Là où l’IA aide vraiment les chefs de projet dans la livraison des projets

Becca Banyard : Bonjour à toutes et à tous, et bienvenue dans le podcast du Digital Project Manager. Je m'appelle Becca Banyard et je suis en fait la productrice de cette émission. Mais aujourd'hui, je prends la place de l'animatrice pour Galen, car nous avons un épisode un peu différent de notre format habituel. Cette conversation a initialement été enregistrée dans le cadre de notre série d'événements en direct sur l'avenir de l'IA dans la gestion de projet, où nous explorons comment l'IA change la façon dont les équipes planifient, livrent et gèrent le travail.

Dans cette session, nous sommes rejoints par Scoro pour approfondir comment l'IA se manifeste dans la livraison de projet aujourd'hui et sur quoi les chefs de projet et les responsables delivery devraient porter leur attention par la suite. Vous n'entendrez pas la démonstration produit en direct dans cette version podcast, car il est plutôt difficile de suivre sans le visuel complet. Vous pouvez accéder à l'enregistrement complet en suivant le lien dans la description de l'épisode, mais aujourd'hui vous entendrez toute la conversation stratégique autour de l'utilisation de l'IA de façon concrète et adaptée aux équipes.

J'ai à mes côtés deux invités incroyables. Tout d'abord, Tim Fisher, VP de l'IA chez Black & White Zebra. Tim va en fait coanimer la discussion avec moi, car il possède plus de 20 ans d'expérience dans la tech et l'IA, et il va nous aider à comprendre ce que nous observons et à relier cela à votre quotidien en tant que chefs de projet et dirigeants.

Et avec nous, en provenance de Scoro, il y a Harv Nagra. Harv est expert en delivery et opérations ainsi qu'animateur du podcast The Handbook : The Ops Podcast. Si vous suivez la communauté DPM depuis un moment, vous l'avez probablement déjà entendu dans l'émission ou lors de l'un de nos événements. Il est un ami de la communauté et nous sommes très heureux de l'accueillir ici.

Alors Harv, bienvenue !

Harv Nagra : C'est un plaisir d'être ici. Merci de m'avoir invité.

Becca Banyard : Harv, avant de commencer, j'aimerais en savoir plus sur Scoro. Peux-tu nous donner un aperçu en 30 secondes de ce que fait Scoro et à qui cela s'adresse ?

Harv Nagra : Bien sûr. Scoro est une plateforme d'automatisation pour les services professionnels. Ce terme, également connu sous le nom de PSA (Professional Services Automation).

Ce n'est pas toujours un terme qui parle à tout le monde. On entend rarement des gens évoquer le PSA. Cela signifie simplement que c'est conçu pour tout type d'entreprise de services professionnels : agences, cabinets de conseil, sociétés informatiques, cabinets comptables, cabinets juridiques… toute entreprise qui vend du temps et de l'expertise.

Cela diffère d'un système de gestion de projet comme ceux que nous connaissons tous très bien, tels qu'Asana, JIRA, Trello, etc., en ce sens qu'il va au-delà de la gestion de projet et de tâches, et au-delà de la simple collaboration. D'un côté, on a des outils comme ceux-là, puis des outils un peu plus complexes comme Monday, ClickUp, Teamwork, qui permettent d'assembler différents modules et de construire une solution.

Ensuite, il y a ce que j'appelle le domaine PSA, et avec ces systèmes, c'est un peu comme un système d'exploitation pour votre entreprise. Ainsi, vous créez vos budgets et devis sur la plateforme, vous pouvez gérer vos ressources et planifier vos emplois du temps. Vous pouvez transformer ces devis en projets, puis gérer ces projets et ces budgets.

Enfin, vous suivez votre temps, vos budgets, facturez, créez des rapports sur votre entreprise, et cela se connecte à d’autres systèmes comme vos outils de comptabilité, vos plateformes RH, etc. C’est vraiment une couverture de bout en bout qui va bien au-delà de la gestion de projet classique.

Tim Fisher : Très bien. Donc tu travailles quotidiennement avec des équipes projets, des agences et tous ces groupes dont tu parlais à l’instant.

Tu as donc une vue de premier plan sur ce qui est difficile dans la livraison des projets aujourd'hui. Commençons par ça. Selon toi, quel est le plus grand défi pour livrer un projet avec succès aujourd’hui ?

Harv Nagra : Tim, j’étais producteur digital il y a quelques années. À un moment donné, je gérais une équipe de producteurs digitaux au sein d’une agence comme directeur digital et je ne sais même pas si ça a vraiment changé, honnêtement.

D’après mon expérience, ce qui complique tout, ce sont les changements de planning, toujours. Le nombre de révisions n’est jamais celui auquel le client s’attend. Il y a des changements de périmètre, des retards pour recevoir le contenu ou les retours. Donc, les plans les mieux construits au lancement du projet ne correspondent pas à la réalité.

Il faut donc gérer beaucoup de changements et tout ce qui va avec, tous ces éléments mouvants, sans parler des communications avec tous les intervenants. À chaque changement de périmètre, il faut mettre à jour les budgets, les tâches, les plannings. Cela représente énormément de travail.

Je pense que ce n'est pas nouveau, et que c’est probablement comme ça depuis que la gestion de projet existe. C’est un vrai défi pour nous.

Tim Fisher : Certainement. Oui. Que penses-tu que les dirigeants comprennent mal en général à propos de la gestion de projet – et sur quoi Scoro les aide-t-il à s’améliorer ?

Harv Nagra : On se retrouve rapidement noyé sous plein de changements. Et l’attente est toujours très optimiste au lancement du projet, avec l’idée que tout va bien se passer.

Souvent, on est sous pression pour bâtir des budgets serrés uniquement pour remporter le projet. On s’y tient, mais il n’y a plus aucune marge de manœuvre si quoi que ce soit dérape. De plus, comme je l’évoquais, avec tous les outils à coordonner, cela finit par être énormément d’administratif au détriment des vraies tâches à valeur ajoutée.

Vous faites votre budget ici, vous utilisez Harvest, Asana, la saisie du temps ailleurs, vous exportez des tableurs pour essayer de réconcilier vos budgets, et tout ça prend énormément de temps. Plusieurs problématiques en découlent.

D’abord, il y a une grande inefficacité : si votre équipe passe son temps à importer/exporter des données ou à les recopier d’un système à l’autre, cela multiplie les risques d’erreur humaine. Et vous perdez en visibilité, non seulement sur la santé globale de votre entreprise, mais aussi sur celle de vos projets.

Je discute parfois avec des agences ou cabinets de conseil qui notent encore leurs temps quelque part, exportent une fois par semaine puis additionnent le tout dans Google Sheets pour savoir ce qu'ils ont fait dans la semaine… et si jamais personne ne s’en occupe pendant deux semaines, tout peut déraper et vous n’en avez même pas conscience. Beaucoup de tâches administratives et peu de visibilité ; c’est là qu’un outil PSA comme Scoro change la donne : c’est votre « source unique de vérité », tout est centralisé, pas d’export/import, pas de recopie inutile.

Tout existe au même endroit. Comme je le disais, l’intérêt est la consolidation : des devis à la gestion de projet, en passant par le staffing, le suivi du temps, la facturation, tout réuni. Un dernier point Tim : c'est aussi un passage obligé à un moment donné. Au début, on utilise divers outils, mais le business évolue, les projets se compliquent et le fonctionnement devient chaotique. On comprend alors qu'il faut grandir et passer à autre chose.

Tim Fisher : Oui, tout cela a du sens. C’est incroyable de voir à quel point il est courant d’accepter toute cette folie consistant à faire des copier-coller et des tableurs entre chaque outil, comme si c’était la norme.

Du coup, l’IA : dans tout cela, à quel niveau vois-tu l’IA intervenir là-dedans ?

Harv Nagra : J’étais producteur, comme je le disais. Les chefs de projet passent leur temps à orchestrer beaucoup de travail – mais cette orchestration, elle est majoritairement manuelle. Ce que je constate dans de nombreuses entreprises qui utilisent l’IA, c’est que c’est souvent ponctuel, pour accélérer une tâche.

Parfois cela accélère… un processus déjà défaillant. Au lieu de l’améliorer, on le fait plus vite grâce à un LLM, mais ce n’est pas mieux ! Mais là, selon moi, on est à l’aube de quelque chose de bien plus transformationnel : l’ambition, c’est qu’un chef de projet, un producteur, une équipe projet se sente épaulé par toute une équipe de collaborateurs virtuels, comme si l’IA gérait toute la lourde tâche à leur place. Ils peuvent s’en détacher, formuler une consigne – et l’IA fait tout le travail pénible pour qu’ils puissent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Et c’est là que ça devient vraiment excitant.

Tim Fisher : Pour être un peu plus concret, sur quel point de friction l'IA a-t-elle déjà aidé vos clients ?

Harv Nagra : Pour reprendre l’exemple que je citais il y a quelques minutes, un projet ne se passe jamais comme prévu : les plannings glissent, le périmètre change, etc.

Les validations sont en retard, on utilise plusieurs outils, donc les insights nécessaires ne sont pas disponibles. C’est là qu’on atteint un tournant technologique. Désormais, on bâtit des outils qui rendent ces insights accessibles. Traditionnellement, les logiciels (y compris le nôtre) proposaient des rapports.

Le problème, c’est qu’ensuite on compte sur l’humain pour lire et interpréter ces données, ce qui reste utile, mais parfois il serait plus efficace d’être alerté proactivement, sans avoir à chasser l’info ou l’analyser soi-même, qu’on vous indique clairement ce qui cloche et ce qu’il faut corriger.

Nos clients testent en avant-première notre MCP et nous envoient plein d’idées et de retours sur ce qu’ils aimeraient faire. C’est enthousiasmant, car certaines choses ne sont pas encore possibles, mais on y arrivera bientôt.

On pourra simplement expliquer à l’IA ce qui a changé, ce qu’on veut qu’elle fasse, et elle s’en occupera vraiment.

Tim Fisher : Encore une question avant d’aller plus loin. Tu as mentionné tout à l'heure l’acronyme MCP, qui mériterait d’être défini rapidement. Beaucoup de personnes nous écoutent, ce serait bien d’expliquer ce que c’est.

Harv Nagra : Je pense que tout le monde ici connaît l’API (« interface de programmation d’application »), un moyen pour deux apps d’échanger des données ou des fonctionnalités. Mais cela demande un développeur pour coder cette connexion, transférer les données, exécuter les tâches nécessaires.

La façon la plus simple de présenter le MCP, c’est une couche API pour les plateformes d’IA comme ChatGPT ou Claude, qui leur permet de se connecter à d’autres systèmes. L’avantage, c’est que cela transfère l’information (vous pouvez poser des questions à l’IA sur vos systèmes), mais aussi lui demander d’agir dans ces systèmes.

Donc, on peut lancer des commandes : « va faire ça ». Cela devient en quelque sorte le centre de commandement pour vos autres outils. Ce qui le rend encore plus puissant, premièrement, c’est qu’on n’a même plus besoin de développeur, tout passe par une simple instruction dans notre LLM préféré ! Ensuite, le MCP permet d’interagir non pas avec un seul système, mais avec plusieurs outils en simultané. Et c’est là que ça devient vraiment intéressant.

Tim Fisher : L’IA est partout : impossible d’ouvrir Instagram ou de regarder une pub sans entendre quelqu’un dire « Regardez comme on a mis de l’IA dans notre logiciel ».

C’est « normal » aujourd’hui : il y a toujours une intégration d’intelligence artificielle dans tout. Quelle est la vision particulière de Scoro ici ? En quoi se distingue-t-elle dans l’usage de l’IA sur votre plateforme ?

Harv Nagra : On vient de célébrer les trois ans de ChatGPT il y a quelques semaines !

Dès sa sortie, beaucoup de systèmes se sont précipités pour coller un générateur de texte dans leur produit, histoire de dire « on a mis de l’IA ». Désormais, chacun a son LLM ou générateur préféré, ils font tous très bien ce qu’ils savent faire et repoussent déjà les limites. Avons-nous donc besoin d’un générateur de texte dans chaque outil ?

Je ne le pense pas. Cela n’a jamais été notre approche chez Scoro. À nos yeux, c’était presque de la triche : pourquoi quelqu’un voudrait-il utiliser un générateur de texte dans Scoro ? Où est la logique ? On a vu les choses autrement. On s’est vite dit que nous sommes déjà une sorte de système d’exploitation pour l’entreprise.

Puisqu’on centralise budgets, projets, factures, reporting, etc. Par-dessus cela, on voulait créer une couche IA qui vient offrir des insights complémentaires, aider à piloter et exécuter le travail, etc.

Notre ambition : créer un vrai collègue virtuel capable de faire tout ce que vous faites dans notre outil… mais à votre place ! Cette orchestration totale des workflows est vraiment au cœur de notre approche.

Tim Fisher : Élargissons maintenant un peu et regardons ce qui arrive. Qu'est-ce qui se profile à l'horizon ? Où va, selon toi, l'aventure IA de Scoro ?

Harv Nagra : Oui, je pense que cette année on a beaucoup investi dans Eli et le MCP. C’était notre grande priorité. On ne voulait pas juste coller un générateur de texte dans notre outil.

L’idée, c’était de partir de la richesse de nos données de projets, de clients, etc. (pas nos clients à nous, mais les clients de l’utilisateur si vous en êtes un par exemple). Nous sommes la première plateforme PSA à avoir lancé le support du MCP cet automne également, ce dont nous sommes très fiers. Mais notre objectif, c’est développer les capacités d’Eli pour qu’il puisse tout faire, tout ce qu’un utilisateur sait faire.

Chaque semaine, on ajoute de nouvelles capacités, littéralement. Mais au-delà de ça, on veut que l’outil devienne si performant que vous puissiez tout lui demander, dès lors que vous-même pouvez déjà le faire dans l’outil. Cela peut inclure par exemple une fonctionnalité vocale, etc.

Mais aussi, beaucoup de nos clients nous donnent l’inspiration sur les fonctionnalités qu’ils souhaitent, vu qu’ils testent tout ça. Pour vous donner une vraie avant-première de là où on va : donner à Eli encore plus de contexte sur votre entreprise, votre secteur, votre niche, pour qu’il ait cette compréhension supplémentaire.

Ce sera encore plus puissant, car il ne se limite plus à votre base de données, il comprend votre activité, vos particularités, la façon dont vous montez vos devis, les attentes de vos clients… C’est là qu’il deviendra vraiment sur-mesure et indispensable.

Tim Fisher : Ce serait effectivement génial ! Tu viens de répondre à la question, mais peut-être pourrais-tu donner un autre exemple plus précis. Parmi tout ce que tes clients font, s'il y a une fonctionnalité très spécifique, une chose que Scoro ne fait pas encore, ce serait quoi ? Même si ça revient à dévoiler ta feuille de route !

Harv Nagra : Je peux te dire ce que j’aimerais, en tant qu’ancien producteur, et aussi ce que nos clients nous remontent. On nous sollicite, par exemple, pour automatiser la création de devis à partir de projets similaires passés.

Ou pour analyser les habitudes d’un client difficile. C’est bien d’avoir des modèles de devis, mais ce ne sont que des modèles. Donc pourquoi ne pas partir du modèle de base, mais le faire évoluer automatiquement en fonction du client et des données historiques – adapter le prix selon le périmètre, etc. ?

Tout ce travail fastidieux : les bilans de santé projets, la mise en place de la facturation, les synthèses, voire le remplacement de l’API par le MCP, tout cela est soit déjà possible, soit presque possible. Mais en tant qu’ancien producteur, ce que j’aimerais vraiment, c’est qu’on m’aide à mieux gérer mes clients, « trier » les demandes entrantes, analyser si c’est dans le périmètre ou hors périmètre, et me coacher sur la façon de répondre, d’expliquer ou de recadrer un client pour rester dans les clous. Conseiller sur la communication, la négociation, etc. Ce n’est pas très « sexy », mais ce sont ces tâches qui ne sont vraiment pas amusantes.

Et les humains ont du mal, car il est malaisé de dire non à un client, l’émotion rentre en ligne de compte, tout ça… Donc si quelqu’un pouvait me coacher dans la gestion de toutes ces demandes entrantes, me dire « Oui, celle-là il faut exécuter, c'est assigné. Là, c'est du hors-périmètre, il faut réclamer un supplément budgétaire, voici comment procéder, voici l’email prêt à envoyer », ce serait fantastique !

Tim Fisher : Effectivement ! Tu sais, toutes ces choses « pas sexy » sont finalement les plus précieuses. Je préfère ça à n’importe quelle vidéo d’IA tape-à-l’œil ! Ce qui est formidable dans ce que tu dis, c'est que ce sont exactement les choses pour lesquelles les LLM excellent (on le voit tous les jours avec ChatGPT ou Claude).

Ce qui manque, c’est tout le contexte métier, toutes les datas stockées dans Scoro (ou malheureusement, chez la plupart des gens, dans quinze outils différents). C’est justement cette convergence qui est intéressante : pour faire enfin quelque chose d’utile plutôt que des bêtises futiles avec l’IA. Bref, c’est une parfaite transition vers une grande question de conclusion que j’aime poser à chacun.

Comment vois-tu le rôle du chef de projet évoluer avec tout ça ? Parce que beaucoup des tâches que tu décris font partie aujourd’hui du métier de chef de projet. À titre personnel, quand je réfléchis pour d’autres secteurs, je pense à tout ce que cela va permettre en termes de montée en compétence, de stratégie, etc.

Mais dans ton univers et auprès des personnes que tu accompagnes, comment cela va-t-il faire évoluer le poste de chef de projet ?

Harv Nagra : Oui. J’ai employé le mot « orchestrer » un certain nombre de fois aujourd’hui, car c’est ainsi que je vois les outils qu’on vous a montrés : ils aident à orchestrer le travail. Déjà maintenant, les chefs de projet orchestrent, mais de façon très manuelle. J'ai d'ailleurs posté sur LinkedIn aujourd’hui qu’un chef de projet ne devrait pas être juste une sorte d’administrateur de luxe, et pourtant c’est ce qu’on devient quand on passe sa journée à entrer des infos dans cent systèmes différents.

Ce n’est pas une tâche valorisante ni passionnante, et personne ne s’en réjouit vraiment ! Donc, avec ces outils, je pense que demain, l’objectif sera de déléguer tout cela à nos systèmes – Eli, MCP, etc. – pour dégager du temps et pouvoir se consacrer aux missions plus stratégiques, à plus forte valeur ajoutée, et qui nous plaisent vraiment.

Car personne n’aime mettre à jour des diagrammes de Gantt ! C’est une partie du travail aujourd’hui, mais ce n’est pas la partie la plus fun… Je ne m’inquiète pas trop de voir l’IA remplacer nos métiers : l’humain reste indispensable pour la nuance, le jugement, la valeur, le contexte. On aura toujours besoin de cela !

Ces outils vont simplement vous donner l’impression d’avoir une équipe entière derrière vous pour tous ces aspects pénibles. Ça va vraiment ouvrir la voie à un travail plus intéressant, et à une productivité incroyable.

Tim Fisher : Je suis d’accord. Merci, Harv.

Becca Banyard : Super.

Harv, ça a été fantastique. Merci beaucoup d’avoir été parmi nous aujourd’hui et de nous avoir présenté les fonctionnalités IA de Scoro. Si vous souhaitez aller plus loin et découvrir Scoro, quelle est la marche à suivre ?

Harv Nagra : Allez sur scoro.com, je présente aussi un podcast (abonnez-vous !), c’est un podcast sur les opérations qui s’appelle The Handbook. Et bien sûr, connectez-vous avec moi sur LinkedIn où je parle de maturité opérationnelle, d’efficacité business, tout ça. C’est BLY slash score demo, et vous pouvez démarrer un essai.

Becca Banyard : Encore merci, et Tim, merci d’avoir été un super co-animateur aujourd’hui. On conclut ici, passez une excellente journée et à bientôt pour le prochain épisode sur l’avenir de l’IA dans la gestion de projet. À très bientôt !