil à l’autre.

Ben Aston :

Je vais essayer, alors ! Merci Tucker d’avoir été avec nous aujourd’hui, c’était un plaisir.

Tucker Sauer-Pivonka :

Merci à toi. J’ai beaucoup apprécié cette discussion.

Ben Aston :

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À bientôt, et merci de votre écoute.