Le Plan Directeur de Zapier pour la Gestion de Projet Moderne

Galen Low : À une époque de bouleversement sur le marché de l'emploi, est-ce cruel que les organisations se concentrent sur l'automatisation pilotée par l'IA ou est-ce peut-être au contraire bienveillant ?

Wade Foster : Pour moi, c’est mille fois le geste le plus bienveillant. L’IA est très efficace pour m’aider dans une énorme variété de tâches. L’IA peut aider dans le fameux « bazar » du milieu, mais elle ne prend pas le poste. Le travail reste le travail.

Galen Low : En se projetant vers, disons, 2030, quelles compétences et quels diplômes les entreprises technologiques comme Zapier rechercheront-elles pour les rôles responsables de la livraison de projets ?

Wade Foster : Je dirais que votre capacité à identifier les problèmes existants, à avoir des idées, c’est extrêmement précieux. Ensuite, ce que j’appelle le jugement, le goût. Enfin, comment coordonner tous ces systèmes ? C’est ce fameux bazar du milieu.

Galen Low : Selon vous, existe-t-il un seuil à ne pas franchir concernant l’IA agentique et l’automatisation intelligente ?

Wade Foster : Je ne suis pas certain qu’il existe une limite supérieure. La créativité humaine est, à ce jour, grandement sous-exploitée. La quantité de production créative d’un individu est énorme. Je pense que le monde sera différent, mais je ne crois pas à la vision dystopique ; ça ressemblera probablement beaucoup à aujourd’hui, mais en plus intense.

Galen Low : Bienvenue sur le podcast The Digital Project Manager — l’émission qui aide les responsables de la livraison à travailler de façon plus intelligente, à fluidifier leurs process et à diriger les équipes avec confiance à l’ère de l’IA. Je suis Galen et chaque semaine, nous plongeons dans des stratégies concrètes, les tendances émergentes, des méthodes éprouvées et parfois quelques anecdotes de terrain. Que vous meniez de gigantesques projets de transformation, que vous gériez des workflows IA ou que vous tentiez simplement d’apaiser le chaos ambiant, vous êtes au bon endroit. C’est parti.

Aujourd’hui, nous parlons du rôle de l’automatisation alimentée par l’IA dans la gestion de projets et de la question suivante : cette automatisation pourrait-elle être la clé pour alléger certaines lourdeurs qui font fuir les petites équipes de tout ce qui ressemble à de la gestion de projet formelle ?

J’accueille aujourd’hui Wade Foster, co-fondateur et PDG d’une petite société que vous connaissez peut-être : Zapier. Il y a environ 20 ans, Wade a quitté son stage dans la finance, a appris à coder et, avec quelques amis, a créé un produit facilitant la communication entre applications et l’automatisation des workflows.

Aujourd’hui, Zapier est la plateforme d’orchestration IA la plus connectée, reliant équipes, outils, IA et agents sur plus de 8 000 applications pour automatiser des workflows critiques avec souplesse, échelle et contrôle.

Wade, merci d’être avec moi aujourd’hui.

Wade Foster : Merci de m’inviter, Galen.

Galen Low : Wade, c’est un honneur de t’avoir ici et je veux te remercier pour ta transparence et pour le partage de tes expériences et conseils, afin que nous puissions tous en tirer profit.

J’ai beaucoup de questions à te poser, on va naviguer entre plusieurs sujets aujourd’hui, mais voici un peu le plan du jour. Tout d’abord, j’ai envie de te soumettre une grande question issue de la communauté, puis d’approfondir autour de trois thèmes.

Premièrement, ce qui a changé avec l’automatisation à l’ère de l’IA par rapport au lancement de Zapier. Ensuite, on va lever le capot sur la façon dont la gestion de projet est organisée chez Zapier, et comment vous avez allégé vos pratiques en consommant vos propres outils.

Enfin, j’aimerais prendre ton point de vue sur l’avenir de la gestion de projet en tant que métier, et sur la transformation du rôle du chef de projet, à mesure que l’IA prend de plus en plus de place. Ça te convient ?

Wade Foster : J’adore. Allons-y.

Galen Low : C’est parti. Je commence avec une question épineuse.

Je me lance. Dans les milieux que je fréquente, il y a une relation d’amour-haine avec l’idée d’automatisation par IA en gestion de projet. D’un côté, cela allège la charge des tâches administratives, mais d’un autre côté, cela menace la pérennité de certains emplois et alimente l’idée que la gestion de projet pourrait être entièrement automatisée.

Donc ma grande question c’est : à une époque où les licenciements et la difficulté à retrouver un emploi deviennent la norme, est-ce cruel de miser sur l’automatisation par l’IA ou bien est-ce une forme de bienveillance ?

Wade Foster : Pour moi, c’est mille fois un geste bienveillant. Dès que vous posez les mains sur le clavier et commencez à utiliser la technologie, le mystère autour de l’IA disparaît.

Cela donne une vision pragmatique de là où la technologie apporte un gain de temps, réveille la créativité, mais aussi de ses limites et de là où l’humain reste indispensable. Ce que je constate, c’est que l’IA m’aide sur toute une variété de tâches qui jalonnent la conduite d’un projet, sans pour autant me remplacer.

En fait, mon travail, ce n’est pas la tâche exécutée, c’est la compréhension des problèmes à résoudre et l’évaluation du résultat. Est-ce que le produit est bon ? Le marketing est-il pertinent ? Savoir juger ces points ? L’IA peut aider dans tout le désordre du processus.

En fait, elle aide énormément dans cette zone, sans pour autant faire disparaître le métier. Il reste à mener la réflexion, à résoudre les problèmes. Et je constate que ceux qui adoptent vite l’IA produisent plus, font de meilleures choses, ont plus d’idées d’évolution.

Je comprends que la réaction humaine instinctive soit faite de peur et de crainte de manquer, mais historiquement chaque nouvelle technologie crée souvent bien plus qu’elle ne détruit. Je pense qu’il en sera de même avec l’IA.

Galen Low : J’ai vu des dynamiques similaires chez les développeurs. Si on pense que notre valeur repose juste sur la vitesse à laquelle on tape, on passe à côté de l’essence même de notre rôle. Je crois que c’est tout aussi vrai en gestion de projet. Certains sont anxieux : si un bot IA prend les notes de réunion, à quoi sert-on ? Oui, c’est la perception, mais l’IA ouvre aussi de nouveaux horizons.

Wade Foster : Mais prendre des notes, ce n’a jamais été le cœur du métier. Je comprends la peur si le job est réduit à ça, mais ce n’est le cas de presque personne. C’est une tâche occasionnelle, rarement la plus appréciée. Laissez un assistant IA la prendre en charge, cela libère l’esprit pour le vrai sens du travail.

Galen Low : Et dès que l’on commence à utiliser l’IA, on distingue ce qu’elle sait faire et ce qu’elle ne sait pas faire.

La peur naît souvent de projections. Une fois qu’on s’y met, on réalise que cela relève du partenariat : l’IA prend ce qu’elle sait traiter, le reste reste humain. Ce n’est pas une transformation totale, mais vraiment une collaboration.

Wade Foster : Exactement. Un exemple : notre sommet Zapier arrive, c’est le moment où toute l’équipe se réunit physiquement. J’y donne le discours d’ouverture. Sans IA, j’aurais dû passer du temps à collecter anecdotes et données, une partie créative plaisante, mais d’autres aspects sont fastidieux. Et puis il y a l’angoisse de la page blanche.

Dernièrement, j’ai sollicité Claude en mode brainstorming, sur une heure, en lui demandant de me poser des questions une à une, pour faire émerger le contenu du keynote.

Résultat, je passe en fait plus de temps et d’effort pour sublimer le discours grâce à cet assistant qui m’accompagne, notamment pour collecter des exemples, données, citations utiles, etc. Je produis davantage, sans réduire mon temps, mais le résultat et le plaisir de création sont accrus grâce à cette collaboration intelligente.

Galen Low : Ces deux angles — qualité et plaisir — sont marquants. On concentre l’effort sur la qualité du résultat, ce qui est gratifiant.

On ne gagne pas de temps, on en passe même plus !

Wade Foster : Tout à fait. Parfois, il faut aussi structurer les différentes pistes en cours. J’utilise souvent Claude pour m’aider à me recentrer et me laisser des repères pour reprendre le lendemain. Sans ça, je serais un peu perdu, mais maintenant, un bon index m’attend pour repartir.

Galen Low : Beaucoup sous-estiment ce travail collaboratif avec l’IA. Je débute, mais tu me donnes envie de pousser l’expérience plus loin, vraiment comme un partenaire de pensée.

Wade Foster : Oui, je commence à vraiment remercier l’IA à la fin d’une session, comme on le ferait avec un thérapeute !

Galen Low : Cela change profondément le métier, et je crois aussi que le plaisir et la qualité finiront par s’exprimer dans la performance.

Wade Foster : Oui.

Galen Low : Dernier zoom : automatisation au-delà du simple partenariat conversationnel. On parle d’agents, de workflows intelligents, de chaînes, etc. Il est indéniable que l’IA force à élargir ses compétences techniques et stratégiques.

Zapier, à mon sens, maintient sa position en tête pour relier les outils du marché, notamment avec Zapier Agents et Zapier MCP. Pourtant, la pure automatisation n’est pas nouvelle : Zapier propose du no-code depuis bien plus d’une décennie.

Quelle difficulté as-tu retrouvée tout au long de ces quinze ans d'automatisation des workflows no-code, et comment recommanderais-tu de la résoudre aujourd’hui ?

Wade Foster : Il y a des problèmes persistants, et l’inspiration en fait partie.

Certains utilisent l’IA partout et voient la révolution, d’autres, plus novices, ne voient pas l’intérêt, car ils ne savent pas quoi faire avec. Ce qui distingue souvent ces deux profils, c’est la créativité exploitée par ceux qui ont apprivoisé l’IA, alors que les débuts sont marqués par le manque d’idées.

C’est tout l’enjeu d’accompagnement : comment aider les gens à progresser sur ce spectre ? C’est un souci ancien, qui existait déjà avant l’IA. Quand on demande des idées IA aux équipes, 9 fois sur 10, les propositions n’ont même pas besoin de l’IA — de l’automatisation classique aurait suffi. Cela montre à quel point il est difficile de visualiser ce qui est possible.

Galen Low : L’art du possible ! J’ai vécu ce blocage lors de mes débuts avec Zapier, avant l’IA, en essayant d’assembler des APIs sans être expert… Beaucoup trouvent difficile de concevoir des workflows potentiels, faute d’exemples ou de confiance en leur idée. L’inspiration est donc clé. Pour ceux hésitant à cause de l’emplacement de leurs données, quelles solutions pour construire des garde-fous ? Comment Zapier aborde-t-il ce sujet ?

Wade Foster : Utiliser Zapier permet justement de garder la main sur ses flux de données : vous connectez vos outils via des accès sécurisés et choisissez exactement les parcours des données. Ensuite, nos utilisateurs avancés ajoutent un point de contrôle humain dans les workflows IA pour valider, par exemple un mail à envoyer, avant de l’automatiser.

L’avenir ira vers plus d’autonomie, mais à la manière du contrôle qualité dans l’industrie : on échantillonne les résultats pour valider la qualité globale, et on n’a plus besoin de surveiller chaque tâche, juste une vérification statistique pour maintenir le contrôle et les engagements de service.

Galen Low : Content que tu abordes ce point : l’automatisation n’est pas nouvelle, elle vient du monde industriel et va appliquer une logique d’échantillonnage qualité aussi dans nos pipelines IA. Ce sera donc une collaboration, pas une prise de pouvoir totale des agents IA !

Wade Foster : Exactement, sinon le gain d’efficacité ne serait pas là.

Galen Low : Ce fil conducteur du « fun », du plaisir au travail, est très inspirant. On veut automatiser ce qui nous ennuie, pas ce qui fait le sel du métier. Parfois, automatiser prend autant, voire davantage de temps, mais c’est là que la relation humaine reprend ses droits. Exemple parfait avec ton keynote. J’aimerais revenir à ce sujet, car tu as expliqué comment Zapier automatisait et allégeait des pans entiers de vos process de gestion de projet chez vous.

Quels exemples as-tu de « dogfooding » interne pour alléger la gestion de projet ? Qu’avez-vous choisi d’automatiser, et quoi garder manuel ?

Wade Foster : Ça fait maintenant six mois depuis notre entretien à ce sujet, donc nos pratiques ont encore évolué. Mais je ne prétends pas que Zapier soit un modèle de gestion de projet infaillible ! Nous avons cependant trouvé que plus l’équipe projet est petite et indépendante, moins il y a besoin de coordination et d’outils lourds.

Quand c’est possible, fractionnons le travail pour que de petits groupes puissent avancer sans friction. Mais pour les gros projets transverses, l’IA est précieuse pour automatiser la transmission de contexte entre équipes — par exemple, résumer l’issue d’une tâche sur Jira pour l’envoyer à l’équipe marketing qui travaille sur Asana. Ce transfert automatisé réduit les frictions de coordination.

Autre exemple : pour les tâches requérant l’action de nombreuses personnes seulement impliquées à la marge, le travail de « rappel » (nag bot) est crucial et peu gratifiant. L’automatiser enlève ce fardeau au chef de projet : alertes, relances personnalisées, check-lists pour les managers… Tout cela allège la charge mentale et ne nécessite plus d’intervention humaine directe.

Galen Low : J’ai moi-même codé un « nag bot » dans une agence pour les feuilles de temps. C’était basique, simplement un rappel automatisé, mais ça décharge de la tâche d’être le « baby-sitter ».

Wade Foster : Avec l’IA, on peut même rendre ces notifications amusantes : écrire la relance sous forme de limerick, ajouter une image drôle… C’est là où l’IA ajoute un niveau qualitatif inédit, impossible à grande échelle en manuel, mais qui humanise malgré tout la relation.

Galen Low : J’apprécie ce mindset parce que d’habitude, on craint de déshumaniser cette routine… alors que l’IA peut au contraire la personnaliser ! Adopter des personas ludiques, comme l’humour britannique sec, donne même envie d’interagir plutôt que d’ignorer.

Une autre question, concernant la distribution des équipes : le fait de tout documenter, d’avoir un historique public et digital, n’avantage-t-il pas les équipes distribuées ? Ou est-ce devenu incontournable partout ?

Wade Foster : Tu as raison : ce n’est pas tant la distribution, mais la capacité à « digitaliser » l’information qui permet de tirer parti de l’IA, dont le carburant est le texte. Plus vous documentez (notes, enregistrements, transcriptions), plus l’IA peut travailler pour vous. Chez Zapier, la valeur « par défaut, transparence » est ancienne, avant l’avènement de l’IA générative, mais elle a pris une puissance nouvelle avec l’IA : rechercher un cas client, par exemple, se fait alors en un prompt, là où avant il fallait tout éplucher manuellement.

Pas besoin d’une documentation formelle, une simple transcription de réunion suffit à servir de base à l’IA. Donc il faut surtout qu’il y ait cette trace textuelle ou audio exploitée par la machine.

Galen Low : Le mot « documentation » fait peur… mais ce qu’on entend, c’est simplement « transcrire » pour qu’on puisse ensuite crawler l’info. Mais instaurer cette culture tient souvent à ce que les gens se sentent en sécurité pour exposer leurs discussions. Comment êtes-vous arrivés à cela ?

Wade Foster : Cela passe par des rituels et standards culturels. Par exemple, si on m’écrit en privé, je demande souvent à basculer la conversation sur un canal public. Mais surtout, grâce à mon assistante Courtney, on a publié chaque mois un classement de l’équipe dirigeante selon la proportion de messages postés dans des canaux publics, ce qui a valorisé — et gamifié — la démarche. Tout le monde dépasse 50%, mais certains sont même à 80%. Il est donc possible de communiquer presque tout en public.

Galen Low : Cela montre un bel exemple, et en effet il reste toujours des sujets sensibles, mais viser plus de 50% est déjà un excellent point de départ.

Wade Foster : Oui, il y aura toujours des cas de confidentialité. Mais la peur s’évapore avec l’habitude. Parler des problèmes en public devient normé et sain avec le temps.

Galen Low : La crainte que quelqu’un interprète mal ou critique se dissipe en réalité ; personne ne concentre tant d’attention sur chacun de nous…

Wade Foster : Exactement. Nous sommes un peu narcissiques, mais mettre la connaissance en commun, c’est un don à la communauté, c’est dépasser nos peurs pour apporter notre valeur.

Galen Low : C’est une belle pensée. Oser partager pour faire avancer tout le monde, même si notre ego se fait du souci pour pas grand chose.

Pour revenir au cœur du métier, pensons au rôle du chef de projet dans cinq ans. Quelles compétences et qualités seront recherchées pour piloter la livraison de projet et le rôle même de « chef de projet » aura-t-il toujours du sens ?

Wade Foster : Je vois aujourd’hui trois compétences en pleine progression :

D’abord, la capacité à détecter les problèmes ou les opportunités, à avoir des idées innovantes et à initier les projets. C’est essentiel pour dialoguer avec l’IA.

Ensuite, le jugement et le goût : savoir ce qui est vraiment réussi, détecter l’excellence, distinguer la qualité du « slop IA » généré sans soin. Cette compétence ne disparaitra jamais, un bon réalisateur sera toujours bon, quelle que soit l’époque ou la technologie.

Enfin, la coordination des systèmes, le « bazar du milieu », qui requiert organisation, pensée systémique, curiosité et veille permanente.

Galen Low : Ce sont des qualités difficiles à inscrire sur un CV, mais ta grille d’analyse montre qu’il faut autant la créativité dans la résolution de problèmes que la capacité à maintenir la qualité et à maîtriser l’écosystème technique mouvant. C’est rassurant pour les chefs de projets, l’avenir sera fait d’un savant équilibre entre créativité, technique et goût.

Wade Foster : Absolument. Et ce, au-delà de la performance chiffrée : l’innovation peut toucher des pans entiers de l’industrie, du jeu vidéo, de l’art… Libérer la créativité humaine ne pourra qu’enrichir tout le monde. Je ne crois pas que l’IA fera tout disparaître, bien au contraire.

Regardez les échecs : aucun humain ne bat plus l’ordinateur, et pourtant jamais jouer aux échecs n’a été aussi populaire. Il en ira de même avec les métiers, la créativité générée collectivement n’a pas de limite prévisible.

Galen Low : Je pense aussi qu’on ne manquera pas d’idées ni de challenges. C’est inspirant.

Merci beaucoup Wade, c’est un superbe mot de la fin ! Merci pour tout ce partage, ta générosité et ton temps. Une dernière actu Zapier à signaler ?

Wade Foster : Regardez du côté des « agents Zapier », un nouvel outil pour automatiser à partir de la langue naturelle. Et si vous utilisez des outils comme Claude, Cursor ou ChatGPT, testez MCP : cela permet d’intégrer le contexte réel (emails, agenda, Slack, enregistrements de réunion…) à la résolution de problème. C’est là qu’on passe de l’IA basique à l’IA vraiment transformatrice.

Galen Low : Je placerai des liens vers Zapier MCP, Zapier Agents et ton profil. Merci encore mille fois pour ton passage dans l’émission.

Wade Foster : Merci de m’avoir invité !

Galen Low : Voilà, c’est tout pour cet épisode du podcast The Digital Project Manager. Si cette conversation vous a plu, abonnez-vous sur votre plateforme d’écoute et retrouvez davantage de contenus stratégiques et d’études de cas sur thedigitalprojectmanager.com.

À la prochaine, merci de votre écoute.