L’IA est incroyable. Alors pourquoi est-elle encore insupportable pour les chefs de projet ?

Lisez la retranscription :

Nous testons la transcription de nos podcasts à l'aide d'un logiciel. Merci de pardonner toute faute de frappe, car le robot n'est pas correct à 100 % du temps.

Galen Low : Bonjour à tous, merci de nous écouter. Je m'appelle Galen Low et je fais partie de The Digital Project Manager. Nous sommes une communauté de professionnels du numérique déterminés à s'entraider à développer leurs compétences, gagner en confiance et créer des liens, afin d’amplifier la valeur de la gestion de projet dans un monde digital.

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Aujourd'hui, nous allons parler de la pléthore d'outils d'IA franchement étonnants qui existent pour vous aider à gérer vos projets, et de l’expérience utilisateur absolument catastrophique consistant à copier-coller entre eux juste pour obtenir les résultats nécessaires pour vos communications projets.

Avec moi aujourd'hui, Devin Mahoney, PDG et cofondateur de QTalo, mais avant tout, un chef de projet décidé à atténuer la pénibilité de la gestion de projet grâce à l’IA.

Devin, merci de nous rejoindre aujourd’hui !

Devin Mahoney : Galen, merci de m’accueillir. Je suis super ravi d’être ici et de parler à cette audience.

Galen Low : Je me suis dit que je pourrais démarrer en prenant un peu de recul parce que toi et moi, nous nous connaissons maintenant depuis plus d'un an, je dirais. Quand QTalo en était à ses tout débuts, je dirais. Ce que j'aime dans ce que tu fais chez QTalo, c’est que vous avez un focus très spécifique sur la résolution des défis liés aux communications de projet.

Tu as échangé avec des nuées de chefs de projet en exercice. Et la souffrance, les défis auxquels ils font face, vous avez construit votre produit autour de ça. Tout, de l’adaptation de la communication projet à la cible à la rationalisation des communications proverbiales « provenant de partout », permettant ainsi aux chefs de projet de ne plus être accablés par cela.

Que cette friction n’existe plus dans leur journée, et que l'on accepte trop souvent comme normale. Mais vous avez dit « écoutez, ce n’est pas une fatalité ». On peut utiliser la technologie pour nous aider là-dessus. Ce qui m’a frappé, c'est que QTalo a vraiment l’IA dans son ADN, et que vous avez voulu explorer comment l’IA pouvait répondre à ces problèmes.

Je me demande ce qui a fait, selon toi, que l’IA était le bon ingrédient pour votre mission : promouvoir une main-d’œuvre de gestion de projet plus efficiente, plus engagée et plus performante ?

Devin Mahoney : Galen, cela nous paraît évident, à nous chefs de projet, mais ce n’est pas si évident pour tous ceux qui travaillent sur une chose à la fois.

Ce serait fou de travailler sur une seule chose, non ? Pour un chef de projet, vos données vivent dans des dizaines d’endroits différents. Elles sont dans Slack, dans votre mail, dans Jira, dans vos documents. Le contexte de votre projet est fragmenté entre tous ces supports, et si nous avons choisi l’IA ici, c’est parce qu’elle peut nous aider dans tous ces flux en temps réel, rassembler les éléments et faire ressortir ce qui importe pour le chef de projet.

Nous essayons d’automatiser la chasse à l’aiguille dans la botte de foin. Ainsi, les chefs de projet peuvent se concentrer sur la planification, les risques, leurs parties prenantes plutôt que de courir après les choses à faire. Le résultat ? Moins de changements de contexte, des décisions plus rapides et une équipe toujours bien informée – sans ajouter une tonne de tâches manuelles.

Galen Low : J’adore. Tellement de « trauma » remonte en moi quand tu dis ça, parce que je le vis aussi sans cesse. Je change d’app, je cherche où j’ai rangé tel truc, je me demande combien d’heures de ma vie j’ai gâchées juste à essayer de me rappeler sur quel onglet je dois aller, ou à être distrait par ça.

Slack s’affiche et je me dis « ok, je peux vite répondre »… et pendant ce temps, l’important s’éloigne. C’est tellement la réalité. Il existe vraiment des tas d’outils. L’un des sujets que nous avions évoqués avant était même le titre provisoire de cet épisode : « L’IA est incroyable, alors pourquoi son usage est-il si pénible ? », façon de se moquer un peu de la facilité d’utilisation des technos aujourd’hui. Tu veux bien nous parler un peu de ce que tu entends par le fait que l’IA est pénible à utiliser ?

Devin Mahoney : Oui. Galen, j’adore l’IA. J’en utilise tous les jours, et elle m’aide énormément. C’est vraiment magique pour un chef de projet.

On la retrouve sous deux formes. Soit intégrée à vos applis. Si vous utilisez Trello ou Clickup, hop, un « petit génie IA » débarque et fait un truc pour vous. Soit c’est un outil autonome à la ChatGPT, où vous « discutez » avec l’IA pour vous faire aider.

Donc, il y a deux genres. Quand l’IA est une fonctionnalité dans une appli, le souci c’est qu’elle ne voit qu’un petit bout du projet. Or, vous recevez des notifications Slack sur mille choses, des mails clients, mais tout ça n’est pas dans ces applis spécialisées, donc il faut toujours copier-coller dans l’outil pour donner à l’IA l’intégralité du contexte.

C’est pire quand l’IA est centrale, sous forme de chat. J’adore ChatGPT, j’adore concevoir des prompts parfaits. Mais il faut le faire ! Il faut construire le prompt, bien gérer les relances, nettoyer les résultats à la main, et on se retrouve avec 50 fils de messages différents, en plus de nos 72 onglets de navigateur. C’est nous qui devenons des « singes à copier-coller », au lieu de pouvoir être stratégiques.

Franchement, oui, moi aussi j’ai 50 fils ChatGPT, je ne sais plus lequel est le bon. Et puis le résultat… c’est super, parfois meilleur que moi, mais 90% c’est juste, 10% faux.

Et il faut du temps pour corriger ce dernier 10%. Oui, ça fait gagner du temps, mais il reste de la charge. Cet outil magique, c’est génial occasionnellement, mais si on l’intègre au quotidien, tout devient maladroit, l’expérience n’est plus fluide. Il n’y a plus la magie, sauf si l’outil reçoit le contexte global et unifié des différentes applis. Donc oui j’adore l’IA, mais pour l’instant, c’est encore galère. Mais on va améliorer ça !

Galen Low : Je me reconnais totalement. Mon ChatGPT est un bazar sans nom. Je suivais un cours PMI sur l’ingénierie de prompts, très bien fait, et ils conseillaient de créer un tableau avec tous tes prompts et leur efficacité. Bonne idée ! Et comme tu disais, on se perd à copier-coller, à tester tous ces prompts et datas, car tout est éparpillé et j’ai besoin de tout centraliser, car je teste plein de LLM différents.

C’est d’ailleurs assez proche d’accueillir un nouveau membre dans l’équipe – on lui raconte tout le contexte avant d’obtenir un résultat précis. Ce n’est pas exactement un processus outil, c’est une vraie interaction, comme avec un collègue. Et on n’est pas tous doués pour ça, ce n’est pas intuitif. Et puis on continue à apprendre.

Tous les outils tech, il y en a tant et le conseil du moment c’est « essayez-les tous, puis gardez ce qui vous va », faites évoluer. Mais l’étape que je veux vraiment éviter c’est : comment je transfère l’information d’un outil à l’autre (certains ont des fonctions IA, parfois incompatibles), avec des modèles qui ne savent pas ce que j’ai dit dans ChatGPT.

Donc comme tu le dis, c'est génial, mais c'est bancal. Deux choses en une. Je pense qu’il faut rester impressionné par l’IA, mais la réalité, c’est qu’on n’a pas encore atteint un usage optimal en gestion de projet.

Et nos usages actuels ne seront peut-être pas les mêmes demain, que ce soit pour l’ergonomie ou autre !

Devin Mahoney : Je suis d’accord et j’ai hâte d’arriver à ce futur, mais pour l’instant il faut bien faire avec ce qu’on a.

Galen Low : Et aussi, il faut le construire, ce futur, c’est ce que vous faites, et j’adore ! Petite digression, mais pour ceux qui écoutent, je vais y revenir…

Mais l’une des spécificités de QTalo, c’est votre focalisation sur la confidentialité, avec une approche un peu atypique. Peux-tu expliquer pourquoi la confidentialité est si importante pour toi et pourquoi elle devrait l’être pour tous les responsables de projet ? Il ne s’agit pas seulement des données sensibles, mais aussi de notre façon de travailler.

Devin Mahoney : Très bonne question. Je suis expert en cybersécurité, donc c’est dans mes gènes. Je pourrais te parler de SOC2 pendant des heures, mais ce podcast n’est pas assez long ! Parlons plutôt de la confidentialité côté chef de projet : pour bien bosser, on doit garder une mémoire de travail privée, que ce soit dans une app, un tableur ou même sur papier. Ce sont mes notes de chef de projet, l’endroit pour mes idées à moitié abouties, mes brouillons, avant de rédiger un mail ou de saisir une info dans Jira ou Salesforce.

C’est gratuit, car c’est juste pour vous ! Pas besoin que ce soit étiqueté, ni même juste. C’est une zone liminale, elle doit rester privée. C’est là que s’élabore la réflexion critique, que se font les brouillons, que la vraie planification des risques commence.

Notre objectif chez QTalo est de respecter cette zone liminale. On vous aide à en extraire des informations sans les publier prématurément, vous pouvez réfléchir à voix haute en toute sécurité tout en profitant du contexte global fourni par votre système. Nous protégeons ce « tampon créatif ».

Nous comblons ce fossé, pour produire des comptes rendus plus propres et précis pour les équipes, la direction, les clients, tous vos partenaires.

Galen Low : J’adore, vraiment, parce qu’il y a des choses dans mes carnets que personne ne doit voir ! Et j’apprécie l’idée que la confidentialité, ce n’est pas seulement des clients ou datas privées ou personnelles, mais l’idée que, moi, en tant qu’utilisateur, je veux aussi ce carnet qui est une sorte de LLM : j’écris, il me propose « veux-tu que je corrèle ceci ? » mais c’est mon contexte de travail, pas la version finale à partager. Et je voudrais m’assurer que le modèle général de mon outil ne s’entraîne pas sur mes ébauches, au risque que quelqu’un pose la question « quel genre de chef de projet est Galen ? », et reçoive « dispersé, imprévisible, commence des phrases sans finir ! » Je ne veux pas que ça devienne public dans l’outil ou ailleurs – et franchement, comme simple utilisateur, je n’ai pas vraiment de visibilité sur le partage des datas, sauf à potasser la conformité, ce que je ne fais pas forcément.

Je prends pour acquis qu’il faudrait être prudent, mais qu’on le fait « pour le bien commun ». Or votre approche, c’est plutôt : vous pouvez profiter de ce que vous entraînez sur votre zone privée, sans que tout saute d’un outil à l’autre. Et on devrait pouvoir savoir facilement si c’est confidentiel ou pas. Que l’outil dise « ici, c’est privé, rien ne sera transmis sans ton accord ». Puis « tu veux publier cette note à tes collègues ? » Oui, maintenant c’est prêt ! Cette clarté, c’est la marque que vous comprenez vraiment le travail des chefs de projet et que vous ne faites pas qu’un logiciel de plus – c’est la clef et c’est ça qui me motive dans ce que vous faites.

Devin Mahoney : Merci Galen, c’est très apprécié.

Galen Low : Je vais t’adresser un compliment et te chahuter, façon avocat du diable : on vient de dire qu’il y a déjà trop d’outils de productivité et d’IA. Or, l’une de tes critiques du marché actuel, en filigrane, c’est qu’on utilise trop d’outils divers. Alors, pourquoi le monde avait-il besoin d’un outil supplémentaire comme QTalo ?

Devin Mahoney : Bonne question, qu’on pose à tous les outils !

Les outils de productivité et de communication se multiplient plus vite que notre capacité à les intégrer. Et le budget des entreprises pour de nouveaux outils n’a pas suivi le rythme – donc on a de plus en plus d’informations disséminées, mais pas de moyens pour tout consolider. À qui revient cette charge ? Au chef de projet. Donc aujourd’hui, c’est à nous de faire la consolidation à la main. Mais, bonne nouvelle, avec l’IA, c’est plus simple à mettre en œuvre, ce qui rend la tâche (presque) plus pénible encore… Car maintenant, on peut juste tout copier-coller dans ChatGPT !

QTalo n’est pas une énième appli de tâches. Au contraire, le but est d’entrer vite sur QTalo, d’en sortir vite. Nous faisons le lien pour que vos outils existants fonctionnent ensemble. Il y a de la place pour d’autres consolidateurs que QTalo – on a besoin de plus de ces outils, car l’efficacité, c’est de connecter tout ça. QTalo permet d’éviter le « travail de girouette », réduisant la dispersion des outils et des licences ; seuls les PM en ont vraiment besoin, et le temps regagné suffit à l’amortir.

Pour les chefs de projet travaillant avec des ingénieurs, on parle de « dette technique » accumulée durant le développement. Il existe aussi une « dette opérationnelle » : chaque nouvel outil, chaque adoption par une équipe, multiplie cette dette. La consolidation nous aide à la rembourser, pour garder un canal de communication propre.

Voilà pourquoi le monde a besoin de QTalo et d’autres outils de consolidation.

Galen Low : J’adore ce concept de « dette opérationnelle », trop vrai ! Et aussi, ce n’est pas forcément qu’il faut tout fusionner dans un méga-outil unique. Le tout est de relier nos outils importants ensemble, à un nœud – un nœud qui peut être QTalo, sans devoir tout ouvrir chaque jour. Tant que vos outils liés convergent vers le même point. Car on ne peut pas connecter tous les nouveaux outils à la volée, même avec Zapier ou Make, ce qui demande énormément de ressources face à la multiplication des APIs. Il faut donc décider quels outils on utilise, éviter d'accumuler de la dette opérationnelle, mais garantir leur interopérabilité – sinon, on perd tout l’avantage, l’IA prenant la paperasse pour que nous soyons stratégiques. Mais non ! On copie-colle, en fait. C’est presque une arnaque.

Je veux bien que tu nous parles de la suite pour QTalo : quelles nouveautés ? Qu’essayez-vous d’améliorer, qu’est-ce qui t’enthousiasme ?

Devin Mahoney : Je suis très enthousiaste pour ce « centre de commande » qu’on construit. Comme tu l’as dit, Galen, nous sommes chefs de projet, on développe pour des chefs de projet, ce qui nous permet d’aller droit à l’essentiel. Par exemple, nous avons la priorisation par l’IA : le matin, votre journée commence, d’autres équipes ont bossé dans d’autres fuseaux horaires, il faut savoir ce qu’il y a d’urgent aujourd’hui, parmi tous les signaux, mails, tickets et chats. On a besoin de résumés automatiques, car il se passe beaucoup de choses, on ne peut pas tout suivre. Le centre de commande propose des synthèses, des prochaines étapes, des liens vers la source pour pouvoir s’y replonger directement. Et une recherche unifiée – souvent, je reçois quelque chose, impossible de me rappeler si c’était par mail ou dans un canal Slack bizarre. La recherche unifiée m’a sauvé ce matin encore, car tout est éparpillé.

Il faut aussi des checklists de workflow : une notification, c’est beaucoup de travail pour un chef de projet. Pour un utilisateur classique, on répond à un mail, c’est fini. Un PM reçoit un mail : il y a sept actions à mener en général. Personne ne s’en rend compte. Les checklists permettent de lister tout ça, et même si la vie n’est pas facile, au moins on peut cocher les cases pour enfin archiver l’email, le sortir du champ de vision. On propose tout le contexte : chronologie, fichiers, décisions, tout pour permettre aux PM de se remettre à jour sans passer leur temps à farfouiller partout.

Voilà à quoi sert notre centre de commandes. On se concentre sur le PM : on le fait entrer, on lui indique ce qui compte, et il peut retourner directement à ses autres outils.

Galen Low : J’adore. Et oui, tellement vrai ! Si vous regardiez mon historique de recherche, c’est toujours le même mot-clé, car je ne sais plus où j’ai mis ce truc… Donc je fais la même requête dans plusieurs applis. C’est prometteur, ce que vous faites.

Devin, merci pour cette discussion ; c’était très riche d’obtenir ton point de vue sur l’IA, le désordre qu’elle provoque, son usage aujourd’hui et demain.

Devin Mahoney : Merci beaucoup Galen, c’était un plaisir.

Galen Low : Voilà, c’est tout pour aujourd’hui. Comme toujours, si vous voulez rejoindre la conversation avec plus d’un millier de champions de la gestion de projet, venez rejoindre notre collectif ! Rendez-vous sur thedpm.com/membership pour en savoir plus. Et si ce que vous avez entendu aujourd’hui vous a plu, abonnez-vous et restez connectés sur thedigitalprojectmanager.com.

À la prochaine, merci de votre écoute !